En el territorio de Rusia existe un sistema de normas bastante complejo, que incluye actos desde el nivel nacional hasta el nivel local adoptados en una empresa en particular. Se necesita una pila de "trozos de papel" para que, tanto dentro de una empresa individual como a nivel estatal, todo se lleve a una sola forma, lo que elimina los malentendidos y las diferentes interpretaciones. El estándar empresarial es un conjunto obligatorio de reglas para cualquier empresa que se precie.
¿Cuáles son los estándares en la Rusia moderna?
Se distinguen los siguientes documentos:
- nacional
- internacional, especialmente registrado;
- reglas, recomendaciones, estándares que regulan la estandarización en el país;
- clasificaciones, clasificadores de datos;
- estándares empresariales;
- arcos
- regional;
- preliminar nacional.
Ley federal: ¿qué pasa con las normas?
El desarrollo del estándar empresarial se considera en la primera parte del Artículo 11 de la Ley Federal N ° 184, adoptada el 27 de diciembre de 2002. Este acto legal establece que el desarrollo, la aprobación - tareas resueltas por entidades jurídicas por su cuenta. Preliminarmente, los especialistas analizan la necesidad de implementar estándares en la empresa, y si sus resultados muestran la justificación para tal acción, se lanza el mecanismo de preparación y aprobación.
De acuerdo con la Ley Federal, los objetivos pueden ser:
- mejora de procesos;
- difusión del conocimiento;
- Desarrollo de aplicaciones.
La ley también otorga a las personas jurídicas el derecho de establecer independientemente el orden en que se adopta, modifica y cancela el sistema de normas de la empresa.
Proyectos en el punto de mira
Mientras se desarrolla el estándar empresarial a nivel de proyecto, el desarrollador tiene el derecho de proponer este documento para su consideración por el comité técnico. Sus expertos realizan un examen y sacan conclusiones sobre la aceptabilidad. Los resultados se utilizan para preparar una opinión oficial que, al registrarse de acuerdo con las reglas del flujo de trabajo, se envía al desarrollador.
En el caso de un resultado exitoso, los estándares de la empresa pueden convertirse en la base para la formación de un documento a nivel nacional. El proyecto también se está elaborando aquí primero, que luego pasa por el proceso de aprobación. La forma en que se aprueba la norma nacional se rige por el segundo párrafo del artículo 16 de la Ley Federal No. 184.
Estándares: ¿qué es?
Las normas de las organizaciones y las empresas son una lista de requisitos aprobados oficialmente para el proceso de trabajo y sus resultados. Los desarrollan los empleados de la empresa. El documento es válido solo en la empresa donde fue adoptado. Excepción: si dos empresas trabajan en estrecha cooperación, pueden establecer un acuerdo sobre la distribución mutua de documentación. Como regla general, esto generalmente se soluciona mediante un documento firmado por los jefes de las empresas.
Los estándares estatales de las empresas y adoptados por una entidad legal particular deben ser consistentes entre sí. Al desarrollar, debes considerar:
- GOSTs;
- reglamentos técnicos;
- normas internacionalmente válidas
Si es necesario, la compañía puede cancelar el documento previamente en vigor. La responsabilidad de la calidad del producto fabricado, tanto con los estándares actuales como sin ellos, recae completamente en la empresa. Los documentos no tienen un período de validez limitado, la empresa que los implementa en casa toma una decisión específica. Ella tiene derecho en cualquier momento a suspender su acción o introducir restricciones.
Características de desarrollo
Los estándares de gestión empresarial comienzan con la opinión de un empleado en particular sobre cómo debería verse. Además, otros colegas del iniciador y, finalmente, el personal administrativo, finalmente aprobando los actos normativos, se unen al proceso. El objetivo principal de la norma es reunir las ideas de todo el personal acerca de cuál es el producto final (servicio), qué propiedades debe tener y cómo lograrlo. Si se planea producir bienes de consumo, tiene sentido buscar ayuda de otras compañías para expandir la base de información y dar una respuesta precisa a la pregunta "¿Qué espera el consumidor?".
La norma llama la atención sobre los siguientes componentes del proceso de producción:
- métodos;
- materias primas
- kit de herramientas
- servicios domesticos;
- componentes de artículos manufacturados;
- procesos internos
Estos últimos incluyen:
- gerencial
- gestión
- técnico
Considera en detalle el estándar de la empresa GOST R 1.5.
Clasificación de estándares
Tenga en cuenta: en el documento puede mencionar cualquier lado del proceso de producción a su discreción, no hay restricciones. Esta diversidad permitió la introducción de la clasificación en especies, que a su vez se dividen en categorías. Asignar estándares:
- condiciones técnicas que rigen la producción, uso del producto;
- dimensiones, parámetros;
- tipos;
- características de diseño;
- marcas, composición de los productos de los que están hechos los productos;
- almacenamiento, transporte, marcado;
- Aceptación
- prueba
- control de equipos de medición;
- uso, reparación;
- tecnologías típicas
La norma estatal de la Federación de Rusia controla si se está implementando la norma internacional de la empresa adoptada internamente.
Estándar: vista interior
Suponga que tiene un folleto con el prometedor título "Requisitos, estándares empresariales". ¿Qué esperar dentro?
Como regla general, el contenido de dicha publicación es una lista de requisitos. La tarea principal de cada una de las condiciones indicadas en ella es mejorar la calidad de los bienes (servicios) producidos por la empresa. Gracias a los estándares, se hace más fácil seguir los algoritmos de fabricación.
Por lo general, los estándares de las organizaciones, las empresas consideran el ciclo de vida completo de un producto, describiendo los requisitos para cada una de las etapas. Si se utilizan diferentes materiales y herramientas en el proceso de producción, la documentación de alta calidad describe los requisitos para la nomenclatura de todas las posiciones sin excepción.
¿Dónde puedo cumplir con los estándares?
¿Qué organización utiliza estos documentos de flujo de trabajo formalizados? Práctica muestra, casi en todas partes. Simplifica y optimiza significativamente el trabajo de introducción de dichos documentos en:
- SRO;
- asociaciones;
- comunidades científicas;
- organizaciones públicas;
- empresas comerciales.
En una palabra, es imposible desarrollar un único estándar empresarial. Cada compañía tendrá su propio modelo, ya que los detalles de las compañías son demasiado grandes. Los expertos recomiendan en cada empresa crear un documento por su cuenta, tomando como base el GOST actual.
Ocasión especial
Como se mencionó anteriormente, la documentación no tiene que implementarse en la empresa; no hay requisitos estrictos para esto. Pero hay un caso que requiere atención especial de todos los empleados de la empresa, desde trabajadores comunes hasta gerentes de alto nivel. Este es un estándar de seguridad empresarial. Aunque su implementación tampoco es obligatoria, los expertos coinciden en que el desarrollo de dicho documento es deseable y aumenta no solo la eficiencia de la empresa, sino, lo que es más importante, el nivel de seguridad.
La seguridad es diferente:
- trabajo
- informativo;
- industrial;
- económico
Para cada categoría, es necesario desarrollar un documento único que refleje completamente sus características.La implementación y el cumplimiento de tales actos le permitirán trabajar de manera eficiente sin temor a fugas de secretos comerciales y de producción, lesiones industriales, desastres tecnológicos, crisis y otras situaciones difíciles.
¿Las leyes regulan las normas?
La regulación técnica en nuestro país está consagrada en la ley federal. Establece que la empresa tiene derecho a desarrollar sus propios documentos técnicos y reglamentarios, que reemplazarán:
- SanPiN;
- SNiP;
- GOST
Esto no es solo un estándar de la empresa, sino también reglamentos técnicos.
La tarea de crear un acto normativo recae en algún empleado (departamento), y el resultado de su trabajo será propiedad de la empresa. Esto significa que el uso de dicho producto de trabajo intelectual para otras empresas es inaceptable.
La 184a Ley Federal permite a las compañías que operan en el territorio de Rusia, a su discreción, determinar el procedimiento para crear la documentación. Si al concluir el contrato, el contrato debe incluir una referencia al documento, la norma deberá tenerse en cuenta no solo dentro de la empresa, sino también otros objetos de actividad económica.
Orden de desarrollo
Brevemente, el proceso de creación de un estándar se puede describir en los siguientes pasos:
- Registro
- coordinación
- declaración.
Todo comienza con la preparación de un plan que refleje cómo, dentro de la organización, se desarrollará documentación nueva y previamente aprobada. Las siguientes personas participan en el proceso de trabajo:
- el autor
- colegas
- jefes de departamento;
- jefe de la empresa.
Etapas de desarrollo:
- formación de proyectos;
- registro de la norma;
- coordinación con la lista completa de partes interesadas, incluido el envío inicial, recibir comentarios, actualizar el documento, envío secundario (el ciclo se repite hasta lograr un resultado de alta calidad);
- obtener visas para el proyecto final con una hoja de aprobación;
- aprobación del jefe de la empresa.
Proyecto: etapas de desarrollo
El estándar empresarial se prepara primero en forma de proyecto. Se determina el proceso a estandarizar, y el autor describe paso a paso cómo se implementa actualmente en la empresa. A continuación, el documento se transfiere al administrador asistente, donde se registra en el sistema interno de gestión de documentos. El documento recibe un cifrado único y, después de su aprobación, se incluirá en la lista de documentos válidos. El asistente del gerente será responsable del proceso de registro estándar.
Para el registro correcto, el estándar empresarial recibe una designación única. Refleja:
- índice ("STO");
- índice de la compañía;
- número de serie recibido durante el registro;
- número de serie de la versión actual;
- año de aprobación en formato de 4 dígitos.
Para los estándares, la compañía introduce una numeración separada, y cada siguiente obtiene el siguiente número después del anterior, sin omisiones. Para simplificar el control, se introduce un libro de registro. Si en el futuro se cancela un estándar, se retiene el número; es inaceptable asignarlo a otro documento.
Aprobación del proyecto
La lista de personas que aprueba el documento está formada por el autor de la norma o por la persona encargada de realizar cambios en el documento ya existente. Tan pronto como esté lista la primera edición, se envía una copia a cada destinatario para su estudio. En las empresas modernas, utilizan equipos informáticos para esto; para las opciones de "borrador", no es necesaria una versión impresa. Si la organización tiene un puesto de "Director de Asuntos Jurídicos", él es la persona más importante en la lista de coordinadores.
Cuando la documentación recibe un número único, el proyecto puede enviarse a los jefes de departamentos. Cada uno de ellos tiene el derecho de preparar propuestas, comentarios, de manera oportuna (hasta tres días hábiles) enviados al autor de la norma.Si un departamento no responde a tiempo, el especialista responsable de la norma contacta al jefe del departamento e informa a su supervisor inmediato o al jefe del departamento que inició la creación del documento.
Además, el autor analiza las correcciones recibidas y realiza cambios. Si un especialista cree que las propuestas son incorrectas, recurren a un rango más alto (Director de Asuntos Jurídicos), que decide si hacer cambios o no. Cuando se completan los cambios, la nueva versión se envía nuevamente para acordar la lista anterior de direcciones. El autor recibe la aprobación inicial por vía electrónica, luego de lo cual prepara un borrador de orden sobre la preparación de un nuevo acto para su implementación y aprueba el borrador en papel. Cuando las partes interesadas hayan expresado oficialmente su aprobación, puede enviar un nuevo estándar de firma al jefe de la empresa.
Requisitos estándar
Para generar y aceptar correctamente la documentación en la empresa, primero debe aprobar la "Metodología para crear estándares". Otro documento regulatorio que simplificará la formación y aprobación de los actos buscados son las “Reglas para el diseño de estándares”. Al registrarlo una vez y confirmarlo con el jefe, la compañía acelera la formación de estándares individuales y reduce la necesidad de correcciones y el riesgo de conflictos cuando un empleado tiene una visión del papeleo y otro tiene una visión diferente, lo que puede provocar una ola de memorandos y extensión de tiempo .
El flujo de trabajo correcto implica la estandarización del registro de proyectos desarrollados y documentos aprobados. Para esto, es conveniente llevar un diario especial. Los formularios se pueden comprar confeccionados en tiendas de papelería, o puede redactarlos a mano en un cuaderno normal. Si la empresa se caracteriza por una gran cantidad de estándares, se puede ingresar un diario adicional para contabilizar los documentos que se están verificando.
Matices importantes
El plazo estándar para aprobar un borrador de documento es de tres días hábiles.
El plazo estándar para aprobar enmiendas a la norma es de tres días hábiles.
Para que la norma se tenga en cuenta en el trabajo de la empresa, debe aplicarse mediante la emisión de una orden interna y familiarizar a todas las partes interesadas con ella.
El autor de la norma está preparando un proyecto de orden sobre actividades relacionadas con la introducción de la norma.
Estándares: reglas de almacenamiento
Si la empresa ha establecido el papeleo en papel, entonces, por orden de la empresa, designe a una persona responsable del almacenamiento de las normas. Se le acusa de proporcionar:
- condiciones para el almacenamiento a largo plazo de valores sin causarles daño;
- la disponibilidad de documentación en lugares designados para su almacenamiento.
Las condiciones de almacenamiento incluyen:
- Lugares a los que tiene acceso un número limitado de personas;
- condiciones atmosféricas adecuadas (humedad hasta 80%, temperatura 15-25 ° C, sin factores nocivos).
Los estándares de almacenamiento incluyen en los deberes de las siguientes personas:
- autor del documento;
- jefe de departamento;
- persona designada como responsable.
Orden de almacenamiento:
- el documento original aprobado se transfiere al gerente responsable de los asuntos legales;
- el empleado designado por la persona responsable del almacenamiento de documentos hace una nota "Copia de control" en la página del título;
- el original se archiva en el archivo, incluido en el registro;
- los jefes de departamento que reciben copias de la documentación en sus manos las archivan en carpetas almacenadas en sus unidades.
¿Y si necesitas eliminarlo?
El retiro del estándar vencido se realiza sobre la base de una orden especial emitida por la empresa. Para hacer esto, convocan una reunión, la graban y forman un borrador de orden. A la reunión deberían asistir los jefes de todos los departamentos en los que se aplicó la norma. El autor de la norma es nombrado responsable de organizar el evento.También prepara un borrador de orden y lo aprueba con los funcionarios interesados, y luego lo pasa junto con la hoja de aprobación a la primera persona de la compañía para su firma. Todos los cambios relacionados con el estándar se ingresan en el libro de registro.