Operación de caja - ¿Qué es? ¿Cuál es el mecanismo de su trabajo? ¿Para qué se crean y cómo funcionan? Hay bastantes formas de minimizar los costos, aunque no todas son universales. Consideraremos una de las opciones ahora.
Información general
Inicialmente, tratemos con el término "caja operativa". Que es esto Este es el nombre de la división especial del banco que brinda servicios de administración de efectivo en el territorio de una empresa en particular. Es necesario para las empresas que brindan a la sociedad acceso a servicios y bienes, tales como: tiendas mayoristas y minoristas, concesionarios de automóviles, puntos de venta de productos electrónicos, joyas, agencias de viajes, etc.
La caja de efectivo operativa del banco actúa como una herramienta para usar efectivo. ¿Por qué es necesario? ¿Cómo se arregla? Cuales son los requisitos?
¿Por qué es necesario?
La caja de efectivo operativa es una herramienta universal cuya tarea es facilitar el uso directo del efectivo. Gracias a él, puede proporcionar el pago de bienes o servicios en moneda extranjera. Durante el proceso de compra, se convertirá automáticamente en rublos e irá al saldo de la organización. Además, puede rechazar una caja de efectivo personal, debido a lo cual será posible eliminar la escasez, los informes diarios, el recuento de dinero, la entrega de efectivo al banco, la documentación, la verificación de billetes para falsificación. Además, la velocidad de rotación interna de fondos aumenta, y hay una buena oportunidad de ahorrar al reducir los costos internos. Tras la venta, el dinero va inmediatamente a la cuenta de la empresa. Además, estas relaciones cercanas le permiten obtener préstamos rápidos y también rentables. No debemos olvidarnos de la posibilidad de pagar por productos con tarjetas de plástico.
Como puede ver, operar los mostradores de caja es bastante útil. La moneda de cualquier país se puede utilizar en cualquier momento, lo que tiene un efecto positivo en el nivel de servicios. Al mismo tiempo, la administración de la empresa no necesita pensar en varios puntos y matices. Simplemente corrige que recibe dinero. Todo lo demás es asunto de los bancos, que están a cargo de los fondos recibidos.
Proceso de arreglo
Para construir una caja registradora operativa, se necesitan aproximadamente de tres a cinco mil dólares estadounidenses. El servicio cada mes atrae adicionalmente 750-900 "presidentes" verdes. Además, para abrir una caja operativa, debe cuidar la presencia de una caja que cumpla con todos los requisitos que se exponen a los bancos en la Federación Rusa. Por lo tanto, el lugar de trabajo debe estar cercado de los clientes y las instalaciones externas con vidrio a prueba de balas que pueda resistir los disparos de las armas de fuego. Además, debe tener un dispositivo especial para las negociaciones, un cajón de efectivo y un botón de alarma. También es necesario conectar las instalaciones a una estación central de monitoreo de seguridad oa la unidad de guardia de la policía. No debemos olvidarnos del equipo necesario: computadora, impresora, módem.
Es importante tener en cuenta que los bancos por separado para cada empresa están trabajando en un trabajo técnico único e individual. Por lo tanto, las tarifas para el servicio de cajas registradoras operativas no están en un rango bien definido. Bueno, el banco ejerce cierta influencia a favor de quién se ha hecho la elección.
Trabajo
Contabilizar el funcionamiento de las cajas registradoras, el embalaje y el recuento de dinero, el procesamiento de divisas, la entrega de los ingresos a los recaudadores bancarios: todo esto se confía a un empleado responsable.En realidad, también es responsable de depositar los fondos recibidos en la cuenta de una entidad legal, enviar efectivo a una institución financiera, verificar la autenticidad de los billetes, etc. La presencia de un cajero también puede aumentar el nivel de seguridad cuando se trabaja con dinero. Además, pueden ser atendidos no solo por los clientes, sino también por las necesidades internas de la empresa. Entonces, si es necesario hacer pagos de naturaleza social, salarios o emitir gastos de viaje a los empleados, entonces la caja operativa es muy valiosa aquí.
Otro punto importante es trabajar con cheques. Además de su emisión, el nombre de la empresa, la fecha de la operación, los signos del régimen fiscal y también, si se desea, otros datos también se indican allí. Además, el cajero asume parte del trabajo de compilar varios informes. Cuando termina la jornada laboral, retira la cinta de control. Y aquí el resto de la caja operativa se vuelve relevante. Si se acumula una cantidad significativa, es aconsejable llamar a un cobrador al final del día y dejar un poco en el dispositivo de liquidación. Puede equipar y una caja fuerte para almacenar efectivo. Pero en este caso, uno no debe olvidarse de la seguridad, porque siempre había suficientes personas que querían obtener ganancias a expensas de otra persona.
¿Cuánto dinero debería ser?
Por lo general, se proporciona un suministro mensual de fondos para gastos. Si esto no es suficiente, entonces se utiliza el refuerzo operativo de caja. Este es el nombre de una serie de acciones, que prevé la provisión de cantidades adicionales para cubrir las solicitudes existentes. El uso de este escenario se considera indeseable, por lo tanto, la situación se calcula y evalúa por adelantado para minimizar la probabilidad de que ocurra. Cabe señalar que el efectivo recibido por la caja operativa debe gastarse exactamente para lo que está destinado (sueldo, gastos del hogar o viajes de negocios). Si hay una desviación de este requisito, esto se considera una violación con todas las consecuencias negativas.
Sobre el límite
Pero la acumulación de demasiados fondos tampoco es bienvenida. Cuando se concluye un contrato, se acuerda que la cuenta de la caja operativa no debe exceder un cierto valor. A menudo se proporcionan multas si se viola este artículo. La única excepción es que se permite superar el límite durante tres días, pero solo cuando se pagan los salarios. En el caso contrario, se pueden recuperar de 40 a 50 mil rublos de la organización y de 4,000 a 5,000 además de su jefe. Aunque las cantidades no son muy grandes, es mejor no caer sobre ellas.
Momentos contables
Para resumir la información sobre el movimiento y la disponibilidad de fondos, así como la documentación relacionada, se utiliza la cuenta 50 "Cajero". El flujo de caja se muestra en débito, gasto de préstamo. Si se realizan transacciones en efectivo, se deben abrir las subcuentas correspondientes, como 50-1 (2,3 ...). ¿Cómo se obtiene efectivo? Inicialmente, debe emitir un pedido de recibo de efectivo. Luego, se realiza una entrada en el recibo del formulario N KO-4. ¿Cómo se emite efectivo? Inicialmente elabore una orden de pago en efectivo. Luego se hace un registro sobre la emisión de dinero usando la misma fórmula para esto. Así es como funciona la caja de efectivo operativa.
Importante en este caso es un inventario. De hecho, esta es una conciliación de los saldos de efectivo en la caja con los datos contables en los documentos. Es imprescindible tener en cuenta el débito de la cuenta 50. La documentación reglamentaria prevé la toma obligatoria de inventario. Por ejemplo, cuando el cajero está cambiando. Para evitar confusiones y acusaciones ridículas, se requiere un inventario. Se pueden realizar verificaciones adicionales de acuerdo con las políticas contables aceptadas.
Informes
Durante su trabajo, el cajero debe completar muchos formularios en papel y / o electrónicos. Esto depende en gran medida de la situación específica.Además, existe la necesidad de corregir periódicamente una determinada situación. Por ejemplo, restablecer los contadores de efectivo a ceros. O reembolsos previamente aceptados. Dado que el trabajo se lleva a cabo con cantidades significativas de dinero (a menudo bastante significativas), no es sorprendente que haya requisitos bastante estrictos al respecto. De hecho, el control débil a menudo conduce a un mayor abuso. Veamos algunos ejemplos.
Acerca de transferir contadores a cero y tomar sus lecturas
En tales casos, los actos se redactan. Puede conocer el primero cuando se pone en funcionamiento un nuevo dispositivo. El acto es elaborado por la comisión, que es nombrada por el jefe. Además, debe incluir un inspector de impuestos. El acto está redactado por duplicado y firmado por todos los miembros de la comisión. Luego, uno permanece en la empresa y el segundo se transfiere a la oficina de impuestos. Si el automóvil se entrega para su reparación y se lo devuelve, entonces es necesario elaborar un acto sobre el control y los contadores de suma. Se proporciona un formulario estándar para este caso. Al compilarlo, también se crea una comisión. Un inspector de impuestos debe estar presente como observador (pero no como participante). En el acto, se muestran los valores de los contadores, después de lo cual una instancia se transfiere al departamento de contabilidad.
Acerca de reembolso
En este caso, se elabora un acto. La base para ello puede ser:
- Devolución por el comprador.
- Error en recibo de caja registradora roto.
Una comisión participa en su redacción. En este caso, es necesario indicar la máquina registradora en la que está sucediendo esto, su modelo (tipo, clase, marca), fabricante y números de registro. Considere un pequeño ejemplo. Hay Baby LLC, que se especializa en la venta de ropa. El cajero rompió incorrectamente la capa y, en lugar del precio de 4.5 mil rublos, ingresó la cantidad de 5 500. En este caso, es necesario:
- Rompa el cheque correcto y páselo al comprador.
- Al principio, redacte la Ley de retorno.
- Adjunte un recibo erróneo.
Y eso es todo.
Conclusión
Entonces, resumamos todo lo anterior. La caja de efectivo operativa es una herramienta de facilitación de negocios que se utiliza para minimizar los costos en efectivo. Pero al mismo tiempo, se le están planteando requisitos importantes. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que a menudo se realiza un alivio, y en muchos aspectos la gestión de la empresa se guía por la situación actual. Por lo tanto, en las cadenas de tiendas cerrar cajeros detrás de vidrio a prueba de balas es irracional. Mientras que para grandes empresas o estructuras organizativas este es un tema bastante relevante.
También se debe tener en cuenta que no siempre todos los requisitos establecidos por los documentos reglamentarios se aplican en todas partes. A menudo puede encontrar opciones simplificadas. Considere un pequeño ejemplo. Supongamos que el comprador ya ha comprado los productos, pero al finalizar la compra tomó algo y cambió de opinión. En este caso, hay un procedimiento de cancelación. Para no molestar a la administración cada vez, solo necesita la confirmación del representante de seguridad que está en el pasillo.