La clave del éxito de cualquier gran empresa está en el trabajo coordinado: debe funcionar como un solo organismo. Y, por supuesto, debe tener ese "órgano", ese sistema que garantiza el trabajo cómodo de todos los empleados, les proporciona a todos lo necesario. Este es un departamento especial: AHO. No todos saben exactamente qué hay detrás de la abreviatura. ¿Y quién es el especialista de AXO? Averigüemos más, presentando en el camino la descripción del trabajo del empleado.
¿Qué es aho?
Para entender quién es, el especialista de AXO, primero explicaremos al lector las características y funciones básicas del lugar de trabajo de este funcionario. La abreviatura AXO es el departamento administrativo. Se crea en casi todas las empresas donde el número de empleados supera las 100 personas. El departamento se dedica a la adquisición de consumibles para las actividades de la empresa, calculando sus necesidades, es responsable del orden y la comodidad de los lugares de trabajo, y garantiza la limpieza de las instalaciones públicas y de producción de la empresa.
Si la corporación es a gran escala, entonces AXO dentro de sí mismo se divide adicionalmente en varias unidades:
- planificación y liquidación;
- material y recurso;
- social y domestico.
Las principales tareas del departamento.
¿Quién es el especialista de AXO? Un funcionario que realiza todas (o parte, según el tamaño de la organización) las funciones del departamento administrativo. Y las tareas del AXO son las siguientes:
- Compra, almacenamiento, entrega a los empleados de diversos artículos, activos materiales necesarios para su trabajo.
- Reparación de averías de los bienes materiales de la empresa, restauración de locales.
- Cumplimiento de las normas y reglamentos de seguridad contra incendios, control sobre los empleados que los siguen.
- Responsabilidad por la propiedad operada por empleados de la empresa.
- Busque empresas que presten servicios de limpieza y servicios públicos.
- La conclusión de tratados y acuerdos relevantes: para Internet, comunicaciones telefónicas, recolección de basura, etc.
- Provisión oportuna y completa de los empleados de la organización con los activos materiales necesarios para su trabajo.
- Monitoreo de la condición de las salas de trabajo, eliminación oportuna de problemas emergentes.
- Organización de condiciones confortables para que los empleados se relajen durante la jornada laboral.
- Control sobre la garantía de la protección de los locales de trabajo.
Personal del departamento
El departamento administrativo y económico no es solo el principal especialista de AXO. La unidad emplea a todo un equipo de empleados: limpiadores de habitaciones, ingenieros de equipos técnicos, guardias de seguridad, economistas, conductores, agentes de carga, armarios, mensajeros, etc.
El tamaño del personal del departamento depende del tamaño de la empresa. En promedio, hay 15 especialistas en AXO por cada 100 empleados (según las instrucciones). Estos empleados se dividen en tres niveles profesionales:
- Técnicos, fontaneros, carpinteros, conductores, electricistas, armarios, ingenieros de potencia, ingenieros, secretarios.
- Ingenieros en jefe, administradores, expertos líderes, jefes de la AHO.
- Subdirectores de AXO, gerentes técnicos, jefes de AHC.
La descripción del puesto de especialista de AXO es un documento que dicta los deberes de un especialista líder, administrador u otro empleado que ocupa un puesto directivo. Procedemos directamente a ella.
Requerimientos Especialistas
La instrucción de descripción del trabajo (especialista principal de AXO) implica una serie de requisitos para el empleado. El empleado debe saber:
- Órdenes, órdenes, resoluciones, otros documentos reglamentarios y normativos directamente relacionados con sus actividades (de especialistas).
- La estructura de la organización empleadora, los derechos y obligaciones de sus empleados.
- Reglas y recomendaciones para atender a visitantes, consumidores.
- Tipos de trabajo y servicios prestados.
- Fundamentos de economía, gestión de personal, organización laboral.
- Fundamentos de marketing, promoción.
- Diseño, diseño estético del local.
- Fundamentos de la psicología social.
- Derecho laboral
- Normas y reglamentos de protección laboral.
Requisitos mínimos para la formación de especialistas:
- Educación profesional secundaria.
- Educación profesional primaria con al menos 2 años de experiencia en la especialidad.
Para ocupar puestos gerenciales, se requieren al menos 5 años de experiencia laboral en el departamento administrativo.
Cualidades personales del empleado.
¿Quién es el especialista de AXO? Un empleado con las siguientes cualidades personales:
- Resistencia al estrés.
- Iniciativa
- Liderazgo y habilidades organizativas.
- Honestidad
- Integridad
- La capacidad de encontrar rápidamente una salida a situaciones difíciles.
Funciones clave del trabajo del empleado
Según el estándar profesional, el especialista de AXO realiza las siguientes tareas principales en su lugar de trabajo:
- Proporciona actividades comerciales de la empresa empleador.
- Controla el uso racional de los consumibles y otros valores materiales.
- Como parte de su competencia, mantiene registros y también proporciona informes sobre las actividades del departamento al supervisor inmediato.
Deberes especializados
Las responsabilidades de un especialista de AXO son inusualmente amplias:
- Controla la seguridad de los activos materiales.
- Toma medidas efectivas para prevenir y resolver conflictos en el departamento.
- Considera los reclamos de los empleados y clientes de la organización por un servicio de baja calidad por parte de sus subordinados. Lleva a cabo las medidas organizativas y técnicas necesarias para erradicar la recurrencia de tales casos.
- Controla el diseño adecuado de las salas de trabajo y también monitorea la publicidad interior y exterior: garantiza su actualización, se encarga de una condición estéticamente atractiva.
- Garantiza la limpieza y el orden tanto en la propia organización como en los territorios adyacentes a las instalaciones de la empresa.
- Supervisa el cumplimiento por parte de los empleados reparados de las normas de protección laboral, saneamiento y seguridad contra incendios.
- Informa a la gerencia sobre las deficiencias en las actividades del departamento, sugiere formas de erradicarlas.
- Supervisa la limpieza y el orden en las oficinas, organiza reparaciones oportunas de muebles, equipos y locales.
- Organiza la compra de mobiliario de oficina, papelería y equipamiento técnico.
- Organiza y controla las actividades de los servicios de limpieza.
- Organiza felicitaciones tanto a los empleados de la organización como a sus clientes con motivo de días festivos, cumpleaños, fechas memorables.
- Si el empleador alquila el local, el especialista de AXO resolverá todos los problemas del negocio de alquiler.
- Organiza la restauración oportuna, la reconstrucción de salas de trabajo.
- Responsable del almacenamiento de suministros de oficina, equipos, materiales para el hogar, inventario. Proporciona, si es necesario, a todos los empleados anteriores de la organización.
- Organiza comidas para empleados.
- Elabora los documentos contables y de informes necesarios.
Interacción con otras unidades.
Los deberes de un especialista de AChO incluyen la interacción con otros departamentos y funcionarios dentro de la organización.
Jefe de la AHO. Para asuntos que requieren coordinación con un gerente superior.
Todas las demás unidades estructurales de la organización. Aquí hay una lista de preguntas para recibir:
- Aplicaciones para proporcionar equipos domésticos, muebles, equipos, dispositivos técnicos, papelería, etc.
- Informes sobre el uso de los recursos materiales proporcionados.
- Solicitudes de servicios domésticos en conferencias, seminarios, reuniones, etc.
- Aplicaciones para trabajos de reparación de varios tamaños.
- Solicitudes para trabajadores de hostelería.
AXO, a su vez, proporciona a todas las unidades estructurales de la organización los recursos materiales solicitados: papelería, muebles, electrodomésticos, etc.
Oficina de informes y contabilidad. Preguntas para recibir de AXO:
- Contabilización de bienes, transacciones comerciales, efectivo recibido, etc.
- Datos sobre el movimiento de las finanzas.
El departamento de informes y contabilidad proporciona lo siguiente:
- Documentos con límites en la liberación de recursos materiales y su gasto por unidades estructurales.
- Propuestas para la venta de activos materiales no utilizados.
- Estimaciones de costos para el mantenimiento de locales de trabajo, edificios de organización, incluidos y equipos relacionados.
- Estimaciones de costos para la compra de muebles, papelería, equipo técnico, etc.
Departamento legal. Problemas de recepción del departamento administrativo:
- Asesoramiento legal en temas de interés.
- Documentos para experiencia legal.
- Respuestas a solicitudes legales.
Secretario Asistente Transferencia de documentos para envío y / o duplicación. El departamento recibe correspondencia de la secretaria en su dirección.
Derechos de especialista
El especialista de AXO tiene el derecho:
- Solicitar información a las divisiones estructurales de la empresa sobre el estado de los locales y equipos, el uso de consumibles.
- Presentar al jefe de la propuesta propuestas para mejorar su trabajo.
- Requerir que el empleador asegure condiciones normales de trabajo.
- Tomar decisiones responsables dentro de su competencia.
Responsabilidad de un especialista
El empleado es totalmente responsable de:
- Provisión oportuna de la organización con los materiales, equipos, muebles, etc. necesarios.
- Conservación de la documentación.
- Puntualidad y corrección de los informes escritos personalmente a la gerencia.
- Divulgación de información que es el secreto comercial del empleador.
- Preservación de los activos materiales proporcionados por la empresa para actividades laborales.
- Incumplimiento de los requisitos de la descripción del trabajo.
El especialista de AXO es un puesto responsable. De hecho, el departamento administrativo y económico mantiene una atmósfera de trabajo cómoda de la organización, el trabajo completo de sus empleados. A veces, la posibilidad de un trabajo continuo de la empresa depende de AXO.