Las empresas tienen derecho a otorgar incentivos a los empleados en forma de obsequios. Los obsequios se emiten a los empleados de conformidad con el artículo 191 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. No se otorgan incentivos en forma de obsequios por lograr resultados sobresalientes o cumplir con las normas del plan. Se entregan obsequios a los empleados en honor a los eventos festivos. A menudo están preparados para el Año Nuevo, el 8 de marzo y algunas fechas profesionales. También dan regalos a los hijos de los empleados en días festivos.
Liquidación
Los obsequios en las empresas son siempre gratuitos. Antes de dar obsequios a los empleados, debe considerar cómo se reflejan en la documentación oficial. Y elaboran el procedimiento de donación ya sea oralmente o por escrito.
Al registrar obsequios para empleados, cumplen con una serie de requisitos que requieren acuerdos. Esta categoría incluye bienes raíces, regalos por valor de más de tres mil rublos. Hay recomendaciones adicionales sobre cómo reflejar los obsequios a los empleados. Cualquier emisión requiere emitir una orden de la gerencia, elaborar listas de empleados, declaraciones con firmas de empleados para confirmar su recepción.
La documentación de este tipo al emitir obsequios a los empleados se redacta de cualquier forma.
A menudo, los bienes, productos fabricados por la propia empresa sirven como un regalo. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que tanto los obsequios ordinarios como los obsequios a los hijos de los empleados se reflejan sin falta en la contabilidad.
Sobre contabilidad
Las entradas en la contabilidad se realizan en la cuenta de regalos gratuitos emitidos. Al mismo tiempo, por ejemplo, los empleados registran los regalos de Año Nuevo como materiales, productos de su propia producción. Los gastos que se amortizan en la cuenta de ganancias no se tienen en cuenta en el número de gastos de ingresos en la contabilidad fiscal. No se registran en la contabilidad fiscal. Por esta razón, aparece una obligación, reflejada en la publicación de regalos de Año Nuevo a los empleados, si es feriado.
Si las entradas para cualquier evento son gratuitas, pero se fijan en la cuenta 50.03 y se procesan mediante contabilizaciones. Un pasivo impositivo permanente se registra en la cuenta 99.2.3.
A menudo se cree que los regalos de Año Nuevo destinados a la distribución a los empleados no deben atribuirse al balance de la organización como un activo. Esta política se considera analfabeta, ya que el activo adquirido no generará ganancias en el futuro. Por esta razón, los regalos se muestran en la cuenta 91.02.
IVA
Los obsequios para los empleados que fueron recibidos en el período del informe, si su valor ascendió a no más de cuatro mil rublos, no están sujetos a impuestos sobre el valor agregado. Este artículo se menciona en el Artículo 217 del Código Tributario de la Federación Rusa.
De ello se deduce que no hay razón para preocuparse si el valor total de los obsequios a los empleados es inferior a 4000 rublos. Cualquier dinero por encima de esta cantidad debe estar sujeto a impuestos.
El IVA se deduce de una cantidad superior a cuatro mil rublos, ya sea en el día en que se entregaron los obsequios a los empleados o los obsequios a los hijos de los empleados, o el día siguiente al pago de los salarios. El contador de la organización debe informar a la autoridad fiscal sobre la cantidad de obsequios y la cantidad del impuesto al valor agregado que se ha calculado y retenido.
Si se les dieron obsequios de Año Nuevo a los empleados cuando ya no trabajaban para la empresa, el contador informa a las autoridades fiscales sobre el monto en rublo equivalente.
Hay casos en que el valor total de los obsequios supera los 4.000 rublos, y el empleado no tiene ingresos en esta organización, aunque se encuentre en el estado o fuera de la lista de personal.Luego, el contador informa al impuesto sobre el precio de los obsequios, así como también que es imposible retener el impuesto. Esta situación ocurre, por ejemplo, cuando un empleado está en licencia parental o en licencia de larga duración a su propio costo.
Primas de seguro
Al dar obsequios a los empleados, las primas de seguro se retiran cuando es necesario para que la transferencia del obsequio se refleje en el acuerdo con el empleado. Esto no es necesario si la transferencia se realizó sobre la base de una escritura de regalo.
El impuesto al valor agregado se calcula cuando los bienes son emitidos por obsequios. Y no cuente cuando se emiten en forma de efectivo.
Cuando se compran regalos de Año Nuevo para los empleados, el IVA acumulado a veces se acepta para el reembolso del presupuesto estatal.
Más sobre contabilidad
Al reflejar el hecho de emitir obsequios de Año Nuevo a los hijos de los empleados, siempre hay muchas preguntas diferentes. ¿Cómo arreglar este acto? ¿Vale la pena emitir obsequios de Año Nuevo a los hijos de los empleados como una organización benéfica?
Los proveedores a veces no pagan el impuesto al valor agregado. Esto puede estar asociado con la transición a un régimen especial o con la liberación sobre la base del artículo 145 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. En estos casos, hay una falta de impuestos de entrada, no se hacen deducciones. Luego, la organización no solo cobra el impuesto al valor agregado sobre los regalos de Año Nuevo a los hijos de los empleados, sino que también paga impuestos.
Para evitar esta situación, varias empresas elaboran regalos como salarios adicionales. Con este fin, se agrega otra cláusula al acuerdo de adjudicación. Fija que la transferencia de obsequios se realiza como un incentivo o acto de incentivo, y el precio de los obsequios se refleja en el fondo salarial. Desde este punto de vista, dar regalos no cae dentro del impuesto al valor agregado.
Sin embargo, esta decisión tiene un inconveniente muy significativo. Existe una gran posibilidad de que pronto las autoridades fiscales verifiquen las operaciones y, al final, tomen la decisión de declararlas como transferencias gratuitas. Pero la práctica contiene varios ejemplos positivos para los contribuyentes. No hay garantía de que los inspectores ganen en disputas.
La salida más fácil es excluir incluso la posibilidad de que comience un desacuerdo. Los expertos recomiendan evitar problemas calculando el impuesto al valor agregado.
Cancelación del valor de los regalos.
El valor de los obsequios que se emitirán, así como el precio de cualquier producto, no están sujetos a impuestos. Esto se desprende del artículo 270 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Además, en contabilidad, el precio de los obsequios se refleja necesariamente en el número de costos. Como resultado, surge una distinción entre impuestos y contabilidad de manera continua y una obligación tributaria.
Retención del impuesto sobre la renta personal
Los obsequios de la organización se consideran ingresos de los empleados en especie. Por lo tanto, cuando se entregan, la gerencia debe realizar el cálculo y la retención del impuesto sobre la renta personal. Pero esto no se hace en todos los casos, sino solo cuando el costo final de este producto supera los cuatro rublos. El precio de los regalos que no ha excedido esta marca no está sujeto a impuestos.
Y luego las personas a menudo se enfrentan a la pregunta de si incluir el IVA en la base, que está sujeta al impuesto sobre la renta. Pero el Código Tributario no responde completamente esta pregunta. El punto de vista es generalizado de que, sin embargo, debe hacerse. El artículo 211 del Código Tributario de la Federación de Rusia contiene una disposición que establece que la base es un valor registrado a un precio de mercado. Mientras que el IVA es parte de los precios del mercado. Por esta razón, el impuesto sobre la renta personal se cobra sobre el valor del regalo con IVA.
Sobre las primas
Las bonificaciones que reciben los empleados en el proceso de participar en una relación laboral se consideran contribuciones para casos de discapacidad temporal. Por ejemplo, esta situación puede surgir debido a la maternidad.
Además, una tarifa de "tasa de lesiones" se paga necesariamente de esta cantidad. Este requisito se aplica a los obsequios entregados al empleado. Al mismo tiempo, hay una manera que permite no llevar a cabo la evaluación de la contribución. Y esto es completamente legal. La cuestión es que puede transferir el regalo no en el marco del trabajo, sino en el campo de las relaciones de derecho civil.
Regalos para niños
La mayoría de las empresas donan productos no solo a los trabajadores, sino también a sus hijos, y en algunos casos a aquellos que ya están jubilados. La característica principal de este proceso se manifiesta en el hecho de que tal regalo no estaba originalmente asociado con las relaciones laborales. Por lo tanto, no se presentan como un incentivo. Por este motivo, se realizan como una transferencia gratuita, mientras se calcula el impuesto al valor agregado.
Pero la práctica del arbitraje registra otros casos. Luego, los obsequios a quienes se han retirado se consideran un evento de caridad. Las actividades en esta área no están sujetas a impuestos. El hecho de que está exento del IVA queda demostrado por el artículo 149 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. En este caso, la autoridad judicial confirma que la organización está exenta de la obligación relacionada con el impuesto al valor agregado.
Las consecuencias de las actividades de caridad son poco diferentes de las donaciones. La caridad no está sujeta al impuesto al valor agregado y no se realiza ninguna deducción. Y con la transferencia gratuita, el impuesto es igual al monto de las deducciones. Finalmente, resulta que la cantidad pagadera en ambos casos es cero.
Pero a veces las actividades caritativas se vuelven más rentables. Por ejemplo, esto incluye la adquisición de obsequios de organizaciones que no pagan impuestos al valor agregado. No hay deducciones en este caso, y los impuestos se acumulan cuando los obsequios se hacen como una transferencia gratuita.
Pero debe recordar que la caridad implica una serie de riesgos. Por lo tanto, es probable que tales disputas a menudo resulten en una victoria de las autoridades fiscales en los tribunales. Por esta razón, para todos los que no desean gastar tiempo, esfuerzo y dinero en litigios, la mejor opción sería ocuparse del cálculo del impuesto al valor agregado por adelantado.
Independientemente de cómo se registre la transferencia de obsequios a los hijos de los trabajadores y aquellos que se jubilan, no se tiene en cuenta el gasto en obsequios con el fin de gravar las ganancias. Tampoco realizan el cálculo de la prima del seguro por el monto final del regalo. El impuesto sobre la renta personal es obligatorio para aquellos que se han jubilado si el precio de los obsequios durante un año supera los cuatro mil rublos.
Acerca de la documentación
Hay varias sutilezas que también es importante tener en cuenta en este proceso para evitar todo tipo de desacuerdos con las autoridades fiscales. En particular, la documentación ejecutada de manera competente es importante.
La emisión de obsequios se realiza mediante la celebración de una escritura de obsequio. Siempre se ejecuta por escrito cuando el precio del regalo es superior a tres mil rublos, y la transferencia la realiza una entidad legal. Pero para evitar desacuerdos con el impuesto, se recomienda concluir un acuerdo con el empleado, independientemente del precio final del obsequio.
Si los obsequios se emiten en grandes volúmenes, no es necesario que redacte un contrato por separado para cada caso. Puede elaborar acuerdos multilaterales de donación. Y todos los destinatarios, firmen el documento. Tal procedimiento es suficiente para cumplir con todos los requisitos legales.
El hecho de que los regalos fueron comprados y emitidos debe ser redactado por la gerencia relevante de la organización. Para el pedido, puede aplicar un solo formulario. Luego debe elaborar un pedido por separado para la compra de regalos.
Pero hay otra forma: emitir un solo pedido de forma gratuita tanto con respecto a la compra como a la transferencia. Además del pedido, necesita una lista de empleados a quienes se les darán obsequios.
Hay una serie de reglas con respecto a la compilación de las declaraciones de transferencia de regalos.Entonces, cada uno de ellos está redactado en una declaración. Prescribe los datos personales del empleado: su apellido, nombre, patronímico. Es necesario que se indique el nombre del regalo, la fecha en que fue transferido y la persona que recibió el artículo lo firma. En este caso, se permite el uso de forma libre. La declaración debe contener los detalles necesarios en cualquier documentación primaria.
Más sobre logotipos
A menudo se lleva a cabo y la transferencia de artículos con los logotipos de la empresa o productos que son vendidos por una entidad jurídica. A menudo esto se aplica a postales, calendarios, bolígrafos, paquetes, diarios, etc.
Cuando el precio de los recuerdos excede los cuatro mil rublos, cuando se emiten, la empresa actúa como agente fiscal para el impuesto sobre la renta personal. Las primas de seguro no se acumulan cuando se presentan obsequios a quienes no están entre los empleados de una entidad legal.
En cuanto al impuesto al valor agregado, los procedimientos son similares aquí. Si la empresa paga el IVA, cuando emite productos de recuerdo, paga el IVA de la misma manera que durante cualquier otra cuestión de derechos de posesión de bienes sin costo.
Los obsequios se tienen en cuenta, teniendo en cuenta exactamente cómo se presentan los recuerdos. Si se transfieren no en el marco de la recepción oficial, la acción se fija en el número de gastos de publicidad.
Para confirmar el hecho de gastar en publicidad, debe elaborar documentación de gastos, por ejemplo, facturas para la emisión de recuerdos al empleado responsable de su distribución. También debe registrar el informe del empleado sobre esta acción.
En la documentación inicial sobre la disposición de regalos, solo se debe ingresar su precio y número. No se considera obligatorio registrar el destinatario final. Esta acción confirma que los productos están dirigidos a un círculo indefinido de personas. Por esta razón, los gastos se cancelan en la cuenta publicitaria. Si la empresa crea estas condiciones, puede cancelar los recuerdos a expensas de los costos publicitarios.
A menudo hay preguntas relacionadas con la transferencia de recuerdos a un socio comercial. El artículo 264 del Código Tributario de la Federación de Rusia contiene una disposición sobre gastos de hospitalidad. Están asociados con el servicio a representantes de socios, otras entidades legales con las que se están llevando a cabo negociaciones. Pero surge la pregunta de si el número de estos gastos incluye gastos para la compra de productos de recuerdo para socios comerciales. El Código Fiscal no contiene una respuesta exacta a la pregunta, y las opiniones se dividieron en 2 campos opuestos. El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia indica que el costo de comprar recuerdos para la recepción oficial no está sujeto a impuestos.
Los servicios fiscales le permiten realizar un seguimiento de los gastos de recuerdos con logotipos de la empresa para emitirlos durante las negociaciones oficiales. Y la misma posición se establece en muchas decisiones judiciales.
Al mismo tiempo, los gastos de hospitalidad están sujetos a contabilidad cuando se determina la base imponible, si está documentada y reconocida como totalmente justificada.
La documentación mediante la cual se confirman los gastos de representación incluye órdenes de la administración de la entidad jurídica en la que se celebró el evento, estimaciones de costos, acuerdo sobre la producción de recuerdos, documentos primarios, actos sobre la implementación de esta categoría de gastos con la firma de la administración, informe sobre los gastos de representación.
Este último debe reflejar el propósito y el resultado del evento, su fecha, lugar, programa, miembros de la delegación y anfitrión, la cantidad de gastos.
No debemos olvidar el punto importante: para tener en cuenta el costo de los productos de recuerdo como representante, es importante redactarlos en la documentación de acuerdo con todos los requisitos de la ley.
Regalos para el director
La ley se aplica de manera algo diferente a los obsequios otorgados a directores, gerentes o personas jurídicas. Cuando se presenta un obsequio a personas jurídicas, empresarios individuales, no surge el impuesto sobre la renta personal.Pero si le da una empresa al empleado, se le cobrará el impuesto sobre la renta personal. La prima del seguro no está sujeta a acumulación cuando se trata de la emisión de obsequios a empresarios individuales o entidades legales. La argumentación aquí es bastante ordinaria: en este caso, las relaciones laborales o de derecho civil no surgen con la persona a quien se le entrega el regalo.
Regalos para funcionarios del gobierno
Cuando se trata de vacaciones, por supuesto, piensan en obsequios en empresas estatales. Se presentan a funcionarios y empleados de administraciones o servicios fiscales. Pero es importante recordar que los obsequios están prohibidos a los servidores públicos si se presentan en relación con el desempeño de sus funciones oficiales.
Esta prohibición es impuesta por la Ley Federal del 25 de diciembre de 2008 Nº 273 "Sobre la lucha contra la corrupción". Los obsequios recibidos por los funcionarios públicos durante los viajes de negocios, durante una serie de eventos oficiales, se consideran propiedad del estado. Son obligatorios fijados en un determinado acto, y luego transferidos al organismo estatal correspondiente. Y el propio funcionario tiene derecho a canjear el regalo. Pero hay una serie de requisitos para este procedimiento. Se registran en el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de fecha 09.01.20014 No. 10. Los obsequios se devuelven al empleado cuando se emite un certificado de aceptación y también cuando su valor no excede los tres mil rublos. Pero si el regalo fue transferido para sobornar a un funcionario, entonces se considera un soborno. Al mismo tiempo, es importante que, a cambio del regalo de un funcionario, se vean obligados a realizar alguna acción. La responsabilidad del soborno recae tanto en el servidor público como en el que lo dio.
Conclusión
Los regalos son una fuente de alegría tanto para el donante como para el donante. A menudo se proporcionan a los empleados de la organización. Pero en las empresas, actúan como esfuerzos burocráticos adicionales para un contador. Es importante tener en cuenta las recomendaciones al preparar la documentación proporcionada en el artículo, y luego todo estará en orden.