ما هي قواعد سير العمل الأساسية؟

إدارة الوثائق هي واحدة من مجالات العمل المهمة مع أوراق العمل الإداري. حتى يتسنى لهم الوصول إلى أقصر الطرق والوصول إلى الوجهة النهائية في أسرع وقت ممكن ، يجب تنظيم سير العمل بشكل مناسب وفقًا لقواعد سير العمل المحددة.

مفهوم

من خلال إدارة الوثائق ، يتم فهم العملية ، ونتيجة لذلك هناك تجميع وتنسيق واستقبال ونقل وإرسالها.

من ناحية أخرى ، فإنه يمثل حركة وحركة الأوراق المالية من لحظة حدوثها حتى يتم إرسالها إلى الأرشيف (أو استلامها).

يمكن تمثيل جميع الوثائق في ثلاث فئات:

• واردة تأتي من البيئة الخارجية.
• المنتهية ولايته يدخل البيئة الخارجية.
• يتم إنشاء الداخلية داخل المؤسسة نفسها ويبقى في حدوده.

تحدد الفئات المقدمة تدفقات المستندات في الشركات التي لها اتجاهات مختلفة (أفقية وعمودية).

من بين الأشكال الرئيسية لسير العمل ، ما يلي ممكن.

المبادئ الأساسية

هناك 4 مبادئ أساسية لسير العمل.

انتهاك واحد على الأقل من المبادئ يؤدي إلى تدمير نظام تداول الوثائق بأكمله.

القاعدة الرئيسية

النظر في القاعدة الأساسية لسير العمل.

إن إدارتها هي عملية تكنولوجية صعبة ، تتميز بمختلف المعلمات المتعلقة بالعمل بأكمله للمنظمة. السمة الرئيسية لسير العمل هي مسار الحركة ، الذي يغطي جميع المواقف على مسار حركة الوثيقة من لحظة إنشائها (أو من الاستقبال) إلى لحظة التطبيق. إنه وقت مهم للغاية في قضاء أوراق على هذا المسار. ومن هنا كانت القاعدة الرئيسية للحفاظ على سير عمل المنظمة: نقلها الفعلي على طول أقصر الطرق وأكثرها مباشرة بأقل وقت.

قواعد أخرى

عند تنظيم العمل ، يجب عليك اتباع القواعد الأساسية التالية لتنظيم سير العمل:

• أكبر انخفاض في حالات نقل المستندات غير الضرورية وغير المنطقية (بسبب استبعاد العمليات التكنولوجية لمعالجة وحدات الورق والإدارة التي لا تنتج عن احتياجات العمل للشركة نفسها) ؛
• استبعاد أو تقييد أكبر عملية إرجاع للمستندات (أثناء المعالجة - التنفيذ والإصدار ، أثناء إعدادها - التحقق والموافقة ، وما إلى ذلك) ؛
• أكبر اتساق للتركيز ومعالجة الفئات الرئيسية للوثائق ، شريطة تحديد كل حركة منها.

يتيح لك تنفيذ هذه المبادئ أن تجسد الآلية التنظيمية الرئيسية للشركة - التخصص ، والقدرة على القيام مركزيًا بالعمليات التكنولوجية المتجانسة.

يتيح لك الامتثال للقواعد العامة لسير العمل إجراء معالجة أفضل لأوراق جهاز الإدارة من خلال:

• سير العمل العادي ، والقضاء على العمليات الدورية المرتبطة بإعداد ومعالجة الأوراق ؛
• تدفق الوثائق ، وضمان حركتهم موحدة وتعزيز عبء العمل النسبي.

القاعدة رقم 1 - الاستقبال المركزي والإرسال

من بين قواعد العمل الورقي وسير العمل ، الأهم هو الحاجة إلى المركزية. بمعنى آخر ، يجب معالجة أي ورقة خاصة بالمؤسسة ، سواء كانت واردة (بصرف النظر عن طريقة التسليم) والصادرة (باستثناء ما تم استلامه أو إرساله عبر الفاكس والبريد الإلكتروني ومتصلة بفناني الأداء المعينين) في خدمة مسؤولة واحدة - الأمانة أو الإدارة وحدة (مكتب). نتيجة لذلك ، يمكنك حل العديد من المشكلات في وقت واحد:

• لإطلاق الخدمات والإدارات المتبقية في المؤسسة من الإجراءات الفنية (فحص المستندات الواردة ، فتح أو ختم الأظرف ، وضع علامة على البريد أو الفاكس)
• لزيادة إنتاجية استخدام المعدات المكتبية في المكتب (آلات النسخ والفاكس ووضع العلامات وغيرها من الآلات المستخدمة في معالجة المستندات).

في شكل مركزي من أعمال المكتب ، تتركز معالجة الورق في خدمة المكتب ، ويتم إعفاء الأقسام الهيكلية من وظائف المكاتب (التسجيل والمحاسبة وتخزين الملفات ، إلخ).

يتضمن النموذج اللامركزي لسير العمل أنه في الوحدات الهيكلية للمنظمة يوجد عمل مكتبي معهم. عادة ما يكون هذا النموذج مبررًا في حالة التشرذم الإقليمي للمنظمة.

في شكل مختلط ، يتم جزء من الأعمال الورقية من قبل الخدمة الكتابية ، وجزء من الوحدات. في معظم الأحيان ، في شكل مختلط ، يتم تسجيل بعض المستندات ومراقبتها ووضعها في العمل وتخزينها بواسطة خدمة المكتب. هذه هي الأوراق المالية التي تم الحصول عليها من قبل الإدارة والخروج منها. يتم تسجيل المستندات المتعلقة بالمسائل التي تدخل في اختصاص الإدارات والتحكم فيها وتنفيذها وتخزينها في الأقسام الهيكلية للشركة.

القاعدة رقم 2 - استبعاد عمليات العودة غير المعقولة

يجب تنظيم تدفق المستندات بطريقة لا تعود إلى الخدمة (القسم) ، والتي مرت بالفعل. الاستثناءات الوحيدة هي الحالات التي تبررها ضرورة العمل. على سبيل المثال ، تمر وثيقة توقيع المدير حتماً عبر سكرتيرته مرتين ، حيث إنه على وجه التحديد وسيط بين المدير والرؤساء.

قاعدة سير العمل رقم 3 - دراسة أولية للوارد

في المجموعة الكلية للوثائق الواردة ، تحتاج إلى اختيار الأكثر أهمية والأكثر أهمية للمؤسسة ودراستها أولاً. إذا كان يمكن النظر في المعلومات الواردة فيها من قبل نائب أو موظف مختص آخر ، فمن الأفضل أن ترسل وثيقة مباشرة إليه ، وتجاوز المدير. لكي يتم العثور على طريقة النقل بدقة ، يجب فحصها من قبل عامل مكتب مختص لديه معرفة بالهيكل التنظيمي ووظائف الوحدات وكفاءات المديرين والموظفين.

المادة رقم 4 - تسجيل الوثائق يحدث مرة واحدة

إذا التحق بقسم إدارة الأعمال (الأمانة) ، وتم تسجيله ، وبعد دراسة المدير (أو النائب) في إحدى الإدارات ، فإنه لا يحتاج إلى التسجيل مرة أخرى. إذا دخلت الورقة ، متجاوزة الإدارة ، إلى القسم ، يتم تسجيلها أيضًا مرة واحدة على وجه التحديد في القسم. بمعنى آخر ، يمكن أن يحتوي أي مستند على رقم تسجيل واحد مخصص له إما في الخدمة المحاسبية أو في الوحدة مباشرةً.

القاعدة رقم 5 - يشير قرار المستند بالتحديد إلى التواريخ والأداء والأشخاص المسؤولين

على الرغم من حقيقة أن القرارات التي يتخذها مدراء الشركة ، يجب على الوزير إبقاء هذه العملية تحت السيطرة ويمكن أن تؤثر عليها إلى حد ما.بمعنى آخر ، يجب عليه التأكد من تقديم نص القرار بالشكل الصحيح قدر الإمكان ، مع استبعاد الأسئلة المحتملة للفنان.

القاعدة رقم 6. فصل تدفقات المستندات

تدفق المستندات عبارة عن مجموعة من نوع أو وجهة واحدة لها نفس المسار. عادةً ، يتم تقسيم ثلاثة تدفقات: الواردة ، الصادرة ، والداخلية (لا يتم إنشاؤها لتجاوز حدود المنظمة). يحتوي كل دفق مستند عادةً على مستويات فرعية (تدفقات المستوى الثاني). على سبيل المثال ، يشتمل تيار "المستندات الواردة" على ثلاثة أنواع: أوراق من الشركة الأم ، من الأقسام والمكاتب التمثيلية ، وكذلك الشركات الشريكة ، ونداءات الأشخاص ، إلخ.

في سير عمل المستندات الصادرة والداخلية ، يتم توزيع المستويات الفرعية بنفس الطريقة. عادة ما توجد الأوراق المقيدة (الأسرار التجارية ، والسرية ، وما إلى ذلك) بشكل منفصل. تتحكم خدمة الأمن في المؤسسة في عملها.

العمليات المحاسبية

النظر في القواعد الأساسية لسير العمل المحاسبي.

يتم التعبير عن حجمها من خلال إجمالي عدد الأوراق المالية التي استلمتها المنظمة ونفذتها لفترة معينة. يشير حجم سير العمل إلى عدد النسخ الصالحة من المستندات الداخلية التي تصل. عند حساب حجم سير العمل ، يتم أيضًا مراعاة نسخ الأوراق التي يتم تقديمها باستخدام وسائل تقنية مختلفة.

يتم عمل مؤشرات محاسبية في شكل ملخص وبيانات مرجعية عن حجم المستندات. يتم تطويرها من قبل المنظمة. على سبيل المثال ، يمكن للمؤسسة ضبط أي تردد لحساب المستندات: كل شهر ، مرة واحدة في الأسبوع ، مرة واحدة في السنة ، كل ثلاثة أشهر. يمكن اعتماد كل من الدراسة النوعية والكمية لعملية العمل.

تستخدم المؤشرات التي تم الحصول عليها في حساب حجم سير العمل في تحديد عدد الموظفين وهيكل خدمة إدارة المستندات. وكذلك لدراسة عبء العمل على بعض المنظمات المتعاقدة والانقسامات الهيكلية.

وبالتالي ، في إطار هذه المقالة ، تم النظر في القواعد الأساسية لتنظيم سير العمل التي تطبقها الشركات.