Cualquier empresa, ya sea que se dedique a la construcción, fabricación de productos terminados, transporte, comercio, etc., está interesada en aumentar los volúmenes de ventas. Según la práctica existente, esto se puede lograr al planificar las ventas.
El documento más realista elaborado por volumen de ventas será en el caso de que cuando se cree, se tengan en cuenta los factores que afectan la dinámica de las ventas de productos de una empresa en particular.
La importancia de planificar
¿La empresa necesita elaborar un documento que indique formas y volúmenes específicos de ventas de productos? La respuesta a esta pregunta es inequívoca: sí. Además, la planificación de ventas es importante no solo para quienes venden productos específicos. También es necesario para quienes trabajan en el sector de servicios. Esto es importante
- Para la correcta organización del trabajo. La empresa necesita funcionar de manera similar a un mecanismo establecido. Además, cada empleado debe estar familiarizado con el propósito de su trabajo y saber lo que debe hacer para lograrlo. Al planificar las ventas, también es necesario que todos los miembros del equipo tengan una idea de lo que les espera después de completar una tarea o en caso de incumplimiento.
- Para el crecimiento de las ganancias. Al planificar las ventas, los vendedores pueden ser transferidos de un salario fijo a una tasa mínima, añadiéndoles un bono en caso de cumplir tareas en términos de ventas. Esto sin duda aumentará la motivación de los empleados y afectará positivamente los ingresos de la empresa.
- Para el desarrollo La planificación de ventas es simplemente necesaria para que el negocio no se detenga. Establecer objetivos y su implementación es una prioridad para cualquier emprendedor. De lo contrario, será ignorado por otros hombres de negocios más ambiciosos.
Tipos de planificación
¿Cuál es el propósito de establecer objetivos para la comercialización de productos? La base de cualquier planificación de ventas es el conocimiento de la cantidad mínima y máxima de bienes que la empresa necesita realizar para su existencia.
Para los empresarios novatos, es más importante decidir el más pequeño de estos valores. La planificación de un plan de ventas teniendo en cuenta la cantidad mínima de bienes vendidos permitirá a la empresa determinar el nivel más bajo de su existencia, más allá del cual su funcionamiento se vuelve simplemente imposible. Las empresas que se han embarcado en una senda de crecimiento deben llevar a cabo la planificación de ventas de productos al máximo nivel.
Establecer objetivos para la implementación puede ser:
- prometedor, teniendo en cuenta la estrategia a largo plazo para 5-10 años;
- actual, desarrollado para el año con el refinamiento y el ajuste de los indicadores de planificación a largo plazo;
- producción operativa, cuando la planificación y organización de ventas se llevan a cabo por cortos períodos de tiempo (mes, trimestre, etc.)
¿Qué afecta a las ventas?
El volumen de ventas se ve afectado por una serie de factores. Entre ellos están:
- estacionalidad dependiendo de la época del año, mes, etc.
- la dinámica del mercado en su conjunto (está disminuyendo o desarrollándose);
- acciones de competidores que pueden afectar los volúmenes de ventas tanto desde un punto de vista negativo como positivo;
- cambios en los actos legislativos (aduanas, impuestos, trabajo) que afectan la competitividad de los socios comerciales y compradores;
- surtido de bienes (su aumento o disminución, la inclusión de nuevos nombres de productos en él, o viceversa, su exclusión de la lista de ventas);
- un sistema de fijación de precios que permite reducir o aumentar el costo de ciertos tipos de productos, introducir un sistema de descuentos, proporcionar bienes a crédito, etc.
- canales de distribución;
- Los compradores
- empleados incluidos en el personal de la empresa;
- actividad de la empresa en el mercado para promocionar sus productos.
Etapas de trabajo
Existen varios métodos de planificación de ventas. El más simple de ellos, pero al mismo tiempo erróneo, es la contabilidad de los resultados y las ganancias obtenidas por la empresa en períodos pasados. Establecer objetivos en este caso contribuirá a la existencia de una situación típica en la que parece existir una planificación de ventas en la empresa, pero no se requerirán esfuerzos adicionales de los gerentes para completar las tareas. Por supuesto, para las organizaciones minoristas o mayoristas, el análisis de ventas es muy importante. Y la planificación en este caso será más efectiva. Sin embargo, el análisis de la implementación es solo uno de los pasos para lograr el objetivo. De lo contrario, la empresa se encontrará en una situación en la que la gerencia y los vendedores tendrán una visión diferente de los "planes correctos", que probablemente sean imposibles.
La solución correcta al problema implica llevar a cada vendedor su volumen de ventas. En este caso, el plan de ventas debe elaborarse con una expansión para todas las cuotas (secciones). El golpe en su intervalo debe estar en el rango de 85 a 105%. El exceso de cumplimiento del plan en la cantidad de 105-120% también es posible.
Consideremos cuáles son las principales etapas de trabajo en la preparación de dicho documento.
Análisis de tendencias del mercado
¿Qué es lo primero que debe considerar al planificar y pronosticar las ventas? Un análisis de las tendencias macroeconómicas y políticas es importante.
Es aconsejable comenzar a planificar el proceso de ventas para el próximo año a fines de octubre o en los primeros días de noviembre del año en curso. Para comenzar, se realiza una evaluación de la situación política con un pronóstico de sus posibles cambios. Al mismo tiempo, se recomienda realizar un análisis de una serie de indicadores económicos, incluidos el PIB y el precio del petróleo, el nivel de actividad negativa de la producción industrial, el crecimiento de la inversión en activos fijos, los indicadores de exportación, etc. Al pasar esta etapa, se estudian los pronósticos de Fitch Ratings y Ernst Young.
Análisis de mercado
¿Cuál es el siguiente paso en la planificación de ventas? Este paso requerirá un análisis de la situación en el mercado. Al mismo tiempo, es necesario averiguar si el número de competidores de la compañía ha aumentado, si se espera que disminuya la demanda de productos vendidos, y ¿cómo es posible cumplir con el plan de ventas anterior? Todos los cambios anteriores deben tenerse en cuenta al pasar esta etapa. Esto le permitirá evaluar el potencial del mercado y las ventas. El primer concepto significa el volumen máximo de bienes que pueden ser vendidos por todas las empresas. Bajo el potencial de ventas, comprenda la cantidad de productos vendidos por una empresa en particular y el nivel de ingresos que se espera recibir.
Es posible obtener datos específicos cuando los especialistas en marketing o los empleados de la empresa realizan análisis de la demanda, así como ofertas competitivas. En el proceso, una comparación de pronósticos e indicadores reales. Con base en los resultados obtenidos, será posible juzgar si se ha logrado o no el objetivo establecido para la empresa.
Análisis de ventas anteriores.
Este paso es muy importante para comprender los principales factores que afectan el volumen de ventas, incluida la demanda estacional, etc. Para realizar dicho análisis, debe estudiar todas las estadísticas de ventas de los últimos años. La información más completa recopilada simplifica enormemente la planificación.En este caso, se recomienda construir gráficos con el reflejo de los resultados para ciertos períodos (meses, años, etc.). También es necesario derivar una cifra de ventas promedio. Indicará el volumen de bienes vendidos en enero, febrero, marzo y otros meses.
Determinación de estacionalidad
¿Cuál es el siguiente paso en la planificación de ventas? Este paso requerirá una determinación de si existe la estacionalidad del negocio. Para hacer esto, es necesario aclarar las razones que influyeron en la disminución del crecimiento de las ventas en períodos anteriores. Puede ser una crisis o un factor humano, el despido de trabajadores, la estacionalidad, etc.
Todos estos factores deben reflejarse en la preparación del plan de desarrollo de ventas para el próximo mes. Estos indicadores ciertamente se están resolviendo.
Si hay una estacionalidad de las ventas, entonces en este caso será necesario deducir o agregar al volumen estimado de productos vendidos la cantidad correspondiente de intereses. Su valor debe determinarse en función del análisis de datos de años anteriores. Después de eso, es posible calcular el beneficio que garantizará la implementación de los contratos celebrados. Alrededor del 20% se deduce del monto recibido, que se convertirá en un seguro contra eventos imprevistos.
Contabilidad para gerentes de ventas
La siguiente etapa de planificación es el análisis del departamento de ventas. Esto toma en cuenta la contribución al volumen de ventas de los productos de cada uno de los gerentes.
Todos los empleados deben tener una característica individual. Refleja el trabajo que han realizado en el transcurso de un mes. Este es el número de llamadas "en frío", reuniones celebradas y contratos ejecutados. También es necesario hacer un pronóstico aproximado del número de acuerdos que cada uno de los gerentes podrá elaborar durante el próximo período de informe. Además, el indicador promedio debe determinarse para todo el departamento. Por supuesto, no necesita enfocarse en especialistas líderes. Un plan de ventas similar sería simplemente inalcanzable. Los indicadores promediados para el departamento harán pronósticos más realistas.
Beneficio de clientes habituales
Al planificar las ventas, es necesario analizar el porcentaje de productos vendidos que son adquiridos por clientes habituales. En particular, es importante comprender la frecuencia con la que realizan las compras y cuál de los surtidos propuestos les interesa más. En el futuro, más productos de venta y tendrá que centrarse. Estos productos serán los principales al planificar las ventas para otros clientes.
Sucede que la cantidad de bienes vendidos es grande para sus diversos nombres. En este caso, la planificación se lleva a cabo en el contexto de cada nombre de producto.
Según los expertos del mercado, solo un negocio basado en clientes habituales puede tener éxito. Sin embargo, este principio no funciona para aquellas empresas que realizan ventas únicas.
Pronóstico del cliente
Al planificar las ventas, se calcula el costo de la primera compra, que será realizada por nuevos clientes para la empresa, así como el número de contratos de venta concluidos. En este caso, se debe prestar especial atención a los objetivos establecidos para los gerentes de ventas. Por ejemplo, según el empleado, en el 60% de los casos, para concluir un nuevo contrato, necesita reunirse con el cliente tres veces. Otros compradores potenciales tendrán que hablar más veces. En este caso, al planificar, es necesario calcular la cantidad de reuniones, dividiéndolas por la cantidad de días hábiles. Con base en estos datos, se debe elaborar un cronograma aproximado para la venta de bienes y servicios a nuevos clientes. Además, dicha planificación debe ser personal.Esto aumentará el interés del empleado en los resultados, en mejorar la profesionalidad, etc.
Establecimiento de objetivos
Al pasar por todos los pasos descritos anteriormente en el proceso de planificación de ventas, por regla general, los empleados de la empresa ya forman el análisis necesario de la situación. Además, tienen los planes estadísticos necesarios, que formarán la base de objetivos realistas para la comercialización de productos. Por ejemplo, según el análisis de la situación que se desarrolló el año pasado, queda claro que existe la posibilidad de aumentar las ventas en un 25%. En este caso, el plan de ventas deberá elaborarse teniendo en cuenta las perspectivas emergentes. Además, es deseable establecer un objetivo macro para la empresa, cuyo logro es imposible. Sin embargo, este paso es necesario para una motivación adicional y permitirá utilizar todos los recursos disponibles y hacer todo lo posible para resolver el problema principal.
Discusión con los empleados.
El plan de ventas debe comunicarse al personal de la empresa. Necesitamos discutirlo con los empleados en la etapa inicial, así como después de alcanzar un cierto resultado. Es posible que los subordinados ayuden a hacer algunos ajustes al documento.
Un plan de ventas debe tener una fecha límite para su implementación. El resultado deseado puede desglosarse por semanas, lo que permitirá a los empleados cambiar ligeramente sus acciones si algo sale mal. Además, el plan de implementación elaborado debe ser aprobado por el jefe.
Presupuesto de gastos
El siguiente paso en la planificación de ventas es el más responsable. Implica la preparación de un presupuesto para los costos de implementación. Esta es la planificación de la adquisición de producción y ventas, asignación de fondos para campañas publicitarias, pago de bonos de empleados, etc. Esta tarea no es fácil. Después de todo, es mucho más fácil calcular los costos futuros que determinar cuánto necesita vender productos para que estos costos estén justificados.
Se adopta un presupuesto similar al planificar compras y ventas. Es decir, en este caso, se tiene en cuenta el volumen de producción y los gastos comerciales, así como el beneficio marginal estimado. Además, la gestión de ventas implica el seguimiento de los ingresos (envío), así como los datos sobre cuentas por cobrar y la recepción de fondos en cuentas bancarias.
Con base en los datos sobre la planificación de ventas y compras, se elabora un cronograma de flujo de efectivo. También le permite predecir el nivel de cuentas por cobrar y determinar el momento de su reembolso.
Al planificar ventas y producción, factores como:
- análisis de productos en forma de su nomenclatura, así como el volumen de bienes comprados y productos de su propia fabricación, lo que permitirá rastrear la ganancia marginal y la rentabilidad de las ventas, determinar qué está en demanda y qué no;
- análisis, teniendo en cuenta los canales de venta, que incluyen venta minorista y mayorista, comercio de comisiones, etc., lo que le permite comprender cómo puede vender productos de la manera más rentable y rápida posible;
- datos sobre los clientes, teniendo en cuenta sus tipos, clasificación por volumen de compras, etc., que permitirán hacer un seguimiento de las fechas en que se espera el reembolso de las cuentas por cobrar, la identificación de la ejecución de contratos sin esperanza y vencidos;
- análisis de datos geográficos, que le permite rastrear la intensidad de las ventas en diferentes regiones y rastrear su poder adquisitivo;
- análisis por parte de los gerentes (departamentos), lo que permite evaluar el desempeño de cada uno de los empleados, lo que se tiene en cuenta durante su mayor motivación.
La planificación de ventas y producción no es posible sin tener en cuenta los ingresos de efectivo esperados. Son ellos los que están destinados a formar el lado de los ingresos del presupuesto.
La planificación de efectivo se realiza sobre la base de acuerdos ya concluidos, desde los cuales puede conocer el precio y los términos de los acuerdos.En este caso, se tienen en cuenta los términos de formación y reembolso de la deuda de los deudores. Una tarea importante de los gerentes es monitorear el cumplimiento por parte de los clientes de las condiciones de pago acordadas en el acuerdo.
Usando software
La planificación de ventas es el punto de partida del sistema de planificación empresarial. Con base en los volúmenes de ventas proyectados, la compañía se establece ciertos objetivos.
Hoy es posible llevar a cabo la planificación de ventas y compras en 1C. Varias configuraciones de este programa brindan una asistencia significativa al trabajo del personal de la organización. Le permiten participar en la planificación en el contexto de las categorías de clientes, enfocándose en varios criterios, entre los cuales se encuentran los siguientes: membresía en una región particular, tipo de actividad, etc.
El uso de 1C le permite desarrollar de manera rápida y precisa varios planes, desde trabajadores detallados hasta grandes planes estratégicos diseñados para períodos de tiempo superpuestos. Entonces, con la ayuda de la octava configuración, se pueden elaborar inicialmente planes ampliados para el año, sobre la base de los cuales se desarrollan períodos mensuales detallados. El programa 1C tiene herramientas convenientes que automatizan todo el proceso de completar una tarea.
En el futuro, la configuración le permite comparar los datos iniciales con los ingresos reales recibidos, analizando las desviaciones existentes.
Basado en planes de ventas, el programa 1C también construye planes de producción. Para garantizar un ciclo determinado, se pronostica la entrega de materiales y también se determina el nivel de existencias.