في أي منظمة ، يتم تخزين الوثائق لفترة محددة ، وبعد ذلك يجب نقلها إلى أرشيف البلدية أو الولاية. تتميز عملية نقل الأوراق الرسمية للتخزين بخصائص معينة ، والتي قد تختلف في أجزاء مختلفة من البلاد.
العمل الورقي هو مجال العمل المسؤول عن عملية التوثيق ، وكذلك تنفيذ الأوراق الرسمية.
العمل الكتابي في الأرشيف هو نشاط خاص بهياكل الدولة ومنظماتها والمواطنين في مجال المحاسبة وتخزين واستخدام الأوراق الأرشيفية.
أنواع المستندات
يتضمن الأرشفة والأوراق العديد من المصطلحات المتعلقة بتعيين الأوراق من أنواع مختلفة. المستندات هي:
- جيد (يحتوي على بيانات في صورة من أي نوع).
- مستند صور (تم إنشاؤه باستخدام التصوير الفوتوغرافي أو الأيقونات. وعادة ما يشتمل هذا المستند على صور لكائنات فنية مختلفة).
- الرسم (يستخدمون الخطوط ، chiaroscuros والسكتات الدماغية).
- مستند صوتي (ناقل مع بيانات صوتية يتم تثبيتها بواسطة أي نظام تسجيل صوتي).
- السمعي البصري (يحتوي على الصور والأصوات).
- وثيقة فيلم (في كثير من الأحيان أنها وثيقة سمعية بصرية أو تصويرية ؛ تستخدم طريقة التصوير السينمائي لتجميعها).
- وثيقة مكتوبة (هذه هي البيانات التي يمكن تحديدها باستخدام أي نوع من الرسالة).
- النص (يحتوي على أي بيانات صوتية باستخدام التسجيل الصوتي).
- النص الآلي (التسجيل مشترك في التطوير بإحدى الطرق الممكنة ، بسبب معالجة المعلومات باستخدام كمبيوتر إلكتروني).
- Belova (الشكل النهائي للوثيقة المنسوخة باليد أو بمساعدة الوسائل التقنية دون تصحيحات وأخطاء).
- مكتوب بخط اليد (يتم تطبيق العلامات الموجودة في هذا المستند فقط باليد).
- تصوير فيديو (صورة تعرض معلومات على الشاشة).
- وثيقة مطبوعة على الآلة الكاتبة: تتضمن علامات على الرسالة ، مطبقة باستخدام أي وسيلة تقنية.
- مسودة المستند - تعكس أنشطة المؤلف مع كل البقع والتصحيحات.
المعايير
وفقًا للقانون الروسي ، ينظم GOST R 7.0.8-2013 إجراءات نقل الأوراق الرسمية إلى الأرشيف. بعد مرور 12 شهرًا على نهاية العمل الورقي ، يتم نقل المستندات إلزاميًا إلى الأرشيف وفقًا لجميع القواعد والمتطلبات. يمكن القيام بالإعداد لعملية النقل من قبل موظفي الإنتاج أو شركة تابعة لجهة خارجية.
يحتوي GOST 2013 الأرشفة والأوراق على تعريفات للمصطلحات الأساسية الأكثر شيوعًا المستخدمة في هذا المجال. في المستند ، يمكنك رؤية المصطلحين الأكثر عمومية - نموذج أو قائمة جرد ، بالإضافة إلى المصطلحات شديدة التخصص ، على سبيل المثال ، شريط قيود الوصول.
بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي إدارة سجلات GOST وحفظها على تعريف (تفسير) للمصطلحات المتعلقة بمجال تنظيم العمل مع المستندات والوثائق والأوراق الأخرى.
مراحل التحضير
إعداد المواد خطوة بخطوة لنقلها إلى الأرشيف:
- تأكد من أن العمل الورقي يلبي جميع المتطلبات التي حددها هذا الأرشيف ؛
- تنفيذ وثائق الكتيب ؛
- ترقيم جميع الأوراق
- لتطوير مصدق الحالة ؛
- تحديد تفاصيل الغطاء ؛
- تطوير ملف الحالة الداخلية ؛
- إنشاء مخزون.
إذا كان من المتوقع أن يتم نقل الأوراق المراد تخزينها لمدة تقل عن 10 سنوات ، فإن عدم وجود عناصر كتيب أو تنظيم أو ترقيم أو شهادات مسموح به.هنا ، أولاً وقبل كل شيء ، من الضروري التركيز على متطلبات أرشيف معين ، نظرًا لأن معايير المؤسسات المختلفة قد تحتوي على مشكلة واحدة أو جميعها.
يسرد قانون شؤون المحفوظات وحفظ السجلات المصطلحات الرئيسية وتعريفاتها في هذا المجال. أدناه نعتبر البعض منهم.
حفظ السجلات وحفظها: المصطلحات والتعاريف
- الوثائق - إصلاح المعلومات بأي شكل ، وفقًا للقواعد المحددة.
- نظام التوثيق الموحد (DCL) - نظام يحتوي على معلومات ضرورية للإدارة في مجال عمل معين.
- قواعد التوثيق - قائمة القواعد واللوائح الخاصة بعملية التعامل مع المستندات.
- نموذج المستند الموحد (UFD) - الكثير من التفاصيل التي تم تعيينها بترتيب معين على حاملات البيانات المختلفة لحل أي مشاكل في مجال النشاط.
- نظام التوثيق - الكثير من الأوراق الموحدة من حيث النوع والنوع والغرض ، وكذلك متطلبات إعدادها.
- اسم المستند - الاسم المحدد للمستند في الرسالة.
- المستند التنظيمي والإداري - يحتوي على حل للعديد من المهام التنظيمية والإدارية ، وقضايا الإدارة ، وتنظيم عمل إدارات الإنتاج ، والمنظمات ، وكذلك هياكل الدولة وسلطاتها.
- الدعائم - أي من العناصر المطلوبة للوثيقة الرسمية. الدعائم غالبا ما تتكون من أجزاء ثابتة ومتغيرة.
- نموذج - عينة من الورق. يدل على نطاق الاستخدام ، أسئلة البناء والتفاصيل الرئيسية.
- النموذج عبارة عن مجموعة من التفاصيل التي تساعد على تحديد مؤلف المستند الرسمي.
- ورقة التقارير الموحدة هي قائمة بالأشعة فوق البنفسجية المعتمدة.
- التسجيل - الدخول في وثيقة جميع العناصر اللازمة التي تحددها متطلبات العمل المكتبي.
- يتم إصلاح مجال الخدمة في شكل موحد - منطقة UVD ، في المكونات الفنية للتخزين ويستخدم في تطبيق الصور المتخصصة.
هذه هي المصطلحات والتعاريف الأساسية لمعيار الحالة الحالي للأرشفة والأوراق.
أنواع التفاصيل
بشكل منفصل ، تجدر الإشارة إلى التفاصيل المستخدمة في إعداد الوثائق الرسمية:
- التوقيع - علامة مكتوبة لشخص مخول.
- ختم الموافقة - يعبر عن التقييم الإيجابي للمنظمة أو الشخص الذي ليس مؤلف الأوراق الرسمية.
- التاريخ - يشير إلى اليوم الذي تم فيه إعداد الورقة ، وكذلك عند قبولها أو الموافقة عليها أو نشرها.
- حد الطوابع - علامة تشير إلى أن المعلومات متاحة لعدد معين من الأشخاص المحددين.
- العنوان - يلخص جوهر الوثيقة.
- خاتم الموافقة - يتحدث عن طبيعة وشرعية المعلومات الواردة في الوثيقة.
- التأشيرة - تعبر عن موافقة أو عدم موافقة الشخص المفوض على المعلومات المشار إليها في المستند.
- النص - البيانات المسجلة بواسطة أي نوع من نظام الحروف أو التسجيل الصوتي. يتضمن الجزء الرئيسي من معلومات خطاب الوثيقة.
دليل التعليمات
تساعد القواعد والقوائم والتعليمات الخاصة بالأعمال الكتابية الأرشيفية وغيرها من الوثائق التنظيمية على تطبيق القانون الأساسي. هناك متطلبات أساسية لتشغيل هياكل المحفوظات التي تم إنشاؤها في عام 2002.
تجدر الإشارة إلى أن هذه القواعد لم تكن مسجلة لدى وزارة العدل في الاتحاد الروسي. في هذا الصدد ، لا تزال "القواعد الأساسية لأرشيف الإدارات" لعام 1986 سارية.
يرجع وجود هذه المتطلبات في مجال الأعمال الورقية والأرشفة إلى الحاجة إلى الاتساق في المحاسبة واستخدام واستكمال وتخزين الوثائق في الأرشيف ، في تنظيم كل هذه العمليات. التركيز الرئيسي للمتطلبات هو على التسميات.
لذلك ، خوارزمية الإجراءات هي كما يلي:
- تنظيم دراسة لقيمة الأوراق المالية ؛
- إعداد الوثائق لإرسالها إلى الأرشيف ؛
- لتشكيل الأعمال التجارية ؛
- وضع إجراء لتخصيص الوثائق للتدمير ؛
- إرسال القضية إلى الأرشيف.
تجدر الإشارة إلى أن هذه المتطلبات لا تنطبق على الوثائق ، والعمل الذي لا ينظمه قانون الاتحاد الروسي الصادر في 21 يوليو 1993 "حول سر الدولة".
منظمة
يساعد تخزين المستندات والأوراق الأرشيفية في التحكم بشكل واضح في العمل مع المستندات ، مع ضمان سلامتها وسهولة الوصول إليها. هناك أنواع معينة من المستندات التي لها مصطلح محدد وحتى طريقة التخزين.
عند تنظيم الأعمال الكتابية الأرشيفية ، تقوم إدارات الدولة وهيئاتها دون فشل في نقل المستندات الرسمية إلى صناديق الأرشفة التابعة للاتحاد الروسي (AF RF). لدى الهياكل التجارية ، بدورها ، خيارات أوسع لتخزين الوثائق.
كل مجموعة من الأوراق الرسمية لها فترة تخزين خاصة بها ، والتي يتم تنظيمها وفقًا للإطار التنظيمي للاتحاد الروسي. يتم أيضًا إنشاء قائمة جرد يتم فيها تسجيل تاريخ حجز المستندات في الأرشيف مع تاريخ انتهاء الصلاحية للتخزين وإشارة إلى الحكم ذي الصلة من القانون.
متطلبات مكان تخزين المستندات
داخل الشركة ، يتم تخزين المستندات الأرشيفية في المباني المتخصصة أو في غرف منفصلة ومعزولة. في الوقت نفسه ، يُمنع منعًا باتًا التسخين المفرط والرطوبة العالية في الغرفة. هذه هي أهم المعايير لتخزين المستندات الأرشيفية. في الوقت نفسه ، تحتاج حاملات البيانات المختلفة إلى وضعهم الخاص. وهي:
- الأوراق: 18-20 درجة مئوية ، رطوبة الهواء - 52-57 ٪.
- الأفلام: أبيض وأسود - 16 درجة مئوية ، ملونة - 3-6 درجة مئوية. الرطوبة هي 41-44 ٪.
- الأشرطة والأقراص المغناطيسية: 16-19 درجة مئوية ، رطوبة الهواء - 52-64 ٪.
من المستحيل ترتيب مستندات بالقرب من المستودعات تحتوي على مواد غذائية وكيماوية ، فضلاً عن أماكن الوجبات السريعة والمقاصف. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون هناك مجال منفصل لاستلام الأوراق ، حيث يتم التأقلم مع الوثائق. تستخدم هذه الغرف أحيانًا للتخزين على المدى القصير لمختلف وسائط التخزين.
يجب أن تحتوي الغرفة على أرفف الكتالوج والرفوف ومجلدات الأرشيف اللازمة والمربعات الخاصة. يتم وضع المستندات الضرورية ذات القيمة الاقتصادية بشكل خاص في خزائن معدنية بأقفال آمنة. بالإضافة إلى المتطلبات الأساسية ، هناك شروط أخرى لا تقل أهمية:
- الأمن. يجب أن تكون غرف المحفوظات مقاومة للحريق ، محمية من الفيضانات ، وهناك مخرج للطوارئ. لا تبعد مسافة المستندات من مصدر الحرارة (بما في ذلك النوافذ) 0.6 متر على الأقل ، ويُمنع منعًا باتًا وضع الورق بالقرب منها.
- استخدام خطوط الأنابيب المعزولة بمعدات الحماية فقط.
- أخفى مآخذ التوصيل والأسلاك الكهربائية.
- فرض حظر صارم على تشغيل جميع أجهزة التدفئة. أيضا ، لا يسمح للمواد الغذائية وغيرها من البنود التي لا تتعلق بتخزين الوثائق.
- في وجود يجب أن تكون رفوف المحمول أو ثابتة من المعدن. توضع الأوراق على أفضل وجه في صناديق أو حزم. في الوقت نفسه ، ستبلغ المسافة في الممر الرئيسي 1.3 متر على الأقل ، وبين الرفوف - 0.7 متر ، والمسافة من الدرج السفلي - 0.1 متر على الأقل ، ومن الرف إلى الحائط - لا تزيد عن 0.5 متر.
أيضا شرط التخزين الإلزامي: موقع الخزانات عمودي على الجدران والنوافذ والبطاريات.
في مبنى تخزين الورق الأرشيفية ، الضوء الاصطناعي والطبيعي مقبول. في الوقت نفسه ، من المهم منع أشعة الشمس المباشرة من إدخال الوثائق. إذا تم استخدام المصابيح المتوهجة ، فيجب تثبيت غطاء واقٍ فوق كل منها. يجب اختيار أجهزة الفلورسنت مع طيف صغير للأشعة فوق البنفسجية.
وقت التخزين
للتخزين الأرشفي للأوراق الرسمية ، يتم استخدام طريقة محددة لتنظيم الوثائق في الإنتاج. يساعد على الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها. والغرض من ذلك هو القضاء على فقدان المعلومات الهامة.
عند انقضاء الوقت المحدد لتخزين الأوراق المالية في الأرشيف ، يقوم الشخص المسؤول بتدمير الأوراق الرسمية ، ثم يقوم بعمل التصفية.
بالإضافة إلى ذلك ، هناك وثائق ذات فترة تخزين غير محدودة. يتم تنفيذ إجراء تمويل من أجلهم. هذا هو تقسيم الأوراق في الأعمال الكتابية الأرشيفية لمختلف الصناديق والمجموعات.
الوثائق التنظيمية
يحتوي التشريع في مجال الأعمال الكتابية الأرشيفية على العديد من التوصيات المنهجية والأفعال القانونية التنظيمية. هذه آلية تنظيمية معقدة ولكنها صحيحة منطقيا.
الركن الرئيسي في تنظيم العلاقات هو قانون 22 أكتوبر 2004 رقم 125-ФЗ بشأن شؤون المحفوظات في الاتحاد الروسي. على أساسها ، تم اعتماد القوانين على مستوى الكيانات المكونة للاتحاد الروسي بشأن قواعد العمل مع الوثائق ، وقوائم الأوراق مع فترات التخزين. كما يتضمن وثائق تنظيمية أخرى حول إدارة سجلات المحفوظات ، متفق عليها مع وحدات الأرشفة.
تساعد هذه القوانين واللوائح على تطبيق اللوائح القانونية. إلزامي لأي منظمات ومؤسسات بجميع أشكال الملكية.
تنطبق GOST على الأرشفة والأوراق على توثيق ملكية الدولة والبلدية والخاصة. حدد الأنواع الرئيسية من الوثائق التي يتم نقلها إلى تخزين الدولة ويتم تضمينها في صندوق الأرشفة للاتحاد الروسي. يتم إدراج المستندات المملوكة ملكية خاصة وفقًا للقانون.
يتم أيضًا تحديد وقت نقل الأوراق الرسمية إلى أرشيفات البلدية والولاية بدقة. وهذا ينطبق على البلدية والدولة ، وكذلك المؤسسات غير الحكومية التي تبرم اتفاقًا على التخزين الدائم.
تنشئ محفوظات الولاية والبلدية قوائم بالمنظمات وتحولها إلى أوراق (قوائم اختيار) للتخزين ونقلها إلى صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي. يتم إدراج الشركات غير الحكومية في هذه القوائم بناءً على طلبها ووفقًا للاتفاقية الحالية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للأرشيف الاحتفاظ بقوائم التوظيف للمؤسسات التي يتم التخطيط للتعاون معها فقط.
ماذا يحدث للمستندات الأرشيفية عندما تغلق المنظمة؟
عند تصفية أو إعادة تنظيم أو إفلاس مؤسسة ما ، يتم نقل جميع وثائق المحفوظات إلى الخلف الذين لديهم الحق القانوني في القيام بذلك ، إلى المؤسس أو أرشيف الولاية أو الأرشيف البلدي.
تتيح لك خصخصة المنظمات البلدية أو الحكومية ترك جميع الأوراق التي تم إصدارها نتيجة لأنشطتها في الأرشيف الخاص بها (على سبيل المثال ، الطلبات على الموظفين).
ترتيب الوصول والقيود
كما ينظمها القانون. تؤثر القيود على منع الوصول إلى الوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة (أو المحمية من قبل الدولة) أو معلومات حول الأسرار الشخصية أو العائلية (في هذه الحالة ، ستكون فترة التخزين 75 عامًا من وقت تجميع المستند).
تجدر الإشارة إلى أن المحفوظات يجب أن تقدم أوراقًا قانونية (نسخًا أو شهادات من وثائق المحفوظات) إلى الكيانات القانونية والأفراد مجانًا خلال الحدود الزمنية المحددة لهذا القانون. هذه المستندات مطلوبة للحماية الاجتماعية ، والمعاشات التقاعدية ، والمزايا والتعويضات.
يجب إعادة المستندات المؤرشفة المضبوطة كدليل (وفقًا لقوانين الاتحاد الروسي).
عدم الامتثال للقواعد ، وينتهك تشريع الاتحاد الروسي بشأن المسائل الأرشيفية مسؤولية إدارية وجنائية وقانونية.