Las empresas deben tener en cuenta cuánto tiempo trabajan realmente todos los empleados de la empresa durante el día o el turno. Esto requiere mantener una hoja de tiempo para los empleados. Este documento se prepara en una forma especial. Cada empresa y empresario individual debe completar esta documentación. Para hacer esto, uno debe usar los formularios de registro T-12 y T-13 desarrollados por el Comité Estatal de Estadísticas. Llenar la hoja de tiempo es bastante simple, pero para esto algunas reglas y requisitos deben tenerse en cuenta para que el informe sea correcto. De su contenido depende el cálculo correcto del salario de los empleados.
Concepto de documento
La forma especial de la boleta de calificaciones fue aprobada en 2004 por el Goskomstat. La gestión de las hojas de tiempo en las organizaciones la llevan a cabo empleados del servicio de personal o del departamento de contabilidad.
En base a este formulario, la administración de la empresa puede realizar varias acciones:
- tener en cuenta todas las horas trabajadas por cada empleado de la empresa;
- supervisar la disciplina en el lugar de trabajo;
- reflejar todas las asistencias y absentismo de los empleados;
- registrar el hecho de que cada especialista llega tarde;
- poseer información que le permita determinar qué tan completo fue el trabajo realizado por un especialista en la empresa;
- use esta información para la nómina competente;
- ingrese datos en formularios estadísticos.
Este documento es utilizado con mayor frecuencia por los empleados del departamento de contabilidad cuando calculan el salario óptimo, las bonificaciones y las asignaciones a otros empleados de la empresa. Mantener una hoja de tiempo para los empleados para el servicio de personal le permite controlar la asistencia y la tardanza. Si se detectan violaciones, los empleados relevantes de la empresa son responsables y se pueden aplicar diferentes tipos de sanciones disciplinarias.
Los matices de usar el documento
El Código Tributario contiene información de que cada persona que trabaja oficialmente en una empresa puede, al momento del despido, solicitar una hoja de tiempo junto con otros documentos, que incluyen el libro de trabajo. Esta información se indica en el art. 84.1 Código tributario.
Desde 2013, los gerentes empresariales no pueden usar formularios unificados cuando mantienen una hoja de tiempo para los empleados, ya que han sido cancelados. Pero generalmente los especialistas de la compañía usan estos mismos documentos. Una hoja de tiempo de muestra está abajo.
Se permite que los especialistas del departamento de contabilidad o del departamento de personal realicen de forma independiente varios cambios en este documento. Dependen de los detalles de toda la empresa y del número de empleados en el estado.
El formulario introducido por Goskomstat se considera conveniente, por lo que se puede procesar y cambiar fácilmente. A menudo se usa sin ningún cambio.
¿Qué formas son convenientes?
Hay tres formas de documento que se consideran fáciles de usar. Puede hacer varios ajustes a ellos fácilmente. La elección depende de la dirección de la empresa y el número de puestos en la empresa.
El mantenimiento de una hoja de tiempo se puede llevar a cabo utilizando tres formularios como base:
- T-13. Este formulario generalmente lo usan las empresas en las que se instala un torniquete u otro equipo en la entrada, en función del cual se registra automáticamente cuando un especialista en particular viene a trabajar.La documentación se completa tanto por método manual como por diversos programas informáticos.
- T-12. Esta opción es una forma universal. Por lo general, los especialistas de la empresa la rellenan manualmente. Tiene una sección adicional en la que se puede ingresar información sobre el monto del pago por el trabajo realizado.
- 0504421. Este formulario se considera específico, ya que solo lo usan las organizaciones presupuestarias. El más relevante entre docentes o docentes que trabajan en diferentes instituciones educativas.
Cada documento tiene sus propias características, por lo tanto, se llena de una manera específica.
¿Quién está llenando la hoja de tiempo?
Específicamente, la compañía debe designar a una persona específica responsable de mantener la hoja de tiempo. Por lo general, se selecciona un oficial de personal o contador para esto. Para hacer esto, se debe emitir una orden inicialmente, sobre la base de la cual los poderes correspondientes se transfieren al especialista.
En la hoja de tiempo debe estar firmada por la persona responsable de mantener la hoja de tiempo y el jefe del departamento de personal. No es necesario que la empresa asigne por separado un puesto para dicho empleado, ya que cada persona dotada con la administración de la empresa con la autoridad adecuada puede hacer frente a la tarea. La obligación de mantener una hoja de tiempo se transfiere sobre la base de un pedido. Indica qué empleado de la empresa es responsable de mantener este documento.
Se debe ingresar una cláusula separada en el contrato de trabajo del especialista seleccionado. Indica que un ciudadano tiene poderes específicos. Si este proceso no se completa, el especialista puede rechazar el trabajo adicional.
La persona seleccionada para mantener la hoja de tiempo debe ingresar información durante todo el mes, después de lo cual la documentación se transfiere al jefe del departamento de personal. El director del departamento verifica la información con otras fuentes y luego firma el formulario. Luego se transfiere al departamento de contabilidad para calcular el salario de cada empleado de la empresa.
Reglas de llenado
Un empleado de la empresa que esté autorizado para completar este documento debe comprender los matices del proceso de ingreso de información. Las reglas para mantener una hoja de tiempo se consideran simples y comprensibles. Es aconsejable entenderlos bien inicialmente, lo que hará que sea conveniente y fácil trabajar con el informe. La productividad no solo del servicio de personal, sino también del departamento de contabilidad depende de esto. Sobre la base de datos ingresados correctamente, los empleados del departamento de contabilidad podrán calcular correctamente la remuneración de cada empleado de la empresa.
Las reglas básicas para completar un documento incluyen lo siguiente:
- desde el principio, la forma actual de mantener una hoja de tiempo se selecciona correctamente;
- el documento se completa en una sola copia;
- está permitido que esto ingrese datos manualmente o use una computadora;
- el empleado involucrado en este proceso debe tener la autoridad apropiada, para lo cual el empleador primero emite una orden;
- prepare la hoja de tiempo al comienzo del nuevo mes;
- la información sobre el nombre de la compañía y las divisiones existentes se ingresan en la página de título;
- se indica la fecha de inicio de la contabilidad;
- al final del mes, se establece la fecha del informe;
- la hoja principal de la hoja de tiempo está representada por una tabla en la que se ingresan datos sobre cada empleado de la organización, y es importante ingresar correctamente todos los nombres para evitar confusiones o errores;
- seguramente debe haber información confiable disponible sobre cada empleado, y también se registra el número asignado al especialista, que puede tomarse en un archivo personal;
- las columnas de la hoja de tiempo están representadas por días específicos del mes;
- apellidos opuestos hay celdas en las que se ingresa información sobre todas las horas trabajadas o turnos;
- si hay fines de semana o feriados, esta información debe indicarse con marcas especiales;
- la información de la persona responsable debe ingresarse diariamente, para lo cual el especialista se guía por documentos oficiales, que incluyen varias órdenes, declaraciones, baja por enfermedad o instrucciones de la administración de la compañía;
- Si se registra la tardanza o el absentismo, se fijan con códigos especiales que consisten en números y letras.
El documento se adjunta con la firma del jefe de la empresa. Sin esta firma, no se considerará válido. El procedimiento para mantener una hoja de tiempo se considera simple, por lo tanto, cada empleado del servicio de personal puede hacer frente a este proceso. Si se detectan errores o violaciones, es el especialista designado el responsable de esta información.
Los matices de ingresar información diferente
Completar este documento es en realidad bastante simple. Para hacer esto, solo necesita comprender el propósito de cada celda. Las personas responsables con la autoridad para completar la documentación deben tener una buena comprensión de la composición del documento. Las características del proceso de llenado incluyen:
- permitido aumentar el número de columnas;
- los códigos de gastos de la hora se muestran en la parte superior, y la parte inferior indica cuánto trabajó realmente el especialista en un día en particular;
- cada empleado de la organización debe tener un número personal en la hoja de tiempo, que se utiliza para calcular los salarios y realizar otras acciones;
- se asignan dos números a los trabajadores a tiempo parcial;
- es necesario indicar tanto los días trabajados como la cantidad de horas que un especialista trabajó realmente todos los días;
- al final de cada mes, la boleta de calificaciones se entrega al departamento de personal, y los especialistas de este departamento verifican la exactitud de la preparación del documento y también se aseguran de que las horas de trabajo perdidas por los empleados no sean ausentismo;
- si algún especialista se va, entonces, a partir del mes siguiente, su número no se usará al completar la hoja de tiempo;
- Indique datos sobre absentismo, días libres y también sobre absentismo, vacaciones, viajes de negocios u otras razones por las cuales no hay un especialista en el lugar de trabajo.
Si la duración de la jornada laboral se indica en horas, entonces no es necesario arreglar horas incompletas.
Detalles para organizaciones presupuestarias
Las empresas que son presupuestarias usan una forma diferente durante la operación. Se llama No. 0504421. Este formulario tiene algunas diferencias con el formulario estándar T-12 o T-13. Esto se debe al hecho de que refleja todos los matices del trabajo de una organización presupuestaria. En la tabla, puede ingresar diferentes códigos que indican un fin de semana durante el entrenamiento o las vacaciones de estudio.
Los principales matices de mantener una hoja de tiempo para los empleados en el sector público incluyen los siguientes:
- es importante incluir en la página de título no solo el nombre de la institución, sino también el código digital asignado;
- si necesita realizar ciertos cambios en el documento, se prescribe el código de corrección;
- Hay gráficos donde necesita ingresar información sobre los subtotales.
Al utilizar este formulario, no es necesario registrar cálculos adicionales. Al completar un documento, se utilizan reglas estándar.
¿Qué códigos se usan?
Al completar este documento, debe tener información sobre qué códigos deben ingresarse. Se componen de números y letras. En la portada de este informe hay una transcripción de todos los códigos. A menudo se requiere ingresar códigos adicionales, para lo cual el jefe de la empresa emite una disposición especial para mantener una hoja de tiempo.
Los códigos principales utilizados para completar esta hoja de tiempo incluyen:
- la duración del turno de día - Я01;
- trabajo nocturno - Н02;
- las actividades que los empleados deben realizar los fines de semana o días festivos - PB03;
- asignaciones de horas extra - С04;
- enviar a un especialista en viaje de negocios - K06;
- registro de licencia remunerada obligatoria - OT9;
- proporcionar al especialista licencia pagada adicional - OD10;
- encontrar a una persona en baja por enfermedad - B19;
- registro de incapacidad temporal sin pago - T20.
Por lo general, los códigos estándar introducidos por la ley son suficientes para completar correctamente un documento.
¿Qué errores se cometen a menudo?
Hay algunas irregularidades comunes que causan errores significativos en el documento. Estos incluyen:
- solo se indican las iniciales de los empleados y, al mismo tiempo, no hay información sobre el puesto que ocupan;
- Las vacaciones se registran como días hábiles;
- en el día anterior a las vacaciones, no se observa que el turno de trabajo se reduzca en una hora.
Si un ciudadano tiene un trabajo a tiempo parcial en la empresa, debe prestarse mucha atención a la duración exacta de su jornada laboral. A menudo, los especialistas realizan un viaje de negocios y, en tales condiciones, simplemente se usa el código K06, por lo que no es necesario indicar cuántas horas trabaja un empleado por día.
¿Cómo se llena con el pago a destajo?
Muy a menudo, las empresas utilizan salarios a destajo, lo que genera dificultades para completar la hoja de tiempo. Las instrucciones para mantener una hoja de tiempo para los trabajadores son las siguientes:
- la remuneración depende de la cantidad de trabajo realizado por un especialista;
- el documento debe tener en cuenta el resultado de cada empleado de la empresa;
- se permite medir el trabajo en horas, por ejemplo, se requiere en las escuelas u otras instituciones educativas, por lo tanto, la hoja de tiempo debe estar escrita en la hoja de tiempo;
- en otras situaciones, se usa el código I01, por lo que no es necesario completar la última línea de esta documentación;
- el trabajo en vacaciones se paga por separado, y el monto del pago depende de la información contenida en el convenio colectivo.
Por lo tanto, incluso con un formulario de salario a destajo, completar una hoja de tiempo es bastante simple.
Responsabilidad por errores
Un especialista específico de la compañía está autorizado a mantener una hoja de tiempo, para lo cual el empleador emite un pedido apropiado. Debe tener una buena comprensión de cómo llenar la tabla correctamente. Para simplificar el proceso, a menudo se usa un programa especial para mantener una hoja de tiempo. Es suficiente ingresar datos relevantes en las líneas necesarias, después de lo cual el documento se imprime y firma. Si es necesario, solo haga varios cambios.
Si las autoridades reguladoras identifican errores en este documento, la empresa será responsable. Muy a menudo, el inspector revela que existen discrepancias en la información indicada en la hoja de tiempo con los datos contenidos en los documentos primarios. A menudo, la información salarial difiere de los datos en la documentación de liquidación.
Si se establece que hay violaciones, entonces la empresa es responsable administrativamente, por lo tanto, paga una multa de 5 mil rublos. Si se revela una ausencia total de este documento, la multa aumenta a 50 mil rublos, y se carga al jefe de la empresa sobre la base de las disposiciones de 5.27 del Código de Infracciones Administrativas. Para evitar esta situación, la gerencia de la compañía debe monitorear la exactitud y oportunidad de compilar una hoja de tiempo.
Conclusión
Por lo tanto, mantener una hoja de tiempo para los empleados es obligatorio para cada organización. Este proceso lo lleva a cabo un especialista responsable, dotado de la autoridad correspondiente mediante la emisión de una orden especial por parte del jefe de la empresa.
Es importante comprender las reglas para completar todas las celdas de este documento. Si contiene errores o está completamente ausente de la empresa, las autoridades de supervisión pueden responsabilizar administrativamente a la empresa.Con base en la información de la hoja de tiempo, se realiza el cálculo de la remuneración de los especialistas. Es óptimo para la gestión de documentos utilizar programas informáticos especiales que simplifiquen este proceso.