Un famoso proverbio dice: "Si quieres hacer algo bien, hazlo tú mismo". Al mismo tiempo, trabajar solo está lejos de ser tan efectivo como compartirlo entre varios empleados. La delegación de autoridad en una organización es un obstáculo en el trabajo de muchas empresas. ¿Cómo separar el deber y la responsabilidad, sin ofender a sí mismos ni a los empleados? ¿Y hay un procedimiento de delegación específico o todo está formalizado por acuerdos verbales?
Por que no
¿Por qué hay problemas de delegación de autoridad en la organización? Muy a menudo, el gerente no quiere trasladar parte de sus deberes a los diputados o jefes de departamento porque teme su incompetencia en algunos asuntos. El factor que algunos líderes tienden a creer en su indispensabilidad, es decir, creen que nadie puede hacer su trabajo, juega un papel aquí. Como sabemos, no hay insustituibles. Al principio, después de la delegación, el jefe, en cualquier caso, tendrá que monitorear cuidadosamente las actividades de quien obtuvo sus deberes para asegurarse de que tomó la decisión correcta. Si un empleado no cumple con las expectativas, puede verse privado de todos los poderes adicionales y elegir a otra persona en su lugar, o volver a asumir todas las responsabilidades sobre sus hombros de liderazgo. El proceso de delegación es fácilmente reversible. Cambiar algunos de los asuntos a otros hombros ayudará al jefe de la compañía a descargar y prestar atención a algunos problemas en la empresa a los que no llegó antes o a los que simplemente no prestó suficiente atención. Es probable que un empleado honrado de ayudar, después de tanta confianza, se sienta mucho más motivado, lo que definitivamente tendrá un efecto positivo en la calidad de su trabajo.
¿A quién delegar?
Incluso al darse cuenta de los beneficios de la distribución y la delegación de autoridad en la organización, algunos no tienen prisa por usar estas herramientas de gestión, sin saber a quién elegir para reemplazarlos. Hay varias condiciones bajo las cuales una delegación será verdaderamente exitosa:
- A pesar del hecho de que en este momento la atención a cualquier problema es simplemente vital, se le puede dar no solo directamente por el líder. Es decir, las preguntas, por ejemplo, las entregas se pueden trasladar al jefe del departamento correspondiente, que, debido a menos responsabilidades, podrá abordar este o aquel problema más de cerca.
- Naturalmente, el empleado al que se transfieren los deberes debe tener cierta experiencia en un campo particular y, no hace falta decirlo, conocimiento relevante. No sería del todo lógico confiar al personal de marketing la contratación de personal y responsabilizar al logístico de la publicidad exterior. Esta condición es una de las principales ventajas de la delegación: es poco probable que el gerente tenga un conocimiento igualmente bueno en todas las áreas que de alguna manera están relacionadas con su negocio, por lo que delegar parte de su autoridad en un especialista ayudará a ver muchos problemas de una manera completamente diferente.
- No podemos decir que es posible delegar autoridad en la gestión de una organización o alguna otra área de su vida, si el jefe de la empresa no confía en la persona a quien le va a dar sus deberes. Transferir las riendas del poder a otras manos está lejos de ser fácil, y transferirlas a un completamente extraño que no solo puede mejorar la situación en la empresa, sino que también empeorarlo, es completamente aterrador.Por lo tanto, solo quien disfruta de la confianza de un líder puede convertirse en delegado;
- No es suficiente transferir responsabilidades a una persona, también es necesario transferir también los medios para cumplirlas. Incluso un contador experto no podrá analizar las actividades financieras de la empresa si no recibe informes relevantes durante un cierto período de tiempo. Por lo tanto, no solo se delegan funciones, sino también recursos sin los cuales hay funciones que no se pueden implementar.
¡Solo de buena voluntad!
Naturalmente, la delegación, como cualquier otra forma de cooperación, debe ser voluntaria. Es poco probable que alguien que, bajo pena de despido, se vio obligado a asumir la mayor parte de los deberes del jefe, pueda trabajar de manera realmente productiva. Además, antes de transferir directamente, las partes deben comprender completamente qué poderes y responsabilidades se transfieren. El delegado debe tener una idea de los métodos utilizados por el jefe para resolver ciertos problemas con el fin de construir su propio trabajo sobre la base. Por lo tanto, lo más importante en la transferencia de autoridad es explicar claramente lo que se requiere de alguien que tendrá el honor de ayudar al jefe de la empresa.
¿Qué delegar?
Aunque la delegación de autoridad es percibida por muchos como una parte importante de la función de la organización, incluso si se reconoce la importancia de este procedimiento, no todos entienden lo que se puede transmitir a un subordinado. ¿Se trata realmente del derecho a tomar una decisión? No, no es tan grave de inmediato.
Puede comenzar con la transferencia de tareas responsables específicas. Por ejemplo, el jefe le indica a un empleado que prepare un informe importante sobre las actividades de la empresa durante un cierto período de tiempo, en lugar de hacerlo usted mismo. Incluso esas tareas aparentemente pequeñas ya forman parte del proceso de delegación.
La transferencia de proyectos completos es el siguiente nivel que tiene la delegación de autoridad en una organización. Ejemplo: una empresa necesita diseñar un nuevo empaque de producto. En lugar de convertirse en el jefe de esto, el capítulo instruye al empleado responsable a asumir los deberes de un gerente: seleccionar a las personas más adecuadas para esta tarea, organizar el trabajo y controlar su calidad. El jefe con dicha transferencia de tareas recibirá solo un informe sobre lo que se ha hecho y, si algo no le conviene, hará ciertas recomendaciones que el gerente delegado tendrá que tener en cuenta cuando trabaje más en el proyecto. A pesar de que administrar un proyecto específico está más o menos cerca de lo que hace el jefe de la empresa todos los días, la delegación de tales responsabilidades le permitirá enfocarse en asuntos que requieren su atención inmediata.
El nivel más alto de confianza es la delegación de áreas enteras de actividad. En grandes empresas, ejemplos de tal transferencia de autoridad son los jefes de departamento. Se ocupan exclusivamente del suministro, las comunicaciones, el marketing, etc., proporcionando solo informes sobre sus actividades. La función del líder con dicha delegación es mínima: solo indica las metas y objetivos, y alcanzarlos ya es un problema para los delegados. Este método es más conveniente para las grandes organizaciones que pueden permitirse descargar al líder de esta manera.
¿Cómo delegar?
Entonces, el líder encontró a quien se le realizará la delegación de autoridad en la organización. ¿Los tipos de poderes que se pueden transferir también merecen una mención aparte?
Debería comenzar con el hecho de que, como en cualquier tema, hay muchas opciones para clasificar las especies. Para algunos, hay docenas de categorías en las que se pueden dividir las responsabilidades transferidas; para algunos, menos. La clasificación más común se ha convertido, donde todos los poderes se dividen en solo dos grupos: lineal y personal.
La autoridad lineal es la base de la jerarquía de cualquier empresa.Hay algunas responsabilidades del jefe, que transfiere al jefe del departamento. El jefe del departamento, a su vez, transfiere parte de estas funciones a un empleado intermedio. Es decir, la tarea va desde la parte superior de la jerarquía de servicios hasta su parte inferior.
En el caso de los poderes del personal, el empleado tiene derecho a ayudar a alguien que realiza poderes lineales. Es decir, el segundo empleado puede seleccionar la información necesaria para el que recibió la instrucción de elaborar un informe de ventas para un producto en particular durante un período de tiempo específico.
¿Qué pasa con el registro legal?
El jefe ya conoce los principios de delegación de autoridad en la organización, y sobre la base de los cuales determinó la candidatura a la que transferirá parte de sus preocupaciones, incluso eligió lo que confiaría al nuevo empleado. Pero, ¿cómo sucede la delegación en sí? ¿Se lleva a cabo oralmente, simplemente por orden, o se formaliza de alguna manera legislativa?
Para empezar, que cualquier empleado puede rechazar las funciones que se le delegan, esto se prescribe en el Código del Trabajo, que es la base de la relación entre el empleador y su subordinado. Vale la pena señalar que una delegación adicional (como en los poderes lineales) también es posible solo con el permiso del jefe: a pesar del hecho de que transfirió todos sus deberes a otra persona, todavía es responsable de ellos. Es decir, si la delegación va a los niveles inferiores de la jerarquía, el jefe de la empresa será responsable de otros empleados a quienes se les delegará su tarea.
¿Es posible por vía oral?
La organización de la delegación de autoridad se lleva a cabo, como ya se mencionó, sobre la base del Código del Trabajo. Según él, para que la delegación se formalice de acuerdo con todas las reglas, deberá firmar un poder notarial para transferir ciertos poderes. Por supuesto, las funciones iniciales del empleado están prescritas en el contrato de trabajo, por lo que el poder será necesario si el jefe decide expandir el campo de su actividad (incluso temporalmente). Pero en la mayoría de los casos, todo puede funcionar sin papeleo adicional.
Al mismo tiempo, algunos otros empleados deben ser notificados de la transferencia de nuevos deberes para evaluar la competencia del delegado y brindarle asistencia posible en el cumplimiento de los nuevos deberes, de modo que los gerentes prefieran emitir órdenes que todas las partes interesadas conozcan. Por otro lado, todos los afectados por esta cita pueden simplemente ser invitados a una reunión en la que todos aprenderán sobre las nuevas credenciales del delegado.
Pero si la delegación de tareas y poderes en la organización se planifica durante un largo período de tiempo, y la totalidad de las nuevas responsabilidades bien pueden percibirse como otro trabajo, es mejor formalizar legalmente la transferencia de un empleado a un nuevo puesto, en lugar de escribir constantemente nuevos poderes.
¿Cuál es el proceso de delegación?
Se resuelven todas las formalidades necesarias, solo queda averiguar cuál es la organización del proceso de delegación de autoridad. Naturalmente, nadie dejará al recién llegado con sus deberes uno a uno en los primeros días de su implementación, entonces, ¿qué principios debe seguir el líder para que la delegación tenga éxito?
Los primeros días, el capítulo muestra al delegado absolutamente todo, contando en detalle sobre todos los aspectos de los nuevos poderes. En resumen: "Mira cómo hacerlo". Cuando el jefe escribe un informe, el delegado observa sus actividades, recordando el orden de las acciones, las características de los programas de trabajo, etc. Cuando el jefe distribuye las responsabilidades en un nuevo proyecto, el novato trata de analizar la elección del líder. Es en esta etapa que el delegado recibe la mayoría de las críticas, con una constructiva. En el futuro, todos los consejos que el jefe dio en estos primeros días serán muy útiles.
El siguiente paso es el comienzo de una actividad independiente.De todos modos, el delegado ya se escribe bajo el control vigilante del jefe, que continúa criticando y señalando errores. El principiante trata de distribuir los roles en el nuevo proyecto, sin consejos y consejos de lo principal. Esta etapa es mucho más difícil que la anterior, ya que no es fácil asumir la responsabilidad después de haber observado cómo realizar correctamente sus tareas actuales. Pero después de superar las dificultades iniciales, todo será mucho más fácil.
La tercera etapa, que tiene la delegación de autoridad en la organización, es la independencia relativa. Es en muchos aspectos similar al anterior, solo que aquí hay mucho menos control. En esta etapa, el empleado necesita el apoyo del jefe, que aprecia sus esfuerzos e incluso explica el problema mucho más suavemente que antes si lo hiciera. Este tiempo se otorga para que el delegado desarrolle la máxima autonomía en la toma de decisiones, recurriendo al consejo del jefe solo en situaciones muy críticas. Después de eso, comienza la etapa más fácil para la persona principal y la etapa más agradable para el delegado: total libertad.
¿Funcionó?
¿Cómo sé si una organización delegó con éxito? ¿La responsabilidad, la autoridad ha sido totalmente aceptada por los empleados en quienes el gerente ha confiado? Cualquiera que ya haya pasado por todo el proceso de transferencia de poderes debe tener una autonomía absoluta, en el marco de sus deberes, por supuesto. Por lo tanto, si una persona prefiere ser responsable solo de una parte particular del trabajo o aún necesita el consejo de personas de alto rango, se puede decir con seguridad que la delegación ha fallado por completo.
Por otro lado, si el jefe instruye a la persona que eligió como su delegado, la cantidad mínima de trabajo, controla sus actividades con mucho más cuidado, asesora constantemente a su empleado, entonces nuevamente podemos hablar sobre el fracaso de un proceso como la distribución y delegación de autoridad en la organización. Por parte del director, se necesita confianza, por parte del subordinado, la disposición para justificar esta confianza. Este es el principio principal de la delegación.
Conclusión
La delegación de autoridad en una organización es un ejemplo de cómo un líder puede facilitar su propia vida al complicarla para otros, y complicarla será una alegría para otros empleados. Las ventajas de la transferencia de poderes, como se mencionó anteriormente, incluyen la capacidad del principal para enfocarse en problemas más serios, entregando algo que no requiere su atención directa a los demás. Otra ventaja será la identificación de los empleados más talentosos que en un nuevo puesto podrán demostrarse en todo su esplendor. El contacto constante del líder y el empleado les enseñará a entenderse mejor, lo que será útil en las actividades futuras de ambos. La delegación de autoridad en la organización crea una motivación adicional: ¿qué empleado no quiere ser notado y elevado? Y dada la expectativa constante de este mismo aumento, el empleado permanecerá en su lugar de trabajo mucho más tiempo sin cambiarlo a una compañía donde la transferencia de tareas de una persona superior es imposible.
Por lo tanto, las compañías que pasan de pasos simples para que tanto el gerente como los empleados transfieran poderes obtendrán ventajas sobre sus competidores que no desean compartir el poder dentro de la compañía. Así que está claro: la delegación de autoridad en la organización es necesaria tanto para sus líderes como para los empleados comunes. Esto siempre debe ser recordado.