Las actividades de las organizaciones estatales y comerciales se formalizan de conformidad con la ley aplicable. En la masa del flujo de trabajo de la oficina actual, estamos interesados en documentos de informes estrictos, a saber, facturas. Estos son documentos importantes que contienen información completa y completa sobre el expedidor, el expedidor y el consignatario. Hay diferentes facturas y todas tienen funciones de elaboración. Hablaremos de ellos.
¿Para qué son las facturas?
La presencia de una factura es un requisito previo para el transporte de mercancías, independientemente del tipo de transporte que utilicemos. El documento está destinado a reflejar información sobre el remitente y el destinatario, así como para simplificar la resolución de varios problemas contenciosos.
Variedades de facturas
Una factura es un documento cuyo formato está establecido por ley y no está sujeto a cambios. Sin embargo, hay varios tipos de facturas para diferentes tipos de carga y transporte diferentes. El documento en sí tiene varios matices de compilación e incluye varias secciones. Lo más informativo es la tabla que contiene información sobre el producto en sí.
Hoja de ruta
Para realizar las operaciones de emisión y aceptación de artículos de inventario, se utiliza una hoja de ruta, que refleja las siguientes posiciones: nombre de la organización que emitió el documento, número, fecha, apellidos y posiciones de los empleados que emitieron y aceptaron las mercancías, sus firmas, nombre de las mercancías, precio unitario de las mercancías y Cantidad total, grado, cantidad y otras características. Al preparar los estados financieros, todas las facturas se tienen en cuenta y deben reflejarse en los documentos. ¿Cuándo aún se requiere el seguimiento de facturas?
¿Quién está rastreando?
La hoja de ruta también es de interés para los organismos de inspección, por ejemplo, para el servicio de impuestos, que lleva a cabo una auditoría obligatoria. En este caso, una factura ejecutada incorrectamente puede tener consecuencias de largo alcance, pero tristes. Además, la presencia de una hoja de ruta se puede verificar durante el transporte de mercancías, por ejemplo, los inspectores de la policía de tránsito necesariamente llevarán a cabo una verificación de los camiones a lo largo de la ruta y, en consecuencia, deben mostrar una hoja de ruta para las mercancías transportadas. Naturalmente, la información que se refleja en el documento debe corresponder a lo que hay en el camión. La situación es similar con el transporte por otros medios de transporte. Sin una factura, las mercancías simplemente no se cargarán en el transporte. Hay bastantes variedades de tales documentos. Cada tipo de hoja de ruta tiene sus propias características en la preparación, le recomendamos que se familiarice con ellos de antemano. Por ejemplo, hay tipos especiales de facturas utilizadas en el transporte de productos ganaderos.
Otros tipos de facturas
Como descubrimos, la nota de envío es un documento obligatorio durante el transporte. Además de los productos básicos, se aplican otras variedades de este documento. Al vender, se utiliza una factura cuando los productos se venden sin transporte o entrega. El siguiente tipo es el documento que la compañía redacta a la llegada de varios activos en el balance general.
Un tipo especial es la factura de devolución. Está redactado en una situación en la que la carga se dañó y tiene una apariencia no comercializable a su llegada. Una nota de devolución se redacta de la misma manera que un conocimiento de embarque, con una excepción. Todos los matices deben pensarse de antemano, evitando errores en la preparación. En el caso de un inventario, elabore una factura para volver a contar.Incluye información sobre todas las acciones cometidas en el proceso de recuento. Además, existe un tipo de documento como una factura de rechazo de matrimonio, que se compila al recibir el producto defectuoso, si su uso es imposible. El número de factura es una característica distintiva muy importante.
La factura de matrimonio confirma el hecho del daño, evita problemas conflictivos con los proveedores. Además, es la base para cancelar activos. El documento principal que regula la relación durante el transporte de mercancías entre todas las partes interesadas (remitente, destinatario, transportista) es el conocimiento de embarque. Cabe señalar que este documento se utiliza solo en el caso del transporte terrestre o fluvial. Al realizar el envío, se emite un conocimiento de embarque. El flete por número de factura es fácil de rastrear.
El expedidor compila el documento de transporte con el nombre del destinatario específico cuando se utiliza cualquier tipo de transporte para el registro y certificación del contrato de transporte de mercancías. Para la exactitud y exactitud de la información especificada en la factura, el remitente es responsable, el transportista, a su vez, tiene el derecho de verificar esta información. A lo largo de la ruta de las mercancías, se acompaña de un conocimiento de embarque y se emite al destinatario en el destino con las mercancías.
Contiene todos los datos importantes relacionados con los bienes que se transportan (masa, nombre, hora de recepción del transporte y hora de llegada al destino, etc.), necesarios para la formación de la base de evidencia, si necesita certificar la conclusión del contrato de transporte y su desempeño real. En caso de reclamos (escasez, deterioro, daños, demoras, demoras, etc.), el conocimiento de embarque se presenta de la manera prescrita. La regulación legal cuando se utiliza el transporte ferroviario se forma sobre la base de normas legislativas sobre ferrocarriles. El transporte ferroviario internacional se realiza sobre la base de los acuerdos internacionales de tráfico de mercancías, el Convenio sobre el transporte ferroviario internacional (COTIF), modificado en 1980, y otros documentos.
Transporte ferroviario
Desde el momento en que la estación acepta la mercancía para su envío, el contrato de transporte se considera concluido. La nota de envío original se toma del remitente y se envía junto con la carga a lo largo de la ruta. El remitente tiene un duplicado, según el cual recibe la mercancía en el destino. Si se pierde un duplicado de la hoja de ruta, los bienes se entregan en el destino solo después de la expiración del período normativo y la publicación en los medios de comunicación de que el documento se ha perdido. Toda la información anterior contiene los siguientes documentos oficiales: carta general de ferrocarriles rusos, carta comercial y carta de litigio comercial. La factura de las mercancías también es un documento de liquidación, ya que la columna correspondiente del documento contiene información sobre los gastos de envío pagados. El seguimiento de una nota de envío es un proceso bastante simple.
¿Para qué sirve una factura?
La factura se redacta de acuerdo con la ley aplicable y le permite resolver varios problemas a la vez. En primer lugar, documenta la información sobre la liberación de mercancías desde el almacén. El uso de la factura simplifica el mantenimiento de los estados financieros. También es importante que se trate de un documento de informes estrictos, con el que pueda verificar la exactitud de la información proporcionada al impuesto. Bueno, el último elemento en esta lista (en orden, pero no en importancia) es la posibilidad de uso en la corte.
Solución de problemas contenciosos.
El último punto para las organizaciones puede ser de suma importancia. La presencia de dicho documento le permite resolver los problemas más controvertidos sin llevar el caso a los tribunales.Por ejemplo, puede ser necesario rastrear la carga por número de hoja de ruta si se pierde la carga.
Si el juicio aún se lleva a cabo, la hoja de ruta le permite probar la verdad y justificar el reclamo. A pesar de la abundante cantidad de información y la indudable importancia del conocimiento de embarque, su llenado no requiere conocimiento especializado, y esto explica la distribución generalizada de este documento.
Por lo general, en cada organización hay documentos de plantilla de productos básicos y otras hojas de ruta que contienen información sin cambios, como detalles. Si la empresa tiene clientes, cuyo trabajo se lleva a cabo de forma continua, se desarrolla una plantilla específica para cada uno de ellos. En este caso, la emisión de documentos relevantes es aún más fácil.
Errores en la factura.
Sin embargo, debido a la indiscreción banal o a un simple apuro en un proceso tan simple, a menudo ocurren errores. Esto es inaceptable, no debe haber errores en la factura, incluso los menores. Este es un documento de informe estricto. Si se detectó el error después de que los bienes se enviaron al comprador, se forma un nuevo documento y luego se firma. Estos estrictos requisitos brindan protección contra transacciones fraudulentas.
¿Qué es esta factura? Hemos respondido esta pregunta.