Al igual que en otras áreas de negocios, los especialistas en adquisiciones dan una ventaja sobre un empresario o propietario de una pequeña empresa, que lo descubre a medida que el negocio crece. Si bien los expertos discuten sobre la reducción de costos, el desarrollo de nuevos mercados y la minimización de riesgos, la compra puede parecer bastante intimidante para el propietario de una pequeña empresa. Muchos empresarios no están familiarizados con estos temas y son conscientes del impacto de las adquisiciones más tarde de lo que deberían.
Las empresas con un equipo de adquisición eficaz a menudo hacen grandes negocios y disfrutan del éxito de los clientes habituales.
Para puntear todo el i, considere todos los procesos básicos que conlleva la adquisición moderna. Esto le dará claridad con respecto a las funciones principales que conforman la mayor parte de las responsabilidades de adquisición. Deberá buscar todo esto en cualquier plataforma de compras competente.
Verificación de requisitos y existencias
Antes de comenzar el ciclo de adquisición antes del pago, es necesario determinar la necesidad de un producto o servicio. En el contexto de las pequeñas empresas, la clave es evaluar la validez de las necesidades. Como cualquier especialista en adquisiciones le dirá, verifique la disponibilidad de ciertos productos / materiales en su "stock". Haga hincapié en usted mismo lo que se está perdiendo, y de esto ya elimine aquellos puntos que le parecen sin sentido. Dar preferencia a las compras más reales y efectivas, para que luego todo esto esté justificado. Es muy importante que verifique sus necesidades y verifique su disponibilidad antes de pasar al siguiente paso: aumentar sus solicitudes de compra.
Levantar una solicitud de compra
Aquí, un equipo o miembro del equipo que necesita un producto / servicio específico enviará una solicitud. Puede ser un formulario en papel, un formulario electrónico o una solicitud oral por teléfono. Si está comenzando de nuevo, use formularios electrónicos para ayudar a almacenar y comunicarse. Asegúrese de que las solicitudes solo ocurran después de que se cumplan ciertos requisitos administrativos. Este es un método que lo ayudará a garantizar que solo se ejecuten solicitudes válidas. Como muestra la práctica, es precisamente este método al principio el que juega un papel muy importante, ya que te revela como emprendedor a los proveedores del mejor lado. Siga las reglas y regulaciones claras en el proceso de solicitud, y luego su negocio comenzará a desarrollarse como debería.
Gestión de solicitudes de compra
Comience asignando la responsabilidad principal de aprobar las solicitudes de compra. Alguien del departamento de finanzas o del departamento de compras considera cada solicitud de compra y la aprueba y emite una orden de compra, o la envía de vuelta al cliente indicando el motivo del rechazo. Una vez que el pedido ha sido aprobado en nombre de su empresa, se recomienda que realice una verificación de presupuesto. Haga esto antes de enviar cualquier consulta u oferta (RFP, RFQ) según sea necesario. Esto es importante porque a menudo sucede que pedimos todo lo que parecía necesario, y luego no podemos pagar el pedido. Endeudarse tanto al principio como en la cima de la creación de un negocio es una mala política. Haz todo basado en las finanzas.
Otro consejo: puede evitar esto si es posible una compra a granel. Esto es más adecuado para compras únicas y únicas de bienes o servicios de bajo valor o compras no administradas de una categoría en particular.
Negociación y aprobación de pedidos.
Después de enviar la orden de compra a su proveedor, pueden aprobarla, rechazarla o iniciar negociaciones.En este punto, puede analizar variables como cronogramas de entrega, artículos alternativos, precios y modo de transporte. Tenga en cuenta que el acuerdo es un contrato legalmente vinculante. Después de que el vendedor firme uno, la ley les exige que brinden los servicios o bienes enumerados de acuerdo con el cronograma especificado al precio indicado.
Recepción de bienes y / o productos
Su vendedor le envía los bienes o le brinda el servicio y le presenta un documento importante sobre el recibo de los bienes. Lo firma tan pronto como confirma que el producto solicitado (o los servicios prestados) están en orden y en su almacén. En este punto, también realiza una medida de seguridad llamada cumplimiento tripartito, lo que significa comparar la orden de compra, la lista de empaque que viene con el producto o servicio y la factura del proveedor. Tan pronto como se asegure de que todos coinciden, solo entonces debe ir a los pagos.
Trabajo de oficina y productividad del vendedor
Después de haber completado todos los procesos que conducen desde la "adquisición" hasta el "pago", toma dos medidas para garantizar la coherencia. El primero es el mantenimiento de registros, y el segundo es el análisis del rendimiento del proveedor. Después de realizar cada pago, regístrelo para un registro permanente, útil para una auditoría, y cuando necesite recibir detalles sobre el pedido más adelante, esto lo ayudará. Cambiar a datos digitales lo ayudará a almacenar todos sus datos de compra en una ubicación centralizada de fácil acceso.
El trabajo del proveedor es quizás la única clave para una adquisición efectiva. Aquí evalúa a cada proveedor por factores tales como la calidad de los bienes entregados o los servicios prestados, qué tan bien se adhieren a los horarios de entrega y las obligaciones contractuales, así como la velocidad de respuesta. Si no estaba satisfecho con alguna de estas áreas, verifique esto en rojo. El análisis de gestión del rendimiento del proveedor lo ayuda a mantener y extender las relaciones solo con los proveedores más efectivos.
Conclusión
¡Comprender los procesos de adquisición significa hacer compras de primera clase! Los emprendedores piensan mucho y no tienen que sentir que necesitan convertirse en expertos en adquisiciones para que su negocio funcione sin problemas. Simplemente comience con lo básico y entienda cómo comprar. Configure algunos sistemas de compra automatizados para que pueda estar seguro de que funcionan al mismo ritmo cada vez.
No permita que la falta de conocimiento le impida competir con profesionales experimentados: domine estos conceptos básicos correctamente y ¡ya tendrá un buen comienzo!