يعد تسجيل مستندات المؤسسة جزءًا مهمًا من العمل الورقي الشاق. الهدف الرئيسي من هذه العملية هو إعطاء الوثائق قوة قانونية. وأيضًا ، بفضل ذلك ، يتم أخذها في الاعتبار ومراقبتها والسعي إليها بسرعة عند الحاجة الماسة. يمكن الحصول بسهولة على المعلومات اللازمة حول المستندات ، بغض النظر عن مرحلة العمل معها ، في فترة زمنية قصيرة إذا تم اتباع جميع القواعد المعمول بها لتداول الوثائق.
المفهوم
تسجيل مستندات المنظمة هو تثبيت لتشكيلها أو دخلها عن طريق تطبيق فهرس والإشارة إلى بعض البيانات في أشكال خاصة. يتضمن الفهرس رقمًا بالترتيب ، مع استكماله بمؤشرات التسمية الأخرى والمصنفات والمكونات الأخرى. يتم فصل أجزاء الفهرس التي تتبع بعضها البعض بشرطة مائلة.
يتم إنشاء تسجيل وثائق المنظمة لتلقي شهادات ذات طابع مخطط لها ، والمحاسبة ، والإدارية ، وتقديم التقارير ، والمالية وغيرها. يتم استخدامها داخليًا ، كما يتم إرسالها إلى هياكل أخرى أو تأتي منها. تخضع كل من الأوراق المكتوبة بخط اليد والمطبوعة باستخدام أجهزة تقنية حديثة للتسجيل.
أهداف
في تنظيم العمل الورقي ، المكان الرئيسي ينتمي إلى عملية التسجيل. فقط مع العمليات الراسخة ، بعد واحدة تلو الأخرى ، يتم حل مهام الإدارة التشغيلية بسهولة. لهذا الغرض ، يجب على الكتبة تقديم أي مستندات في وقت قصير ، داخليًا وتلك الواردة من شركات أخرى.
عند تسجيل مستندات المنظمة بأشكال خاصة ، تتم الإشارة إلى أهم الحقائق ، بما في ذلك فترة الإنشاء أو الإرسال أو الاستلام. وبالتالي ، يصبح المستند قانونيًا. حتى هذه النقطة ، يعتبر كما لو لم يكن موجودا. وهذا يعني أن المنظمة ليست مسؤولة عن الحفاظ عليها ، وكذلك عن تلقيها.
قيمة
يعد التسجيل إحدى المراحل الأولى من العمل بعد المعالجة الأولية عند استلام المستند ، أو المرحلة قبل الأخيرة إذا تم إرسالها إلى بنية أخرى. بعد هذه المرحلة ، يتم ختم الأوراق الصادرة في مظاريف وإرسالها عن طريق البريد أو قنوات الاتصال الأخرى.
يعتبر التسجيل من أكثر العمليات استهلاكا للوقت والمسؤولية في الأعمال الورقية. لذلك ، إذا كان السؤال الذي يطرح نفسه هو تبسيط سير العمل ، فسيبدأون بهذه العملية.
المهام
المهام الرئيسية للتسجيل تشمل:
- المحاسبة.
- مراقبة التنفيذ.
- العمل المرجعي.
عند المحاسبة ، يتم الحصول على معلومات كمية عن حجم العمل ، وتحليل كل من الوثائق ككل والأنواع الفردية ، حسب الهيكل والعناصر الأخرى. في المستقبل ، يتم تشكيل قاعدة بيانات في شكل محرك بحث خاص.
القواعد
فقط إذا لزم الأمر ، واستخدام مزيد من تنظيم العمل مع الوثائق. ليس من الضروري تسجيل المستندات إذا تم قبولها للعلم فقط. يجب أن تكون كل شركة قد وافقت على قائمة الوثائق التي يجب ألا تكون مسجلة. وكقاعدة عامة ، يتم تضمينه في مرفق التعليمات الخاصة بالكتبة ، ولكن يمكن أيضًا تأليفه في شكل ورقة قائمة بذاتها. يجب تحديثه إذا كان الموقف يتطلب ذلك.
عادة ، تشمل الأوراق المالية غير المسجلة:
- المواد الترويجية.
- ألف مبروك.
- دعوات للندوات والمؤتمرات.
- الكتب والوسائط المطبوعة الأخرى.
- الحزم "الشخصية" المستلمة عن طريق البريد.
- نسخ من الوثائق الحكومية.
- خطابات المعلومات.
أثناء التسجيل ، يتم تعيين رقم مماثل لكل وثيقة. للأوراق الواردة نظام أرقام خاص بها ، يتم ختمه على الإيصال.
يتم تنفيذ الإجراء مرة واحدة فقط. هذه هي واحدة من القواعد الرئيسية لتنظيم العمل مع الوثائق. يتم تسجيل الوثائق في شركة كبيرة في القسم الكتابي. إذا كانت شركة صغيرة ، فإن السكرتيرة تتعامل مع هذه القضية. في شركة ذات أقسام ومجموعات هيكلية أخرى ، يمكن تنفيذ هذه العملية بطريقة لا مركزية. هذا ، ومع ذلك ، ينطبق فقط على الأوراق الداخلية. يجب أن يتم تسجيلهم في يوم الاستلام أو الموافقة أو الإرسال.
طرق الإنتاج
يمكن الحصول على المستندات بالطرق التالية:
- عن طريق البريد.
- من خلال خدمات البريد السريع.
- عن طريق الفاكس.
- عن طريق البريد الإلكتروني.
يتم تنفيذ أشكال مختلفة من تنظيم تسجيل الوثائق فيما يتعلق بالمراسلات التالية:
- واردة.
- المنتهية ولايته.
- في الداخل.
معلومات التسجيل
بالنسبة للمستند الوارد ، البيانات مثل:
- تاريخ الاستلام.
- العدد الوارد.
- تاريخ تجميع الوثيقة.
- مؤشر.
- رقم التسجيل.
- مؤلف الوثيقة.
- الاسم.
- القرار.
- فترة التنفيذ.
- الفنان.
- تقدم العمل.
- عدد الحالات التي يذهب فيها بعد التلاعب اللازم.
إدخال المعلومات
أولاً ، يتم تنظيم تسجيل المستندات الأولية ، والتي لم تملأ بالكامل ، حيث لم يتم تقديمها بعد إلى الرأس ، وليس لديها قرار مناسب ، وكذلك فترة التنفيذ المحددة والمقاول. تتم الإشارة إلى البيانات المتبقية بعد التعرف على الأشخاص المصرح لهم. إذا كانت هناك علاقة جيدة مع القائد ، ويتطلع إلى المراسلات كل صباح ، فيمكنك أولاً عرض المستند عليه ، وبعد اتخاذ القرار المناسب ، أدخل جميع البيانات اللازمة فورًا.
إذا كنا نتحدث عن تنظيم التسجيل والتحكم في تنفيذ المستندات الداخلية ، فيمكن الإشارة إلى البيانات في النموذج المناسب مع إمكانية إجراء تغييرات وإضافات لاحقة. تاريخ الاستلام فيها ، بالطبع ، غائب. لذلك ، على عكس مستند وارد ، يحتوي المستند الداخلي على رقم تسجيل واحد.
يحق لأي شركة تغيير وتكملة البيانات الموجودة في المستند الوارد مع مراعاة تفاصيل النشاط. على سبيل المثال ، تشير غالبًا إلى عدد الأوراق والتطبيقات.
شكل
أشكال التسجيل في شكل:
- المجلات.
- البطاقات.
- الأنظمة الإلكترونية الآلية.
دعنا نفكر في كل نموذج على حدة.
مجلات
نظام المجلات مفيد عندما تتعامل منظمة مع عدد صغير من الوثائق. إذا كان لدى الشركة حجم كبير من سير العمل ، فلن يتم استخدامها بعد الآن ، حيث إنها في كثير من النواحي أدنى من الأنظمة الأخرى الأكثر تقدماً.
يشار إلى المعلومات في دفاتر تسجيل وثائق المنظمة بالترتيب الذي وردت به. هذه العملية تنطوي على شخص واحد. وبالتالي ، عندما يصل الكثير من المستندات ، يستغرق التسجيل وقتًا طويلاً. بطبيعة الحال ، هذا يبطئ إلى حد كبير سير العمل.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب تكرار العملية ، حيث أن المعلومات مطلوبة في المكتب وفي الوحدات الهيكلية الفردية ، حيث سيتم تنفيذ المستند في المستقبل. نتيجة لذلك ، في نفس الشركة يجب تسجيل الأوراق المالية نفسها 3-5 مرات في مجلات منفصلة.
في الوقت نفسه ، يصبح من المستحيل الحصول على معلومات مرجعية في وقت قصير ، حيث يتم حفظ إدخالات دفتر اليومية بترتيب زمني. للحصول على المعلومات ، يجب أن تعرف على الأقل تقريبًا متى تم تسجيل المستند.
لن يكون من الممكن التحكم في المواعيد النهائية ، لأنها جميعها خاصة بهم ولا يمكن تصنيفها بشكل منفصل.لذلك ، عندما تكون أولوية وظيفة التحكم ، استخدم نظام البطاقة.
بطاقات
نظام تسجيل البطاقات يحل أوجه القصور الموجودة عند إجراء الأعمال الورقية للمجلات. بدا في بداية القرن الماضي وهو شائع جدا في البلدان الأوروبية. في روسيا ، أصبح واسع الانتشار أثناء تطوير نظام حفظ السجلات الموحد للدولة. يعد نظام تسجيل المستندات في المؤسسة ضروريًا للتعامل مع حجم كبير من الأوراق المالية دون مشاكل. لديها المزايا التالية:
- يمكن معالجة عملية التسجيل من قبل العديد من الموظفين في وقت واحد.
- يمكن إنتاج المستندات بالكمية اللازمة لضمان حسن سير العمل في المنظمة.
- يمكن تنظيم البطاقات ، وكذلك إنشاء ملفات البطاقات. هذا يجعل وظيفة المساعدة المتاحة.
- قد يتم نقل مثيل معين لممارسة الرقابة على تنفيذ الوثائق.
- يتم تحديد شكل وبيان التفاصيل مباشرة في المنظمة ، ويتم وصفها في تعليمات الأوراق.
- يمكن نشر نموذج البطاقة المحدد باستخدام آلة نسخ. للاحتفاظ بالسجلات ، يجب أن يكون لديك دورة تداول كافية لمدة عام على الأقل.
يمكن للمؤسسة الحصول على أكبر عدد ممكن من نسخ البطاقات حسب الحاجة. عادة ما تحتاج إلى ملء اثنين على الأقل. بعد ذلك ، يتم تخزين نسخة واحدة في خزانة ملفات مؤقتة ، والآخر في قسم المعلومات والمراجع. يتم إرسال المستند نفسه إلى المقاول للعمل. لكن غالبًا ما يستخدمون ثلاث بطاقات لنقل الأخير أيضًا إلى المؤدي.
مثل هذا النظام مناسب لكل من وثائق تسجيل المؤسسة العامة ، وللقيام بأعمال المكتب في مؤسسة حكومية. يتم إنشاء ملفات البطاقة المرجعية في العديد من المشكلات ، على سبيل المثال ، حسب المنطقة. ثم يزيد عددهم تلقائيا. بالطبع ، هذا النظام كثيف العمالة ولا يمكن تشكيله بشكل فعال إلا في المنظمات التي تؤدي فيها خدمة إدارة المكاتب وظائفها بلا عيوب. ساعد نظام أكثر حداثة على التخلص من الحاجة لملء عدد كبير من البطاقات. أصبح ذلك ممكنا بفضل إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر.
الأنظمة الالكترونية الآلية
يتم تنفيذ هذا النوع من الوثائق من خلال برنامج (أو برنامج). يتم تثبيته على جهاز كمبيوتر أو خادم أو العديد من أجهزة الكمبيوتر المتكاملة. عند استخدام نظام آلي ، يتم إدخال المعلومات في بطاقة إلكترونية يتم تخزينها في قاعدة البيانات المقابلة. لضمان السلامة ، في موازاة ذلك ، يتم تخزين المعلومات في قاعدة بيانات إضافية (احتياطية).
هذا النموذج هو الذي حصل على أكبر تطبيق في الوقت الحاضر ، لأنه يحتوي على مزايا كبيرة مقارنة بالخيارين السابقين. على وجه الخصوص ، هذه هي:
- بحث سريع على أي أساس ، على سبيل المثال ، التاريخ.
- توليد التقارير والمعلومات التحليلية في الوضع التلقائي.
- القدرة على التسجيل من أماكن العمل المختلفة في نفس الوقت.
- إمكانية إدارة الوثائق بطريقة لا مركزية في وحدات منفصلة مع دمج المعلومات في قاعدة بيانات واحدة.
- ميزات أخرى.
يمكن تطوير برنامج لتسجيل الوثائق من قبل المنظمة نفسها. ومع ذلك ، في الغالبية العظمى من الحالات ، يتم استخدام حلول جاهزة تجعل من السهل التعامل مع عدد كبير من المستندات ، بدءًا من مرحلة الإنشاء وتنتهي بالتنفيذ أو الإرسال إلى شركة أخرى.
في النظام الآلي ، يمكن جمع وتخزين المعلومات الأكثر اكتمالا حول جميع الوثائق. بفضل هذا ، يتم تنفيذ الرقابة الفعالة وتنفيذ العمل المرجعي ، وإذا لزم الأمر ، جرد داخلي.
استنتاج
حاليًا ، في أي مؤسسة أو مؤسسة ، يتم إنشاء عدد كبير من المستندات. العمل المكتبي ، المنشأة بشكل صحيح وفقا للقانون وتلبية جميع المهام المحددة ، يزيد من الكفاءة الإدارية عدة مرات. أجهزة الكمبيوتر الشخصية والبرامج والتقنيات الحديثة جعلت هذه العملية أكثر تنظيماً. يعمل النظام الآلي على تسريع وتسهيل العمل ككل ، بالإضافة إلى تسجيل وحساب المستندات في المنظمة ، على وجه الخصوص.
هذه العملية مهمة طوال الدورة الكتابية. بفضل العمل المنظم ، يمكنك بسهولة العثور على المعلومات الضرورية ووثيقة محددة في وقت قصير. وهذا بدوره يوفر حلاً تشغيليًا للقضايا.
يتم استبدال البطاقات ، التي تم توزيعها حتى وقت قريب في كل مكان ، بالتدريج بنظام آلي ، حتى للتسجيل في مؤسسة غير ربحية للوثائق. يتم تنفيذ العملية برمتها في وضع متسارع ، بما في ذلك التحكم الفعال في تدفق المستند.