في سياق أنشطتها ، تضع المنظمة مجموعة واسعة من الوثائق ، كل منها يحمل حمله الدلالي الخاص. ينظم القانون الملء الصحيح والتفاصيل واكتمال المعلومات المشار إليها. تقدم المنظمات الصغيرة في المحاسبة والإبلاغ تنازلات ملموسة من دائرة الضرائب. الشركات الكبرى تتحمل العبء الضريبي بأكمله. من يمكنه توقيع المستندات الأولية وأنواع أخرى ، وكيفية رسمها وتعكسها بشكل صحيح في المحاسبة - سيتم النظر في هذه المعلومات وغيرها في هذه المقالة.
أنواع الوثائق في المنظمة
تقوم الشركات يوميًا بعمليات تجارية يجب أن تنعكس فورًا في المحاسبة والإدارة والمحاسبة الضريبية. ما هي الوثائق الأساسية؟ هذا مجرد انعكاس لهذه العمليات ، كما أنه بمثابة دليل على حدوثها. بعد ذلك ، ولأغراض التحليل والتنظيم والتحكم والتنبؤ وتنفيذ الإجراءات الاقتصادية الأخرى ، يتم تسجيل جميع مستندات المعاملات في الدلائل والمجلات الخاصة - سجلات المحاسبة. وفي نهاية الفترة المشمولة بالتقرير ، وعلى أساس المعلومات حول جميع العمليات ، يتم إعداد وثائق الإبلاغ ، والتي هي الانعكاس النهائي لأنشطة الشركة لفترة معينة.
ما هي الوثيقة الأساسية
جوهر المستند الأساسي هو إصلاح حقيقة العملية المنجزة. الوثيقة مكتوبة في وقت ارتكابها أو بعدها مباشرة. إنه يعكس عددًا من التفاصيل الضرورية لتأكيد واقع العملية ، وتحديد الأشخاص المشتركين فيها ، وكذلك تكوينها. يجب على المنظمة الامتثال لجميع المتطلبات المنصوص عليها في القانون والسلطات التنظيمية فيما يتعلق بالوثائق الأولية. تتضمن المتطلبات مسألة من يمكنه توقيع المستندات الأساسية. أصدر التشريع ما يكفي من التعليمات والمراسيم والقوانين. يعتبر أهم عمل قانوني يحكم تسجيل المنظمات الأولية هو الفن. 9 402-FZ "في المحاسبة".
أمثلة من الوثائق الأولية
كل يوم ، تنفذ الشركة إجراءات معينة: فهي تشتري البضائع والفواتير ومنتجات السفن وتدفع ثمن المشتريات والضرائب وتأتي وتنفق نقدًا عند الخروج. تم توثيق كل هذه العمليات في الوثائق الأولية. لتعكس هذه الإجراءات بدقة ، يتم استخدام أشكال المستندات التالية:
- TORG-12 أو مذكرة الشحنة ؛
- فاتورة.
- ضمانات الائتمان والخصم النقدية ؛
- أعمال العمل والخدمات المنجزة ؛
- أعمال نقل الأصول المادية ؛
- بوليصة الشحن.
- أوامر الدفع والبيانات المصرفية ؛
- شرط لإصدار الأصول المادية.
إلى هذه القائمة ، يمكنك إضافة الكثير من الأمثلة على الوثائق الأساسية التي تستخدمها الشركة. الفرق الرئيسي بين سجلات المحاسبة وإعداد التقارير هو العمل الورقي أثناء العملية أو مع تأخير بسيط.
قوانين
يتم اعتماد عينات من الوثائق الأولية من قبل لجنة الدولة للاحصاءات ووزارة المالية وقانون المحاسبة. المتطلبات واللوائح الإقليمية أيضا الخروج. أهم قانون تشريعي ينظم عمل المحاسب هو 402-FZ. الفن. 9 تفاصيل قواعد الحفاظ على الوثائق.
تصدر الهيئات التشريعية تقريبًا كل ثلاثة أشهر تعديلات منتظمة على اللوائح الحالية ، والأفعال القانونية التنظيمية الجديدة ، وتنشر التغييرات في حفظ السجلات وإعداد التقارير. وهذا هو السبب وراء رفع المحاسبين مؤهلاتهم باستمرار والاشتراك في المنشورات المواضيعية المتخصصة ومحاولة مواكبة جميع أخبار الضرائب والمحاسبة. قد يؤدي عدم الامتثال للمتطلبات إلى غرامات كبيرة ، والكثير من التعديلات على التقارير الحالية وغيرها من العقوبات.
تفاصيل الوثائق
ينص التشريع على التفاصيل الإلزامية للوثائق الأولية ، والتي يجب أن تشير إليها المنظمة. يحدد وجودهم ما إذا كان يتم أخذ المستندات في الاعتبار في البيانات النهائية عند خصم المبالغ من القاعدة الضريبية ، وما إذا كانت حقيقة المعاملة التجارية مقبولة ، وما إذا كانت دائرة الضرائب الفيدرالية تدعي أن المعاملات قانونية.
تتضمن التفاصيل الإلزامية للوثائق الأولية المعلومات التالية:
- أسماء المورد والمشتري والمرسل إليه والدافع للنقل ؛
- التفاصيل المصرفية ، و TIN ، والعنوان المادي والقانوني للشركات ؛
- رقم المستند وتاريخه ؛
- التسميات التي تم نقلها أو شراؤها أو بيعها أثناء العملية ؛
- وحدات القياس ، التعبير الكمي والقيمة للبند ؛
- المبلغ الإجمالي لجميع المواقف في الوثيقة ؛
- التوقيعات ، والمناصب ، وفك تشفير توقيعات الأشخاص المسؤولين ؛
- جعل ، رقم السيارة ، بيانات السائق أثناء النقل ؛
- عدد المقاعد والوزن وفئة البضائع المنقولة ؛
- أساس تنفيذ المستند ، ورقم وتاريخ العقد ، ومعلومات عن المواصفات ، والشهادات ، والامتحانات ، إن وجدت.
من يمكنه التوقيع على المستندات الأساسية
يتم إيلاء اهتمام كبير لتوقيع المستندات. من المهم جدًا أن يُسمح لأولئك الذين يشهدون بالبرنامج الأساسي بتنفيذ هذا الإجراء. الشرط الإلزامي الآخر للتسجيل فيما يتعلق بالتوقيعات هو أن جميع الأشخاص الذين يشاركون بطريقة ما في عملية معاملة تجارية ويكونون أشخاصًا مسؤولين يجب عليهم بالضرورة وضع توقيعهم في المستند. إذن من يمكنه التوقيع على المستندات الأساسية:
- الرئيس التنفيذي للشركة أو رجل أعمال فردي ؛
- محاسب رئيسي
- أمين المخزن الذي أطلق البضائع ؛
- السائق الذي قبل البضاعة للنقل ؛
- أمين المخزن الذي نقل البضاعة إلى المستودع ؛
- المتخصص الذي قبل الوثائق ؛
- شركة نقل تابعة لجهة خارجية ، إذا شارك في عملية التسليم.
التوكيل الرسمي للتوقيع
يمكن نقل الحق في توقيع المستندات الأساسية إلى شخص مفوض. هذه ممارسة شائعة إلى حد ما في الشركات التي يوجد فيها عدد كبير من مبيعات وإيصالات البضائع ، والمدير مشغول بأشياء أخرى ، والسفر وغيرها من الأنشطة المتعلقة بعمل المنظمة. من أجل إسناد توقيع المستندات الأساسية إلى شخص آخر ، يجب مراعاة عدد من القواعد. لذلك ، يجب أن يتم توظيف الموظف الذي يصادق على المستندات رسميًا من قِبل الشركة من خلال تنفيذ عقد العمل وإدخال كتاب العمل. يجب على الشركة تخزين جميع البيانات اللازمة للموظف. بطبيعة الحال ، يجب أن يكون لديه تعليم خاص ، وفهم معنى وقواعد الأوراق. أخيرًا والأهم من ذلك - يجب تنفيذ التوكيل الرسمي على النحو الواجب.
يتم إصدار التوكيل الرسمي لموظف معين مع بيانات جواز السفر ، ومكان الإقامة ، ومكان الإقامة الفعلي والموقع في المنظمة. يكتبونها لفترة معينة. إذا كان عقد العمل عاجلاً - لفترة سريانه. إذا كان الموظف يعمل دون شروط العقد ، يتم إصدار التوكيل لمدة عام.
في الإصدار السابق ، تم النظر في مثال على ذلك مع مشغل قاعدة محاسبة أو محاسب ، تشمل واجباته توقيع المؤسسات الأساسية خلال وقت العمل بأكمله.هناك حالات عندما يتم كتابة التوكيل الرسمي للمسؤولين الآخرين - السائق ، وكيل الشحن ، المهندس ، ميكانيكي. مثال على مثل هذه الحالة هو بيك اب من قبل سائق البضائع المشتراة من أراضي المورد. لوضع الوثائق ، والحصول على الحق في جمع البضائع ونقلها ، تكتب المنظمة توكيلًا قانونيًا. يتكون من جزأين - المستند نفسه والعمود الفقري. يبقى الجزء الأول للمورد ، يتم أخذ العمود الفقري من قبل الشركة. يتم إصدار هذا التوكيل الرسمي لمدة تصل إلى 10 أيام تشير إلى الشركة التي يجب على الموظف استلام البضائع والمواد فيها.
التوقيع الالكتروني
قد يتم توقيع الابتدائي بطريقة أخرى - الإلكترونية. الشرط هو إدارة المستندات الإلكترونية وتوافر البرامج والأجهزة المناسبة وشهادة التوقيع الإلكتروني. من الضروري أيضًا إصدار توكيل للشخص الذي يظهر اسمه في الشهادة. بعد الاطلاع على جميع الإجراءات اللازمة لإنشاء وتنفيذ إدارة الوثائق والتوقيعات الإلكترونية ، سيتمكن الموظف من وضع توقيعه على أساس توكيل قانوني بدلاً من توقيع كبير المحاسبين والمدير والأشخاص الآخرين المنصوص عليهم في التوكيل الرسمي.