Cada organización en el proceso de funcionamiento tiene una serie de relaciones con otras empresas. Todos ellos se llaman contrapartes de una entidad jurídica. Una empresa adquiere productos y servicios de algunos, y estos son proveedores, mientras que la otra, por el contrario, vende sus productos o servicios. Estos son compradores y clientes.
Todas las condiciones de trabajo generalmente se estipulan en los contratos, así como en los documentos primarios para cada transacción. La tarea del contador es sistematizar esta información, registrar todas las transacciones y mostrar sus resultados financieros. La organización de la contabilidad de los acuerdos con proveedores, compradores y clientes en cualquier empresa es una tarea urgente. Este problema se resuelve en todos los niveles de liderazgo. Su consideración es imposible sin un análisis detallado de los acuerdos con compradores y clientes.
Compradores y clientes: ¿quién es?
Las relaciones comerciales pueden estar asociadas con la adquisición y entrega de bienes, con la implementación de varios trabajos y la provisión de servicios. Para estos bienes entregados o servicios prestados, siempre debe pagar la cantidad especificada en el contrato (acuerdo).
Además, el hecho del pago no siempre corresponde al momento de la recepción de los bienes. En el intervalo de tiempo resultante, se crean los conceptos de deudor y acreedor. Pero si los contadores registran con precisión todas las transacciones comerciales asociadas con las relaciones contractuales con socios comerciales, entonces el tamaño de estas deudas se determinará automáticamente como el saldo en las cuentas relevantes.
Los compradores y los clientes son organizaciones que compran productos manufacturados, bienes, otros valores, consumen los servicios que se les prestan y el trabajo realizado.
La deuda de la contraparte con la empresa por los bienes entregados se denomina cuentas por cobrar. En la formación de las cuentas por cobrar, el socio se considera un deudor, y su monto de deuda con la organización se refleja en los registros contables como un saldo deudor en la cuenta de liquidación de la organización con esta contraparte.
Características contables
La contabilización de los acuerdos con compradores y clientes caracteriza la efectividad de la política de acuerdos aplicada con los socios de la empresa. El envío de bienes en forma prepaga y en realidad está asociado con el pago a plazos o el trueque. Una variedad de opciones para formularios que no son en efectivo, así como pagos en efectivo y sin efectivo con los clientes, determinan automáticamente los riesgos de violación de los términos de pago, la ocurrencia de deudas vencidas o incobrables.
El monitoreo del estado de las cuentas por cobrar es muy necesario para monitorear el estado de las deudas en las siguientes áreas:
- La presencia en el balance de una cantidad decente de cuentas por cobrar conduce a préstamos irrazonables a los clientes y puede conducir a una salida de fondos de la empresa. Esto, a su vez, no le permite a la compañía pagar deudas a los acreedores y pagar sus deudas de manera oportuna.
- La presencia en el balance de una gran parte de las cuentas por pagar indica que el proveedor no está cumpliendo con sus obligaciones de entregar bienes / productos, servicios.
La contabilización de acuerdos con compradores y clientes incluye:
- obtener datos relevantes en el campo de los asentamientos;
- aplicación de relaciones contractuales;
- formación de documentación primaria para transacciones;
- control sobre las obligaciones existentes;
- asegurando una coordinación regular con las contrapartes.
La tarea del contador es reflejar todas las operaciones comerciales de la compañía de acuerdo con las leyes de la Federación Rusa: Ley Federal N ° 402-ФЗ, Código Civil de la Federación Rusa, Código Fiscal de Rusia, Código Administrativo, Orden N ° 34n, etc. Los principios de la política contable de la organización deben cumplirse para el reconocimiento de ingresos, gastos y contabilidad de bienes y materiales.
Reglas básicas de cálculo
Para que todos los acuerdos con los clientes de la compañía estén en orden, los contadores usan la cuenta 62 "Acuerdos con compradores y clientes" de acuerdo con la Orden N ° 94n del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa de 10.10.2000 (modificada el 08.11.2010).
La contabilidad variará según el tipo de actividad de la empresa. Esto puede ser la prestación de servicios, venta al por mayor de bienes, ventas al por menor de bienes.
En el caso de la venta al por mayor, la contabilidad se mantiene de forma generalizada, mientras que en la venta minorista es necesario utilizar cajas registradoras para la contabilidad. 62 cuenta “Liquidaciones con compradores y clientes” es activa-pasiva, el saldo puede ser tanto de débito como de crédito. El análisis debe realizarse en el contexto de cada socio. Para este propósito, se crean tarjetas o extractos por separado que reflejan todos los contratos y transacciones con el cliente.
Para cada contraparte, debe establecer una forma de pago, entrega, condiciones de pago y obligaciones vencidas. Los saldos deben mostrarse por separado para cada proveedor o cliente. Un deudor es un activo, y un acreedor es un pasivo. Por ejemplo, en el balance general, el monto de los débitos por cobrar en la cuenta 62 se refleja en la sección 2 de la línea 1230.
Tipos de acuerdos con clientes y clientes.
Los principales tipos de liquidaciones son: liquidaciones de préstamos, pagos en efectivo.
Los pagos en efectivo se realizan dentro de 100,000 rublos por transacción. Los acuerdos con la participación de los ciudadanos, si estos últimos no están relacionados con la actividad empresarial, pueden hacerse en efectivo sin limitar la cantidad. En el pago no en efectivo, los pagos deben hacerse solo a través de bancos en los que las organizaciones tienen cuentas abiertas, a menos que la ley disponga lo contrario.
Este procedimiento implica la transferencia de fondos de la cuenta corriente y el envío de documentos de liquidación a otro banco para completar los tipos relevantes de transacciones previstas por la ley y el contrato.
El uso de una forma particular de pago está previsto en el contrato entre las partes (proveedor y comprador), a menos que el banco establezca métodos de pago obligatorios.
Organización del sistema de liquidación.
Considere la organización de acuerdos con clientes y clientes.
El método de contabilidad depende de si la transacción es un ingreso único o una constante en el tiempo. En el primer caso, reflejan los montos en otros ingresos en la cuenta 91, en el segundo, las contabilizaciones en la cuenta 90. Al mismo tiempo, los fondos recibidos de entregas actuales se reflejan en la cuenta 62.1; sobre anticipos en términos de prepago - en la cuenta 62.2. Las facturas transferibles por separado recibidas sobre deudas deben distribuirse en la cuenta 62.3 y, en caso de reflexión de intereses, la cuenta 91 debe usarse para pagar intereses.
Análisis de cálculos.
El método de análisis de cuentas por cobrar de acuerdo con los estados financieros de la compañía incluye:
- estudio de cambios en la estructura y el valor de las obligaciones de deuda;
- análisis de rotación de cuentas por cobrar;
- determinación de desviaciones;
- valoración de cuentas por cobrar mediante análisis de correlación y regresión.
La calidad de la deuda se evalúa en función de la proporción de liquidaciones en pagarés que contiene, ya que pueden apelarse, lo que conlleva costos adicionales y pérdida de reputación comercial.
El crecimiento de las cuentas por cobrar y su participación en la estructura de los activos corrientes puede indicar una política crediticia imprudente de la empresa en relación con los clientes, lo que puede llevar a la insolvencia y la quiebra.
Por otro lado, la compañía puede reducir el envío de productos, luego las cuentas por cobrar disminuirán.
La presencia de deudas incobrables crea dificultades financieras para la empresa, ya que siente la falta de recursos financieros para comprar bienes, pagar deudas, etc.
Las cuentas por cobrar vencidas también significan un aumento en el riesgo de incumplimiento de las deudas y una disminución de las ganancias. Por lo tanto, cada empresa está interesada en reducir el vencimiento de los pagos.
El índice de rotación se calcula mediante la fórmula:
Cob = V / DZsr,
donde Cob es el índice de rotación de cuentas por cobrar;
B - ingresos por ventas, mil rublos;
DZSR: el saldo promedio de todas las cuentas por cobrar, miles de rublos
El índice de rotación caracteriza el número de turnos que la totalidad de las cuentas por cobrar para el año de informe.
La rotación de cuentas en días se calcula mediante la fórmula:
DDZ = 365 / Cob
donde DDZ - facturación de cuentas por cobrar en días;
Cob: índice de rotación de cuentas por cobrar.
Organización de la contabilidad sintética.
La contabilización de acuerdos con compradores y clientes para productos enviados (obras, servicios) se refleja en la cuenta sintética 62 “Acuerdos con compradores y clientes”.
Esta cuenta se debita de acuerdo con las cuentas 90 “Ventas”, 91 “Otros ingresos y gastos” por los montos por los cuales se presentan los documentos de liquidación.
En este caso, los importes de los anticipos y anticipos se contabilizan por separado.
Para una cuenta sintética, se abren varias subcuentas por tipo de liquidación.
El reflejo de las liquidaciones con clientes en la contabilidad sintética de las liquidaciones con clientes y clientes en el balance de los activos o pasivos depende del tipo de cuentas por cobrar (que deben agregarse al activo) o por pagar (deben reflejarse en el pasivo). Las entradas en el débito de la cuenta 62 se realizan de acuerdo con las cuentas de ventas - 90, 91 del monto de los ingresos y muestran el hecho de la transferencia de propiedad a la contraparte, formando una cuenta por cobrar.
En el crédito de la cuenta 62 puede ver cuentas como: 50, 51, 52, 55, 60.
La cuenta 62 tiene subcuentas:
- de acuerdo con los cálculos en el procedimiento general - 62.1;
- para acuerdos con empresas en términos de anticipos - 62.2;
- de acuerdo con los cálculos en las facturas - 62.3;
- de acuerdo con los cálculos desde el punto de vista de la moneda - 62.21-62.22, 62.31-62.32.
Organización de la contabilidad analítica.
La contabilidad analítica de las liquidaciones con clientes y clientes se realiza en orden cronológico para cada factura emitida a clientes (clientes). Al calcular los pagos planificados, para cada comprador o cliente.
En este caso, la construcción de la contabilidad analítica genera la información de datos necesaria por categorías:
- compradores y clientes cuyos documentos de liquidación no tienen una fecha de vencimiento;
- compradores y clientes por documentos de liquidación que no se pagan a tiempo;
- sobre anticipos recibidos;
- en letras de cambio para las cuales los fondos aún no han llegado;
- en facturas descontadas (registradas) en bancos;
- en cuentas para las cuales no se recibió dinero a tiempo.
Los términos de los acuerdos con los clientes requieren que la contabilidad analítica se realice en el contexto de los siguientes documentos:
- documentos de liquidación, cuyos términos aún no han llegado;
- documentos de liquidación cuyo vencimiento está vencido;
- Anticipos recibidos
- facturas con fecha de vencimiento, descontadas en una institución bancaria y no pagadas a tiempo.
Publicaciones
Cuando se envían productos o se brindan servicios, los documentos de pago se presentan para el pago en el que el monto de los ingresos de su venta (al precio del contrato con valor agregado) refleja:
- Dt 62 “Liquidaciones con clientes y clientes” - Kt 90 “Ventas”, subcuenta 1 “Ingresos”.
El reembolso de la deuda por parte de compradores y clientes (pago de liquidación y documentos de pago) se refleja:
- Dt 51 "Cuentas de liquidación", 52 "Cuentas de divisas", 50 "Caja" - Kt 62 "Liquidaciones con clientes y clientes".
La empresa puede recibir anticipos por bienes entregados. En las cuentas reflejan las publicaciones:
- Dt 51 "Cuentas de liquidación", 52 "Cuentas de divisas" y otros - Kt 62 "Liquidaciones con clientes y clientes", subcuenta "Anticipos recibidos".
Al reembolsar los anticipos recibidos anteriormente, y al presentar facturas a los compradores por el trabajo completo o los bienes vendidos:
- Cuenta Dt 62 "Liquidaciones con compradores y clientes", subcuenta "Anticipos recibidos" - Kt 62 "Liquidaciones con clientes y clientes".
Documentos contables
Es necesario compilar todas las transacciones con compradores y clientes, basándose únicamente en documentos primarios. En particular, el hecho de la transacción debe ser confirmado por el contrato, también puede adjuntarle correspondencia comercial sobre los términos de entrega y pago.
El envío debe ser confirmado por las acciones del trabajo (servicios), facturas. El pago se confirma mediante cualquier opción: extractos bancarios, solicitudes de pago, pedidos o cheques. Se utilizan actos de reconciliación, operaciones de compensación de obligaciones de deuda.
Ejemplo contable
Start LLC, que fabrica productos A, recibió un pago anticipado por tonelada de unidades de producto de Phoenix LLC por un monto de 221,700 rublos.
Después de 10 días, se entregaron 2 toneladas de productos por un monto de 443,400 rublos. El costo de ventas ascendió a 360,000 rublos.
En el momento de la venta, Start LLC recibió cuentas por pagar de Phoenix LLC por pintar el exterior de un edificio de oficinas por un monto de 317,000 rublos. Las partes firmaron una ley sobre reclamos de suma global por un monto de 221,700 rublos.
El contador de Start LLC realizó las siguientes entradas en la cuenta:
| Operación | Débito | Préstamo | Cantidad, tr |
| Costos de pintura de Phoenix LLC | 26 | 60.1 | 268644 |
| IVA sobre trabajo aceptado | 19 | 60.1 | 48356 |
| Anticipo de contraparte | 51 | 62.2 | 221700 |
| IVA adelantado | 76, "IVA por adelantado" | 68 | 33819 |
| Ingresos por ventas | 62.1 | 90.1 | 443400 |
| Costo de ventas | 90.2 | 43 | 360000 |
| IVA sobre ventas | 90.3 | 68 | 67637 |
| IVA desde anticipo hasta deducción | 68 | 76, "IVA por adelantado" | 33819 |
| Anticipo pagado | 62.2 | 62.1 | 221700 |
| Acuerdo con LLC Phoenix | 60.1 | 62.1 | 221700 |
| Pagó una parte de la deuda de LLC "Phoenix" | 60.1 | 51 | 95300 |
Auditoría de liquidación
El objetivo principal de la auditoría de liquidaciones con compradores y clientes es confirmar la corrección del reflejo de las operaciones contables y contables. Para hacer esto, recurra a la ayuda de auditores externos. A menudo, para organizaciones grandes, la presencia de un informe de auditoría es un elemento obligatorio cuando se envían informes a agencias gubernamentales.
La auditoría de acuerdos con compradores y clientes es una lista de procedimientos que el auditor debe llevar a cabo para garantizar que los hechos de la vida económica se reflejen correctamente en la documentación.
Entre los documentos analizados por el auditor en esta área de contabilidad, puede enumerar:
- contratos para el suministro de productos y servicios;
- extractos bancarios de pagos realizados, que contienen fechas y nombres de contrapartes;
- Materiales de reconciliación
- venta de libros.
Un procedimiento de auditoría importante para acuerdos con clientes y clientes es la auditoría de la cancelación correcta de productos terminados para la venta. Esto también incluye procedimientos para la formación del costo de los bienes vendidos.
Los procedimientos para verificar acuerdos con compradores y clientes también tienen como objetivo:
- Comprobación de la corrección de los anticipos.
- Comprobación de la exactitud del cálculo del IVA, en particular para los anticipos recibidos.
- Validación del cálculo de impuestos.
- Comprobando cancelaciones de deudas incobrables.
Los acuerdos con compradores y clientes tienen varias diferencias. En los acuerdos con clientes, el objeto del contrato son los bienes; en consecuencia, el auditor se basa en el contrato de venta o entrega para verificar la exactitud de los montos estimados.
Los acuerdos con los clientes reflejan los cálculos del trabajo realizado, que pueden realizarse por etapas. En este caso, el auditor trabaja con contratos para la prestación de servicios pagos, así como investigación y desarrollo.
Se presta especial atención a verificar las deudas vencidas y los montos de deudas que no tienen remedio. Es necesario buscar las razones que llevaron a la aparición de dicha deuda y también hacerse una idea de las medidas adoptadas para restaurarla.
Las cuentas por cobrar se pueden verificar enviando solicitudes a las contrapartes de la compañía. La selección de contrapartes a las que se les pedirá que confirmen la balanza de pagos es la siguiente: la contraparte evalúa el saldo en la cuenta 62, todos los saldos de crédito que son materiales se identifican si son tangibles, y la muestra se toma como contrapartes para verificación.
A los socios seleccionados se les envían solicitudes de confirmación del monto de la deuda. Si no se recibe respuesta, se aplican procedimientos alternativos.
Conclusión
El reflejo de las cuentas por cobrar está inextricablemente vinculado con el reflejo de los ingresos, por lo tanto, para obtener información confiable sobre las deudas de compradores y clientes, es necesario tener en cuenta las condiciones que deben cumplirse para reconocer el ingreso principal.
La organización de la contabilidad de los acuerdos con compradores y clientes es un vínculo muy importante en todo el sistema contable de la empresa.
Las organizaciones deben esforzarse por minimizar las deudas incobrables, incluso mediante el uso de tales opciones para pagar las obligaciones de la contraparte, así como la compensación o transferencia de reclamos.