Hoy, la actividad laboral en el servicio administrativo de la estructura a menudo se percibe como la etapa inicial de una carrera o como trabajo para estudiantes de primer año, lo que, por regla general, no requiere una preparación seria. ¿Qué se entiende por concepto? personal administrativo? Quien esta relacionado a la categoría adecuada? Por qué Las respuestas a estas y otras preguntas igualmente importantes se pueden encontrar en el proceso de lectura de este artículo.
Características comunes
A pesar de que personal administrativo a menudo implica solo el comienzo del crecimiento, muchas personas desarrollan una carrera exitosa y reciben reconocimiento profesional en esta área. Dichos empleados no llamarán a este trabajo que no requiera calificaciones apropiadas y extremadamente fácil. ¿Cuáles son las responsabilidades que normalmente realiza un servicio? Personal administrativo realiza una serie de tareas relacionadas con la organización de procesos empresariales fundamentales. Entre ellos se encuentran los siguientes elementos:
- Mantenimiento de registros.
- Control en términos de ejecución de órdenes y órdenes del jefe para diferentes departamentos y divisiones.
- Personal administrativo comprometido a proporcionar servicios sociales, domésticos, económicos y materiales y técnicos a la estructura.
- Organización y posterior reparación en la oficina, si es necesario.
- Organización de reubicación.
- El personal administrativo es empleados que deben interactuar con los servicios de operaciones.
- Interacción con los propietarios.
- Organización y posterior celebración de eventos corporativos. Es importante agregar que en este caso personal administrativo proporciona solo asistencia adicional.
Es importante tener en cuenta que esta lista puede concretarse y complementarse según las necesidades y tareas de la empresa.
El aspecto práctico del problema.
Al final resultó que, el personal administrativo es empleados cuya área de actividad incluye la implementación de funciones gerenciales o el desempeño del trabajo relacionado con asuntos gerenciales organizacionales en términos técnicos.
Por lo tanto, en las organizaciones gubernamentales, el departamento de personal, que administra el personal y selecciona al personal, a menudo se incluye en el departamento administrativo, el departamento de administración de empresas, etc. Sin embargo, esta práctica con respecto a las organizaciones de propiedad privada a gran escala no está muy extendida: aquí el departamento de gestión es una estructura independiente, por supuesto, encabezada por el jefe. Es importante tener en cuenta que en personal administrativo a menudo, los gerentes asistentes personales y los asistentes de departamento no están incluidos. Por lo tanto, se relacionan, por regla general, con el personal de una unidad estructural dada y están subordinados al jefe correspondiente. Sus tareas se reducen directamente a resolver los problemas de esta unidad. Caracterizando lo mismo grupo de personal administrativo Los colegas resuelven los problemas de toda la organización.
Cabe señalar que el número de empleados administrativos de la empresa depende principalmente de su estructura interna, tamaño y área de actividad. Por ejemplo, muchas asociaciones estatales, compañías de gestión de grandes empresas o grandes empresas separan al personal administrativo en un departamento independiente. Como regla general, se llama departamento administrativo o departamento general.El departamento es una organización compleja, cuyo jefe organiza gestión de personal e informa al jefe de la empresa.
Instituciones estatales
El departamento administrativo de una institución estatal puede incluir los siguientes departamentos de un modo de actividad independiente:
- Documentación de apoyo.
- Protocolo-organizacional.
- Departamento de control.
- Apoyo del hogar.
- Servicio público, etc.
Es importante tener en cuenta que en grandes estructuras comerciales trabajo Personal administrativo en este caso representa el departamento comercial. Incluye gerentes de oficina, secretarias, personal de mantenimiento (conductores, limpiadores, mensajeros). El jefe de la categoría correspondiente es totalmente responsable del trabajo del departamento.
En empresas que tienen una estructura compleja que incluye varias oficinas, personal administrativo y técnico, como regla, se forma de acuerdo con un esquema único. Su trabajo es supervisado por las actividades del director administrativo. Sus tareas comprenden la gestión y coordinación de las actividades de la estructura administrativa en su conjunto. El director administrativo está subordinado a los jefes de los departamentos administrativos, así como a los gerentes de oficina de unidades estructurales y oficinas independientes.
Pequeñas empresas
Personal administrativo en pequeñas empresas con objetivos comerciales, por regla general, consiste en un empleado. Su puesto se conoce como gerente de oficina o secretario. Si esto está ausente, ciertas funciones administrativas (por ejemplo, la organización del papeleo, la gestión de documentos o el pedido de la oficina) se asignan a cierto empleado junior como una carga adicional.
Tradicionalmente personal administrativo incluye secretaria, departamento auxiliar, asistente personal del jefe, jefe del departamento administrativo. Además, esta lista incluye un gerente de oficina y un director administrativo. Es importante tener en cuenta que esto incluye una cantidad de empleados del personal de mantenimiento (por ejemplo, personal administrativo y técnico para seguridad eléctrica) En los capítulos siguientes, será apropiado considerar los puestos administrativos más comunes.
Gerente de oficina
Al final resultó que, caracterizando personal administrativo subdividido en esferas administrativas y técnicas. El gerente de la oficina pertenece al primer grupo. De otra manera, se le llama gerente administrativo o administrador superior. El gerente de la oficina informa al director de reclutamiento o al director ejecutivo. En el círculo de sus subordinados solo hay empleados que apoyan el funcionamiento de la estructura. El objetivo principal del administrador principal es garantizar el funcionamiento adecuado de la oficina y su buen funcionamiento. Gerente de oficina como personal de apoyo administrativo realiza las siguientes funciones:
- Proporcionar control sobre la disponibilidad y operación de equipos de oficina.
- Gastos presupuestarios para apoyo de oficina.
- Asegurando el procesamiento oportuno de la correspondencia entrante y enviada, su entrega de acuerdo con el propósito.
- Participación en el inventario de complejos de oficinas.
- Ejercicio de control sobre los plazos para la ejecución de valores y su ejecución competente.
- Organización y control del trabajo de los trabajadores subordinados, entre los cuales, por regla general, operadores telefónicos, secretarias, conductores, limpiadores y guardias de seguridad.
- Control y soporte del sistema de archivos de la empresa.
- Reserva de boletos, brindando soporte de visa y reserva de habitaciones para empleados de la empresa.
Los siguientes requisitos con respecto a la experiencia y las calificaciones son relevantes para el gerente de la oficina:
- Educación adecuada (secundaria especial o superior).
- Conocimiento deseado de uno o más idiomas extranjeros.
- Excelente conocimiento de la tecnología informática.
- Conocimiento de la tecnología de oficina.
- Experiencia laboral en el campo administrativo durante al menos un año.
- Sociabilidad, resistencia al estrés, habilidades en asuntos organizacionales.
Jefe de departamento legal
El jefe de este departamento depende exclusivamente del director general. Sus subordinados incluyen a todos los empleados del departamento legal. El propósito de la actividad del jefe es la formación y posterior gestión del servicio legal de la empresa. El empleado en cuestión realiza las siguientes funciones:
- Selección y formación de funcionarios jurídicos.
- Legalización de la estructura organizativa de la empresa.
- Formación de normas corporativas internas.
- Creación de flujo de trabajo según estándares legales corporativos desarrollados.
- Organización de formación jurídica para empleados de la empresa.
- Experiencia legal de proyectos de diversa documentación legal, cuya preparación se lleva a cabo en la empresa.
- Organización de la preparación de conclusiones de acuerdo con los asuntos legales que surjan en el curso de la estructura.
- Representación de intereses de la empresa en las autoridades judiciales, así como en asociaciones públicas y estatales en el estudio de cuestiones legales.
- Monitorear y tomar medidas para recuperar deudas de acuerdo con acuerdos previamente ejecutados.
Requisitos para un especialista en términos de calificaciones y experiencia:
- Educación jurídica (preferiblemente superior).
- Experiencia en la especialidad relevante por más de cinco años.
- Conocimiento de inglés a nivel medio.
- Experiencia en negociación y solución de problemas antes del juicio.
- Disponibilidad para viajes y viajes de negocios.
- Conocimiento en las siguientes áreas legales: civil, fiscal, administrativa, corporativa, arbitraje y otras ramas del derecho.
Personal Administrativo de Seguridad Eléctrica
El personal eléctrico que realiza trabajos en instalaciones eléctricas se clasifica en las siguientes categorías:
- Los trabajadores administrativos y técnicos son gerentes y especialistas que realizan las tareas asociadas con la organización de operaciones y mantenimiento, instalación, reparación y puesta en marcha en relación con las instalaciones eléctricas.
- Empleados operativos: personal que proporciona mantenimiento y gestión operativa de instalaciones eléctricas. Esto incluye la inspección, la preparación del lugar de trabajo, el cambio operativo, la admisión y la supervisión posterior de los empleados, el desempeño del trabajo de acuerdo con la operación actual.
- Personal de reparación: personal que proporciona reparación y mantenimiento, puesta en marcha, instalación y pruebas de equipos.
- Personal operativo y de reparación: personal de reparación especialmente capacitado y capacitado para atender el enfoque operativo en una cierta cantidad de instalaciones eléctricas que se le asignan.
Abogado
A menudo, un abogado se llama asesor legal de una manera diferente. Reporta al director general o al jefe del departamento correspondiente. Los subordinados del abogado son los empleados de este departamento. El objetivo principal de sus actividades es proporcionar apoyo para el trabajo del departamento legal. Las tareas clave del especialista son los siguientes puntos:
- Desarrollo de documentación legal.
- Brindar orientación metodológica para las actividades jurídicas de la empresa.
- Implementación de medidas para fortalecer la disciplina financiera, contractual y laboral.
- Consulta al personal de la estructura en términos de asuntos profesionales, asistencia en la preparación de documentación y actos regulatorios de una orientación de propiedad.
El asesor legal realiza las siguientes funciones:
- Participación en el desarrollo de documentación legal y contratos.
- Participación en disputas legales.
- Brindar asesoramiento a los empleados y a la dirección de la empresa de acuerdo con los aspectos legales.
- Participación en la verificación de la alfabetización de la documentación, así como en los contratos desde un punto de vista legal.
- Mantenimiento del sistema de archivos de los contratos.
- Brindar asistencia a los empleados del departamento correspondiente en el desarrollo de diversos tipos de proyectos.
Despachador
El despachador informa directamente al jefe de producción, pero no tiene subordinados. El objetivo principal de su trabajo es la regulación operativa del proceso de producción y otras actividades de la estructura. El despachador realiza las siguientes funciones:
- Monitorear la disponibilidad de existencias que son necesarias para un proceso ininterrumpido de producción de divisiones de la compañía (componentes, materiales, transporte, equipo)
- Organización del control operativo sobre el proceso de producción, entrega del producto terminado, desempeño del trabajo o servicios de acuerdo al cronograma del proceso de producción.
- Realización de un diario de despacho, la formación de informes de informes y otra documentación técnica en términos del proceso de producción.
En el caso de un despachador, los siguientes requisitos con respecto a calificaciones y experiencia son relevantes:
- La presencia de la educación profesional secundaria.
- Conocimiento en el campo de la planificación de la producción en la empresa.
- Resistencia al estrés, sociabilidad.
Secretario general
De otra manera, el puesto puede denominarse asistente personal o secretario-referente. El empleado reporta al Director de Recursos Humanos o al Director General. No hay subordinados del Secretario General. El objetivo principal del trabajo del secretario-referente es proporcionar apoyo administrativo de alta calidad a la estructura del director. Un asistente personal realiza las siguientes tareas:
- Asegurar el flujo de trabajo adecuado.
- Organización del día del director en el plan de trabajo.
El secretario asistente realiza principalmente las siguientes funciones:
- Programación para el CEO, organización de reuniones de negocios y viajes de negocios.
- Edición, traducción y ejecución de cartas comerciales y documentación.
- Proporcionar control de la correspondencia entrante y las llamadas telefónicas.
- Preparación y ejecución de cartas comerciales, informes, otra documentación.
- Organización de la interacción entre el director y otros empleados de la estructura.
- Control de calidad de la preparación, compilación correcta, coordinación posterior y aprobación de la documentación presentada para su firma directamente al director de la organización.
- Organización de los trabajos de recepción del Director General.
- Cumplimiento de instrucciones individuales de la cabeza.
- Acompañamiento de la cabeza en viajes de negocios.
Los requisitos reales de experiencia y calificaciones en este caso son:
- La presencia de la educación superior.
- Conocimiento de un idioma extranjero (preferiblemente inglés).
- Excelente uso de PC.
- Alto nivel de etiqueta comercial.
- Al menos dos años de experiencia laboral.
- Apariencia presentable, sociabilidad.