تعتبر أعمال الدولة ومجال العمل المكتبي من أهم فروع الحياة العامة في أي دولة. المعلومات الموثقة هي بيانات قانونية. تسهم أنشطة وضع القوانين في بناء القانون المدني والنظام والرفاه ، وهما أمران مهمان للغاية.
مفهوم المعلومات الموثقة
مثل هذا التعيين ، للوهلة الأولى ، لا يستخدم في كثير من الأحيان في الفقه القانوني ، لكنه في الوقت نفسه مهم للغاية. استنادًا إلى التشريعات الفيدرالية ، تعد المعلومات الموثقة نوعًا من مجموعة من البيانات المعينة التي يتم تسجيلها على وسيط ملموس بغرض السلامة.
أيضًا ، تفترض هذه المادة وجود تفاصيل حول المصادر المتاحة لأصلها ، والتي تتيح بشكل عام تحديد طبيعة هذه البيانات أو الوسائط الخاصة بها ، بغض النظر عن نموذج العرض. بدونها ، يفقد مفهوم المعلومات الموثقة في الواقع معناها. تقوم المتطلبات بطبيعتها بوظيفتين أساسيتين - شهادة المعلومات والأمان. بمعنى آخر ، من ناحية ، تحتوي على البيانات اللازمة ، ومن ناحية أخرى ، تجعل من المستحيل تزوير المستندات.
المنظمة الدولية للتوحيد القياسي
يتم تنظيم إدارة المعلومات الموثقة من خلال مجموعة متنوعة من الإجراءات القانونية والمراسيم الفيدرالية والأوامر والوثائق التنظيمية الدولية. لذلك ، فإن المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) تشارك بشكل مستمر في تطوير العقيدة والقواعد واللوائح المتعلقة بتكوين المعلومات وتخزينها واستخدامها. يتم إجراء التطورات في اتجاه القضاء على انتهاكات التناقض في محتوى الواقع ، في تشكيل متطلبات شكل تقديم البيانات.
علامات المعلومات الموثقة
العلامة الأولى والأكثر أهمية هي وجود حامل مواد. على هذا النحو ، يمكن لأي كائن من العالم المحيط التصرف ، بما في ذلك الكائنات والحقول المادية حيث يتم عرض إجراءات أو معلومات معينة. يمكن تسجيل نفس البيانات على وسائط مختلفة. سيكون صحيحًا أيضًا أنه يمكن توثيق المواد المختلفة في نفس الموقع.
الميزة التالية الأكثر أهمية في المعلومات الموثقة هي القدرة على تحديد المواد المسجلة. يتم توفير ذلك باستخدام الدور الداعم للدعائم. يساعد وجودهم في تحديد الغرض من البيانات وطبيعتها ومصدرها ووقت التوثيق. في بعض الحالات ، توفر التفاصيل درجة الحماية اللازمة لعينة معينة في شكل توقيع رقمي إلكتروني مرفق.
السمة الثالثة للمعلومات الموثقة هي القدرة على اختيار أشكال وأشكال متنوعة تنقل محتواها. يمكن أيضًا تخزينها على وسائط متعددة بأشكال مختلفة دون فقد محتوياتها وتفاصيلها. وهذا يعني أن تخزين المعلومات الموثقة يعني إمكانية نسخها. قد تكون هذه المواد موجودة في شكل تعديلات مختلفة.
إدارة معلومات المستندات
وفقًا لإصدار المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ، فإن المعلومات الموثقة هي بيانات يجب تخزينها واستخدامها تحت رقابة خاصة. في مجال التبعية ، مباشرة ، الناقل ذو الطبيعة المادية التي يتم تخزين هذه المواد عليها.ترد مجموعة متطلبات إدارة المعلومات الموثقة في القسم رقم 7 من ISO 9001: 2015. إذا حاولت تلخيص وتصور أطروحة هذه الالتزامات ، فسيكون لديهم الشكل التالي:
- تحليل منتظم لمستوى الوصول إلى المعلومات بالقدر اللازم ، في المكان عند الضرورة ، وفي وقت الضرورة ؛
- تقييم منتظم لدرجة أمان البيانات الموثقة ؛
- حل القضايا المتعلقة بتنظيم عمليات التوزيع والبحث والتحكم في الوصول واستخدام المعلومات ؛
- تقييم تأثير العمليات الفعالة لحماية وتخزين المستندات من مختلف الأخطاء ، على سبيل المثال ، ما إذا كانت قراءتها مضمونة ؛
- التحقق من الامتثال لقواعد الحجز والتخزين.
ما الذي يحدث؟
تعتمد أشكال المعلومات الموثقة في المقام الأول على طبيعة وسطها المادي. هناك عدة أنواع رئيسية. الأكثر شيوعا:
- الورق؛
- تسجيلات صوتية
- مواد الفيديو ؛
- المعلومات الموثقة الإلكترونية.
مجموعة متنوعة من البيانات على الوسائط الملموسة
تنقسم المعلومات ، إلى جانب إصدار العديد من الباحثين ، إلى جانب معايير الانتظام ودرجة التنظيم إلى وثائق وغير موثقة. ما هو الفرق بينهما؟
الموثق هو شكل تنظيمي رسمي محدد لوجود المعلومات. الغرض من وجود هذا النوع من البيانات يرتبط بالرفاهية العامة وسيادة القانون. قد تكون أنواع المعلومات الموثقة مختلفة. بعد كل شيء ، كل هذا يتوقف على معيار التصنيف المعتمد كأساس.
بالنسبة لمعايير إمكانية الوصول ، فإن المعلومات هي:
- مع وصول محدود.
- المواد السرية للدولة ؛
- نوع سري
- مع وصول غير محدود ، الجمهور.
إذا كان ذلك ممكنًا ، يحدث ذلك:
- وزعت بحرية ؛
- البيانات التي يحظر الكشف عنها بشكل صارم ؛
- المعلومات التي تم الكشف عنها وفقًا للقانون الفيدرالي ؛
- المواد التي يمكن الكشف عنها باتفاق دائرة معينة من الأشخاص.
خصائص المعلومات الموثقة
المعلومات الموثقة هي بيانات موجودة في ظروف موضوعية معينة ولديها عدد من الميزات.
تشمل خصائصه:
- الطابع الثابت ، أي امتلاك مصدره ، لحظة التوثيق والالتزام بالتخزين ؛
- أهمية - القدرة على تلبية متطلبات المستهلك المحتمل ، لتلبية الطلبات ؛
- القيمة - البيانات المناسبة لهذا الغرض ؛
- الاكتمال - النسبة المثلى بين المعلومات المستلمة والمعلومات الضرورية ؛
- فائدة - درجة من الضرورة ؛
- الموثوقية - يعرض مستوى موضوعية المعلومات ؛
- أهمية الحداثة ، لأن المواد الموثقة هي شرح للمعلومات التي قد تصبح قديمة أو لم تعد صالحة ؛
- حسن التوقيت.
- إمكانية الوصول - قدرة المستهلك على تلقي البيانات بحرية ؛
- الأمن - عدم الوصول غير المصرح به ؛
- بيئة العمل - النسبة المثلى لحجم وشكل البيانات لمستهلك معين ؛
- كفاية - المراسلات من المعلومات إلى الواقع ، والاستعداد لتعكس الظروف الموضوعية الحقيقية.
حماية المعلومات الموثقة في القانون الروسي
ثلاثة مصادر للقانون الاتحادي توفر معلومات موثقة. المصدر الأول يعطي تفسير ضيق. وتنص على أن المعلومات الموثقة هي تسجيل البيانات الهامة باستخدام وسيط المواد من خلال عملية توثيق البيانات اللازمة ، حيث توجد تفاصيل تجعل من الممكن تحديد أو تحديد أو تحديد وسيط المواد (قانون المعلومات ، المادة رقم 2).
مصدر آخر لديه تفسير أوسع.ينص على أن المستند يعني وجود وسيط مع معلومات مسجلة ذات طبيعة نصية أو صوتية أو رسومية. يهدف المحتوى الخاص به إلى الإرسال إلى الغرض المقصود منه في وقت محدد.
أمثلة للبيانات الموثقة
المعلومات الموثقة هي أعمال قانونية ، أوراق ، محفوظات يتم تخزينها لأغراض مختلفة. المعلومات المخزنة في الغالبية العظمى من الحالات مخصصة للاستخدام العام. وتشمل الأمثلة:
- الأفعال القانونية ، الإطار التنظيمي ؛
- الوثائق التي تحتوي على معلومات حول حالات الطوارئ ذات الطبيعة البيئية والديمغرافية والصحية والوبائية والأرصاد الجوية ؛
- الوثائق الواردة في مجموعات المكتبات وغيرها من الصناديق المختلفة لنظم المعلومات ؛
- معلومات وسائل الإعلام وغيرها من المعلومات العامة وفقا لتشريعات الاتحاد الروسي.
بناءً على ما تقدم ، تجدر الإشارة إلى أن المستندات والمعلومات الموثقة هي أهم عناصر أمن الدولة والرفاهية العامة. غالبًا ما يكون مستودعًا للمعلومات المهمة استراتيجياً للدولة. لهذا السبب يجب تخزين هذا النوع من المعلومات بعناية ، مع مراعاة المتطلبات المنصوص عليها في تشريع الولاية.