المستندات الأولية هي كائنات مادية يتم فيها تجميع البيانات الأولية والحصول عليها ، بدوره ، أثناء عمليات الرصد والتطوير والبحث وأنواع أخرى من النشاط البشري. في العديد من المجالات ، تعمل هذه الأوراق كأساس لإعداد التقارير. فلننظر أكثر في أشكال المستندات الأولية. 
معلومات عامة
المستندات الأساسية هي تأكيد للصلاحية القانونية لأية عمليات أو إجراءات. بمعنى آخر ، يثبتون أن هذه الحقيقة أو تلك قد حدثت. يتم تسجيل الوثائق الأولية في وقت العمل أو العملية. من خلال هذه الأوراق ، يتم تحديد مسؤولية فناني الأداء المعينين.
المستندات المحاسبية الأولية
يجب تسجيل جميع العمليات التجارية التي تقوم بها المؤسسة في عمليات تبرئة. يتم قبولها للمحاسبة إذا تم تجميعها في النموذج الموجود في ألبومات المقابلة من النماذج الموحدة. تمتثل هذه المجلات للوحدة PBU ، المعتمدة بأمر من وزارة المالية رقم 34. إذا لزم الأمر ، يمكن إدراج أعمدة وخطوط إضافية في شكل وثائق المحاسبة الأولية. في هذه الحالة ، يجب الاحتفاظ بجميع التفاصيل المطلوبة التي تحددها التشريعات التنظيمية. يتم تأكيد التصحيحات التي سيتم إجراؤها على النماذج من خلال الطلبات والأوامر ذات الصلة. أشكال المستندات المحاسبية الأولية التي تحدد المعاملات النقدية لا تخضع للتغيير.
رموز
المستندات الأولية الموحدة هي النماذج التي يتم فيها إدخال المعلومات وفقًا للمصنفات المعمول بها في البلد. بعض الرموز لا تحتوي على إشارات لهذه المعايير. وهي مصممة لتنظيم البيانات وتعميمها أثناء المعالجة بواسطة الكمبيوتر. يتم تسجيل هذه العمليات وفقًا لنظام الترميز المعتمد من قبل المؤسسة.
بالإضافة إلى ذلك
يمكن أيضًا قبول النماذج الموحدة التي طورتها الشركة نفسها للمحاسبة. يجب عليهم أيضًا الاحتفاظ بالتفاصيل الإلزامية المقدمة لأنواع أخرى من العينات. يمكن للشركة نفسها تطوير قائمة بالوثائق الأولية غير الموجودة في الألبومات.
تفاصيل إلزامية
يجب أن تحتوي الوثائق الأساسية للمنظمة على:
- الاسم؛
- تاريخ التجميع
- اسم الشركة التي تم تعبئة النموذج بالنيابة عنها ؛
- إشارة إلى مواقع الأشخاص المسؤولين عن العملية وتثبيتها.
يجب اعتماد جميع النماذج من قبل تلك الكيانات التي تكون معلوماتها موجودة فيها. تعمل وثائق التوقيع الأولية المعتمدة كدليل على صحة الأوراق المالية وصلاحيتها القانونية. 
الأشخاص المسؤولين
يجب أن تكتمل وثائق المحاسبة الأساسية في الوقت المناسب وبطريقة صحيحة. يتم تنفيذ هذه المهمة من قبل أشخاص يؤلفونها ويؤيدونها. يضمن الموظفون المسؤولون أيضًا نقل الأوراق في الوقت المناسب إلى قسم المحاسبة للتأمل فيما بعد في إعداد التقارير. يتعين على المسؤولين إدخال معلومات موثوقة فقط على النماذج. تمت الموافقة على قائمة الموظفين الذين يمكنهم توقيع المستندات الأساسية من قبل إدارة المؤسسة بالاتفاق مع الإدارة المالية والتسوية. يتم اعتماد الأوراق التي تسجل المعاملات التجارية المتعلقة بالتدفق النقدي مباشرة من قبل مدير الشركة.يحق للمحاسب الرئيسي أيضًا توقيع هذه المستندات.
تصنيف
المستندات الأساسية هي النماذج المستخدمة في مناطق مختلفة من المؤسسة. يمكن تقسيم كل هذه الأوراق إلى:
- التنظيمية والإدارية. وتشمل هذه الأوامر ، أوامر ، توكيل رسمي ، تعليمات وهلم جرا. كل منهم يسمح بتنفيذ عمليات معينة.
- مبرئة. تتضمن هذه الفئة أوامر الاستلام والمتطلبات والفواتير وأعمال القبول وما إلى ذلك. كل هذه الأوراق هي وثائق للمحاسبة الأساسية للمعاملات. يتم تسجيل البيانات التي تحتويها في السجلات المعنية.
- أشكال البيانات المالية. هذه الوثائق تستخدم للمحاسبة.
بعض النماذج تعتبر في وقت واحد تبرئة و متساهلة. هذه ، على وجه الخصوص ، وتشمل جدول الرواتب أمر حساب النقد وهلم جرا. 
العمل الكتابي
يجري تطوير جدول خاص في المؤسسة ، يتم بموجبه تحديد الشروط والإجراءات الخاصة بحركة الوثائق الأساسية داخل الشركة ، وكذلك استلامها في المحاسبة. بعد نقل الأوراق المالية إلى الإدارة المالية والتسوية ، يتم فحصها. على وجه الخصوص ، يتم مراقبته:
- شكل المستند. يقوم الموظف المعتمد بالتحقق من صحة واكتمال التعبئة ، مع وجود التفاصيل الإلزامية.
- الإخلاص الحسابي للحسابات.
- المحتوى. يجب ألا تحتوي الوثائق على تناقضات داخلية ، انظر بوضوح العلاقة بين بعض المؤشرات.
سجلات
بعد قبول المستندات المحاسبية الأساسية ، يتم إدخال المعلومات منها في أوراق خاصة. في الوقت نفسه ، يتم تمييز النماذج ، باستثناء إعادة استخدامها. على سبيل المثال ، يتم تعيين تاريخ. يُطلق على السجل المحاسبي أوراق خاصة لإدخال المعلومات وتنظيمها. يتم حفظها في مجلات أو كتب خاصة ، على بطاقات وصفحات منفصلة ، في شكل مطبوعات يتم الحصول عليها باستخدام أجهزة الكمبيوتر. يمكن أن تكون السجلات في شكل أشرطة مغناطيسية وأقراص مرنة وأقراص ومحركات أقراص أخرى. يتم تنفيذ العمليات التجارية في الترتيب الزمني. يتم تجميع جميع الإجراءات في الحسابات المقابلة. 
أنواع السجلات
يتم التصنيف على أسس مختلفة. لذلك ، في المظهر ، يتم تقسيم السجلات إلى:
- الكتب (الرئيسية ، النقدية).
- البطاقات (للمواد المحاسبية ، الأصول الثابتة ، إلخ).
- المجلات مع الأوراق المطبوعة أو غير مبطنة.
اعتمادًا على نوع السجلات التي يتم إنتاجها ، قد تكون السجلات:
- منهجية (دفتر الأستاذ العام للحسابات).
- التسلسل الزمني (كتب التسجيل).
- مجتمعة (أوامر).
فيما يتعلق بمستوى تفاصيل المعلومات ، يتم تمييز السجلات:
- مجتمعة (مذكرة مجلة).
- الاصطناعية (دفتر الأستاذ العام).
- التحليلية (بطاقات).
نقطة مهمة
يجب تسجيل المعلومات التي يتم إدخالها في المستندات المحاسبية الأولية عن طريق ضمان سلامتها في الوقت المحدد لتخزينها في قسم الأرشيف. قد تكون المعلومات في شكل إلكتروني أو ورقي. في الحالة الأولى ، تلتزم الشركة على نفقتها الخاصة بإنتاج نسخ من المستندات على الورق. يعد ذلك ضروريًا لتوفير المعلومات للمشاركين الآخرين في العمليات التجارية ، والسلطات الإشرافية المخولة ، ومكتب المدعي العام والمحكمة. 
تخزين الورق
قبل تقديم المستندات إلى الأرشيف ، يتم تجميعها بترتيب زمني ، ثم يتم الانتهاء منها وتتشابك. يتم حفظ جميع الأوراق في مجلدات خاصة. عند تقديم الوثائق إلى الأرشيف ، يتم ملء الشهادة المقابلة. أثناء تخزين السجلات ، يجب ضمان حمايتها من الإدخال غير المصرح به للتعديلات. تتعلق المعلومات الواردة في الأوراق بالسرية التجارية للشركة. لا يحق للأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى هذه الوثائق الكشف عن المعلومات.لانتهاك الأسرار التجارية ، يتحمل المسؤولون المسؤولية بموجب قوانين الاتحاد الروسي. العمر الافتراضي للوثائق الأولية ، وفقًا للفن. 17 القانون الاتحادي "في المحاسبة" ، تم إنشاؤه وفقا للقواعد المعمول بها في المؤسسة. علاوة على ذلك ، يجب ألا تقل الفترة عن 5 سنوات.
التعديلات
إذا كان هناك خطأ في الأوراق ، فيجب تصحيح الأخير. يرافق التصحيح في هذه الحالة مبرر ومصدق عليه بتوقيع الموظف المسؤول مع التاريخ. غير مسموح بالتصويبات على الأوراق النقدية أو النقدية. يتم إجراء بقية نموذج التعديل فقط بالاتفاق مع المشاركين الآخرين في العمليات التجارية. وهذا ما تؤكده توقيعات نفس الموظفين الذين صادقوا على الوثائق. في هذه الحالة ، يشار إلى تاريخ الضبط. يجب شطب الدعائم التي سيتم تصحيحها. يجب أن يكون الخط رفيعًا ولكنه واضح حتى تتمكن من رؤية القيمة الأصلية. مكتوب بخط اليد بجانبه "تصحيح صدق". يتم اعتماد التعديل بواسطة توقيع الموظف الذي ساهم به ، مع الإشارة إلى اسمه والأحرف الأولى. 
استعادة الورق
ليس للتشريع المتعلق بالمحاسبة قواعد واضحة تحكم إجراءات إعادة تجميع الوثائق في حالة ضياعها. تحدد بعض لوائح الصناعة الأخرى أيضًا فترات الاستبقاء فقط. نظرًا لحقيقة أن التشريع لا يحدد بالضبط ما هو ضروري للشركة للقيام به عند فقد المستندات الأساسية لأسباب خارجة عن إرادتها ، يتم تقديم التوصيات التالية في خطاب UMNS:
- يعين بأمر من اللجنة المرخص لها بإجراء تحقيق داخلي في أسباب الوفاة ، والأوراق المفقودة. إذا لزم الأمر ، ينبغي دعوة ممثلي الإشراف الحكومي وهيئات التحقيق والأمن لتشكيلها.
- اتخاذ التدابير التي يسمح بها القانون لاستعادة الوثائق التي تخضع للتحديث والتخزين خلال الأطر الزمنية المحددة. على سبيل المثال ، يمكن الحصول على نسخ من البيانات المتعلقة بحركة الحسابات النقدية من شركات الخدمات المصرفية ، ويمكن للأطراف المقابلة طلب الفواتير والأفعال والعقود وما إلى ذلك.
ومع ذلك ، لدى الشركة دائمًا فرصة لطرح نسختين من جميع المستندات المفقودة. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن أن يحدث هذا عندما يكون هناك عدد كبير من المقاولين ، بسبب عدم وجود المشترين أو الموردين في عناوين معروفة مسبقًا أو بسبب فقدان معلومات الاتصال. وبالتالي ، هناك ظروف موضوعية إلى حد ما يمكن أن تخلق عقبات معينة أمام استعادة الوثائق. في الوقت نفسه ، لدى العديد من المديرين سؤال منطقي - هل يجب أن يتم إخطار مصلحة الضرائب بما حدث؟ وفقا لبعض الخبراء ، فإنه ليس من الضروري إخطار التفتيش. في أي حال ، فإن هذا لن يلغي المسؤولية المحتملة. لعدم وجود وثائق أولية في التشريع يوفر غرامة. تم تأسيس هذه العقوبة ، على وجه الخصوص ، في الفن. 120 NK. 
حل ممكن للمشكلة
يمكن لدافعي الضرائب الذين فقدوا الوثائق الأصلية لسبب أو لآخر القيام بأحد الإجراءات التالية:
- استرجع الورق إن أمكن (جزئيًا على الأقل).
- قم بإدخال إدخالات تصحيحية للنفقات التي لم يتم توثيقها وتعكس التعديلات في إعلان منقح ضريبة الأرباح للفترة. لا يتم الاعتراف بالتكاليف غير المعتمدة من الأوراق المالية كمصروفات في التقارير الضريبية.
- السماح لممثلي الخدمة الضريبية بتحديد المبالغ الواجب دفعها للميزانية عند التحقق. يتم ذلك على أساس البيانات التي يحتفظ بها رجل الأعمال ، وكذلك المعلومات حول الشركات المماثلة الأخرى. يتم توفير هذا الاحتمال في الفن. 31 ، الفقرة 1 ، الفقرة 7 من قانون الضرائب.
إزالة الورق
لا يمكن تنفيذ هذا الإجراء إلا من قبل السلطات المعتمدة.وتشمل هذه ، على وجه الخصوص ، هيئات التحقيق الأولي والاستفسارات والمدعين العامين ومفتشي الضرائب والمحاكم وإدارات الشرطة. يتم ضبط الوثائق الأولية بناءً على قرارات هذه السلطات التي تم تبنيها في إطار القانون. وافق خطاب وزارة المالية رقم 16/176 على التعليمات التي بموجبها يتم تنفيذ هذا الإجراء. يتم الاستيلاء على الوثائق في حالة الإخفاء أو بخس من جانب دافع الضرائب للدخل أو الأشياء الأخرى الخاضعة للضريبة. يمكن للمؤسسة والمسؤول والمواطن أن يقوما بدور المخالف. يُسمح لكبير المحاسبين أو غيرهم من الموظفين المسؤولين في الشركة ، بموافقة وبحضور ممثلي السلطات التي تقوم بالاستيلاء ، بعمل نسخ من المستندات الأساسية التي تشير إلى تاريخ هذا الإجراء.
