Hay diferentes períodos de almacenamiento en el papeleo de documentos de cierto tipo. Algunos de ellos se relacionan con aquellos de valor informativo ilimitado, mientras que otros pierden relevancia lo suficientemente rápido. Entonces, ¿qué documentos y cuánto tiempo necesita conservar? ¿Cómo deben ser eliminados? Todo esto está muy claramente establecido en la legislación.
Tres tipos de períodos de retención.
La lista de períodos de almacenamiento de documentos en papeleo: temporal (hasta 10 años), a largo plazo (más de 10 años) y permanente. Si hablamos de casos de almacenamiento a largo plazo y permanente, luego de su finalización, se transfieren a departamentos especiales por un período de 2 años, y luego se archivan.
¿La apariencia de los medios afecta el tiempo de almacenamiento?
El tipo de soporte de información (papel o electrónico) no afecta el período de almacenamiento. Lo importante es la información que contiene. El uso adicional de un caso particular se determina mediante un examen especial. Clasifica todos los documentos, indica si se pueden utilizar en interés (o en contra) de la ciencia, el estado, la sociedad, los individuos, etc.
¿Por qué es un examen para determinar el valor de los documentos?
Es imposible prescindir de este procedimiento en el campo del trabajo de oficina, ya sea un archivo estatal, una organización o una empresa.
Objetivos del examen: determinar o cambiar la vida útil del documento; para hacer una selección de aquellos casos que están sujetos a disposición ya que ya no tienen valor o han perdido relevancia; indique el período de conservación de documentos que no tienen valor histórico o científico, pero tienen valor práctico. Además, el examen debe determinar a qué tipo de valor se relaciona otra documentación: política, científica, económica, cultural, industrial, etc.
Para obtener información sobre la dotación de personal, la contabilidad, el almacenamiento y la designación adicional de casos, debe consultar la Ley de Asuntos de Archivo.
El resultado del examen debe ser una lista que contenga 12 secciones de documentos resultantes del funcionamiento de las estructuras, organizaciones, instituciones y otras empresas estatales. Prestaremos especial atención a los asuntos de contabilidad y personal, teniendo en cuenta las condiciones y los términos de almacenamiento de documentos en las empresas. Toca ligeramente los documentos médicos.
Registros médicos
Los documentos médicos, así como otros importantes informativamente, tienen sus propios períodos de almacenamiento específicos para documentos en el trabajo administrativo de una organización médica. Este período está regulado por los actos jurídicos reglamentarios de la Federación de Rusia y varía de 1 año a 50 años para diversas categorías de documentos.
Registros contables
Para la documentación producida por los departamentos de contabilidad, se aplican condiciones separadas y períodos de almacenamiento para documentos en papeleo. Después del procesamiento, la documentación primaria, los saldos, los datos de los registros contables y los informes deben almacenarse en una sala especial o en un gabinete cerrado, hasta que se transfieran al archivo de la organización. Los formularios de informes estrictos deben guardarse en armarios metálicos o cajas fuertes. El contador principal nombra a una persona autorizada para controlar estos problemas.
Si este tipo de documento se pierde, se daña, se transfiere ilegalmente a terceros, la gerencia de la organización debe informar a las autoridades policiales sobre este hecho. La destrucción o la incautación de la documentación debe ocurrir únicamente de acuerdo con los requisitos prescritos por la ley.
Periodo de almacenamiento de documentos contables
Estándares de vida útil contables existentes:
- documentación primaria, formularios - 3 años;
- documentos en efectivo, información relacionada con transacciones financieras - 5 años;
- hojas de pago y liquidación (si no hay una cuenta personal) - 75 años.
Está prohibido incautar casos al final del período de almacenamiento sin verificación por parte de las autoridades fiscales, y una comisión especialmente designada debe tomar una decisión sobre la destrucción de documentos en el trabajo de oficina con un período de almacenamiento vencido.
Administración de recursos humanos
La documentación del personal tiene una gran importancia social (en primer lugar, se refiere a la disponibilidad de datos personales), por lo tanto, su almacenamiento está determinado por reglas especiales. Una parte importante de ellos sirve como una confirmación real de los derechos de los trabajadores a la seguridad social (en la vejez, discapacidad, etc.), contiene información sobre su antigüedad, etc. donde los ciudadanos contactan para obtener información de fondo. También tienen valor arqueográfico y biográfico, sirven como fuentes para encuestas estadísticas o estudios históricos y sociales.
La condición principal para almacenar la documentación del departamento de personal es la restricción del acceso ilegal a la información personal sobre los empleados, así como la capacidad de encontrar rápidamente las cosas correctas.
Se pueden distinguir dos tipos de almacenamiento en la organización del trabajo de oficina y los períodos de almacenamiento de documentos de personal: actual y posterior. El primer tipo se divide en dos subtipos: almacenamiento de documentación durante la ejecución y almacenamiento de documentación ejecutada.
Los casos durante su ejecución se ubican en la persona que los trata en carpetas especiales con nombres (por ejemplo, "Urgente", "Para firma"). El número de teléfono, apellido, iniciales del contratista también deben indicarse aquí. Después de que se archivan y almacenan de acuerdo con la nomenclatura.
Órdenes
Todas las órdenes deben mantenerse en los originales, y sus copias (para incentivos, sanciones, contratación, despido, etc.) se ingresan en el archivo personal del empleado. Se coloca en una carpeta numerada y sus páginas deben ser actualizadas. La portada del archivo personal tiene su propio número de serie. El período de almacenamiento actual para registros de recursos humanos se aplica solo a los empleados actualmente empleados. Después del despido, el caso debe eliminarse de la carpeta y ejecutarse para transferirlo al archivo.
Las condiciones de almacenamiento de los libros de trabajo de los empleados, así como sellos, sellos, membretes, llaves de gabinetes con documentación, significan que se guardan en la caja fuerte del jefe del departamento de personal. Además, se recomienda que el oficial de personal, al salir de su oficina, limpie todas las notas y documentos en un armario y apague la computadora. Al final de la jornada laboral, es necesario colocar toda la documentación en un armario de metal y sellarla. La clave se entrega al jefe del departamento con una lista en el diario correspondiente. Todos los borradores y formularios rechazados se destruyen, las computadoras se desconectan de la red. Si el empleado ha recibido una copia o un extracto del documento, debe dejar una firma en el diario.
Solo los documentos cuyo período de almacenamiento es más de 10 años entran en el fondo de archivo. Tienen valor social, económico, político, histórico y de otro tipo. El cronograma por el cual los documentos se envían al archivo es aprobado por el gerente o empleador. Los documentos deben venir aquí en forma de originales. Si esto no es posible, se debe certificar y entregar una copia del mismo.
Regula el plazo y el procedimiento para almacenar la documentación del personal "Lista de documentos de gestión típicos", aprobada por el Archivo Federal. Los períodos de almacenamiento de documentos en papeleo y el procedimiento para almacenar libros de trabajo se aprueban en una ley reguladora especial - Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia "Sobre los libros de trabajo".
Condiciones de almacenamiento de la documentación del personal.
Entonces, durante 5 años se almacenan:
- Documentos (certificados, información, declaraciones, etc.) sobre la disponibilidad, adquisición o movimiento de trabajadores.
- Documentos (listas, información, certificados) relacionados con la liberación o la necesidad de personal de trabajo, creación de empleo, género, edad y calificaciones profesionales de los empleados.
- Correspondencia sobre cuestiones laborales.
- Documentos sobre la transferencia de empleados a un día o semana laboral más corto.
- Documentos relacionados con conflictos laborales.
- Los informes sobre el estado y la verificación del trabajo con los empleados se almacenan de forma continua, y las solicitudes (certificados) para la liberación y las necesidades de los empleados también se guardan durante cinco años.
Durante 3 años se almacenan:
- Documentos (información, saldos de tiempo de trabajo, información, notas) relacionados con el registro del tiempo de trabajo.
- Actos (información, características, mensajes, certificados, etc.), que contienen información sobre disciplina laboral.
- Actos (informes y otra información) relacionados con la contabilidad de inserciones laborales y libros.
El almacenamiento por un año se aplica a las hojas de tiempo y los libros de seguimiento del tiempo, así como a los horarios de vacaciones.
El archivo personal y la tarjeta personal del empleado se almacenan durante 75 años, y si estamos hablando de esta documentación para gerentes, empleados con premios o rangos estatales, miembros de las estructuras ejecutivas, de gobierno o de control de la organización, entonces permanentemente.
La dotación de personal de la organización y los cambios en ellos se almacenan de forma continua, y los arreglos de personal, durante 75 años.
Una descripción de trabajo típica en el lugar de aprobación y desarrollo se almacena de forma permanente, personal (como parte de los archivos personales), durante 75 años.
La copia restante del empleador del contrato de trabajo, archivada en el archivo personal del empleado, debe conservarse durante 75 años y luego archivarse. Si no se guardan los archivos personales, dichos contratos deben formarse en un negocio separado en las mismas condiciones de almacenamiento.
Las tarjetas de contabilidad, libros y revistas también tienen sus propios términos para el almacenamiento de documentos en papeleo:
- Recepción, reubicación, despido de empleados - 75 años.
- Contabilidad para viajeros de negocios: 5 años a partir de la fecha de despido.
- Contabilidad para el servicio militar - 3 años.
- Información de vacaciones - 3 años.
- Fichas personales, tarjetas, contratos y convenios laborales - 75 años.
- Emisión de inserciones laborales y libros - 50 años.
- Emisión de certificados de salario (lugar o experiencia laboral) - 3 años.
- emisión de certificados de viaje - 5 años.
Resumiendo todo lo anterior, para la conveniencia de aquellos que necesitan información en forma ensamblada, puede enviar de forma independiente los períodos de almacenamiento de documentos en documentos en una tabla.
¿Qué hacer si el documento está dañado?
Dichos documentos están sujetos a restauración. Por ejemplo, si la hoja de tiempo está dañada (su vida útil es de setenta y cinco años), entonces se puede encontrar información al respecto en la computadora del departamento de contabilidad. Es imposible tirar una boleta de calificaciones dañada, ya que esto será una disminución no autorizada en los períodos de almacenamiento prescritos por las normas, lo que puede conducir al castigo de la administración de la organización. Por lo tanto, cualquier documento que haya quedado inutilizable antes de la fecha límite debe ser restaurado. Ahora todas las organizaciones usan el software, que contiene la información necesaria para esto.
En conclusión
Por lo tanto, los períodos de almacenamiento en el papeleo dependen del tipo y el valor de los documentos. Una parte importante de la documentación del personal tiene una mayor vida útil. Por parte de la legislación de la Federación de Rusia, existen estrictos estándares prescritos para esto. La ley también regula el procedimiento y los términos de almacenamiento de ciertos tipos de documentos, así como la eliminación de documentos: debe ocurrir solo después del examen y, en consecuencia.