Tous les participants au chiffre d’affaires sont tenus de conserver des registres - comme prévu par la loi. La responsabilité légale de son exactitude et de son actualité incombe au propriétaire ou au responsable de l'entreprise mandatée par lui, ainsi qu'au comptable en chef.
Entités Signature
Le chef d'entreprise et le comptable en chef signent en règle générale tous les documents comptables de l'entreprise. Un tel droit leur est attribué par la loi ou par les documents internes de l'entreprise.
Les pouvoirs du chef sont généralement fixés dans les documents constitutifs et le contrat; les pouvoirs du chef comptable peuvent être définis dans sa description de tâches, dans l’ordre du chef ou dans le contrat de travail.
Que faire si les officiels changent
Changer un directeur ou un chef comptable est une affaire plutôt gênante et nécessite une approche réfléchie. Dans ce cas, l'entreprise doit non seulement notifier les autorités de réglementation et la banque de service, mais également procéder correctement à l'acceptation et au transfert des documents comptables primaires à un nouvel employé.
Sur le plan législatif, un tel ordre n’est prévu que pour les organisations budgétaires; les entreprises autonomes le déterminent indépendamment, par exemple, par une ordonnance ou un règlement séparé. Dans tous les cas, un acte d’acceptation de documents est établi, dont un exemple est donné ci-dessous.
Conformément aux pratiques commerciales en vigueur, lors du changement des personnes chargées de la comptabilité, une commission spéciale est créée dans l’entreprise par ordre qui procède à un audit interne et accepte les documents du chef comptable ou du chef comptable.
Un audit n’est pas obligatoire, mais la société peut engager de manière indépendante des auditeurs qui donneront un avis sur l’état de la comptabilité et de la comptabilité fiscale. Un tel document peut aider l’entreprise à éviter les futures sanctions financières des organismes de contrôle.
Si les fonctionnaires qui changeaient étaient financièrement responsables, un inventaire obligatoire des biens et des documents est alors effectué de la manière prescrite.
Comment transférer correctement des documents lors du changement de directeur ou de chef comptable
En cas de violation de la procédure comptable au sein de l'entreprise, les fonctionnaires sont passibles de poursuites pénales. Il est donc important d'organiser correctement la réception et le transfert des documents lors de leur modification.
Les affaires sont transférées au directeur ou au chef comptable nouvellement nommé et, en l’absence de candidats à la commission, ou à l’employé nommé par décret. La commission ou le dirigeant transfère ensuite les documents acceptés au directeur ou au chef comptable nouvellement nommé. Si le chef comptable change, le chef d’entreprise peut accepter directement les documents.
L'acte est exécuté en trois exemplaires: un pour l'employé de quart, le second pour l'employé nommé, le troisième pour la comptabilité. Un acte d’acceptation de documents lors d’un changement d’administrateur est signé par les membres de la commission ou un employé responsable, le comptable en chef et le nouveau responsable. Et en cas de changement de chef comptable, les membres de la commission, le chef d’entreprise et le nouveau comptable le font.
Acte d'acceptation des documents: échantillon
Le contenu des documents de transfert est déterminé par l’entreprise elle-même. Vous trouverez ci-dessous l'acte de réception et de transmission de documents lors du changement de chef comptable. Ceci est une option indicative, par exemple, une entreprise.
Acte d'acceptation des principaux documents comptables de la LLC "Rank".
Date, lieu de compilation.
Nous, directeur de OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, agissant sur la base de la Charte, membres de la commission d'acceptation des documents de l'économiste Olepta V.V., comptable Kud N.P., archiviste T. Rudenko, agissant sur la base de l'ordre, avec D'une part, et le comptable en chef, V. A. Alferova, agissant sur la base d'une ordonnance de travail et de descriptions de postes, d'autre part, cet acte a été rédigé dans ladite Alferova V.A. transferts, et LLC "Rang" en la personne du directeur et la commission accepte les documents suivants de LLC "Rank" pour la période d'avril 2010 à avril 2015 (liste détaillée):
- factures pour la mainlevée des marchandises et factures de taxes, agit sur la mainlevée des marchandises et des matériaux et des marchandises, contrats, factures, actes de travail accomplis, actes les rapprochements;
- reporting fiscal et financier;
- une ventilation des montants de la dette, des actifs et des passifs;
- documentation salariale;
- actes d'acceptation et transfert de documents aux archives;
- inspections des autorités de régulation (le cas échéant).
Le directeur et la commission ont établi qu'il manquait 1 facture de taxe datée du 04/01/2014 en vertu du contrat de fourniture n ° 3 du 01/01/2014. Sur ce fait de V. Alferova. une note explicative a été reçue et un duplicata du document manquant a été demandé à la contrepartie.
Les autres commentaires sur les documents comptables ne sont pas disponibles.
Vérification d'audit et l'inventaire n'a pas été réalisé faute de justification.
L'acte a été rédigé en trois exemplaires authentiques: l'un pour V. A. Alferova, le second pour le service de la comptabilité de la LLC «Rank», le troisième pour le directeur de la LLC «Rank» et signé par trois parties.
Conseil juridique: pour des raisons de commodité, la liste de la documentation peut être établie sous la forme d’une annexe obligatoire à l’acte d’acceptation.
Qui et comment notifier le changement de personnes responsables
Dans les 10 jours à compter de la date des modifications, l'entreprise doit informer les autorités fiscales du changement de personne responsable. Un tel avis est émis en soumettant un formulaire d'inscription approuvé.
Il est également nécessaire de demander à une banque de service une nouvelle carte avec des échantillons de signatures notariés.
Si l'entreprise dispose d'une signature numérique, vous devez contacter le centre de certification pour annuler l'ancienne et émettre une nouvelle signature numérique, nécessaire à la soumission de rapports électroniques.
En cas de changement de directeur, il est également nécessaire de modifier le registre national des entreprises: un formulaire spécial est prévu à cet effet.
Responsabilité et sanctions
Si des violations internes sont révélées lors du transfert des affaires, la commission doit demander des explications écrites au directeur ou au comptable en chef. Si le document est manquant ou détruit, il est nécessaire d'avertir les autorités chargées de l'application de la loi par écrit et d'inclure leur représentant dans la commission.
La loi stipule que les signataires sont responsables de la comptabilisation incorrecte, ce qui ne dispense pas l'entreprise de sanctions éventuelles lors des contrôles. Le nouveau directeur ou le nouveau comptable ne sera pas responsable des erreurs du précédent et des sanctions financières peuvent être imposées à l'entreprise en tant qu'entité commerciale. C’est pourquoi il est si important d’élaborer correctement le processus de réception et de transmission des documents lors du changement de fonctionnaire.
Acte de transfert des affaires du chef comptable
