الوقت هو مورد قيمة أن الشخص لديه. تحصل على قيمة كبيرة بشكل خاص خلال فترة تنفيذ المشاريع الكبيرة والمعقدة تقنيًا. علاوة على ذلك ، فإن الأغلبية تقترب من استخدام الوقت المتاح له بشكل غير عقلاني للغاية. وبسبب هذا ، يتم تقليل كفاءة الإنسان وفعالية العمل المنجز. نتيجة لذلك ، من الضروري تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة وقتك.
عدم وجود قائمة منهجية
غالبًا ما يواجه الموظف موقفًا يبدو أنه نسي فيه أداء جزء مهم للغاية من العمل. نتيجة لذلك ، فإن نجاح المشروع بأكمله على المحك. يتم تسهيل ذلك من خلال واحدة من أكثر الأخطاء شيوعًا - عدم وجود قائمة منهجية.
يمكن أن يكون الحل الأمثل للمشكلة هو الحصول على أحد السجلات اليومية المتخصصة وتثبيته على جهاز الكمبيوتر ، مما لن يؤدي فقط إلى حفظ أسماء حالات معينة ، بل سيسمح لك أيضًا بإنشاء وصف مفصل لها ، ويمكنه أيضًا إخبارك بتاريخ الاقتراب من إكمال المهمة.
عدم وجود أهداف
يجب على كل موظف أن يفهم بالضبط ما يريد تحقيقه في النهاية. خلاف ذلك ، لن يكون قادرًا على تحقيق النجاح الاستراتيجي في الأعمال المستمرة. لن تسمح لك الأهداف المحددة بشكل صحيح بالحصول على نتيجة محددة فحسب ، ولكن أيضًا التحكم في تقدم المشروع بالكامل. لهذا ، من الضروري أن نضع أنفسنا ليس فقط في المهام النهائية ، ولكن أيضًا في المهام الوسيطة.
عدم وجود أولوية المهمة
يتكون يوم العمل للكثير من عدد كبير من المهام العاجلة. ونتيجة لذلك ، يتم تجاهل الأشياء المهمة في كثير من الأحيان والتي تحدد نجاح ليس فقط موظف فردي ، ولكن أيضا الشركة ككل.
لتجنب ذلك ، يجب استخدام مصفوفة أولوية المهمة المسماة. سيتيح لك تحديد أي المشاكل يجب حلها في المقام الأول ، وأيها يمكن تأجيلها إلى وقت لاحق. هذا يمكن أن تزيد بشكل كبير إنتاجية الموظف. تدل الممارسة على أن الأشخاص الذين يسارعون على الفور إلى حل مشكلة جديدة ، أو تأجيل عمل تم إنجازه مسبقًا ، يفقدون وقتًا كبيرًا.
الهاء الخارجي
كما أظهرت الدراسات ، يفقد موظفو الشركات الحديثة ما يصل إلى ساعتين في اليوم بسبب الانحرافات المختلفة. نحن نتحدث عن المكالمات الهاتفية ، وتطبيقات الهواتف الذكية ، ومساعدة الزملاء في حل مشكلاتهم ، بالإضافة إلى المشكلات الأخرى التي تجبر مقاطعة تنفيذ المهام.
الهاء لديه ميزة ضارة للغاية. حتى بعد عودة الشخص إلى العمل ، فسوف يتعين عليه قضاء 10-15 دقيقة "للمشاركة" في حل المهمة. في النهاية يضيع قدر كبير من الوقت.
لتجنب ذلك ، ينبغي ألا يقتصر الأمر على تقييد نفسه من تأثير الهاتف والكمبيوتر (إذا لم يكن العمل نفسه مرتبطًا بهذا) ، ولكن يجب أيضًا تحذير الزملاء من عدم قبول الهاء أثناء وقت المخاض.
رفوف في وقت لاحق
في معظم الأحيان ، يرتكب هذا الخطأ أولئك الذين يخافون من حجم المهام الموكلة إليهم. نتيجة لذلك ، يحاولون تخصيص الحد الأقصى من الوقت لبدء العمل في المشروع. هذا يؤدي إلى تأخير دائم في حل مهمة كبيرة ومهمة حقا.
الحل الصحيح للمشاكل المرتبطة بتنفيذ مثل هذه المشاريع هو تجزئة المهام إلى مهام أصغر ، وكذلك إنشاء مراحل لحلها. نتيجة لذلك ، سيتمكن الشخص من التقدم بثقة في أداء العمل.هذا سوف يؤثر إيجابيا على فعالية عمله وفي تحقيق أهداف محددة.
ضع كل شيء على نفسك
الكثير من الموظفين ، وقبل كل شيء ، يرتكب المدراء الصغار والمتوسطون خطأً خطيراً في عملية أنشطتهم. أنها تحمل الكثير على أكتافهم. في الوقت نفسه ، يلاحظ الكثير منهم أنهم يأخذون حلاً للعديد من المشاكل بسبب عدم الثقة في قدرة المرؤوسين على حل المشكلة بطريقة نوعية.
في بعض الحالات ، من الأفضل حقًا تحمل مسؤولية تنفيذ المشروع ، ومع ذلك ، فإن المسؤولية المستمرة عن جميع الوظائف الجديدة لشخص واحد لم تحقق أي نجاح على المدى الطويل. في النهاية ، حتى الموظف الجيد قد قلل من الكفاءة. سوف تتدهور جودة عمله ، ولا يمكن الحديث عن أي تطور.
النهج الصحيح للقائد لن يكون عبء العمل على نفسك. يجب عليه تفويض المزيد من المهام لموظفيه. علاوة على ذلك ، قد يوجههم أو يسيطر على عملية أداء العمل. إذا كان الموظف لا يتعامل مع حل مهام الملف الشخصي الأساسي بالنسبة له ، فإن الأمر يستحق النظر في جدوى إقامته في موظفي الشركة.
سرعة عالية جدًا في العمل والتوظيف الدائم
يتلقى بعض الموظفين بعض الرضا الأخلاقي من إدراكهم أن الطلب كبير عليهم ومشغولون باستمرار. علاوة على ذلك ، هناك فوضى على طاولتهم ، ليس لديهم وقت لحل جميع المهام الموكلة إليهم. بالإضافة إلى ذلك ، غالباً ما يشاركون في تلك المشاريع التي يرون أنها مهمة ، بدلاً من تلك التي لها أهمية كبيرة للشركة. نتيجة لذلك ، يقضون وقتًا طويلاً في حل مهام ضئيلة وصغيرة ولكنها شاقة.
ليست هناك حاجة للحديث عن الكفاءة العالية لهؤلاء الموظفين. انهم بالتأكيد بحاجة لضبط جدول العمل. تتطلب بعض المهام تحليلًا متعمقًا وصنع قرارات مستنيرة. في النهاية ، من الأفضل التركيز على القيام بعمل مهم ، وإعطاءه الكثير من الوقت الذي يتطلبه الأمر حقًا.
تعدد المهام
يفخر الكثيرون بالقدرة على القيام بعدة أشياء دفعة واحدة. في الممارسة العملية ، اتضح أن هؤلاء الموظفين غير فعالين. الحقيقة هي أنها لا تركز كل اهتمامها على حل مشكلة معينة. لديهم باستمرار للتفكير في العديد من المهام في وقت واحد. نتيجة لذلك ، فإنها تحل بشكل سيئ كلتا المشكلتين في وقت واحد
علاوة على ذلك ، فإن تنفيذ العديد من المهام في وقت واحد يؤدي إلى تكاليف وقت إضافية بمبلغ 20 إلى 40 ٪.
التنازل عن الاستراحات
هناك عدد كبير من الموظفين الذين يحاولون العمل دون استراحة وحتى بدون الغداء. وهكذا ، في رأيهم ، يتم توفير الكثير من الوقت الذي يمكن إنفاقه على أداء بعض واجبات العمل.
في الواقع ، تشير الدراسات إلى أنه بدون انقطاع ، تقل قدرة الشخص على العمل تدريجياً. نتيجة لذلك ، بحلول منتصف يوم العمل ، لم يكن قادرًا على حل المهام الموكلة إليه بشكل فعال كما هو الحال في الصباح.
إن أمكن ، خذ فترات راحة قصيرة مدتها 5 دقائق كل ساعة. يجب عليك أيضا تخصيص كمية كافية من الوقت لتناول الطعام. الحقيقة هي أن الدماغ يعمل بشكل مختلف قليلاً أثناء الراحة. نتيجة لذلك ، يمكن إنشاء أفكار جديدة لتطوير الشركة أو حل مشكلة خطيرة بنجاح.
جدولة مهمة غير صحيحة
كل شخص لديه بيورهيثمس فريدة من نوعها. ونتيجة لذلك ، يحل بعض الأشخاص المشكلات بشكل أفضل في الصباح ، بينما يحل الآخرون فور غروب الشمس. يتمثل النهج الصحيح في تخطيط أكثر المهام تعقيدًا وكثافة في استهلاك الطاقة للفترة التي يكون فيها الأداء على أعلى مستوى. يجب ترك الأشياء البسيطة لفترة لا تتطلب أي قدرات إبداعية خطيرة.