La contabilidad y la mejora de las operaciones de almacén son la clave para el trabajo de calidad de cualquier empresa moderna. La forma exacta en que se ajusta el trabajo del almacén determina qué tan racionalmente funciona la empresa, qué tan eficientemente se utilizan los recursos de producción. La depuración, la mejora del sistema, la contabilidad automatizada de las operaciones de almacén permiten lograr una mejor rentabilidad y productividad, y el producto final mejora.
¿Por qué necesitamos un almacén?
El objetivo principal del almacén en cualquier empresa es el almacenamiento de inventarios de producción: MPZ. Almacén: una plataforma para diversos trabajos: aquí los materiales se preparan para su uso como parte del proceso de producción y se envían a los consumidores. La organización y tecnología modernas y eficientes de las operaciones de almacén utilizando las últimas metodologías, el software permite minimizar las pérdidas de material tanto durante el almacenamiento como cuando se utiliza en el trabajo. Esto, a su vez, afecta el costo de los bienes. Pero el registro descuidado de las operaciones de almacén crea condiciones en las que no se puede evitar el robo. El jefe de la compañía, sin importar cuán confiado esté en cada uno de los empleados, debe ser consciente de que siempre existe la posibilidad de un comportamiento injusto de los empleados provocado tanto por sus cualidades personales como por la presión externa.
Una parte integral del sistema de almacén es el especialista en operaciones de almacén. Depende de sus calificaciones, atención, educación, si el almacén será "tan preciso como un reloj", o si los problemas serán perseguidos regularmente. Al seleccionar personal para un almacén, no es suficiente asegurarse de que el candidato posee 1C: Almacén. Debe averiguar qué tan bien comprende la logística y si comprende la lógica de organizar las zonas de almacenamiento.
Subespecie de almacenes
Dependiendo del destino, hay varios grupos de almacenes. Sistema de clasificación clásica:
- material
- producción interna
El segundo grupo se divide en almacenes:
- entre talleres;
- dentro de los talleres.
El material, como su nombre lo indica, es necesario para almacenar las reservas de material de la empresa. Aquí está todo lo que la empresa necesita para un flujo de trabajo sin interrupciones. Ajustan el trabajo del almacén de materiales, realizan operaciones básicas de almacén de tal manera que el proceso de producción siempre cuenta con materiales con un margen. La claridad de la logística del almacén determina el éxito de la empresa, las líneas de producción, la capacidad de la empresa para hacer frente a los pedidos y los jefes de departamento, con las tareas.
Intraproducción: estos son los tipos de almacenes que existen dentro de las tiendas y entre ellos, que son necesarios para la MPZ. También contiene reservas interoperativas necesarias para que los trabajos sean atendidos de manera clara y oportuna. Mantener registros de las operaciones de almacén se produce al ajustar el turno introducido en la producción. Es decir, cada nuevo horario, cada turno sucesivo de trabajadores debe tener todas las materias primas necesarias para el funcionamiento normal.
Que mas hay
Además, la contabilidad de almacén le permite asignar lugares universales y especializados para el almacenamiento de MPZ.
Diseño universal para que pueda almacenar fácilmente una variedad de valores durante mucho tiempo en la empresa. Así es como se organizan los almacenes centrales. Las reservas almacenadas aquí están destinadas a la gestión y producción.
Los especializados son aquellos donde solo residen variedades específicas de valores. Puede ser metal o pinturas, barnices o madera, productos eléctricos, alimentos congelados, etc.
Equipamiento y contabilidad
La contabilidad efectiva de las operaciones de almacén solo es posible cuando los valores a registrar se almacenan en un sistema lógico y sistemático. Esto significa que debe haber un espacio claramente diseñado, y los operadores del almacén tienen y pueden usar básculas y otros instrumentos de medición. Evalúan en el sitio los parámetros de calidad de los productos entrantes y monitorean su seguridad, miden el volumen de los artículos emitidos e identifican inconsistencias, si las hay, y también determinan la causa de lo que sucedió.
Los volúmenes de materiales recibidos se tienen en cuenta en función de la unidad de cuenta adoptada por la empresa. Para controlar la posición, medir, pesar, considerar cuántas piezas llegaron. En algunos casos, se utiliza el llamado cálculo teórico.
Contabilidad: ¿por qué es esto necesario?
¿Para qué sirve el programa 1C: Warehouse? ¿Por qué necesitamos mantener registros de inventarios a disposición de la empresa? Esta pregunta puede surgir entre los gerentes que creen incondicionalmente en la honestidad de sus empleados. Sin embargo, no importa cómo los gerentes confiaran en el personal, la contabilidad es una parte obligatoria de cualquier almacén, no hay escapatoria de esto.
La contabilidad de las operaciones de almacén tiene como objetivo garantizar la seguridad de los valores recibidos en la empresa. Los datos acumulados en el sistema de contabilidad permiten determinar si la empresa tiene posiciones de lento movimiento o si hay redundancia de materiales. Del trabajo del sistema contable queda claro cuán grande es la rotación, no solo en general, sino también con respecto a un tipo específico de material. Finalmente, en cualquier momento, la base de datos responde a la pregunta: "¿Cuántos artículos quedan en el almacén?"
Almacén: aceptamos puestos
Una de las operaciones más importantes en el almacén es la aceptación de bienes. Por lo general, se establece un programa automatizado para la contabilidad de existencias para la contabilidad cuantitativa, pero además de eso, también se debe llevar a cabo la calidad.
El operador responsable de tomar posiciones verifica el número de posiciones recibidas y controla la calidad de cada una de ellas. En este caso, primero debe aclarar el cumplimiento en términos de volumen, solo luego en términos de calidad. En algunos almacenes, la aceptación recae en el almacenista, la persona responsable del almacén, el gerente y, para algunos, la responsabilidad se comparte entre el gerente y el personal técnico.
Si los materiales que pertenecen a categorías especiales se aceptan en el almacén, la llamada cita responsable, se nombra una comisión para su aceptación. El procedimiento para aceptar posiciones valiosas es similar. El programa de contabilidad de existencias debe contener la nomenclatura completa en la base de datos de acuerdo con el pedido aprobado en el evento. El mismo orden introduce el comité de selección, nombrando la composición por su nombre. En algunas empresas, la responsabilidad de emitir una orden recae en el ingeniero jefe.
Contabilidad de almacenes: ¿cómo funciona?
Por lo tanto, se aceptan los materiales en el almacén, se verifican las facturas, se recuentan las posiciones, se ha estudiado la calidad de cada uno de ellos: palpado, olido, probado. Que sigue Y luego comienza la verdadera magia del control de inventario: la que no permite que los valores que aparecen en la compañía se dispersen en las esquinas, como les gusta a las ratas.
Uno de los principales asistentes del gerente del almacén, y a través de él, el jefe de la empresa, estos son documentos de las operaciones del almacén. Reflejan qué materiales han llegado al almacén, cuáles se han ido, qué se han usado y a quién se ha dado de baja. Dicha contabilidad debe ser operativa, reflejar el estado actual de las cosas, tener en cuenta a todos los empleados responsables y cómo realizan sus negocios. Asigne valores a los números de inventario, luego ingrese en las tarjetas de contabilidad, indicando el número de puestos que aparecieron en la empresa, su consumo.
La tarjeta como base de todas las cosas.
La tarjeta se utiliza para almacenar toda la información relacionada con el valor al que está asignada. Llenar las tarjetas se confía a la persona materialmente responsable con la que concluyen preliminarmente un acuerdo de responsabilidad. Se abre un registro especial para tarjetas, del cual se emite uno específico estrictamente contra recibo.
La contabilidad de almacén puede mantenerse sin registros, pero con la ayuda de libros redactados de la manera prescrita. Sin embargo, en la práctica, casi todas las empresas modernas han cambiado a la contabilidad automatizada. En este caso, la tarjeta se mantiene en forma electrónica, y solo los usuarios que tienen cuentas en el sistema tienen acceso. El programa guarda información sobre quién realizó esos u otros cambios en la tarjeta, que sirve como un análogo a la lista en el registro cuando recibe una copia en papel del documento contable.
Sin informes: en ninguna parte
La contabilidad de las operaciones de almacén implica la supervisión diaria de los saldos de inventario en poder de la empresa. Cada mes, la persona responsable del almacén, analizando la documentación inicial, prepara un informe para el jefe de la empresa. El informe se envía al departamento de contabilidad, respaldando con la documentación que refleja el recibo, la pérdida de valores.
El informe debe reflejar dichos materiales, productos, cantidades, cuya composición cambió durante el período del informe. Al comienzo de cada mes, se prepara un informe separado, que indica qué tan grandes son los saldos para varios puestos a disposición de la empresa. La documentación primaria de la empresa sirve como base para fijar la llegada de valores, la partida. Sobre la base de estos datos, prepare un código y saldos que reflejen el estado de la empresa a fin de mes. La información indicada en las declaraciones debe ser similar a la que está presente en el sistema de contabilidad del almacén y en las tarjetas de posición.
Casos especiales
En algunos casos, la contabilidad de las operaciones de almacén se realiza por categorías generales. Por ejemplo, si una empresa tiene una línea de producción que permite la reparación de máquinas, entonces la contabilidad de todas las piezas de repuesto pequeñas puede considerarse poco práctica. En este caso, puede ingresar una categoría general, por ejemplo, “repuestos para fresadoras”. Esto ayuda a que el procesamiento de datos requiera menos trabajo y tiempo. La contabilidad se lleva a cabo en términos totales, los nombres individuales de los valores no aparecen en ella.
Algunas compañías tienen medicamentos en stock. En este caso, la contabilidad de las operaciones de almacén se configura de tal manera que siempre se conozca la cantidad total, pero no para enumerar artículos específicos. Las tarjetas especiales se deben enrollar solo en aquellos medicamentos que contienen alcohol o sustancias tóxicas. Los informes sobre medicamentos se asignan a médicos, veterinarios de la empresa. Ellos personalmente hacen listas, que luego se envían a los contadores.
Almacenaje y logística
Diferentes almacenes realizan diferentes operaciones: esto está determinado por los detalles de una organización en particular. En consecuencia, esto determina los tipos de operaciones de almacén requeridas por la empresa. El mayor número de almacenes en nuestro país ahora son empresas minoristas, mayoristas y de servicios. Considerando el trabajo de las empresas mayoristas, podemos distinguir las siguientes operaciones de almacén:
- descarga de automóviles con mercancías;
- aceptación de lo traído;
- mover artículos dentro del almacén;
- colocación de bienes en las secciones reservadas para esto;
- selección de valores;
- dotación de personal;
- cargando.
En general, esto se puede describir con el término "logística". En nuestro caso, la logística describe la carga y descarga de objetos de valor.
Y como trabajamos
La característica de las operaciones de carga y descarga en el almacén depende del tipo de carga con la que necesita trabajar, qué tipo de transporte atender. El nivel de mecanización de los procesos más simples proporciona una fuerte influencia en el trabajo.La aceptación de bienes por calidad es uno de los momentos más importantes de todo el complejo relacionado con la recepción de puestos en el almacén.
La forma exacta de controlar los flujos de los activos materiales se decide analizando la información sobre la cantidad y la calidad de los puestos en el almacén. La práctica muestra que a menudo en los sistemas de contabilidad los datos son incorrectos, incompletos, lo que conduce a errores y pérdidas de gestión para la empresa. Las operaciones tecnológicas que ocurren durante la logística de los bienes están asociadas con cambios no planificados en cantidad y calidad. Las cargas pueden ser robadas, dañadas, perdidas, existe el concepto de "exceso de declive". El personal puede cometer un error, formar lotes incorrectamente, enviar mercancías incorrectamente. Todo esto conduce a escasez, re-clasificación, exceso de volumen.
Al aceptar los productos, es muy importante evaluar cuidadosamente al solicitante, comparando regularmente los valores con la lista declarada. Por lo tanto, para cualquier posición, los documentos de acompañamiento deben emitirse, como regla, facturas. Documentar cada paso es el método más efectivo para obtener datos precisos de posición de stock.
¡Los datos deben estar actualizados!
Sin embargo, es importante no solo registrar correctamente todos los puestos recibidos por la empresa. Es necesario introducir un sistema de contabilidad para las operaciones de almacén, que mantendrá la base de datos actualizada en cualquier momento. Y aquí las soluciones tecnológicas más modernas vienen al rescate. Este es un software especializado diseñado específicamente para almacenes. Un ejemplo típico es un producto de la compañía 1C, el llamado "Almacén". El uso de dicho software puede minimizar los errores asociados con la pérdida de información, así como reducir el factor humano.
Para que los datos sean lo más precisos posible y reflejen la situación real en el almacén en cualquier momento, debe introducir un sistema para controlar el movimiento de valores que refleje cualquier movimiento. Todos los pasos, desde la fuente hasta el consumidor, deben encontrar su lugar en la documentación interna de la empresa. Solo dicho control total puede proporcionar un alto nivel de fiabilidad de los datos utilizados para las decisiones de gestión.
Almacenamos y llevamos
Las mercancías tomadas del proveedor en el almacén se colocan en un área destinada para el almacenamiento regular. Si las mercancías llegaron en contenedores o son piezas, se pueden apilar. Una opción conveniente es la instalación de estanterías. Sin embargo, los valores no pueden permanecer para siempre, por lo que tarde o temprano llega el momento de la siguiente operación de almacén: la selección de la posición almacenada. Esto se puede hacer como parte de un paquete o como un todo.
Se recomienda mecanizar la operación si es posible, pero esto no siempre es posible y no todas las empresas tienen fondos suficientes para comprar las máquinas necesarias. La selección se distingue utilizando técnicas de mecanización a pequeña escala y totalmente mecanizadas.
Los almacenes se mecanizan en diversos grados, sobre la base de esta distinción: estadística, dinámica de gran altitud. En el primer caso, hay bastidores a lo largo de los cuales se mueve el empleado que selecciona las celdas. Como regla, él trabaja como una carretilla elevadora: captura el paquete de carga deseado, lo saca, lo mueve a una plataforma móvil y lo entrega al recolector. Si no necesita el paquete completo, se toma la posición necesaria y el resto se devuelve al estante.
Pero los dinámicos de gran altitud son aquellos donde funcionan los ascensores automáticos. Dirigen los paquetes de carga al recolector y los devuelven a las celdas. Los mecanismos están equipados con horquillas para ayudar a recoger el artículo deseado. Si el selector solo necesita parte del contenido del paquete de carga, el resto se envía a la celda de almacenamiento.
Llegamos a una conclusión lógica.
Las operaciones de almacén asociadas con la logística de los bienes, la dirección de los valores para el comprador se están completando. Esto tiene lugar en un sitio destinado a cargar posiciones.Para que el almacén funcione sin problemas, es importante controlar dos puntos:
- conveniencia y uso eficiente del espacio;
- documentación de cada paso de trabajo.
La documentación, como se mencionó anteriormente, es más efectiva utilizando bases de datos electrónicas. Si la empresa es pequeña, ni siquiera es necesario instalar un software especial, puede desarrollar una base simple para registrar el movimiento de mercancías usted mismo.
Pero en cuanto a la efectividad del uso de las áreas a disposición de la empresa, se guían por los requisitos:
- cada centímetro cuadrado debería ser beneficioso;
- los pasillos deben ser anchos;
- pasarelas centrales necesarias;
- los sitios de aceptación se organizan donde llegan los productos;
- las áreas de envío están equipadas desde donde se envían los artículos;
- los trabajos deben ser seguros;
- los flujos de carga deben distribuirse de modo que no haya movimientos que se aproximen.
Inventario
Quizás el inventario sea una operación de este tipo en el almacén, lo que es más preocupante tanto para el personal lineal como para los gerentes. Es bastante complejo, ya que implica una gran cantidad de trabajo y, a menudo, también provoca situaciones de conflicto. Puede evitarlos si logra configurar el flujo de trabajo sin problemas. Sin embargo, en las realidades de los negocios modernos es muy difícil.
El inventario implica el estudio de residuos libres, su evaluación, identificación de ubicación. Hay varias etapas principales del evento. Puede minimizar la probabilidad de un error si, al comienzo del inventario, se deshace por completo de las reservas de la compañía.
El inventario tiene la siguiente secuencia:
- formar una reserva vacía;
- Crear una compra vacía planificada
- agregar a la reserva todas las posiciones disponibles en el saldo libre;
- los valores no contabilizados se incluyen en la compra planificada;
- se considera que faltan productos en reserva libre y se incluyen en una lista especial.
El resultado de esta secuencia da:
- saldo vacío libre;
- reserva positiva, incluidas todas las posiciones coincidentes;
- listas de valores perdidos;
- Adquisiciones planificadas, incluyendo todo lo que resultó estar fuera de cuenta.
Como resultado del inventario, los valores faltantes generalmente se cancelan, una reserva positiva se convierte en saldo libre. Finalmente, se compra la compra planificada.
Para resumir
La contabilización de las operaciones de almacén en cualquier empresa moderna que quiera tener éxito y evitar pérdidas debe basarse en los detalles de la empresa, su alcance y características de los bienes con los que es necesario interactuar. Es importante documentar todos los procesos de trabajo del almacén para evitar situaciones desagradables y conflictivas.
La contabilidad precisa y correcta de las operaciones de almacén permite que tanto los empleados como los gerentes de la empresa tengan acceso rápido a la información sobre el estado actual de la empresa. Con base en dichos datos, la administración puede tomar las decisiones de administración correctas. Un esquema de contabilidad bien ajustado ayuda no solo a eliminar un error en el monitoreo del trabajo de la empresa, sino también a minimizar las pérdidas, hacer que el trabajo de la organización sea más eficiente y también eliminar la probabilidad de robo y deshonestidad.