La planificación de la adquisición de bienes es una de las etapas más importantes en las actividades de cualquier institución o empresa moderna. Está destinado a la formación de documentación preparatoria si es necesario para comprar un producto, ordenar trabajo, servicios. El área más relevante para municipios, empresas estatales. Se han desarrollado varios métodos de planificación que se consideran como parte de cursos educativos especializados. Por supuesto, los cálculos teóricos son aplicables en la práctica, el alcance de su aplicación es extremadamente amplio. Esto se debe en gran medida a los requisitos de la legislación vigente sobre la justificación de adquisiciones de municipios y agencias gubernamentales.
Un comienzo sin errores es la clave del éxito.
En la actualidad, se está practicando la planificación de adquisiciones de conformidad con la Ley Federal 44. Este documento ha declarado a nivel federal la importancia del procedimiento para elaborar un plan. Los requisitos para la redacción de adquisiciones aparecieron por primera vez en 2013, y desde entonces la situación definitivamente no se ha vuelto más fácil de implementar para las instituciones individuales. Las normas legales que son relevantes para nuestros días requieren que planifique las adquisiciones en estricta conformidad con las leyes, documentando cuidadosamente cada paso, cualquier operación.
La organización de adquisiciones, la elaboración de un plan son tareas que, con la invariabilidad de la ley, se resuelven en nuestro tiempo utilizando métodos más modernos. Esto permite una mayor eficiencia económica del resultado para cumplir con los estándares establecidos. El sistema de planificación de compras es la clave para un resultado positivo de todo el evento. Es importante analizar las necesidades, dada la cantidad de fondos asignados a la empresa. Por supuesto, la mejor opción es asignar las masas financieras en los montos requeridos por una institución en particular para implementar todas las transacciones planificadas, pero las restricciones presupuestarias rara vez permiten obtener el 100%.
Hazlo bien
Por cierto, la relevancia y complejidad del tema de la planificación de los planes de adquisiciones, la redacción de proyectos ya es visible a partir de la abundancia de publicaciones especializadas que se han publicado recientemente, revelando varios aspectos sutiles y matices del tema. Mucho se debe a la difícil situación económica en el país, sobre la base de la cual se están endureciendo los requisitos de la ley, así como a la supervisión de su cumplimiento. Hay un lado positivo: es posible prevenir efectivamente el abuso, el componente de corrupción y el desperdicio ineficiente de los ahorros presupuestarios.
La planificación anual de adquisiciones es la opción más común. No será superfluo elaborar planes para un largo período de tiempo (plan quinquenal), pero se forman solo en términos generales. Existen planes a corto plazo (por ejemplo, para un mes), pero estos reflejan solo las necesidades actuales de la empresa. Un plan anual no es solo una lista de adquisiciones necesarias, sino también un documento que demuestra las perspectivas de la institución, su estrategia de desarrollo y la mejora del proceso de trabajo. A menudo se adjunta una nota explicativa al plan, justificando la necesidad de cada uno de los elementos enumerados. Esto ayuda a prevenir la sospecha de abuso y demuestra la necesidad de asignar fondos.
Objetivos principales: análisis de ejemplos de adquisiciones
La planificación y la adquisición pueden ser el área de responsabilidad que la empresa descuida.En tal situación, la calidad del servicio prestado como resultado del trabajo de la institución del producto será bastante baja y los términos se prolongarán. Si no fue posible calcular el precio del contrato correctamente, planificar la adquisición, existe la posibilidad de un gasto ineficiente de fondos, que puede considerarse un delito con las consecuencias resultantes.
La planificación municipal de adquisiciones ayuda a prevenir cancelaciones imprevistas. El iniciador del bloque de transacciones puede ser la autoridad de control, el contratista o la propia institución, que de repente encontró un error y, por lo tanto, se vio obligado a terminar urgentemente la cooperación por acuerdo. Esto conduce a pérdidas temporales, financieras. Un cliente que haya completado incorrectamente el proceso de adquisición puede ser penalizado. En particular, de las leyes existentes se desprende que un funcionario que seleccionó de manera irresponsable el método de adquisición se ve obligado a responder: el castigo alcanza los 50,000 rublos.
Uno por uno
En las empresas modernas, la planificación de las adquisiciones se lleva a cabo a través de un enfoque sistemático del problema utilizando sistemas electrónicos, informáticos y de software eficaces. Esto minimiza la probabilidad de error humano. La secuencia de operaciones es la formación del plan, su coordinación con las autoridades superiores, la implementación del plan. Ya en la etapa preparatoria, es necesario justificar todas las operaciones planificadas, verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos para la institución y normalizar las adquisiciones. Esto último implica el control de calidad del producto adquirido, el servicio solicitado con respecto a los requisitos actuales, las cualidades esperadas del consumidor. En la etapa del plan, se analizan la cantidad requerida del producto y el precio marginal al que se puede comprar.
La gestión de la planificación de adquisiciones incluye organizar una discusión pública del evento. Esto es especialmente cierto para una serie de transacciones para las cuales la publicidad está estipulada en las leyes. Hay tales eventos que es simplemente imposible de implementar sin una investigación pública preliminar con una evaluación de los resultados. Actualmente, los medios y métodos más modernos de comunicación, soluciones técnicas y tecnologías de la información se utilizan activamente para organizar este paso.
¡No hay fin para los papeles!
La planificación de las adquisiciones estatales y municipales implica la formación de un cronograma, un plan de adquisiciones. El segundo tipo de documentación se introdujo en 2016. El primero se practicó antes, su forma se ha mantenido sin cambios durante varios años. El horario se forma para el año. El plan de adquisiciones se elabora para un plazo promedio e incluye todos los nombres de los productos que la institución necesita y compró al proveedor. Normalmente, dicho documento cubre un período de tres años, ya que es para este período que se forma un presupuesto.
La planificación de la contratación pública es un tema particularmente difícil. Es necesario centrarse en la Ley Federal adoptada en 2011 con el número 223. Declaró las posibilidades de elaborar un plan flexible que abarque un período de doce meses. Algunas compras no necesitan estar justificadas. Esto se aplica a la lista que cae bajo los estándares de la segunda parte del decimoquinto artículo de la 44a Ley Federal mencionada anteriormente. Los empleados del sector público tienen derecho a ajustar los planes de acuerdo con la necesidad. No hay límite de tiempo o razón.
Todo de acuerdo al plan.
La adquisición en la planificación presupuestaria en formato gráfico implica el uso de la documentación desarrollada durante un período de tres años y que describe las necesidades básicas de la institución como base.No todas las entidades jurídicas desde la primera vez pueden formar con éxito un plan de adquisiciones que pueda traducirse en realidad, por lo tanto, la ley estipula la posibilidad de hacer ajustes a los documentos que ya están publicados a través de un sistema de información especializado.
A menudo, se deben realizar cambios a medida que se descubren las necesidades de bienes que no se pudieron identificar antes. A través del presupuesto electrónico, la planificación de adquisiciones es un proceso bastante flexible, puede agregar nuevos elementos, especialmente si las oportunidades financieras para su implementación se deben a ahorros en licitaciones que ya han pasado en el momento del ajuste. Se pueden hacer cambios cuando los resultados de la discusión pública lo estimulan, si se organizó para cumplir con los requisitos de las leyes.
Logística de compras
Para garantizar que la planificación de adquisiciones (el presupuesto electrónico, realizado a través de productos de software modernos, proporciona una asistencia significativa a especialistas) sea lo más eficaz posible, organice eventos, teniendo en cuenta los requisitos de logística. Al elaborar el plan, debe guiarse por las necesidades de la empresa, los costos asociados con los procesos de trabajo, los espacios de almacenamiento disponibles para su uso. El papel y la cantidad de material necesarios para el proceso de producción, el momento en que se debe entregar juegan un papel importante. Para tener éxito, debe tener en cuenta los recursos de los proveedores, la capacidad de organizar su propia producción de algunos consumibles aplicables para la fabricación del producto final, la prestación de servicios.
La formación, teniendo en cuenta todo el plan de adquisiciones especificado en la planificación del presupuesto en relación con las empresas estatales y privadas, le permite establecer un proceso de trabajo sin tiempo de inactividad y pérdidas financieras debido a la adquisición de excedentes, daños a los consumibles. Para identificar cuánto material se necesita (es decir, este indicador es la base para calcular la mayoría de los demás), es necesario dominar varios métodos estándar de cálculo. Para aplicarlos a una empresa específica, primero debe recopilar la base de información más completa sobre el uso de materias primas similares en la industria anteriormente.
Cuanto se necesita
Uno de los métodos de planificación de compras es la evaluación del volumen de productos que deben producirse, en función de la necesidad del cliente. Sabiendo cuán importante es la demanda del producto en este momento, se puede calcular razonablemente cuánta materia prima se necesitará. Para simplificar los cálculos de listas de productos, materiales, tenga en cuenta el tiempo requerido para suministrar diferentes artículos, la duración del almacenamiento. Si algunos consumibles pueden fabricarse por su cuenta, debe calcular de antemano qué tan grandes son los costos de tiempo.
Conociendo los intervalos de tiempo, estiman la necesidad bruta de los puestos recibidos del proveedor, fabricados por su cuenta. Sobre esta base, la demanda neta se determina analizando las existencias existentes, los pedidos realizados y los volúmenes de producción planificados. Entre los pedidos pueden estar los que se hicieron anteriormente para la serie anterior de bienes. Al planificar un nuevo ciclo de producción, no es necesario tenerlos en cuenta.
Fluctuaciones en la demanda
Este método de planificación de compras es relevante cuando el interés del consumidor puede describirse mediante un diagrama de onda con elementos repetitivos. Para lograr el suavizado, es necesario evaluar qué tan grande es el consumo real del producto durante el período de tiempo pasado, para identificar la relación con los indicadores previamente calculados para él. Para un nuevo período, el pronóstico es un indicador calculado para el período de tiempo anterior, al que se agrega el valor correctivo: la cantidad de bienes multiplicada por el coeficiente de significancia.
Opción alternativa
Otro método de planificación de adquisiciones es determinista.Recurren a esto cuando se sabe por cuánto tiempo se tarda en ejecutar una orden, cuánto material se requiere para ello, a qué hora se entregarán los consumibles.
A veces, el enfoque estocástico es más aplicable en la práctica. La base para los cálculos son los métodos estadísticos, matemáticos. Utilizando fórmulas especializadas, puede evaluar la necesidad de un producto y, en base a este plan, la compra de consumibles.
Con la experiencia acumulada del personal, puede implementar un enfoque heurístico para la planificación de adquisiciones.
Hay un tiempo para todo
La planificación de la contratación pública, privada, implica la disponibilidad de la base de información más completa sobre el proceso de producción y el resultado de su aplicación. Es necesario proporcionar a los analistas acceso a información precisa sobre el movimiento de consumibles, componentes, repuestos. Debe haber datos sobre todas las etapas desde el momento de la investigación del mercado de adquisiciones hasta la recepción de la compra en el almacén.
Para que el sistema de adquisición de logística funcione bien, necesita saber qué materiales se utilizan en el proceso de producción. La formación del plan de adquisiciones implica la interacción coordinada de diferentes personas empleadas en la empresa. La planificación de la contratación pública (e igualmente en empresas privadas) obliga a establecer relaciones mutuas entre diferentes departamentos, divisiones y sucursales de una entidad jurídica. Solo la interacción cuidadosamente organizada nos permite garantizar la exactitud de los cálculos, el análisis y la elección a favor del método óptimo de formación de adquisiciones. El trabajo conjunto le permite decidir a favor de la mejor política de precios, celebrar un contrato rentable con el proveedor y realizar un seguimiento de la cantidad de materias primas entrantes, disponibles y gastadas. La logística incluye el control sobre el momento de las entregas, la colocación de materias primas dentro de los territorios del almacén.
Nada mas
Al organizar la logística de compras, puede lograr un inventario mínimo en el almacén con un suministro ininterrumpido de consumibles para el proceso de producción. Para que la planificación sea efectiva, es necesario formular con precisión qué posiciones particulares se requieren y en qué medida, en qué período de tiempo deben estar exactamente a disposición de los talleres, cuán grandes son las posibilidades de los proveedores conocidos. Los especialistas en logística evalúan las capacidades actuales del almacén, encuentran formas de organizar el proceso de producción de consumibles utilizando sus propias capacidades.
Compramos sabiamente
En muchos sentidos, la planificación de adquisiciones está estrechamente relacionada con la elección de un formato específico para la cooperación con los proveedores. Recientemente, la opción más extendida es la ejecución de una licitación. Es igualmente aplicable a empresas estatales, instituciones y cuando un proveedor privado busca un proveedor. El concepto de licitación entró en la economía durante mucho tiempo. La organización de la licitación es responsabilidad del cliente, anunciando las condiciones competitivas para el suministro del producto, la prestación de servicios. Como parte de la subasta, aquellos que lo deseen pueden participar en la competencia por el derecho de concluir un acuerdo con el cliente en condiciones anunciadas previamente. Las reglas a las que se subordinará la cooperación deben formularse, publicarse con anticipación. Para esto, se completa un paquete completo de documentación de licitación, que indica los términos de todas las etapas del trabajo mutuo. Se enumeran los nombres de productos, servicios, precios que se adaptan al cliente.
La licitación clásica es un procedimiento que involucra una gran cantidad de competidores. Ganar el derecho de concluir un contrato no es fácil, pero el proceso en sí es rentable y justo. Su organización está asignada a los jefes de la empresa, actuando como cliente. La compañía recauda una comisión de adquisiciones, cuya composición es aprobada por el personal al mando.Estos especialistas preparan un paquete de documentos, elaboran todo lo necesario para establecer las condiciones para la visualización pública. Es necesario recordar los actos reglamentarios y legales vigentes que rigen las licitaciones y subastas.
Cuidadosamente y a fondo
Los participantes de la comisión de adquisiciones deben analizar todas las ofertas presentadas dentro del plazo limitado. Con respecto a cada una de las opciones, se formula una decisión general: aceptar la propuesta, nombrar a una persona potencial como contratista o rechazar la opción. Al determinar a favor de un resultado específico, debe verificar las condiciones de la competencia, analizar las características de todas las propuestas recibidas. El resultado ideal del procedimiento es un acuerdo al precio más bajo posible, sujeto a todos los requisitos y condiciones del cliente. La imparcialidad, la apertura, la transparencia son las principales ventajas de dicho procedimiento.
Al formular los requisitos para los artistas intérpretes o ejecutantes, uno debe guiarse no solo por sus propios intereses, sino también por las ofertas promedio del mercado. Si el cliente establece condiciones deliberadamente desfavorables, casi no hay personas que quieran inscribirse para dicha cooperación; como resultado de la licitación, no aparecerá una sola solicitud. Para no estar en una situación tan desagradable, que conduzca a una interrupción en el tiempo de entrega, se deben formular propuestas adecuadas. Una de las formas a las que se ha recurrido cada vez más recientemente es establecer las condiciones que sean lo máximo posibles para el cliente. Cada contratista potencial ofrece sus propias opciones, correspondientes en precio o más asequibles, y en base a un análisis de todas las solicitudes recibidas, puede elegir la forma más exitosa de cooperación.
Como gastar
Al planificar compras en forma de licitación, primero debe analizar las ofertas de precios del mercado, compilar una base de cotización consolidada, comparar diferentes proveedores y luego proceder directamente a la organización de la licitación. En la documentación adjunta, indique los requisitos para el precio del contrato, el momento de su ejecución, el nivel de calificación y la calidad del producto. Cada uno de los participantes de acuerdo con los resultados de la licitación recibe un número individual, el primero está destinado al ganador. Si uno se niega a concluir un acuerdo, el segundo en la lista, etc., tendrá prioridad. En el curso de la licitación, el contacto de los miembros de la comisión y representantes de posibles contratistas interesados está prohibido.