كيفية أخذ قائمة جرد: من أجل إنشاء عمولة ، فعل ، نتائج

المخزون هو إجراء تقوم فيه الشركة بتحديد وجود وحالة والخصائص الرئيسية للمخزون والأصول الثابتة وغيرها من الأصول التي تملكها الشركة على حق الملكية ، أو المستأجرة من قبلها أو التي تخضع لسيطرتها من قبل آليات قانونية أخرى. ما هي الفروق الدقيقة الأكثر أهمية في هذا الإجراء؟ ما هي الوثائق المستخدمة في المخزون؟

ما هو جوهر المخزون؟

لنبدأ بالجهاز المفاهيمي حول الموضوع الذي سيتم مناقشته في مقالتنا. جرد ممتلكات المنظمة هو إجراء ينطوي على محاسبة المخزون الموجود في الشركة (أو المخزون) أو الأصول الأخرى في وقت وقوع الحدث.

يتم تحديد وتيرة هذه الأنشطة في الجدول الزمني المعتمد من قبل الرئيس التنفيذي للشركة. يتم تنفيذ المخزون من قبل لجنة خاصة ، يتم تأسيسها أيضًا من قِبل قيادة الشركة. يقوم المشاركون ، وكذلك الشخص المسؤول ماديًا ، بالتحقق من توفر السلع والمواد أو الأصول الأخرى ، إذا لزم الأمر ، قم بقياس خصائص معينة للسلع والموارد. هناك ثلاثة أنواع رئيسية للمخزون في أحد المتاجر ، في المستودع ، في شركة تصنيع - مخطط لها ، انتقائية ، واختيارية. أنها تختلف أساسا من حيث الوقت. محتوى جميع أنواع المخزون متشابه بشكل عام. أهداف تنفيذها تتزامن. ندرس تفاصيلها بمزيد من التفصيل.

أهداف الجرد

الأهداف الرئيسية للمخزون تعتبر:

• التوفيق بين الممتلكات المملوكة للشركة أو التي يحتفظ بها والمحاسبية من قبل مكتب المحاسبة من أجل ضمان التخزين الفعال لها ، وكذلك لتحديد الأصول التي لم يتم حسابها ؛
• تحديد الحجم الفعلي للموارد المادية التي تشارك فيها الشركة في الإنتاج ؛
• تحديد الفوائض ونقص الموارد التي تملكها الشركة ؛
• تقييم صحة الانعكاس في قسم المحاسبة لشركة المعلومات على موارد المخزون ؛
• الحصول على البيانات ذات الصلة حول خصائص ممتلكات المنظمة لتقييمها اللاحق للسوق ؛
• التحقق من معايير تشغيل موارد الشركة

يتضمن المخزون ، كما أشرنا أعلاه ، إنشاء عمولة خاصة من قبل إدارة الشركة. سوف ندرس الوظائف الأساسية التي يؤديها.

المهام الرئيسية للجنة المخزون

ينفذ هيكل الشركة الداخلي المقابل الأنواع الرئيسية للمخزون - المخطط لها ، الانتقائي ، وإذا لزم الأمر - الفحوصات الإضافية في الفترة بين الأول والثاني. في هذه الحالة ، قد يكون للجنة وضع دائم. بدورها ، قد تنشئ الشركة أيضًا وحدات عمل للغرض المناسب. مهمتهم هي إجراء قوائم جرد في الشركات ذات البنية التحتية الموزعة جغرافيا.

الكفاءات الأساسية للجنة

تتمثل الكفاءات الرئيسية للجنة العمولة في التحقق من توفر السلع والمواد في المؤسسة وغيرها من الأصول مع أوراق الاعتماد. ولكن ، بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون لهذا الهيكل صلاحيات مرتبطة بالتقييم:

• درجة من أمن الكائن ؛
• صحة إبرام عقود الشركة مع الموظفين بشأن المسؤولية ؛
• درجة امتثال مواقف الموظفين المسؤولين عن الحفاظ على القيم السلعية ، وتفاصيل تلك الصلاحيات التي منحتها لهم الإدارة ؛
• مستوى المعدات للأشخاص المسؤولين ماديا مع الموارد اللازمة لحل المهام.

دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في كيفية تنفيذ المخزون في الشركة من حيث محتواه ، وكذلك انعكاس لإجراءاته التأسيسية في المستندات الخاصة.

إعداد المخزون: الوثائق الرئيسية

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى التحضير لتفتيش البضائع والمواد. لهذا ، يجب على رئيس الشركة إصدار أمر جرد. يجب تسجيل هذا المصدر المحلي في مجلة منفصلة.

بعد إنشاء لجنة المخزون. ينبغي أن يشمل ممثلين عن إدارة الشركة والمحاسبين وغيرهم من الموظفين الأكفاء الذين يمكنهم إجراء تدقيق عالي المستوى لمخزون الشركة. يوصى بإجراء قانوني منفصل للإشارة إلى قائمة الممتلكات الخاضعة للتحقق. إذا كان يفترض ليس فقط جرد الأصول الثابتة ، ولكن أيضا التزامات الشركة ، يجب أن يتم تسجيل قائمتهم أيضا في مصدر خاص.

موضوع التحقق هو مقارنة كمية وخصائص القيم المحددة من قبل العمولة ، وكذلك البيانات المحاسبية. لذلك ، تحت تصرف الموظفين الذين سيجرون جردًا ، يجب أن تكون هناك قائمة بالسلع والمواد والأصول الأخرى في سجلات المحاسبة. يجب على رئيس اللجنة قبول جميع المستندات المتاحة التي تعكس عمليات الإيرادات والنفقات ، ووضع سجل لها يعكس حقيقة أنها تشكلت قبل المخزون.

كيف يتم أخذ نتائج المخزون في الاعتبار؟

لذا ، فإن المشاركين الرئيسيين في الإجراء المعني هم اللجنة الخاصة ، وكذلك الشخص المسؤول ماديًا. وتتمثل مهمتها الرئيسية في إعادة حساب المخزونات والأصول الأخرى بشكل مشترك ، وقياسها وتسجيل النتائج في المستندات المحاسبية. يمكن أن يكون هناك الكثير منهم.

لإصلاح نتائج مخزون البضائع والمواد ، على سبيل المثال ، يتم استخدام نموذج INV-3 المعتمد بموجب القانون. من الضروري الإشارة إلى إجمالي الكمية والنوع والمقالة وغيرها من الخصائص لكل نوع من أنواع البضائع والمواد. في بعض الحالات ، قد تتلقى اللجنة مخزونات جديدة في عملية الجرد. في هذه الحالة ، تنعكس المعلومات المتعلقة بها في قائمة جرد منفصلة. في نهاية الإجراء ، يتم تكبير هذه القيم. بدورها ، في عملية الجرد ، قد تخضع بعض السلع والمواد للمغادرة ، على سبيل المثال ، إذا قام المشتري بشراءها. في هذه الحالة ، يتم أيضًا تسجيل معلومات حول قيم التخلص في قائمة جرد منفصلة. البديل ممكن حيث يتطلب الأمر جرد البضائع العابرة ، على سبيل المثال ، من مستودع المورد الموجود في مدينة أخرى. في هذه الحالة ، يتم تسجيل البيانات المتعلقة بالقيم في شكل INV-6 ، والتي تمت الموافقة عليها أيضًا بموجب القانون. سيناريو ممكن حيث تكشف العمولة عن البضائع التي يتم شحنها إلى العميل ، لكن لم يتم دفعها. في هذه الحالة ، يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالقيم ذات الصلة في نموذج INV-4.

قد يتطلب جرد البضائع والمواد محاسبة القيم الموجودة في مستودعات الشركات الأخرى. في هذه الحالة ، يتم استخدام نموذج INV-5. عند حساب القيم في عملية جرد العمولة ، وكذلك الشخص المسؤول ماليًا ، قد تكون المعلومات من المستندات الأولية مطلوبة أيضًا. إذا كشفت نتائج التفتيش عن وجود تباين بين خصائص السلع والمواد المسجلة في الواقع مع البيانات الواردة في المحاسبة ، يتم وضع ورقة مقارنة على أساس نموذج آخر وافق عليه القانون - INV-19.

المستند الرئيسي ، الذي يسجل نتائج الإجراء المذكور ، هو فعل قائمة جرد تسمى أحيانًا قائمة جرد. يجب أن يوقع عليها جميع المشاركين في التدقيق - ممثلو اللجنة ، وكذلك الموظفون الذين تتمثل اختصاصهم في ضمان سلامة القيم السلعية. يجب الاحتفاظ بقانون الجرد في أرشيف الشركة لمدة 5 سنوات.

سيكون من المفيد النظر في كيفية وضع نتائج التدقيق في المحاسبة.

جرد المحاسبة

يمكن أن تحتوي قائمة جرد الممتلكات على 3 نتائج ممكنة - الامتثال الكامل للبيانات الفعلية مع تلك الواردة في المحاسبة ، وتحديد الفوائض أو النقص. وكقاعدة عامة ، تنشأ أكبر الصعوبات في الممارسة العملية عن التفكير الصحيح في حساب الحقائق التي تعكس وجود البضائع والمواد الزائدة أو المفقودة. في حالة وجود نقص - يتم تسجيل المعلومات المتعلقة به على الحساب 94.

إذا تم تحديد المخزونات المفقودة وغيرها من الأصول في مجلدات لا تتجاوز حدود الخسارة المحددة ، يتم شطب القيم المقابلة للحسابات المرتبطة بالإنتاج. ولكن إذا كان النقص في المخزون يتجاوز معايير الخسارة ، فإنه يتم تسجيله بالفعل على الحسابات التي يملكها الشخص المسؤول ماديًا ، والذي يجب أن يعوض لاحقًا عن خسارة الشركة.

تتم المحاسبة ، بدورها ، عن الفوائض عن طريق ارتباطها بالقيمة السوقية في حسابات D-t 20 أو ، على سبيل المثال ، 23 و 44 ، وكذلك حساب K-t 94.

لذلك يتم إجراء جرد في المحاسبة. ولكن لا تزال هناك بعض الفروق الدقيقة في تنفيذه. على سبيل المثال ، تلك المرتبطة بتحديد شروطها.

توقيت المخزون

يعتمد تواتر المخزون على النوع المحدد لقيم المخزون التي يتم أخذها في الاعتبار. بشكل عام ، يتم عقده في الربع الرابع من السنة المشمولة بالتقرير. هذا هو - من أكتوبر إلى ديسمبر. ومع ذلك ، يمكن إجراء جرد للأصول الثابتة بشكل متكرر أقل - مرة واحدة كل 3 سنوات. إذا كنا نتحدث عن فحص مجموعات المكتبة ، فيمكن أن يتم ذلك مرة واحدة كل 5 سنوات. بدوره ، يتم إجراء جرد في مؤسسات البيع بالتجزئة في كثير من الأحيان - حوالي 1 مرة في الربع. يمكن لبائعي التجزئة في فترات زمنية محددة ، على سبيل المثال ، التحقق من المستودعات أو سجلات النقد. بحلول الوقت الذي يبدأ فيه المخزون في الشركة ، يجب أن تكون جميع المستندات الضرورية لتنفيذ الإجراء المذكور جاهزة.

مدة المخزون ، كقاعدة عامة ، ليست ثابتة بدقة في أي من مصادر القانون. الشيء الرئيسي هو الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة لنوع معين من قيمة السلع.

أتمتة المحاسبة كعامل في المخزون الصحيح

كيفية إجراء جرد بشكل صحيح وفعال ممكن؟ أحد العوامل لحل ناجح لمثل هذه المشكلة قد يكون أتمتة الإجراءات المحاسبية لبنود المخزون في الوقت المناسب. يمكن تنفيذه في البنية التحتية للمؤسسات من خلال البرامج المتخصصة. تتيح الحلول الحديثة من النوع المقابل محاسبة معظم العمليات المرتبطة بحركة البضائع والمواد داخل الشركة. يتيح هذا الخيار ، أولاً وقبل كل شيء ، توفير الوقت بشكل كبير في إعداد والتحقق من صحة المستندات المستخدمة في المخزون.

ما الممتلكات يجب أن يتم التحقق؟

في الحالة العامة ، تقوم الشركة بإجراء جرد للسلع والمواد المملوكة لها. ومع ذلك ، يوصي الخبراء أيضًا بالاحتفاظ بسجلات لتلك الأصول التي لا تملكها فقط ، بل تدارها أيضًا المنظمة ، على سبيل المثال ، عندما يتعلق الأمر بالممتلكات المؤجرة. الشيء الرئيسي هو أن المعلومات موجودة في المحاسبة.

بدوره ، عندما يتعلق الأمر بملكية الشركة ، يمكن تمثيلها في مجموعة واسعة من الأصناف. في معظم الأحيان ، يتم حصر الأصول الثابتة للشركة ، والأصول غير الملموسة ، والأسهم ، وكذلك عناصر المخزون. من الممكن أيضًا تسجيل الالتزامات المالية للشركة ذات الصلة ، على سبيل المثال ، مع سداد القروض. سنقوم بدراسة عدد من الفروق الدقيقة في المخزون من خلال مثال على تنفيذ الإجراء المناسب للمحاسبة عن الأصول الثابتة ، والأصول غير الملموسة ، وكذلك مواد المخزون.

جرد نظام التشغيل

كيفية جرد الأصول الثابتة بشكل صحيح؟ بادئ ذي بدء ، يوصى بالتحقق من توفر الشركة:

• بطاقات الجرد والمخزونات والسجلات وغيرها من مصادر المحاسبة ؛
• أوراق البيانات اللازمة وغيرها من أنواع الوثائق على نظام التشغيل الذي تملكه الشركة ؛
• مستندات نظام التشغيل المستأجرة من قبل الشركة وتلك المخزنة فيها.

إذا كانت هناك أي مستندات مفقودة ، فيجب إعدادها. إذا كانت لديهم أخطاء ، فإنها تحتاج إلى إصلاح. في عملية جرد نظام التشغيل ، تقوم العمولة التي أنشأتها إدارة الشركة بفحص الموارد المتاحة ، وكذلك تسجل كمية وخصائصها الرئيسية في المخزون. إذا كنا نتحدث عن محاسبة الآلات والمعدات ، فمن الضروري في قوائم الجرد تسجيل أرقامها التسلسلية وفقًا لصفحة البيانات وسنة الصنع والغرض والقدرة أيضًا.

إذا أظهرت نتائج المخزون أن لدى الشركة أنظمة تشغيل معيبة ، يجب على اللجنة أن تضع قائمة جرد تسجل البيانات التي تعكس حقيقة أن أنظمة التشغيل لا تعمل ، وكذلك تشير إلى سبب التقييم المقابل.

في بعض الحالات ، قد يكون من الضروري تضمين المعلومات في المستندات المحاسبية التي تعكس تغييراً في القيمة الدفترية للأصول الثابتة بسبب تغييرات التصميم المحددة. على سبيل المثال ، قد يكون هذا تحسين المرافق من خلال التحديث أو ، على العكس من ذلك ، انخفاض في خصائصها التشغيلية بسبب تآكل أجزاء معينة.

جرد الأصول غير الملموسة

كيفية أخذ جرد الأصول غير الملموسة للشركة؟ تتمثل المهمة الرئيسية للعمولة في هذه الحالة في التحقق مما إذا كانت الشركة لديها مستندات تؤكد حق الشركة في التخلص من بعض الأصول غير الملموسة. يمكن أن تكون شهادات ، شهادات ، براءات اختراع ، عقود نقل الحقوق ، وما إلى ذلك. من الجدير بالذكر أن الأصول غير الملموسة تشمل السمعة التجارية للشركة. إذا أنشأت شركة موجودات غير ملموسة من تلقاء نفسها ، على سبيل المثال ، إذا كان برنامج كمبيوتر ، فإن وجودها يتطلب أيضًا أدلة مستندية.

من المهم أن تمتثل جميع أنواع الأصول لمعايير مثل:

• عدم وجود اتصال مباشر مع الممتلكات الأخرى للشركة ؛
• استخدامها في عمليات الإنتاج للشركة لأكثر من 12 شهرا ؛
• استخدام كأصل يجلب فوائد اقتصادية للشركة.

جرد البضائع والمواد

كيفية إجراء جرد المخزون؟ السمة الرئيسية لهذا الإجراء هو تنفيذه فيما يتعلق بمواقع السلع والمواد. في الوقت نفسه ، يتم إغلاق الغرفة التي تم فيها التحقق من توفر السلع والمواد البحثية ، وكقاعدة عامة. إذا تم إجراء جرد للمستودع ، فعادة ما تقوم اللجنة بعملها بحضور الشخص الذي يديره.

يتحقق من وجود السلع والمواد وتحديد كمياتها ووزنها ، وإذا لزم الأمر ، عمليات أخرى ذات قيمة سلعية. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالسلع والمواد في المخزون ، والتي تشير إلى نوع القيمة ومجموعاتها ورقم المقالة والمعلمات الأخرى. يتم أخذ تلك الأصول المتاحة للشركة خلال المخزون بحضور عمولة. ومع ذلك ، يتم رسملة بها بعد التحقق. في الواقع ، قلنا بالفعل أعلاه حول هذا ، وكذلك حول المحاسبة عن الأشياء الثمينة في الطريق ، وكذلك شحنها ، ولكن لم تدفع. إن أهم شيء في مخزون البضائع والمواد هو التصديق بشكل صحيح على جميع العمليات معهم من خلال قوائم جرد خاصة.

إن تفاصيل فحص المخزونات الموجودة على الطريق أو التي لها حالة الشحن ولكن غير المدفوعة ، وكذلك تلك الموجودة في مستودعات الشركات الأخرى ، هي الحاجة إلى تبرير المبالغ النقدية التي تنعكس في الحسابات. من المهم أن يتم تأكيدها جميعًا من خلال المصادر الأولية. على سبيل المثال ، فيما يتعلق بالسلع والمواد العابرة ، قد تكون هذه مستندات تسوية. يمكن دراسة البيانات المتعلقة بالبضائع والمواد المشحونة مع مراعاة أوامر الدفع المتاحة أو نسخها. قد يتم تضمين معلومات عن الأشياء الثمينة المخزنة في مستودعات الجهات الخارجية في الإيصالات عند قبول البضائع والمواد للتخزين.كما أشرنا أعلاه في المقالة ، على حقيقة جرد المخزون ورقة الترتيب.

ملخص

هذه هي خصوصية أخذ المخزونات في الشركات الروسية. من المهم أن تضع الشركة المستندات الصحيحة التي تصادق على كل مرحلة من مراحل هذا الإجراء ، مع مراعاة خصائص الأصول المحددة. أثناء عملية الجرد ، من الضروري إجراء محاسبة متسقة للكمية والشرط وغيرها من الخصائص الرئيسية للسلع والمواد والأصول الثابتة والأصول غير الملموسة والخصوم. تحتاج إدارة الشركة إلى إصدار أمر للمخزون ، وتشكيل عمولة وتزويدها بالوظائف الأكثر ملاءمة للمهام التي سيتم تعيينها إلى هيكل الشركة الداخلي المقابل.