Las actividades económicas de las organizaciones incluyen muchas acciones, operaciones, tipos de comunicaciones y otros aspectos de la rutina diaria. La administración de la organización y sus empleados se enfrentan diariamente con la necesidad de abordar diversos problemas y tomar decisiones de administración. Algunos casos no pueden resolverse en el lugar de trabajo, sentado cómodamente en una silla de oficina en la computadora. Hay una necesidad de viajes y viajes de negocios, negociaciones en otras ciudades e incluso países. Este artículo analiza en detalle la cuestión de la necesidad de un viaje de negocios, sus objetivos y ejemplos, el diseño de acuerdo con la legislación vigente, los requisitos de documentación y también las características de los viajes a Rusia y al extranjero. También en este artículo se considerará la cuestión de quién se puede enviar en un viaje y qué se debe considerar como un viaje de negocios.
Concepto de viaje de negocios
Este concepto tiene una definición clara que se detalla en la legislación laboral. Según el Código Laboral de la Federación de Rusia, un viaje de negocios es la dirección de un empleado en un viaje con una tarea específica. Al mismo tiempo, el destino está bastante lejos del lugar principal de trabajo, el viaje tiene un objetivo claramente formulado, que se prescribe en los documentos, y el momento de su implementación es limitado. El registro de los documentos que lo acompañan, los informes al final del viaje y las garantías para el empleado están regulados por las leyes laborales y fiscales. También se detallan los posibles objetivos de la misión, cuyos ejemplos se presentan a continuación.
¿Por qué necesitas viajes de negocios?
Cuando un empleado realiza un viaje de negocios, la gerencia determina para él una tarea clara que debe completar en su proceso. La tarea puede relacionarse con varias áreas del negocio de la organización. Ejemplos de objetivos de viaje incluyen los siguientes:
- conclusión de relaciones contractuales sobre entregas o ventas con contrapartes;
- negociaciones sobre cooperación;
- solución de disputas, conflictos y otros asuntos relacionados con el lado legal de la actividad;
- compra de equipos, materias primas y suministros;
- conferencias de negocios, participación en reuniones y exposiciones relacionadas con la dirección de la empresa;
- promoción de bienes en nuevos mercados, expansión de la base de clientes;
- participación en proyectos de investigación relacionados con las actividades de la empresa;
- desarrollo del personal;
- investigación de mercados de ventas, organizaciones competidoras y otros temas de marketing;
- configurar hardware, software y trabajar con otros problemas técnicos en subsidiarias o divisiones;
- realización de verificaciones de la red de sucursales y unidades.
Lo que no puede considerarse un viaje de negocios
No todos los viajes de los empleados pueden considerarse un viaje de negocios. Hacer un viaje es ilegal en las siguientes situaciones:
- la falta de registro oficial de un empleado en la organización, un contrato de trabajo no concluido, ninguna entrada en el libro de trabajo;
- el contrato de trabajo del empleado define la naturaleza viajera del trabajo;
- el empleado es un empleado independiente que no tiene un lugar fijo fijo de trabajo.
Tipos de viajes y sus horarios.
Los viajes de asignación corporativa se pueden clasificar de acuerdo con diferentes características. Entonces, sobre una base territorial, se realizan viajes a través del territorio de la Federación Rusa y a estados extranjeros.Por los términos del viaje, se distinguen a corto y largo plazo. La composición de los viajeros - grupales y solteros. También puede haber viajes programados y no programados.
Hasta la fecha, la legislación no tiene pautas claras con respecto al momento del viaje. No hay restricciones mínimas o máximas. El liderazgo de la organización determina independientemente la complejidad de la tarea y el tiempo que lleva completarla. Las limitaciones existían antes. Se creía que la duración máxima del viaje no podía exceder los cuarenta días. En construcción, el umbral máximo de viaje alcanzó un año.
Requisitos legales y regulación
Para los viajes emitidos como negocios, la legislación impone ciertos requisitos. Los viajes del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y el Código Tributario están regulados. El Código Laboral define las regulaciones para estos procesos de trabajo en los artículos 166, 167, 168. Revelan una serie de problemas que pueden surgir durante la ejecución de este procedimiento: lo que puede considerarse un viaje de negocios, garantías para un empleado, así como preguntas sobre el reembolso de los gastos de un viaje.
El Código Fiscal describe información sobre cómo reflejar los gastos de viaje en la contabilidad, lo que se puede debitar de los montos que se pagan a los fondos de seguridad social de los ciudadanos. También hay resoluciones separadas que contienen la información más completa sobre las enmiendas a los actos legislativos, las innovaciones en contabilidad y la garantía de los requisitos de los organismos reguladores. Puede encontrar toda esta información en los siguientes documentos: Decretos No. 749, 729, 812, 64.
¿Qué se garantiza al empleado?
Las garantías para el empleado no dependen del propósito del viaje; puede haber muchos ejemplos. Pero con cualquiera de ellos, el empleador tiene algunas obligaciones con el empleado. El empleado que se envía en un viaje de negocios cuenta con las siguientes garantías:
- retención de puesto, lugar de trabajo, salario promedio diario;
- pago de días libres gastados en un viaje de negocios con doble tarifa;
- reembolso de los gastos que puedan surgir en un viaje de negocios a Rusia y al extranjero, incluida la emisión de un pasaporte extranjero, la obtención de una visa, aranceles y otros aranceles.
Todas estas garantías se detallan en la legislación laboral y están sujetas al cumplimiento obligatorio por parte del empleador.
A quién enviar en un viaje de negocios
La elección del empleado enviado en un viaje depende de los objetivos del viaje, ejemplos del trabajo, su duración y la gravedad de las condiciones esperadas. Varias razones para viajar requieren conocimientos y habilidades específicas de un empleado.
Por lo tanto, la ejecución del contrato de suministro debe confiarse a una persona experta en negociaciones comerciales y diplomacia. Puede ser un especialista cuyas responsabilidades laborales incluyen realizar compras, planificar y calcular un presupuesto para las relaciones comerciales con los proveedores, o una persona que pueda explicar correctamente su posición y lograr condiciones óptimas en un contrato de suministro.
Si el propósito del viaje es instalar equipos o software, para el empleado enviado no hay suficiente conocimiento del trabajo de oficina y el carisma humano habitual. Un funcionario con experiencia técnica es enviado en dicho viaje. La misma situación cuando se realizan auditorías de campo y auditorías. Un contador o economista debe ser enviado en ese viaje.
¿Quién tiene prohibido enviar en viajes de negocios?
Además del factor humano, las preguntas sobre las calificaciones y habilidades personales de los candidatos, hay otro aspecto en la elección de un empleado para un viaje de negocios. Existen requisitos legales para las categorías de ciudadanos que no pueden ser secundados bajo ninguna circunstancia. Estos incluyen los siguientes grupos de individuos:
- empleados menores, pasantes, aprendices;
- mujeres embarazadas
- empleados de la empresa que trabajan bajo un acuerdo estudiantil (excepto para viajes de negocios con fines de capacitación);
- miembros de campañas electorales, candidatos para cargos políticos;
- personas cuyas capacidades están limitadas por la enfermedad.
También hay grupos de personas que pueden enviarse en un viaje de negocios solo después de recibir su consentimiento por escrito:
- mujeres con niños pequeños (hasta tres años de edad);
- padre soltero que cría a un niño de hasta cinco años;
- tutores de niños menores de edad;
- Un empleado en cuya familia hay un dependiente que necesita atención constante.
Despacho de viaje
Para que un viaje de negocios se tenga en cuenta en la contabilidad fiscal, contable y administrativa, es necesario organizarlo adecuadamente. En primer lugar, se elabora una misión asignada, se fijan fechas y fechas. El candidato para el viaje debe familiarizarse con el documento redactado y dar su consentimiento o rechazo por escrito.
Si la respuesta es sí, el gerente emite una orden para enviar al especialista en un viaje de negocios. El empleado recibe y emite un certificado de viaje de negocios y asignación de trabajo. Al final del viaje, el empleado en comisión de servicio debe proporcionar un informe sobre el trabajo realizado y un informe anticipado con cheques, recibos y boletos de confirmación.
Desde 2016, la legislación ha sido modificada según la cual la emisión de un certificado y la asignación oficial dejaron de ser obligatorias. En cambio, usan un memo. Pero muchas organizaciones con fines de contabilidad interna continúan elaborando estos documentos.
Cuando se utiliza el transporte personal o corporativo de automóviles, se requiere una nota de servicio y una hoja de ruta, así como un poder notarial y otros documentos que confirmen la legitimidad del uso de un automóvil en particular.
Información en los documentos.
Se redacta una nota de servicio en forma gratuita, pero hay una serie de detalles que son obligatorios para indicar: un período de viaje de negocios con fecha, información sobre el transporte utilizado, los objetivos establecidos para el empleado y los resultados de su implementación.
Todos los gastos incurridos por el empleado durante el viaje deben indicarse en el informe de gastos. Este requisito se aplica a absolutamente todos los tipos de gastos, incluidos vivienda, transporte, combustible, alimentos y otros gastos. Para confirmar el costo de pagar la vivienda, debe proporcionar al departamento de contabilidad al final del viaje un cheque, recibo o recibo que contenga información sobre el propietario, el costo y el período de alquiler de las instalaciones.
Se debe emitir una orden de gestión en consecuencia. En el trabajo de oficina, existe un formulario unificado No. T-9, pero la organización no está obligada a usarlo exclusivamente. En la política contable de una organización particular, su propia forma de documento puede ser fijada. También puede aprovechar la oportunidad de elaborar un pedido de forma gratuita. La condición principal es el contenido de los siguientes datos:
- nombres y detalles de la organización que envió al empleado en el viaje;
- información del empleado;
- fechas de elaboración del pedido;
- fechas de inicio y finalización del período de viaje de negocios;
- tareas para el empleado, el propósito del viaje.
Ejemplo de trabajo de viaje de negocios
Cuanto más responsable es la tarea, más niveles contiene. Cuanto más invierte una empresa en un negocio, más resultados pretende obtener. No todos los detalles menores que el gerente quiere saber se indicarán en el pedido. Algunos de ellos pueden discutirse verbalmente en las reuniones y durante la sesión informativa de los viajeros. Pero, muy probablemente, el empleado en función del viaje tendrá que informar todos los puntos, incluso aquellos que no se registraron oficialmente, pero se anunciaron verbalmente. Para mayor claridad, damos un ejemplo de una asignación de trabajo a continuación.
Por ejemplo, tome el objetivo: "Concluir un contrato de suministro, publicitar productos". Para conveniencia de la reflexión, utilizamos el tipo de documento generado por el programa 1C.Puede encontrarlo en los registros de personal, Formulario No. T-10a. Este formulario contiene 11 columnas para completar: unidad estructural, posición de especialista, país, ciudad y organización a la que se envió al empleado, fecha de inicio y finalización de un viaje de negocios, la cantidad de días calendario en total y excluyendo el tiempo de viaje, organización del pagador, base, contenido tareas y un breve informe sobre su implementación. El documento está firmado por el jefe de la unidad estructural, el jefe de la organización y el propio empleado.
El pedido completa la información del viaje de la siguiente manera:
- Apellido, nombre, patronímico del empleado y su número de personal: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (número de personal en una ventana separada, de acuerdo con los registros de personal).
- Subdivisión: Departamento de Marketing y Publicidad.
- Cargo (especialidad, profesión): Comercializador líder.
- Lugar del viaje de negocios (país, ciudad, organización): Rusia, ciudad de Moscú, LLC "Compañía".
- Por un período de 14 días calendario desde el 14 de enero de 2018 hasta el 27 de enero de 2018.
- Con vistas a: campaña publicitaria, conclusión de un contrato de suministro.
- Viaje de negocios a expensas de los fondos: LLC "Realizer".
- Base (documento, número y fecha): asignación de trabajo No. 3 del 13/01/2018
Al final del pedido se encuentran las firmas del jefe y el empleado. La firma del empleado se coloca frente a la inscripción de que está familiarizado con el pedido.
Sutilezas de diseño
Si un empleado por alguna razón no ha proporcionado documentos de respaldo sobre gastos (cheques, recibos), la organización no le reembolsará estos costos. Por lo tanto, en el proceso de viaje de negocios es muy importante no olvidarse de los informes. Incluso un viaje en taxi o autobús debe ser confirmado por un boleto o recibo del conductor.
Un punto importante es también una indicación de la unidad estructural de la organización y el propósito del viaje. Dependiendo de los datos especificados, se producirán más amortizaciones de gastos en contabilidad y contabilidad fiscal. Entonces, si el propósito del viaje era reparar las máquinas, al realizar los cálculos contables, la cantidad de gastos se amortizará para depreciar el equipo reparado. Si el objetivo era concluir un contrato, la cancelación se realizará como gastos comerciales generales.
Y el último momento: un viaje de negocios con un objetivo incumplido. En la mayoría de los casos, los costos de tal viaje no son reconocidos por el servicio de impuestos y no reducen la base impositiva. En la audiencia, puede intentar defender su inocencia, pero en la mayoría de los casos la ley permanece del lado del Servicio de Impuestos Federales.