El proceso de almacenamiento de contratos está asociado con algunos problemas. Sucede que para determinar el tipo de documento, tipo, término y condiciones de su almacenamiento, el método de destrucción es bastante difícil. Todos los factores anteriores están regulados por ley, pero el mismo contrato en diferentes situaciones puede tener diferentes períodos de validez, por lo tanto, a menudo hay problemas para determinar la duración del almacenamiento. Para mantener un registro eficiente y adecuado, es necesario comprender claramente el procedimiento y los requisitos de la legislación en esta área para evitar multas o sanciones. A continuación consideramos la vida útil de los contratos de venta en la organización.
Propósito de almacenamiento
Se requiere la disponibilidad de contratos en acceso constante no solo para el período en que su validez continúa. Después de eso, son necesarios para extraer cualquier información de ellos. La mayoría de las situaciones controvertidas en las que una u otra parte no cumple con sus obligaciones se resuelven en el tribunal o en el procedimiento previo al juicio mediante la presentación del contrato.
Además, es posible realizar inspecciones en la empresa por parte de las autoridades reguladoras estatales. Pueden solicitar documentos por un período determinado, en este caso, con almacenamiento inadecuado en la organización, violación de los términos de su destrucción, se pueden imponer sanciones en forma de multas bastante impresionantes. En primer lugar, el liderazgo que no controla este proceso tiene la culpa.
Por lo tanto, concluimos que el almacenamiento de contratos y otra documentación organizativa y administrativa debe llevarse a cabo adecuadamente durante un período estrictamente acordado.
Términos y tipos de almacenamiento
Los períodos de almacenamiento para los contratos de trabajo en una organización son diferentes. Según el clasificador de documentos de toda Rusia, se clasifican como documentos organizativos y administrativos. Y los términos de su validez se clasifican de la misma manera que la vida útil de todos los documentos. Asigne los siguientes períodos de almacenamiento por contrato en la organización:
- permanente
- a largo plazo (más de 10 años);
- a corto plazo (hasta 10 años inclusive).
Tal sistema, que parece derivarse de la lógica de los propios documentos, no es muy conveniente de usar. Esto a menudo crea confusión y conduce a errores graves en el trabajo de oficina.
Sistema de almacenamiento estándar
Un sistema de almacenamiento más común por tipo. Como regla general, en la mayoría de las empresas, los contratos se dividen en varias variedades: núcleo (directamente relacionado con el negocio principal de la empresa), económico y laboral.
Por ejemplo, ¿cuál es el período de retención para los contratos de servicio en una organización? Las dos primeras categorías de documentos son inviolables por no más de cinco años. Los contratos de trabajo también tienen una vida útil de no más de cinco años. Sin embargo, hay excepciones. Por ejemplo, si no hay una cuenta personal, este documento deberá conservarse durante 75 años. El plazo de almacenamiento de los contratos de arrendamiento en la organización depende del período para el que se redacta.
Modelos y listas departamentales
Las listas estándar enumeran documentos que se distribuyen en la mayoría de las organizaciones, mientras que los departamentales contienen información desarrollada para esta agencia en particular.
Existen diferentes tipos de documentos. Las listas son documentos reglamentarios utilizados para determinar la vida útil y la selección de documentos para su posterior almacenamiento o destrucción.
Al compilar nomenclaturas de casos y determinar los términos de almacenamiento de los contratos, generalmente se utilizan listas típicas, aprobadas por los organismos estatales, así como por los ministerios y departamentos pertinentes. La vida útil de los contratos de suministro en la organización es de 5 años después del vencimiento.
Archivado
El procedimiento para transferir documentación que ya ha expirado al archivo puede tener ligeras diferencias en diferentes organizaciones. En algunos casos, hay una forma habitual en que los documentos se engrapan y se colocan en un gabinete de metal, con orgullo conocido como el archivo. Otras organizaciones tienen un archivo, un archivero y una nomenclatura de asuntos aprobada, y todo el proceso se realiza de acuerdo con la documentación reglamentaria. Es decir, hay ciertas reglas para la presentación de documentos, su registro, etc.
Ambas opciones tienen derecho a existir, debe tener en cuenta los detalles de la organización, el volumen de flujo de trabajo y la cantidad de empleados. En el caso de una gran organización grande con un gran personal, sin usar un sistema de almacenamiento de documentos adecuado, simplemente se ahogará en ellos. La regla general a la que todas las organizaciones intentan adherirse, independientemente de la forma de propiedad y el número de empleados, es el momento de transferir documentos al archivo.
Se requiere que los empleados envíen documentos al archivo no antes de un cierto período, lo que no depende de cuándo realmente expiraron. Y, por lo general, dicho archivo se produce a principios de año. Es decir, incluso si el contrato expiró en febrero, aún debe esperar hasta el próximo año para transferirlo al almacenamiento. ¿Cuál es la vida útil de los contratos comerciales en la organización? El período mínimo permitido es de 5 años.
Inicio del período de almacenamiento del contrato
Esta es una pregunta muy difícil, ya que es en relación con esta fecha que ocurren la mayoría de los errores. El almacenamiento de contratos en la mayoría de las empresas es el mismo y comienza con el comienzo del año calendario en el que este documento ya no es válido. Por ejemplo, hay un contrato cuyo período de validez expiró el 15 de julio de 2010. Debe almacenarse durante cinco años, pero no puede destruirse el 15 de julio de 2015, sino solo a principios de 2016. Es decir, la fecha límite comienza desde el 01.01.2011, y no desde julio del año anterior. Como regla general, para minimizar el número de errores, se agrega un año a la fecha límite anterior. Y solo después de que el contrato haya expirado en la organización, el documento puede ser destruido.
Detalles del almacenamiento por contrato
Como ya dijimos, hay documentos de orientación especiales que establecen las reglas y los términos para la transferencia al archivo y al almacenamiento. Una vez más, recordamos que la documentación debe almacenarse en una habitación seca y ventilada con un cierto régimen de temperatura. Las carpetas con documentos deben ubicarse en bastidores cerrados o abiertos. Si es necesario, el archivo debe tener cajas fuertes especiales para almacenar documentos marcados como "secreto comercial". Aunque nadie verifica el proceso de almacenamiento de documentos, la ausencia de ciertos archivos se detecta fácilmente durante la verificación, por lo que configurar un sistema de ahorro es conveniente para la empresa. Por lo tanto, el período de almacenamiento del contrato en la organización ha expirado y el documento debe ser destruido. ¿Cómo hacerlo bien?
Destrucción
Es imposible destruir documentos así como así. Primero debe asegurarse de que su período de validez haya pasado. Solo después de esto, la destrucción es posible, pero hay dificultades aquí que deben tenerse en cuenta para no caer bajo las sanciones de los inspectores. El procedimiento se ve aproximadamente como sigue. Los empleados hacen una selección de todos los documentos cuya fecha límite ya pasó, luego se hace un inventario, se envía un informe al jefe, se redacta un acto de destrucción, el documento está firmado por el jefe y las personas responsables. Luego se asignan carpetas para su destrucción.Mantener contratos y otra documentación en el archivo de manera continua no tiene sentido, por lo tanto, para no quedar empantanado en los documentos, es necesario llevar a cabo este procedimiento regularmente.
Responsabilidad e implementadores
La responsabilidad principal con respecto a todo lo que concierne a la seguridad de todo tipo de contratos y otros documentos de la organización recae, por supuesto, en el jefe. Es él quien es castigado con el rublo cuando se descubren violaciones durante las inspecciones. Los siguientes en la lista son el contador principal, el abogado y el empleado responsable de la seguridad de la documentación. Pero estas personas, en el mejor de los casos de mala conducta cometida, son castigadas por el propio líder; él es el primero en conseguirlo. En la práctica, en las pequeñas empresas, el sistema de control y almacenamiento de contratos se asigna al departamento de contabilidad, y el contador, a su vez, nombra a una persona específica a cargo. A veces, el asesor legal de la organización es designado como la persona responsable de la seguridad de la documentación. Pero esto no es muy conveniente, porque un abogado solo puede ser responsable de los contratos, y generalmente está muy superficialmente familiarizado con otros documentos. Este proceso es más fácil de establecer si hay una persona específica dotada de responsabilidad y autoridad. Esto garantiza la máxima precisión y exactitud en el manejo de documentos.
Ejemplo de contabilidad y sistema de almacenamiento.
Para comprender mejor las características y la vida útil de los contratos en la organización, puede analizar los puntos principales en un pequeño ejemplo. Hay un empleado (generalmente un empleado de contabilidad) que es responsable de mantener los contratos con los contratistas. Los archiva en una carpeta separada donde se encuentran durante el período de validez. Al cerrar el contrato, se transfiere a otra carpeta. En este caso, como regla general, se compila un inventario o registro, que contiene una lista de documentos y le permite seguir su movimiento. Además, el período de almacenamiento se observa allí, después de lo cual están sujetos a destrucción. Al final del período reglamentario, los documentos se destruyen de acuerdo con el procedimiento ya descrito.
La seguridad de la documentación organizativa y administrativa de la empresa en su conjunto y de los contratos en particular requiere una actitud reflexiva, atenta y precisa para evitar problemas. El principio de organizar el almacenamiento de acuerdo con la ley es común a todas las empresas y organizaciones. Esto elimina el uso de sanciones en el caso de las inspecciones. Los documentos internos (actos, inventarios, registros, varios tipos de contratos) en forma pueden diferir en diferentes organizaciones, pero esto no es de importancia fundamental.