Cada empresa en el proceso de funcionamiento se ve obligada a preparar una gran cantidad de documentos. Se relacionan con el régimen fiscal seleccionado, los empleados o la cooperación con los principales contratistas. Para que cada empleado de la empresa pueda encontrar la documentación necesaria, se requiere un almacenamiento competente y estructurado. Muchos documentos deben estar en la empresa durante más de 75 años, ya que contienen información sobre los empleados de la empresa. Por lo tanto, se requiere un archivo competente de documentos en la organización. Si la empresa es grande, es recomendable crear su propio archivo completo. Pero en organizaciones pequeñas, los documentos simplemente se almacenan en un armario separado.
Reglas de archivo
El archivo de documentos es un proceso obligatorio para cada compañía, lo cual se indica en las disposiciones de la Ley Federal No. 125. En las compañías pequeñas, todas las acciones necesarias son realizadas por el secretario, pero en organizaciones grandes un empleado separado se dedica al archivo.
El empleado designado debe conocer los requisitos de la ley con respecto al archivo de documentos de personal en la organización, y también debe comprender los períodos de retención de varios documentos. Para esto, se inician trabajos separados para diferentes trabajos. La documentación relacionada con el personal de la empresa debe almacenarse durante al menos 50 años si los documentos se crearon después de 2003, y si la organización tiene documentos formados antes de 2003, deben conservarse durante 75 años.
Los matices de crear un archivo
En las grandes empresas, se generan una gran cantidad de documentos durante el curso de los negocios, por lo que se almacenan en una sala separada llamada archivo. Está representado por una unidad estructural separada y, durante su creación, la Administración emite un Reglamento especial, que es el acto regulador local de la empresa.
Es en este Reglamento que se dan las reglas básicas para archivar documentos en la organización, así como la responsabilidad de los funcionarios involucrados en este proceso por varias violaciones detectadas.
Reglas de proceso
Durante el archivo de documentos en la organización, el empleado responsable designado debe tener en cuenta las siguientes reglas:
- la documentación se transfiere al archivo solo por inventario;
- Si se presentan documentos en el trabajo de cualquier empleado, es importante tener en cuenta los requisitos de las pautas especiales para que en el futuro sea fácil encontrar el documento correcto;
- cada departamento de la empresa debe transferir los documentos para su almacenamiento a la persona responsable dentro de los plazos establecidos por la ley;
- Si, por diversos motivos, se infringe el cronograma, sobre la base de la cual se transfiere documentación diferente al archivo, el funcionario debe informar al jefe de la empresa sobre este hecho.
La alfabetización de compilar el archivo depende de la corrección de este proceso.
Meta del proceso
Se requiere archivar documentos en la organización para optimizar toda la documentación, así como para su almacenamiento competente. Si hay un archivo bien estructurado, cualquier empleado de la empresa, si es necesario, podrá encontrar diferentes documentos relacionados con el personal, diferentes pedidos o contrapartes.
Cada vez más, las empresas están cambiando a la gestión electrónica de documentos, por lo que todos los documentos se almacenan en una computadora, para lo cual se está formando una versión electrónica del archivo.Pero esto tiene en cuenta que los documentos tienen fuerza legal solo si hay un formato en papel, por lo tanto, el almacenamiento electrónico de documentos actúa solo como una adición al archivo estándar.
Procedimiento de archivo
El procedimiento para archivar documentos es el mismo para todas las empresas, pero cada organización puede hacer sus propios ajustes. El procedimiento estándar se divide en los siguientes pasos:
- Inicialmente, se resaltan las características de los documentos que están preparados para su transmisión al archivo;
- si es necesario, se llevan a cabo acciones adicionales, que incluyen grapar papeles o hacer varias adiciones;
- los documentos se ajustan, lo que hace posible en el futuro encontrar fácilmente los documentos necesarios en la masa total de documentación;
- los documentos innecesarios se destruyen legalmente, ya que no representan ningún valor para el funcionamiento de la empresa;
- los documentos se sistematizan, después de lo cual se cosen según su tipo;
- los documentos se dividen en los siguientes tipos: contabilidad, personal o administración;
- si es imposible clasificar los documentos como los tipos anteriores, entonces se combinan y se ingresan en un caso separado;
- cada sello se adhiere al sello de la organización, así como a la firma del empleado autorizado;
- se forma un inventario para cada caso que contiene información sobre qué documentos se encuentran en una carpeta en particular;
- se hacen catálogos de casos ordenados por tipo;
- Todos los casos preparados correctamente se envían para su almacenamiento al archivo, que generalmente se presenta como una habitación separada, en la que hay una gran cantidad de estantes convenientes.
El procedimiento lo lleva a cabo solo una persona autorizada, dotada de la autoridad necesaria por el jefe de la organización. Si se viola alguna regla para archivar documentos o se pierde por completo la documentación, entonces este empleado particular de la empresa es responsable de las violaciones identificadas.
Características de la compilación de la nomenclatura.
Si la empresa tiene realmente muchos documentos, cuando se archivan documentos en la organización, se compila una nomenclatura de casos. Con su ayuda en el futuro, será posible encontrar fácilmente lo correcto entre las numerosas carpetas.
Al compilar la lista de casos, se indicará la siguiente información:
- el índice del caso específico, representado por el número condicional asignado, siendo la primera parte de este número el código de departamento desde donde se recibieron los documentos;
- nombre del caso;
- cantidad de papeles almacenados en la carpeta;
- el período durante el cual estos documentos deben almacenarse de acuerdo con los requisitos legislativos;
- diferentes notas que deja la persona a cargo, por ejemplo, puede indicar que un caso particular tiene una versión electrónica adicional.
En organizaciones pequeñas, donde no se transfieren demasiados documentos al archivo anualmente, la nomenclatura de casos puede no compilarse.
Reglas para la publicación del "Reglamento sobre el Archivo"
En las grandes empresas, el archivo se presenta en una sala separada, en la que durante un largo período de tiempo se almacena una gran cantidad de archivos y documentos. Al mismo tiempo, la organización emplea a un especialista dedicado exclusivamente al archivo de documentos. Para que su trabajo esté claramente regulado, los ejecutivos de la compañía a menudo publican y consolidan un "Reglamento sobre el Archivo" especial. Las reglas para su uso incluyen:
- se indica qué tipo de trabajo debe realizar la persona responsable;
- se dan reglas para transferir documentos de diferentes departamentos al archivo;
- enumera las reglas para el registro de inventario y la nomenclatura de casos;
- se ingresa información sobre la preparación correcta de los documentos que se transfieren al archivo;
- se indica que el empleado designado debe participar en la conciliación de la composición de los documentos, así como su ejecución.
Si el empleado del archivo determina que hay violaciones en la documentación, los documentos se envían para su revisión al departamento correspondiente de la empresa. Si no hay errores o deficiencias, los documentos se aceptan para coser. Si la información es difícil de leer, se hace una copia del documento.
Requisitos de archivo
Cada empresa debe tener en cuenta los requisitos básicos para el archivo correcto de documentos en la organización. El mantenimiento de registros debe estar sujeto a las condiciones básicas de la ley. En las grandes empresas, el archivo está representado por una sala separada, que debe protegerse de los empleados de la empresa o de personas no autorizadas. Por lo tanto, durante la creación de esta unidad, se tienen en cuenta los siguientes requisitos:
- los locales deben estar aislados de otros departamentos y oficinas;
- establece una alarma contra incendios y antirrobo;
- el tamaño de esta sala depende de cuántos documentos se transfieren al archivo cada año;
- Se instalan bastidores largos especiales en la habitación, y es aconsejable elegir estructuras metálicas;
- entre los bastidores hay una distancia que no puede ser inferior a 75 cm;
- la longitud de los estantes puede ser diferente y depende de la altura de los techos;
- Además, se instalan cajas fuertes especiales en la sala, en la que se encuentran los documentos más valiosos e importantes.
En cada empresa, el área de las instalaciones seleccionadas puede ser completamente diferente, ya que se tienen en cuenta varios factores para esto.
¿Cómo se preparan las cosas adecuadamente?
El archivo de documentos contables está permitido solo después de la preparación preliminar competente de esta documentación. Por lo tanto, antes de enviar este o aquel documento al archivo, debe realizar los siguientes pasos:
- inicialmente, la persona responsable debe asegurarse de que la documentación verdaderamente transferida no sea necesaria en el proceso de realización de las actividades actuales de la empresa
- se realiza una descripción de los documentos y el caso directo;
- se realiza un examen para asegurarse de que la documentación y los casos sean realmente valiosos, por lo tanto, deben almacenarse en la empresa durante un cierto período de tiempo;
- si es necesario, los documentos se archivan, copian o ajustan, y solo luego se transfieren al archivo.
Los pedidos relacionados con empleados contratados y que tienen diferentes períodos de almacenamiento deben presentarse para diferentes casos, porque si se mezclan, puede haber confusión durante la destrucción de ciertos documentos.
Los matices de trabajar con consultas
El archivo de los documentos de personal y otros documentos que se forman durante el trabajo de la organización es realizado por un empleado responsable que recibe un cierto salario por sus actividades. Si el jefe u otros empleados de la empresa necesitan estudiar cualquier documento disponible en el archivo, deben presentar una solicitud especial a la persona designada.
La información del archivo se emite en forma de certificado de archivo, copia o extracto. El certificado se presenta mediante un documento que incluye información de archivo sobre el tema solicitado.
Una copia archivada se representa reproduciendo texto o una imagen de un documento almacenado en el archivo. Además, proporciona datos de búsqueda.
Un extracto literalmente reproduce solo parte de la documentación. Para hacer esto, el empleado que realiza la solicitud debe indicar en qué tema particular se requiere información.
Conclusión
Muchos documentos creados durante el trabajo de la empresa deben almacenarse durante un largo período de tiempo. Para crear condiciones óptimas, se crea un archivo en la empresa, presentado por una unidad estructural separada. Además, se nombra a una persona responsable que es responsable de aceptar la documentación en el archivo. El mismo especialista responde a las solicitudes de otros empleados y gerentes.
Al archivar la documentación, se deben tener en cuenta ciertas reglas y requisitos que le permiten estructurar correctamente el papel, así como proporcionarles las condiciones ideales de almacenamiento.