Los propietarios de pequeñas y medianas empresas se ven obligados a trabajar durante un largo período de tiempo. Algunos empresarios incluso trabajan los fines de semana. Para reducir las cargas de trabajo de emergencia, es aconsejable utilizar la automatización de varios procesos y acciones de rutina. Pero hay algunas operaciones que se realizan mejor de manera independiente, para no encontrar pérdidas.
Características y ventajas de la automatización.
Las pequeñas empresas a menudo lo necesitan, ya que los empresarios y los empleados a menudo tienen que llevar a cabo acciones rutinarias y completamente inútiles. Las ventajas incluyen el hecho de que no tiene que gastar mucho tiempo y esfuerzo en acciones simples y rutinarias que pueden llevarse a cabo automáticamente.
El tiempo libre se puede utilizar para establecer contactos con contratistas, comunicarse con familiares o realizar otras tareas importantes que no se pueden automatizar. Por lo tanto, podemos distinguir varios procesos de negocio que deberían automatizarse.
1. Respuestas a correos electrónicos
Cada empresa tiene un correo electrónico y, a menudo, recibe muchas cartas diferentes de socios, clientes o simplemente clientes privados. Alrededor del 25% del tiempo que el dueño de un negocio pasa revisando el correo electrónico y escribiendo respuestas.
Al mismo tiempo, es posible acelerar este proceso, para el cual se utilizan plantillas. Esta no es una automatización completa, pero puede reducir la cantidad de tiempo que tiene que pasar escribiendo textos.
2. Llenado de facturas
La contabilidad es un proceso complejo y lento. Por lo general, un contador experimentado se dedica a ello, pero a menudo, los emprendedores principiantes simplemente no tienen la capacidad financiera para contratar a un especialista. Por lo tanto, tienen que preparar de forma independiente muchos documentos, que incluyen el mismo tipo de factura.
Para su compilación, es conveniente utilizar programas informáticos especiales, que le permiten cambiar solo la información básica, sin modificar la otra información.
3. Nómina
Su compilación es un trabajo tedioso, que debe realizarse mensualmente, ya que cada mes se da un salario a los empleados de la empresa. Es difícil automatizar la preparación de las nóminas si muchos empleados de la empresa aún reciben sus salarios en efectivo.
Por lo tanto, es aconsejable transferir a todos los empleados para recibir salarios en forma no monetaria. Para esto, se seleccionan bancos que ofrecen condiciones óptimas para abrir depósitos y tarjetas de nómina. En tales condiciones, en un modo automático, los fondos se transferirán a las cuentas de los empleados, por lo que no tiene que lidiar con la recopilación de declaraciones.
4. Gestión de tareas
Aproximadamente el 70% del tiempo del empresario se dedica a gestionar diversas tareas dentro de su negocio. Para ahorrar tiempo y esfuerzo, es recomendable utilizar software especializado. Con él, puede coordinar acciones entre diferentes tareas, deshacerse de acciones repetitivas y también ajustar constantemente la lista digital de tareas.
Dichos programas recuerdan ciertas acciones que debe realizar un emprendedor en un período de tiempo específico. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por el hecho de que el propietario de la empresa, por diversos motivos, se olvidará de ciertas tareas.
5. Informes y declaraciones
Cada empresario paga impuestos sobre la base de un sistema fiscal previamente seleccionado. Para informar al Servicio de Impuestos Federales, es necesario preparar y presentar las declaraciones de impuestos u otros documentos de manera oportuna. Para hacer esto, necesita una buena comprensión de la contabilidad.
Incluso este proceso puede ser automatizado. El servicio de impuestos ofrece al empresario la oportunidad de descargar programas especiales del sitio web oficial del Servicio de Impuestos Federales. Solo se ingresa información sobre los resultados de la actividad de la empresa en estos programas, después de lo cual los cálculos se realizan automáticamente. Gracias a este software, puede reducir significativamente la cantidad de tiempo y esfuerzo que tiene que gastar en la compilación de documentación oficial.
¿Qué tareas no se pueden automatizar?
Aunque la automatización tiene muchas ventajas, todavía hay algunas acciones que el empresario debe implementar personalmente. De lo contrario, el empresario puede no tener en cuenta muchos puntos importantes, lo que conducirá a pérdidas de la empresa.
1. Problemas del cliente
La insatisfacción del cliente y del cliente puede ocurrir en cualquier momento por varias razones. Enfrentarse a tales dificultades en modo automático es simplemente imposible, por lo que el emprendedor debe participar en este proceso. Debe solucionar el problema para que el cliente insatisfecho no deje una queja en Internet.
Al resolver tales problemas, es importante centrarse en la comunicación personal. No utilice correos electrónicos o mensajes telefónicos, por lo que es aconsejable hacer una cita y cambiar la opinión del cliente.
2. Adaptación de los clientes.
Los nuevos clientes que no están seguros de la conveniencia de la cooperación están constantemente ingresando al negocio. Por lo tanto, es importante utilizar ciertos procesos de negocio destinados a su rápida adaptación.
En la etapa inicial de interacción, un hombre de negocios no puede confiar en la automatización, ya que es probable que pierda un gran cliente. Por lo tanto, se requiere atención personal para establecer una relación sólida.
3. Reconocimiento de empleados
Los empleados de la empresa son un recurso valioso para cualquier emprendedor. Por lo tanto, si un hombre de negocios quiere aprender constantemente sobre los diversos logros de los especialistas, tendrá que ocuparse de la evaluación y el análisis por su cuenta. Es imposible automatizar este proceso, porque de lo contrario los trabajadores comienzan a sentirse más libremente, lo que a menudo conduce a una disminución de la productividad laboral.
Si algún especialista alcanza alturas en su carrera, entonces el emprendedor debe celebrar su éxito entregando premios o premios.
4. Procesos creativos
Aunque la automatización mejora la productividad, no puede reemplazar el trabajo creativo que realizan las personas. Los programas no pueden reproducir el cerebro humano, por lo tanto, la implementación y la creación de ideas creativas requieren la participación de profesionales contratados con experiencia y talento.
Por lo tanto, los trabajos creativos todavía están en demanda y altamente remunerados. Para abordar cuestiones importantes, el empleado debe tener un pensamiento crítico y habilidades innovadoras.
5. Construir relaciones sólidas con colegas y clientes.
Esto es posible solo a través de la comunicación personal del emprendedor con representantes de otras compañías o empleados. No debe confiar en la automatización, por lo que es aconsejable abandonar el uso constante de correos electrónicos u otros sistemas.
Para los empleados, debe usar diferentes obsequios o cartas de agradecimiento escritas a mano. Si hay alguna insatisfacción por parte de los clientes, debe mantener conversaciones personales.
Por lo tanto, incluso cuando se utilizan tecnologías modernas, algunos procesos no pueden automatizarse.
Conclusión
La automatización puede ahorrar tiempo y esfuerzo de un emprendedor, por lo que es aconsejable implementarla en el trabajo de la empresa al realizar algunas operaciones de rutina.Pero hay algunos procesos comerciales que requieren atención personal de un hombre de negocios.