عاجلاً أم آجلاً ، في أنشطة رجل أعمال فردي ، يأتي وقت تحتاج فيه إلى إصدار فاتورة لشريك عملك. لا يوجد أي شكل معتمد من هذه الوثيقة ، لذلك ، كل مؤسسة أو منظم فردي يحددها بشكل مستقل. في الوقت نفسه ، الحساب هو الأساس للتسويات ، وبالتالي ، يجب أن يكون لديه بعض التفاصيل.
ما هو الحساب وتفاصيله الإلزامية
الحساب هو مستند يعرض النقاط الرئيسية لمعاملة قادمة. الغرض الرئيسي من تشكيلها هو اشتراط الدفع مقابل خدمات معينة أو توريد السلع.
كيف الفاتورة؟ بادئ ذي بدء ، هذا مستند دفع ، لذلك يجب أن يحتوي على تفاصيل مصرفية للدفع. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون المعلومات التالية موجودة في الفاتورة:
- التفاصيل الكاملة لمنظم الأعمال الفردية ، وهي F. I. O. و TIN ؛
- اسم المنظمة التي ستدفع الفاتورة ورمز الضريبة الخاص بها ؛
- إذا تم إصدار الفاتورة وفقًا لشروط الاتفاقية الموقعة ، فسيتم الإشارة إلى المستند في المستند ؛
- عنوان موقع صاحب المشروع ؛
- التفاصيل الكاملة للحساب (الرقم والتاريخ) حتى يمكن التعرف عليه من المتطلبات الأخرى ؛
- اسم المنتج أو الخدمة مع الحد الأقصى لوصف المنتجات المباعة ؛
- كمية البضائع المسلمة
- تكلفة الوحدة والمبلغ الإجمالي.
في نهاية المستند ، يجب أن تشير إلى المبلغ الكامل المستحق الدفع. إذا كان منظم المشروع يعمل على نظام DOS ، فقم بالإشارة إلى المبلغ باستخدام ضريبة القيمة المضافة بالأرقام والكلمات. في النهاية ، يتم تثبيت توقيع IP ، إذا كان هناك محاسب ، ثم توقيعه وختمه (إن وجد).
كشروط إضافية ، قد تشير الفاتورة إلى:
- شروط التسليم ؛
- مصطلح شحن البضائع أو تقديم الخدمات ؛
- تخفيض.
- التزامات الأطراف ؛
- عقوبات.
أم لا لفاتورة
هل أحتاج إلى فاتورة للدفع؟ في الواقع ، مثل هذا الإجراء لا ينظمه القانون. يجوز للأطراف التصرف بناءً على العقد ، وكذلك إجراء المدفوعات بموجبه. ومع ذلك ، فإن الحساب ، مع ذلك ، يسمح للشخص بجعل التسويات بين الأطراف المقابلة أكثر دقة.
سيكون إلزامًا إصدار فاتورة ، إذا تم النص على ذلك بموجب شروط الاتفاقية الموقعة من كلا الطرفين. وأيضًا ، ستكون هناك حاجة إلى مثل هذا المستند إذا لم يتم تحديد مبلغ واضح للدفع بموجب شروط العقد. على سبيل المثال ، يتم تسليم البضائع على مراحل ، من خلال تطبيقات إضافية أو نتحدث عن فواتير الخدمات.
أيضًا ، وفقًا لمتطلبات مواد معينة من قانون الضرائب ، من الضروري إصدار فاتورة في الحالات التالية:
- إذا كان رجل الأعمال الفرد معفى من ضريبة القيمة المضافة (المادة 145) ؛
- إذا تم إعداد المستند شخصيًا من البائع ، وكان على نظام الضرائب العام (المادة 145) ؛
- في الحالات التي تم فيها استلام دفعة مقدمة جزئية بالفعل (المادة 168).
في أي حال ، يسمح لك الحساب بإقامة علاقات مالية بين الطرفين بسرعة ودفع مدفوعات سريعة.
ترتيب التسجيل
كيف تصدر فاتورة وكيف تظهر؟ يمكنك تقديم فاتورة على الورقة A4 أو A5 ، في أي برنامج مكتبي ، على سبيل المثال ، في Word أو Excel. اليوم هناك العديد من القوالب ، أي أنك لست بحاجة إلى إعادة اختراع العجلة. إذا رغبت في ذلك ، يمكن إصدار الفاتورة على الورق ذي الرأسية.
هناك أيضًا العديد من برامج CRM التي تسمح لك بإنشاء حساب على أساس مجاني.يجب أيضًا أن نتذكر أنه على الرغم من حقيقة أن شكل مستند كحساب غائب في المستندات التنظيمية ، إلا أنه يمكن تقديمه في جلسة المحكمة كدليل.
طرق تحويل الحساب إلى الطرف المقابل
يمكن نقل المستندات التي يتم إنشاؤها في الشركات بطرق مختلفة. الحساب ليس استثناء. ينتقل مثل هذا:
- عن طريق الفاكس
- عن طريق البريد الإلكتروني
- عن طريق البريد
- شخصيا في متناول اليد.
الأخطاء الرئيسية في التحضير
كيف الفاتورة؟ غالباً ما يطرح هذا السؤال بين رواد الأعمال المبتدئين. معرفة الأخطاء التي لا ينبغي ارتكابها ، سيكون من الأسهل بكثير وضع الوثيقة الصحيحة.
بادئ ذي بدء ، إذا تم توقيع الحساب من قبل رجل الأعمال والمحاسب الفردي ، فيجب إلغاء تشفير توقيعاته. إذا تم إرسال الفاتورة في صورة مستند إلكتروني بتوقيع توقيع رقمي إلكتروني ، فلن يكون فك التشفير مطلوبًا.
غالبًا ما يحدث في الفاتورة أن تاريخ إصدار وتجميع المستند لا يتزامن. هذا خطأ ومشكلة أخرى - عدم الانتباه عند ملء التفاصيل للدفع. بطبيعة الحال ، إذا تم إعداد المستند في برنامج محاسبة خاص ، فإن هذا لا يحدث. لكن إذا كان عنوان IP نادرًا ، فقبل إرساله إلى الطرف المقابل ، فمن الضروري التحقق من حسابات التسوية وغيرها من التفاصيل عدة مرات.
مجلة الفواتير
يطرح سؤال منطقي - إذا كان شكل الحساب لا ينظمه القانون ، فهل تحتاج إلى مجلة لتسجيلها؟ في الواقع ، يجب أن تكون مثل هذه المجلة إلزامية من قبل الأشخاص الذين يشاركون في خدمات الوساطة. يتم توفير شكل مثل هذا المستند المحاسبي بموجب مرسوم من حكومة الاتحاد الروسي رقم 1137.
في هذه الحالة ، يلتزم حامل دفتر يومية الفواتير بإدخال البيانات عند استلام الفواتير فيه. تنص القوانين التنظيمية على إمكانية الاحتفاظ بهذه المجلة في شكل إلكتروني وفي شكل ورقي ، على الرغم من أن تقديمها إلى مصلحة الضرائب الفيدرالية يتم تقديمه بشكل حصري في شكل إلكتروني. تتكون المجلة من جزأين ويتم الحفاظ عليها كل ثلاثة أشهر.
في الجزء الأول من مجلة الفواتير المستلمة والمصدرة ، تتم الإشارة إلى الفواتير المستلمة ، وفي الفواتير الثانية على التوالي. يجب تقديم المستند إلى IFTS على أساس ربع سنوي ، أي للربع الأول حتى 20 أبريل ، للربع الثاني - حتى 20 يونيو ، وهكذا.
يُطلب من جميع أصحاب المشاريع الفردية والكيانات القانونية المشاركة في الوساطة الاحتفاظ بهذه المجلات لمدة 4 سنوات كاملة ، والتي يتم حسابها منذ اللحظة التي تم فيها إدخال آخر إدخال فيها.
لعدم وجود مثل هذه المجلة ، يتم تقديم غرامة قدرها 10 آلاف روبل ، وهو نفس الشيء بالنسبة للكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية.
في حالات أخرى ، يتم محاسبة الفواتير حصريًا بناءً على طلب رجل الأعمال.
كيفية عرض ضريبة القيمة المضافة في الحساب؟
إذا كان رجل أعمال فرديًا يعمل على أساس مشترك وكان دافعًا لضريبة القيمة المضافة ، فعنده عند الفواتير ، يجب أن يفصلها في سطر منفصل. في الممارسة العملية ، هناك خياران ، وكلاهما صحيح.
يتم احتساب المبلغ الإجمالي المستحق بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة ، على سبيل المثال:
"المبلغ الإجمالي هو: 100،000.00 روبل ، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة 18 ٪ - 18000.00 ألف روبل. المبلغ الإجمالي الواجب دفعه: 100،000.00 روبل. "
الخيار الثاني:
"المبلغ الإجمالي هو: 82،000.00 روبل ، بما في ذلك 18 ٪ ضريبة القيمة المضافة - 18000.00 ألف روبل. المبلغ الإجمالي الواجب دفعه: 100،000.00 روبل. " وهذا هو ، أولاً يتم تحديد المبلغ بدون ضريبة القيمة المضافة ، ثم يتم تخصيص مبلغ الضريبة والمبلغ الإجمالي المستحق الدفع.
مصطلح الدفع
كيفية الفاتورة وعرض تاريخ الاستحقاق بشكل صحيح؟ يمكن الإشارة إلى الموعد النهائي الذي يجب أن يتم فيه الدفع في كل من المستند نفسه ومباشرة في العقد. إذا تم تحديد السعر وتاريخ الاستحقاق في العقد ، فلا يحق للطرف الذي يحدده تغيير القيمة.
إذا لم يكن للفاتورة مهلة زمنية يجب فيها الدفع ، فهذا ليس انتهاكًا. على الرغم من أنه في الممارسة العملية ، قد تنشأ بعض الصعوبات مع "خروج" الدفع.في مثل هذه الحالات ، غالبًا ما يتم تحديد الشروط في العقد. إذا لم يكن هناك اتفاق ، فإن الطرف الذي يجب عليه سداده لديه فرصة لتحديد بشكل مستقل متى سيدفع.
يمكن أيضًا تحديد وقت الدفع بطريقة معينة. على سبيل المثال ، تاريخ استلام الفاتورة أو استلام البضائع. في أي حال ، فإن الطرف الذي يستخدم نظام الفواتير للدفع وتحديد شروط التسويات فيه يضمن للطرف الآخر عدم زيادة تكلفة البضائع أو الخدمات خلال هذه الفترة.
في الواقع ، لا ينبغي أن تنشأ أي مشاكل مع فواتير IP إلى LLC. يتصل العميل المحتمل بمنظم الأعمال الفرد ، ويعلن رغبته في شراء منتج معين وكميته. يقوم البائع ، بناءً على طلب كتابي أو شفهي ، بتكوين فواتير وتحويلها للدفع إلى الطرف المقابل. يقوم الطرف الذي تلقى الفاتورة ووافق على دفعها بتحويل الأموال إلى الحساب المصرفي للمورد ويتلقى بضائعه.