Si es necesario capacitar a los empleados en nuevas tareas, el empleador debe proceder de las necesidades existentes. Pueden relacionarse con los conocimientos, habilidades y actitudes del personal hacia los clientes o con sus propias responsabilidades. Por ejemplo, se requiere que un vendedor en una tienda de ropa tenga altas tasas en los tres parámetros. Debe ser capaz de demostrar una cierta actitud hacia el cliente, poseer habilidades en ventas y servicios, así como trabajar en el piso de negociación y conocer el procedimiento de venta como tal.
¿Cuál es la mejor manera de llevar a cabo la capacitación?
Solo hay dos tipos: capacitación en una institución educativa de terceros o capacitación en el trabajo (directamente en el lugar de trabajo). La elección está determinada por cuál de los métodos se utilizará. Este artículo está dedicado a la segunda opción, pero a modo de comparación, trataremos de considerar ambos métodos e identificar los pros y los contras de cada uno, así como algunas sutilezas del papeleo.
La opción de capacitación en el trabajo para un empleado se practica en un entorno laboral normal. El que está siendo capacitado utiliza herramientas y equipos de trabajo reales, así como también el material y la documentación disponibles. Combina simultáneamente los roles de aprendiz y empleado.
Se brinda capacitación en el trabajo fuera del lugar de trabajo. Muy a menudo, se utiliza un modelo simplificado de equipos y herramientas de capacitación. Para el período de capacitación, el empleado no se encuentra entre las unidades productivas. Su trabajo en este período es completar tareas de entrenamiento.
Este tipo de capacitación se lleva a cabo principalmente en centros especializados separados visitados por empleados de varias compañías diferentes a la vez, así como en universidades o cursos.
La capacitación en el trabajo es la principal ventaja
Las ventajas de esta opción a primera vista son obvias:
1. Tal evento es menos costoso en comparación con la capacitación en el trabajo, ya que se lleva a cabo en un entorno de trabajo real con el equipo existente.
2. La efectividad de la capacitación en el trabajo es alta debido al hecho de que en el futuro el empleado utilizará los mismos materiales, herramientas y mecanismos.
3. En el proceso, el alumno está inmerso en la atmósfera de trabajo. No tendrá que adaptarse posteriormente a un equipo desconocido y cambiar drásticamente el "entorno".
Y ahora por los contras
Pero la capacitación en el trabajo para un empleado también tiene una serie de desventajas:
1. El vecino más cercano en el lugar de trabajo suele ser nombrado mentor. Es posible que no tenga las habilidades de enseñanza adecuadas o la cantidad de tiempo adecuada para dedicar mucha atención al barrio.
2. En el caso del pago a destajo durante la capacitación en el trabajo, tanto el instructor como el estudiante permanecen en el perdedor. Lo más probable es que los estudios productivos normales no funcionen.
3. En un entorno tan informal, existe un gran riesgo de enseñarle a un principiante los métodos de trabajo incorrectos, por cualquier motivo aceptado en este equipo.
4. El resultado de las acciones de un empleado inexperto puede ser una gran cantidad de productos defectuosos y materias primas en mal estado.
5. Existe el riesgo de falla del equipo necesario para la operación.
6. El ambiente de trabajo implica algo de estrés. Muy a menudo, el ambiente de trabajo con su ruido y ajetreo no contribuye a una comprensión tranquila y reflexiva de la sabiduría de la profesión. El estudiante puede estar avergonzado por su inexperiencia y temer el ridículo de sus colegas.En tales condiciones, no se puede hablar de buenos resultados de capacitación en el trabajo.
Comprender ciertas habilidades solo es posible en un proceso de trabajo. Requieren una estrecha interacción con el mentor. A menudo esto se aplica a las variedades de trabajo que se requieren en el proceso de producción no todos los días. No hay una necesidad especial de enseñarles especialmente con una separación de la producción.
Al mismo tiempo, no es necesario hablar de formación teórica de alta calidad en condiciones de trabajo. Para esto, el estudiante deberá asistir a la universidad.
Documentación del procedimiento.
El departamento de personal es responsable de capacitar a los principiantes en la empresa. Como regla general, no hay problemas con el diseño de este procedimiento. Pero a veces se requiere que el costo de la capacitación sea excluido de la base imponible. En este caso, el departamento de contabilidad tendrá que intervenir para procesar adecuadamente el proceso.
Cuando se trata de capacitación en el trabajo, las cosas son un poco más complicadas que adquirir habilidades en el acto. Sería útil elaborar un plan anual para la formación de los empleados. Deberá indicar el número de personas enviadas a instituciones educativas en el año en curso, con justificación del propósito y las razones de este paso.
El director firma la orden de capacitación que indica los motivos de la derivación. La ejecución correcta de dicho documento implica una indicación de las tareas específicas que deben lograrse. Al mismo tiempo, por ejemplo, podemos hablar sobre la actualización de conocimientos teóricos y prácticos y habilidades relacionadas con ciertas especialidades, la asimilación por parte de los empleados de métodos modernos para resolver problemas de producción, etc.
Cómo hacer que un empleado estudie
Una organización (es decir, y no un empleado) debe firmar un acuerdo con una institución educativa. En dicho acuerdo, se indica el tipo de servicio educativo. En este caso, estamos hablando de formación profesional, formación avanzada o reciclaje. El período de entrenamiento y su costo también se fijan. Las copias del plan de estudios y la licencia de la institución educativa generalmente se adjuntan al contrato.
El estudio de un empleado se lleva a cabo mediante la celebración de un acuerdo adicional al contrato de trabajo. Anota el nombre de la especialidad o el nivel de calificación recibido por el empleado en función de los resultados de los estudios, enumera las habilidades profesionales planificadas para dominar, indica el orden en que se pagarán las horas de trabajo si se supone que las clases se llevarán a cabo entre semana.
Qué llevar en impuestos
Como confirmación de que el estudiante es un empleado a tiempo completo, deberá eliminar una copia de su libro de trabajo. Al finalizar la capacitación, el programa se utilizará como los documentos contables recibidos del empleado que reflejan las preguntas aprobadas, el certificado de los servicios prestados y (en el caso de una institución educativa comercial) una factura.
En el caso de que se supone que estudie en otra localidad, será útil adjuntar documentos de viaje y una factura de hotel al paquete de documentos.
Se debe copiar el documento recibido por el empleado al finalizar los estudios (certificado, certificado, certificado, etc.). La referencia debe estar en el orden emitido en esta ocasión. El contenido principal de dicha orden será una indicación de la nueva posición del empleado o un mayor nivel de sus calificaciones.
Talleres y consultas.
Si hablamos de seminarios de consultoría, se debe firmar un contrato con una empresa de capacitación. La redacción debe enfatizar las obligaciones de los organizadores del seminario para proporcionar servicios de asesoramiento en el campo relacionado con las actividades de la empresa.
Del mismo modo, al final del proceso de estudio, uno debe abastecerse de documentos primarios: un acto de servicios de consultoría prestados, un "informe" del organizador del seminario, donde se detallarán en detalle el tema y la composición de los temas discutidos, una factura y documentos de viaje en caso de estudios de "correspondencia".
Entrenamiento en el trabajo: diseño
Pero volvamos al tema principal de nuestro artículo: la capacitación en el lugar de trabajo. En este caso, el problema de documentar problemas surge en un orden de magnitud menor.
Del mismo modo, se debe elaborar un plan anual sobre el número y la composición de los estudiantes con los motivos y objetivos de dichos estudios. Se está preparando una orden de capacitación en el trabajo para cada persona enviada, indicando los motivos de la necesidad de capacitación. Si un especialista visitante o un representante de una institución educativa actuará como maestro, definitivamente debe firmar un contrato con él.
Cuando el mentor es alguien de los empleados de la compañía con un pago separado por actividades de enseñanza, es necesario elaborar un acuerdo adicional para el contrato de trabajo con él.
Cuando se envía a estudiar en el trabajo con los empleados, se redactan los contratos estudiantiles. En este caso, tal paso es necesario. El contrato especifica la especialidad o calificación adquirida por el empleado, y las responsabilidades de cada una de las partes están claramente formuladas (la administración brinda la oportunidad de capacitación, el empleado se compromete a pasar por todas sus etapas y luego trabajar durante un cierto período en la empresa).
La fecha de inicio de los estudios debe ser fija. Si un empleado recibe una beca para este período, su tamaño también debe especificarse en el contrato.
Cuando se trata de educación especial superior o secundaria
Debe comenzar de la misma manera con la preparación de un plan anual. Se emite una orden de gestión por separado para cada empleado con una indicación de la forma de capacitación (tarde, correspondencia, etc.). Se debe celebrar un acuerdo con una institución educativa en nombre de la empresa. Es necesario solicitar el programa de la institución y una copia de la licencia para la aplicación del contrato.
Con el empleado es ext. el acuerdo es similar al caso anterior, indicando la calificación adquirida asignada de acuerdo con los resultados del estudio de la especialidad y el procedimiento para pagar el tiempo trabajado. El diploma obtenido debe copiarse de la misma manera y exigirse al empleado documentos primarios similares, que consisten en preguntas aprobadas de acuerdo con el plan de estudios, el acto de proporcionar servicios por parte de la institución educativa o una factura si es de naturaleza comercial.