La historia del desarrollo de una categoría como auditoría es considerada por muchos autores de manera diferente. La definición correspondiente en la traducción del latín se interpreta como "audición" y se utiliza en la práctica para determinar la verificación. Por lo tanto, se entiende por auditoría una auditoría realizada por un experto independiente dirigido a una actividad o fenómeno específico. Es por eso que distinguen entre auditorías técnicas, operativas, ambientales y logísticas, que se analizan en este artículo. ¿Qué se entiende por categoría presentada? ¿Cómo es diferente de los demás? ¿Qué tipos de auditoría logística existen? Puede encontrar respuestas a estas y otras preguntas igualmente importantes en el proceso de leer nuestro artículo.
El concepto y la organización de la auditoría logística.
Hoy, junto con los conceptos de auditoría financiera, contable, técnica y de otro tipo, una auditoría logística toma una posición importante. En primer lugar, su acción tiene como objetivo reducir los costos de logística y aumentar la eficiencia de la empresa en su conjunto.
La auditoría logística debe entenderse como una auditoría integral de la efectividad de los subsistemas logísticos. El papel de la auditoría logística en la elección de una estrategia logística es identificar "áreas problemáticas". Entonces, en el proceso del procedimiento, se forma un árbol de relaciones entre ellos, que son de naturaleza causal. Además, se realiza un cálculo económico a gran escala con respecto a las ventas, la utilización del espacio y la gestión del inventario. La organización de la auditoría logística y las etapas de la conducta se relacionan directamente con los siguientes tipos de inspecciones:
- Auditoría de compras, es decir, logística.
- Planificación de la auditoría según el esquema "ventas - producción - compras".
- Auditoría de costos logísticos para almacenamiento, empaque, almacenamiento y movimiento de productos comercializables.
- Auditoría de distribución de productos comercializables de acuerdo con la cadena de suministro.
Resultados de auditoría logística
Además de la cuestión organizativa, la base teórica del sistema de auditoría logística también incluye el resultado del procedimiento en forma de informe que contiene la siguiente información:
- Evaluación del estado actual en relación con el sistema logístico de la empresa.
- Una lista de recomendaciones técnicas, informativas, organizativas y tecnológicas para mejorar todos los subsistemas logísticos.
- Una evaluación de la necesidad de ciertos cambios.
- Retorno preliminar (potencial) de la inversión.
Los resultados que se anuncian después de un procedimiento como una auditoría de sistemas logísticos, generalmente hablan de la idoneidad de ciertos proyectos relacionados con los siguientes puntos:
- Desarrollo de una estrategia en términos del componente logístico de la estructura.
- Reingeniería (diseño) de un sistema o subsistema de logística. Un ejemplo sorprendente de esto último es el diseño de un complejo de almacenes.
- Formación de un sistema relacionado con la regulación de procesos logísticos de negocios.
Auditoría logística y su principio principal.
Un principio clave de la auditoría logística es el movimiento evolutivo de lo general a lo particular. En otras palabras, el procedimiento comienza con la verificación de los objetivos de la estructura global y termina con las razones de las oportunidades perdidas, la baja productividad y la baja eficiencia.Después de resolver problemas generales, la auditoría logística de la empresa implica un estudio detallado de las áreas funcionales logísticas de la empresa.
Entonces, de acuerdo con el principio anterior, se estudian las estrategias actuales de la empresa, que pueden influir plenamente en la organización en términos del movimiento de los flujos de la naturaleza material. Para esto, en cualquier caso, es necesario un análisis de la misión corporativa, así como las estrategias de producción, comercialización y adquisición de la empresa. La auditoría de los sistemas logísticos con su paso final incluye la formación de una base de datos. Por lo tanto, se puede utilizar para evaluar las actividades de estos sistemas en la empresa.
Para implementar el procedimiento considerado en el artículo, se crea un equipo que incluye representantes del servicio de logística y otros departamentos funcionales de la empresa (contabilidad y finanzas, ventas y marketing, compras y producción, servicio de información, etc.). Es importante agregar que, por ejemplo, una auditoría logística del sistema de transporte de la empresa se lleva a cabo en presencia de expertos externos. Además, los estudiantes de instituciones especializadas de educación superior a menudo se sienten atraídos por implementar el procedimiento. Este movimiento es indudablemente recomendable, porque para los principiantes, de una forma u otra, necesitamos una base práctica para lograr los objetivos establecidos en un plan profesional.
Etapas de compilación de sucursales de la auditoría logística
Los científicos modernos distinguen varias etapas de la auditoría logística, entre las cuales son preliminares, principales y, en consecuencia, finales. Para comenzar, sería aconsejable considerar la etapa preliminar de la auditoría logística.
Por lo tanto, durante los primeros dos o tres días, los especialistas estudian las áreas funcionales de producción, suministro, venta y comercialización de productos comercializables. Luego, a lo largo de la semana, los expertos en logística procesan los resultados de la investigación y preparan una lista de funciones logísticas que, de una forma u otra, están sujetas a una verificación exhaustiva. La etapa final de la auditoría logística en esta etapa contiene la redacción de preguntas para cuestionarios y entrevistas, así como la compilación de una lista de indicadores de acuerdo con los cuales se llevará a cabo la evaluación de las funciones logísticas.
La etapa principal de la auditoría logística.
Para empezar, debe tenerse en cuenta que la etapa principal de un procedimiento a gran escala se clasifica en auditorías internas y externas. Este capítulo analiza la auditoría de los costos logísticos utilizando el ejemplo de una empresa industrial y su etapa principal. El punto de partida de una auditoría interna se considera una entrevista con el jefe de la empresa. Después de eso, se lleva a cabo una auditoría logística de acuerdo con las siguientes áreas:
- La primera dirección implica una encuesta a los empleados de los departamentos funcionales de la empresa sobre cuestiones que, de una forma u otra, están relacionadas con la logística (ventas, almacenes, transporte).
- La segunda dirección implica trabajar con una muestra de documentación empresarial.
- La tercera área es la recopilación de información de conformidad con los contratos de suministro para el análisis estadístico de las ventas y compras de productos comercializables.
En el proceso de la auditoría logística interna, se aplica un sistema de indicadores, que se clasifican en los siguientes grupos:
- El primer grupo contiene indicadores de servicio a consumidores externos e internos, así como una evaluación de las características de calidad del servicio, que debe incluir la capacidad de cambiar fundamentalmente las características de los pedidos de acuerdo con las solicitudes de los clientes, el tiempo de ejecución de los pedidos y la estabilidad con respecto a este momento.
- El segundo grupo incluye indicadores que están directamente relacionados con el costo de los fondos para la implementación de operaciones y procedimientos logísticos.En el proceso de análisis de costos, evalúe la relación de "costos - beneficios". Esto implica los beneficios que los clientes reciben de la adopción y posterior implementación de ciertas decisiones en la empresa.
- El tercer grupo tiene varios indicadores del uso de su propia flota de vehículos (material rodante) o instalaciones de almacenamiento, entre los cuales se encuentran el coeficiente de aplicación de la capacidad de carga del vehículo, el coeficiente de aplicación del volumen de almacenamiento, etc.
Auditoria externa
Al final resultó que, la etapa principal del procedimiento considerado en el artículo contiene tipos de auditoría logística como interna y externa. En este capítulo, es recomendable familiarizarse con este último. Es importante tener en cuenta que tiene sentido establecer el punto de partida para una auditoría externa solo cuando se garantiza que se complete el procedimiento de auditoría interna. Entonces, en esta etapa, se lleva a cabo el estudio de las expectativas y requisitos de la clientela para determinar el rendimiento óptimo de la empresa; consideración de las técnicas utilizadas por los competidores; evaluación del nivel de flujo de material de servicio al cliente, etc.
Cabe señalar que se realiza una auditoría logística externa en forma de envío de cuestionarios especialmente preparados o entrevistas selectivas directamente con representantes de las empresas atendidas, así como con compradores de varios lugares del plan geográfico o con un volumen diferente de compras. Es importante complementar que los cuestionarios estándar sin falta se adapten completamente para cada estructura verificada. Además, como norma, los entrevistados no son solo los líderes de la empresa o sus divisiones individuales, sino también empleados específicos de acuerdo con su campo de actividad.
Por lo tanto, de acuerdo con los resultados de la auditoría externa, es posible formular recomendaciones específicas para la estructura e indicar los cambios que deben implementarse en el sistema logístico actual en el momento de la auditoría.
Etapa final
Una vez completada la etapa principal de la auditoría logística, es necesario preparar los siguientes informes analíticos:
- El primer informe, desarrollado de acuerdo con el análisis de la lista de existencias, contiene información sobre la variedad de materias primas y productos comercializables, existencias por grupos, categorías o posiciones, estimaciones de la rotación de artículos de acuerdo con la lista de existencias.
- El segundo informe contiene un análisis de los flujos de efectivo en la empresa y también más allá. Por ejemplo, una descripción detallada del movimiento del flujo de efectivo a través del almacén en general y el volumen de flujos de efectivo de acuerdo con cada operación logística por separado. Es importante tener en cuenta que en los segmentos de la línea entre las áreas de almacenamiento, también es importante indicar la cantidad de flujo de efectivo. Los resultados obtenidos se utilizan para determinar el número de motores y vehículos para almacenamiento interno.
- El tercer informe está dedicado a dotar a la empresa de recursos. Por lo tanto, la información relevante incluye la clasificación y las características de los equipos de manejo de materiales. El objetivo principal de la descripción no es más que una evaluación del material y la base técnica relevante para la empresa.
Resumen de información
Al final resultó que, la auditoría logística se lleva a cabo con el fin de identificar las deficiencias en el sistema logístico de la estructura. Después de identificar "cuellos de botella" (áreas con mayor riesgo), de una forma u otra, los expertos en logística desarrollan recomendaciones para corregir los problemas identificados. Por supuesto, estas recomendaciones se utilizan posteriormente para mejorar el nivel de servicio para los clientes existentes, encontrar nuevos, así como para mejorar la gestión del flujo de caja.
Ejemplo de auditoría logística
En este capítulo, sería aconsejable considerar el procedimiento de auditoría logística utilizando un ejemplo específico.La auditoría de almacén no es más que una búsqueda de métodos para mejorar la actividad del almacén en el marco de un estudio expreso de los procesos y recursos del almacén. El evento anterior se puede llevar a cabo una sola vez y de forma continua. Como se señaló anteriormente, la auditoría logística tiene como objetivo principal identificar las deficiencias en la organización del almacén, así como en su trabajo. Además, en este caso, es apropiado crear ciertas propuestas para eliminar las deficiencias encontradas. Una tarea particular del procedimiento considerado en el artículo es a menudo la justificación de que el almacén debe ser automatizado.
A menudo, una auditoría logística se considera un paso obligatorio que precede a la implementación de un sistema WMS. Por lo tanto, los resultados de la investigación y las recomendaciones relevantes de los expertos en logística nos permiten encontrar las opciones más óptimas en términos de almacenamiento de productos comerciales, así como optimizar la implementación de las operaciones de almacén, el número de empleados, la carga, etc. En otras palabras, una auditoría logística, de una forma u otra, contribuye a la realización de lo que debe hacerse en el almacén para ponerlo en orden absoluto antes de la automatización.
Auditoría logística en la práctica.
La auditoría logística de un almacén incluye las siguientes operaciones:
- Análisis de infraestructura.
- Análisis del proceso técnico.
- Análisis de documentos relevantes.
- Análisis de sistemas informáticos y de información.
- Desarrollo de propuestas y recomendaciones para mejorar la situación.
- Cálculo en términos de un estudio de viabilidad para la implementación de un sistema WMS.
En el proceso de realizar una auditoría logística de un almacén, se utilizan las siguientes herramientas:
- Entrevistar a empleados de la empresa.
- Supervisión del flujo de trabajo en el almacén.
- Análisis de documentación relevante, incluidas instrucciones de trabajo, rutas, diseños, etc.
Los resultados de la auditoría logística en el almacén son los siguientes elementos:
- Lista de problemas reales para la empresa.
- Recomendaciones para resolver problemas existentes.
- Justificación de la necesidad de la introducción de un sistema automatizado.