La organización adecuada de los acuerdos con los clientes es uno de los puntos clave de las actividades de la empresa. La legislación requiere el uso de cajas registradoras al aceptar efectivo. Esta es una regla general a partir de la cual hay una serie de excepciones. Este tema es especialmente relevante hoy. De hecho, recientemente, las reglas para el uso de CCP han sufrido cambios significativos.
Ley de taquilla y su reforma
La principal ley reguladora que rige el uso de CCP es la Ley N ° 54-FZ "sobre el uso de equipos de caja registradora". Desde principios de julio de 2017, se ha reformado por completo. Para uso obligatorio, se ha introducido un nuevo modelo de equipo. También está permitido usar dispositivos antiguos que se pueden actualizar.
Los nuevos dispositivos (cajas de efectivo en línea) están equipados con unidades fiscales (FN) en lugar de EKLZ. Y se les llama "en línea" porque no solo registran datos sobre todos los cheques rotos, sino que también los envían a través de Internet a la oficina de impuestos. El Servicio de Impuestos Federales recibe rápidamente información sobre el trabajo de la empresa con el cajero, lo que debería simplificar el proceso de verificación. Por eso se lanzó la reforma monetaria del gobierno.
Hay una ventaja para los empresarios: una reducción en la carga de informes y el número de visitas de los inspectores. Más precisamente, se pueden evitar por completo si todo se hace de acuerdo con las reglas. Y solo esas compañías prometen consultar a los especialistas del Servicio de Impuestos Federales que admiten violaciones al trabajar con la caja registradora.
El uso de KKM de una nueva muestra le da una ventaja al comprador. Bajo las nuevas reglas, puede pedirle al vendedor que le envíe un cheque electrónico por correo electrónico. Es poco probable que dicho documento fiscal se pierda o pierda valor. Además, puede escanear un cheque en papel con un dispositivo móvil directamente en la tienda utilizando una aplicación especial y verificar su autenticidad. Si se encuentran infracciones en el cheque, el comprador podrá informarlo al Servicio de Impuestos Federales.
¿Qué determina la necesidad del uso de efectivo?
Los cambios en la ley sobre PCC han ampliado el rango de entidades que están obligadas a usar cajas registradoras en sus actividades. Sin embargo, la oportunidad de trabajar sin ellos sigue siendo hoy. Los tipos de actividades exentas de la aplicación del CCV se enumeran en el párrafo 2 del artículo 2 de la ley anterior. Aquí están los más populares:
- venta de periódicos y revistas;
- comercio en ferias, exposiciones, mercados;
- suministro de comidas a escolares;
- venta de helados y refrescos en quioscos;
- venta de kvas de barril y leche de petroleros;
- comercio estacional de verduras y frutas;
- reparación de calzado, fabricación de llaves;
- venta de artesanias.
Por lo tanto, si una organización, por ejemplo, se dedica a la venta estacional de kvas o sandía, entonces para estas operaciones no necesitará una caja. Pero esto no significa que participar en otras actividades sin falta implica el uso de CCV. Entonces, ¿cuándo es necesaria una caja registradora para una LLC? Depende de las siguientes circunstancias:
- quiénes son los clientes de la empresa: personas físicas o jurídicas;
- lo que vende: bienes o servicios;
- qué régimen fiscal se aplica.
Y ahora, lo primero es lo primero.
¿Para quién opera la empresa?
Los clientes de LLC pueden ser personas de dos categorías:
- Ciudadanos ordinarios, son individuos (en la interpretación de los legisladores, la población).
- Empresas y emprendedores.Si bien los empresarios individuales son legalmente individuos, a los efectos de realizar acuerdos, se los equipara con las organizaciones.
Con contrapartes del segundo grupo, los pagos en efectivo son extremadamente raros. En primer lugar, en nuestra era digital, esto es simplemente inconveniente. En segundo lugar, estas operaciones se limitan a la cantidad de 100 mil rublos; dicho límite lo establece el Banco Central de la Federación de Rusia. Los fondos más grandes entre las dos organizaciones, así como entre la empresa y el empresario individual, deben moverse estrictamente a través de las cuentas bancarias. Y este es un pago que no es en efectivo, y la caja registradora no se utiliza con él. Por lo tanto, si la LLC no trabaja con la población, tampoco necesita KKM.
Y es un asunto completamente diferente si los compradores de bienes o servicios de la empresa son ciudadanos. O ella trabaja tanto con personas físicas como jurídicas. En la mayoría de los casos, al mismo tiempo, es necesaria una caja registradora para la LLC, ya que las liquidaciones también se realizan en efectivo. Pero esta regla aún no se aplica a todos.
¿Por qué le pagan a la empresa?
Una LLC puede vender bienes al público, es decir, participar en el comercio y puede proporcionar servicios. En este último caso, está permitido trabajar sin una caja registradora, pero sujeto a las siguientes condiciones:
- los servicios se prestan estrictamente a los ciudadanos, no a personas jurídicas y empresarios individuales;
- en lugar de un recibo en efectivo, el comprador recibe un formulario de informe estricto (BSO).
Dichos formularios se producen de forma impresa: no puede imprimirlos en una impresora. Por lo general, se compran en tiendas especializadas o se ordenan en imprentas.
Sin embargo, la ley 54-ФЗ “Sobre el uso de cajas registradoras” en su nueva edición cambió esta regla. A partir del 1 de julio de 2018, los formularios deben hacerse con máquinas especiales llamadas BSO KKT. Por lo tanto, la LLC, que brinda servicios al público, a partir de la fecha indicada tendrá que adquirir una caja registradora especial para imprimir un BSO o comprar una caja registradora regular y emitir cheques a los clientes. Pero hasta el 1 de julio del próximo año, las compañías que venden servicios al público pueden usar el antiguo BSO y trabajar sin una caja registradora.
Si la organización vende bienes, entonces no tiene derecho a emitir un BSO. Resulta que en este caso, para la LLC, ¿se necesita una caja registradora sin falta? Principalmente sí, pero hay excepciones.
El impacto del régimen fiscal
Para LLC, ahora hay varios sistemas de impuestos disponibles para elegir: básico (OSNO), simplificado (USN) e "imputado" (UTII). Todavía hay pago del impuesto agrícola (UPC), pero es bastante específico y es raro. Dejamos la esencia de estos sistemas y los problemas de elección fuera del alcance del artículo. Ahora solo estamos interesados en su actitud hacia las cajas registradoras cuando venden productos.
Sujeto a una serie de condiciones, el comercio minorista cae bajo la "imputación". Y si LLC en UTII, ¿se necesita una caja registradora en este caso? La buena noticia es que este modo especial le permite aceptar efectivo sin caja registradora. En cambio, el vendedor debe entregar al comprador un documento que contenga los detalles necesarios, como un recibo de compra. Entonces, en muchos casos, incluso las tiendas pueden operar sin una caja registradora.
La mala noticia es que la oportunidad de operar en UTII sin CMC permanecerá hasta el 1 de julio de 2018. Después de eso, los pagadores de "imputación" deberán utilizar cajas registradoras; este es el requisito de la Ley 54-FZ. En cuanto a LLC en USN u OSNO, que venden productos, no se proporcionan preferencias para ellos. Por lo tanto, están obligados a usar cajas registradoras.
Sobre el trabajo de las tiendas en línea
Los cambios en la ley sobre PCC fueron una gran sorpresa para muchas tiendas en línea. Antes de su entrada en vigor, la caja no era necesaria si la tienda no aceptaba efectivo de los clientes. Para aceptar pagos y emitir productos, tales tiendas suelen colaborar con los servicios de entrega y los puntos de recogida. Si el comprador paga su pedido en línea, dicha operación no se consideró pago en efectivo.
Sin embargo, ahora todo es diferente.Según las nuevas reglas, el pago con tarjeta de crédito, así como los medios de pago electrónicos (WebMoney, Yandex.Money y otros), se equiparan al pago en efectivo. Y ahora la tienda en línea debería generar un cheque de caja cada vez que el comprador paga su pedido a través de Internet.
Por lo tanto, si una LLC tiene una tienda en línea, entonces debería funcionar a través de una caja registradora. Esto también se aplica a las empresas que aceptan el pago de sus servicios en línea. La única excepción es si la compra se paga directamente desde la cuenta bancaria del comprador a la cuenta bancaria de la empresa (tienda en línea). Por ejemplo, a través de un banco en línea o una aplicación móvil. Curiosamente, el pago por orden de pago, cuando el cliente llega con un recibo al banco, se considera pago en efectivo.
¿Cuándo exactamente puede una LLC trabajar sin caja registradora?
Por lo tanto, resulta que en la mayoría de los casos la caja registradora de LLC desde 2017 se ha convertido en una necesidad. O se convertirá en uno a mediados del próximo año. No hay tantas situaciones en las que una empresa no pueda aplicar CCP:
- la implementación de las actividades enumeradas en el párrafo 2 del Artículo 2 de la Ley 54-FZ;
- trabajar estrictamente con organizaciones y empresarios individuales;
- venta a ciudadanos sujetos a pago desde su cuenta bancaria a la cuenta de la empresa;
- hasta el 1 de julio de 2018:
- La implementación de servicios a la población (independientemente del régimen fiscal) con la emisión de BSO.
- El uso de UTII.
¿Cómo elegir un cajero?
En otros casos, se requiere que las LLC tengan una caja registradora. Por lo tanto, tarde o temprano, la mayoría de los empresarios tendrán que preocuparse por instalar una caja registradora.
En el sitio web del Servicio de Impuestos Federales hay un registro de KKT, que corresponde a la legislación actualizada y está aprobado para su uso. Cuenta con una gran cantidad de equipos, además, se actualiza constantemente. ¿Qué caja registradora se necesita para LLC de la variedad presentada? Hay algunos matices al elegir.
El primero de ellos se refiere al período durante el cual funcionará el impulso fiscal. Después de su finalización, el fn necesita ser reemplazado. Hay dos períodos de este tipo: 13 y 36 meses, y la elección no depende del deseo, sino de los requisitos de la ley. Para LLC en USN, UTII y ESHN, así como para aquellos involucrados en la venta de servicios, las unidades tienen una duración de 36 meses. En la versión actual del registro de CCP, en la columna sobre el nombre del modelo de FN para dichos dispositivos, aparece "FN-1 versión 2".
También hay cajas especiales para el comercio en línea: no admiten la función de impresión. El hecho es que con el pago remoto, se envía un cheque al comprador por vía electrónica, y la tienda no está obligada a imprimirlo. Debido al diseño más simple, el costo de tales CMC es ligeramente menor.
Conexión del dispositivo
La instalación de una caja registradora para LLC se lleva a cabo en varias etapas.
- Registro de firma digital electrónica. Puede hacerlo en cualquiera de los centros de certificación.
- Acceso a Internet a las instalaciones donde se instalará la taquilla. Cualquier opción es adecuada: Internet por cable, wi-fi, 3G / 4G. Pero si habrá muchas operaciones, es mejor no guardar en el canal de Internet.
- Celebrar un acuerdo con una empresa operadora que transferirá datos fiscales al Servicio de Impuestos Federales. El servicio de impuestos coloca la lista completa de operadores acreditados (OFD) en un registro especial en su sitio web.
- Instalación de la caja de efectivo en la sala donde se realizará el intercambio, de acuerdo con las instrucciones del fabricante.
- Conecte el dispositivo a Internet para interactuar con el servidor OFD. Cómo hacer esto, el operador debe explicar.
- Registro de CCP en el servicio tributario. Su orden se describirá a continuación.
Y un poco sobre los costos de la caja registradora de LLC desde 2017. Los modelos KKT más simples cuestan desde 20 mil rublos, aunque hay otros más caros. También deberá pagar una tarifa de registro al Servicio de Impuestos Federales, esto es 3 mil rublos. El contrato con la OFD por un período de un año "extraerá" la misma cantidad. Se deberán pagar alrededor de 2 mil rublos por la emisión de una firma digital electrónica. Total: los costos mínimos para la implementación de TMC son 28 mil rublos. Y esto no incluye el costo de Internet.
Pero esto es solo en teoría, de hecho, generalmente hay más costos.Después de todo, aún necesita resolver los problemas técnicos de la conexión del cajero, para conectar su software con el sistema de contabilidad. Y para esto, es posible que necesite la ayuda de especialistas. Además, no olvide que el impulso fiscal deberá cambiarse periódicamente. Esto se hace una vez al año o a los 3 años, dependiendo de su tipo. Y este es otro 7-8 mil rublos.
¿Cómo registrar una caja registradora para LLC?
Según las nuevas reglas, es posible registrar KKM de forma remota, es decir, no tendrá que asistir a una inspección. El proceso de autorregistro es el siguiente:
- ingrese su cuenta personal en el sitio web del servicio de impuestos o del operador OFD, si brinda dicha oportunidad;
- complete una solicitud de registro, indicando en ella:
- dirección donde se instalará la caja registradora;
- nombre del lugar, por ejemplo, la tienda "Rainbow";
- modelo y número de serie de KKM y la unidad fiscal;
- el modo en que funcionará la caja (se ofrecerán varios para elegir);
- Datos CRF - nombre y TIN;
- Firme una firma digital y envíela al Servicio de Impuestos Federales;
- espere una respuesta, que contendrá el número de registro del dispositivo;
- imprima el informe de registro en la caja registradora, como se indica en las instrucciones del fabricante (necesitará el número asignado por el Servicio de Impuestos Federales);
- transferir los parámetros del informe al sitio web del servicio de impuestos a través de la oficina del contribuyente;
- esperar del Servicio de Impuestos Federales para obtener una tarjeta de registro de caja registradora, que debe ser firmada por el EDS de la autoridad fiscal.
Después de completar estos pasos, la caja de LLC se considerará registrada.
¿Qué pasará si trabajo sin una caja registradora?
Si la empresa debe instalar una caja registradora, pero la descuidó, se le pueden imponer sanciones de conformidad con la Parte 2 del Artículo 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa. La multa por la falta de una caja registradora de LLC ascenderá al 75-100% de la cantidad de liquidaciones que se llevaron a cabo "por la caja registradora", mientras que su tamaño mínimo es de 30 mil rublos. Si la empresa es atrapada por la misma violación nuevamente, y la cantidad de acuerdos supera el millón de rublos, entonces su actividad puede suspenderse por 90 días.
Además, junto con la introducción de nuevas tecnologías, ha aparecido una multa por el uso de PCC antiguos. La compañía pagará por su indiscreción en la cantidad de 5-10 mil rublos. Aunque teóricamente puede salir con una advertencia. Lo mismo amenaza con la violación del procedimiento y el plazo para el registro (reinscripción) del dispositivo o las reglas para su uso. Si el comprador no recibe un cheque, este puede ser el motivo de una multa de 10 mil rublos.
Por lo tanto, es mejor no descuidar los requisitos de la ley, porque a la larga puede ser mucho más costoso. E incluso si su organización aún no está obligada a aplicar CCP, no debe retrasarse hasta el último día. ¡Prepárese para los cambios de antemano y trabaje con calma!