En nuestro tiempo, el papeleo (gestión de documentos) se está moviendo gradualmente de un formulario en papel a uno digital. En este sentido, toda persona educada moderna debe tener una idea del concepto de "documento electrónico" y las características de su aplicación. Examinemos este fenómeno con más detalle y también descubramos qué es EDS.
Lo que se llama un documento
Antes de considerar el concepto y la estructura de un "documento electrónico", vale la pena recordar su predecesor en papel.
En un sentido amplio, este es el nombre del objeto del mundo material, en el que la información está contenida en una forma fija.
En un sentido más restringido, un documento es un medio de información que confirma hechos significativos que se presentan en varias formas (texto, imagen, grabación de sonido o video, así como sus combinaciones). Está diseñado para almacenar y transmitir datos en el tiempo y el espacio.
Cada documento tiene ciertos detalles con los que se puede identificar.
Si dicho medio contiene información falsa o cuando fue creado, se violaron las normas legislativas establecidas, se llama falso (falso) y no tiene fuerza legal.
El conjunto de portadores de información confiable se llama documentación. Se forma sobre la base de su enfoque en un tema específico, fenómeno, proceso, persona, institución, etc. El proceso mismo de crear / diseñar dichos medios se llama documentación. Comprometido en él, es imprescindible tener en cuenta las normas de la legislación vigente, así como cumplir con las normas nacionales para la compilación. Además, no te olvides de la competencia del compilador. Entonces, el director tiene el derecho de endosar un certificado de madurez, pero no puede firmar un diploma universitario. Más precisamente, puede, pero dicho documento no tendrá fuerza legal.
Otro concepto importante en este tema es el "papeleo". Este es un conjunto de trabajos para documentar la actividad gerencial de un objeto y organizar en él el movimiento de los portadores de información antes mencionados.
En diferentes períodos históricos, este proceso se llevó a cabo en diferentes materiales. Estas eran tabletas de arcilla, piedra, papiro, cuero, madera, corteza de abedul, etc. Poco a poco, todas fueron reemplazadas por papel.
Según el tipo de material de soporte que hoy se distingue:
- papeleo tradicional (papel);
- mixto (papel + dispositivos informáticos electrónicos);
- electrónica (digital).
Dependiendo de su contenido y propósito, los documentos pueden realizar una serie de funciones:
- Legal.
- Gerencial.
- Social.
- Cultural
- Histórico
- Informativo.
- Comunicativo.
El desarrollo del concepto de "documento electrónico"
Desde la invención de las computadoras, la humanidad ha comenzado a buscar una manera de cambiar a la documentación sin papel. En la URSS ya en los años setenta del siglo XX comenzó a pensar en crear un modelo de trabajo de oficina. Es cierto que en ese momento el concepto de "documento electrónico" (ED) aún no existía. En su lugar, se usó el nombre "medio legible por máquina".
A mediados de los años ochenta, dicha tecnología aún no se había desarrollado por completo. Pero en ese momento, el contenido del concepto de "documento electrónico" ya se detallaba en la legislación. Es cierto, entonces también se llamaba "legible por máquina". En GOST 1984, este era el nombre de un documento adecuado para la lectura automática de los datos contenidos en él.
Con el comienzo de la informatización generalizada en los años noventa y dos milésimas, este concepto adquirió gradualmente su significado actual.
Qué documento se llama "electrónico" hoy
El concepto moderno de "documento electrónico" tiene varias formas de interpretación, que se reflejan en el marco legislativo. Sin embargo, todos conocen muy bien la esencia de este fenómeno y requieren la presencia de tales componentes:
- forma digital de grabación;
- almacenamiento de datos en medios electrónicos con la capacidad de leer y comprender por el hombre.
En base a esto, se puede hacer una definición general del concepto bajo consideración.
El documento electrónico es un documento cuya información (incluidos los detalles) se registra en forma de datos digitales. Por ejemplo, como un conjunto de caracteres, sonidos, imágenes o combinaciones de los mismos.
Un ED se puede crear, guardar, transmitir y transformar utilizando medios digitales en una forma visual comprensible para los humanos.
La ventaja de tal documento
Al igual que su contraparte en papel, ED realiza el mismo conjunto de funciones. Sin embargo, tiene una serie de propiedades que lo convierten en un soporte de datos más prometedor:
- La información registrada en forma electrónica se edita fácil y rápidamente.
- Dichos documentos pueden almacenarse teóricamente para siempre.
- La tecnología ED simplifica, acelera y reduce el costo del proceso de papeleo.
- Dichos documentos pueden firmarse y enviarse de forma remota, sin perder tiempo en reuniones personales.
- Puede obtener rápidamente el número requerido de instancias de ED. Además, todos ellos tendrán fuerza legal.
Propiedades de la disfunción eréctil. Metadatos
El concepto de "documento electrónico" se caracteriza por tres propiedades:
- El contenido es sus componentes textuales, gráficos o de sonido.
- El contexto es información sobre la relación de datos documentados con otras personas físicas, jurídicas o con DE.
- La estructura de un documento electrónico es interna y externa. En el primer caso, estamos hablando directamente sobre el contenido de la disfunción eréctil. En el segundo, sobre el entorno en el que existe (medio de almacenamiento, formato del archivo en sí, etc.)
El concepto de "documento electrónico" se define por sus metadatos. Este es el nombre de la información sobre todas las propiedades de la disfunción eréctil, así como su certeza social.
Los metadatos son una parte integral del proceso de almacenamiento de cualquier documento electrónico. Contienen elementos de evidencia legal, comercial, organizativa y procesal de la integridad del ED, así como su autenticidad.
Detalles ED
Otro aspecto importante del concepto de "documento electrónico" - detalles. Este es un tipo de análogo de la hoja de datos, que contiene toda la información sobre la creación de ED.
Estos incluyen:
- El nombre del documento electrónico.
- Fecha y lugar de compilación, así como todas las ediciones (si las hay).
- Datos sobre el compilador o compiladores del ED.
- Información sobre el nivel de seguridad del documento.
- Datos que permitirán determinar la autenticidad, autenticidad y confiabilidad de la firma digital electrónica de ED.
- Datos sobre los programas necesarios para abrir este documento. Se trata de su formato. La piratería informática está prosperando en el espacio doméstico hoy. En este sentido, la mayoría de los usuarios de PC utilizan software sin licencia y no siempre sospechan que los queridos .doc, .xls y .ppt son compatibles con los programas pagos de Microsoft Office. Entonces, en condiciones normales, debe pagar por usarlos y no descargar las versiones pirateadas. Es por eso que el formato ED gratuito más utilizado, universal y, lo más importante, hoy en día en el mundo es .odt. Su popularidad incluso hizo que Microsoft incorporara la capacidad de leerlo en su software. Entre las principales ventajas de este formato está la combinación de las capacidades de programas como Word, Excel, PowerPoint.
- Firma digital
Firma digital
Como ya se mencionó anteriormente, uno de los componentes más importantes del concepto de "documento electrónico" son los requisitos. En particular, firma digital, que se traduce del inglés como "firma digital".
Este es el nombre de la forma de ver ED, que se obtiene como resultado de la conversión criptográfica de un conjunto de datos electrónicos.Esta firma le permite identificar a la persona que la puso, así como confirmar la integridad de todo el documento.
Según la ley actual, en la mayoría de los países modernos, EDS se equipara a una firma "húmeda" en papel.
Es importante tener en cuenta el vínculo inextricable entre el concepto de "documento electrónico" y la firma digital. Después de todo, es la presencia del segundo lo que le da a la primera fuerza legal.
Cada EDS tiene una clave certificada personal, que es una secuencia única de dígitos de 264 bits de tamaño. Para obtenerlo, debe ponerse en contacto con una empresa especializada, de las cuales hay muchas hoy. Vale la pena recordar que una firma digital electrónica tiene una determinada fecha de vencimiento, así como diferentes niveles de seguridad.
Al registrar una firma digital electrónica, la misma clave individual se registra en la unidad flash de su cliente. Funciona solo junto con la clave pública: otro programa utilizado por terceros y terceros para autenticar la firma digital en los documentos recibidos.
Los datos están en un certificado digital que contiene información sobre el propietario, su número de registro (que no debe confundirse con una clave privada) y la duración de la firma digital.
Con una firma digital electrónica, puede enviar documentos de forma remota a universidades (a veces incluso extranjeras), realizar transacciones bancarias, pagar impuestos y algunos servicios de organismos estatales de organizaciones municipales.
Sin embargo, hay una serie de casos en los que un documento electrónico y una firma en él no se consideran legítimos. Por ejemplo, obtener un certificado de herencia o emitir documentos de migración.
Tipos de documentos electronicos
Por el momento, hay lejos de una clasificación de DE. Sin embargo, la mayoría de los documentos se dividen en tipos en las siguientes categorías:
- Tipo de contenido: texto, gráfico, sonido, animación y ED multimedia.
- Nivel de accesibilidad: abierto y oculto. Los documentos del primer tipo no contienen nada secreto, por eso están en el dominio público y pueden ser leídos por todos. Estos son los datos técnicos de los dispositivos o la composición de los productos, los acuerdos de licencia, las listas de precios, etc. Los ED ocultos solo pueden ser leídos por un cierto círculo estrecho de personas. Por lo general, contienen información que representa secretos comerciales o incluso secretos de estado. Puede ser un mapa de la ubicación de unidades militares secretas, dibujos de un dispositivo patentado o la composición de la droga, datos en la cuenta bancaria de una persona física o jurídica, etc.
- La presencia / ausencia de una firma digital electrónica (EDS). La legalidad / ilegalidad del documento depende de esto.
- Actitud hacia una industria específica. Se resaltan los documentos electrónicos generalmente aceptados (la forma y el contenido son los mismos para todos los campos de aplicación) y estrechamente especializados.
Signos de disfunción eréctil
Habiendo considerado el concepto y los tipos de documentos electrónicos, vale la pena prestar atención a sus características distintivas. Distinguen la disfunción eréctil de otros objetos del mundo material.
- Semántica de contenido. Cualquier documento de este tipo necesariamente tiene sentido, y no es un conjunto aleatorio de imágenes, sonidos o símbolos.
- Forma material estable.
- Integridad e integridad.
- Centrarse en la aplicación para la comunicación social.
Aspecto legal
Después de considerar las propiedades, los detalles, los atributos, el concepto de un documento electrónico, la estructura y sus tipos, vale la pena examinar más detenidamente el aspecto legal de este tema.
Si el ED se redacta de acuerdo con todas las normas legales, y su firma tiene todos los certificados necesarios, entonces tiene una fuerza legal igual a su contraparte en papel.
Naturalmente, en cada estado la regulación legal del concepto de "documento electrónico" es algo diferente, pero son insignificantes.En general, la legislación de diferentes países es igualmente leal a la DE, porque hoy en día el trabajo de oficina de este tipo ha alcanzado el nivel internacional. En este sentido, se obtiene una paradoja. Algunos poderes están más preocupados por la gestión de documentos electrónicos externos. Al mismo tiempo, puede estar casi sin desarrollar dentro del estado. Aquí hay un análogo tan exagerado del nivel de alfabetización informática moderna. Con él, una persona sabe cómo instalar varias aplicaciones en Android, pero no conoce los principios básicos de trabajar con tablas Exel.
Características del trabajo de oficina digital.
En comparación con el papel, el trabajo de oficina digital tiene varias ventajas significativas:
- Proporciona registro operativo, contabilidad, almacenamiento y acceso a documentos electrónicos.
- Requiere menos fondos.
- Necesita un área mínima para acomodar el archivo. De hecho, toda la documentación para una gran empresa se coloca en un disco duro en el bolsillo de una bolsa.
- Con la ayuda del trabajo administrativo electrónico, se reducen los costos de no producción del tiempo del personal.
- La velocidad de difusión de datos entre una amplia gama de usuarios está aumentando.
- El ED puede contener no solo texto e imágenes, sino también información multimedia. Y esto es muy importante si el trabajo de la empresa está asociado con eventos de presentación privada.
Vale la pena señalar que el uso de documentos en papel a menudo está permitido en el trabajo electrónico de oficina. Sin embargo, la prioridad en este caso es precisamente para la disfunción eréctil.
La mayoría de las organizaciones públicas y privadas en el mundo de hoy tienen como objetivo la eliminación gradual de la documentación en papel del papeleo. Pero incluso en países altamente desarrollados, esto todavía está muy lejos. Después de todo, este es un proceso muy largo y costoso.
Examinamos los conceptos de un documento electrónico y la gestión de documentos electrónicos, resolvimos todos los matices del problema. Esperamos que la información le haya sido útil.