La gestión de documentos es una de las áreas importantes de trabajo con documentos para el trabajo de gestión. Para que puedan ir por el camino más corto y llegar al destino final lo más rápido posible, el flujo de trabajo debe organizarse adecuadamente de acuerdo con las reglas de flujo de trabajo establecidas.
Concepto
Por gestión de documentos se entiende el proceso, como resultado de lo cual existe una compilación, coordinación, recepción y transferencia, su envío.
Por otro lado, representa el movimiento y el movimiento de valores desde el momento en que ocurren hasta que se envían al archivo (o se reciben).
Toda la documentación se puede representar en tres categorías:
- entrante proviene del entorno externo;
- saliente entra en el entorno externo;
- interno se crea dentro de la propia empresa y permanece dentro de sus límites.
Las categorías presentadas determinan los flujos de documentos en empresas que tienen diferentes orientaciones (horizontal y vertical).
| Enfoque horizontal | Orientación vertical |
| Los documentos se mueven entre unidades del mismo nivel. | Los documentos se mueven entre departamentos en diferentes niveles |
Entre las principales formas de flujo de trabajo, son posibles las siguientes.
| Centralizado | Descentralizado | Mezclado |
| Toda la documentación se concentra en un solo lugar. | Toda la documentación se concentra en diferentes departamentos. | Las características de las formas anteriores son mixtas. |
Principios básicos
Hay 4 principios básicos del flujo de trabajo.
| Principio | Característica |
| Claridad | Los documentos se mueven en una dirección claramente indicada. |
| Continuidad | El flujo de documentos está en curso. |
| Ritmo | Se está desarrollando una regulación especial de la regulación del flujo de documentos. |
| Paralelismo | El mismo proceso no debe ser realizado por diferentes empleados o departamentos |
La violación de al menos uno de los principios conduce a la destrucción de todo el sistema de circulación de documentos.
Regla principal
Considere la regla básica del flujo de trabajo.
Gestionarlo es un proceso tecnológico difícil, caracterizado por diversos parámetros relacionados con todo el trabajo de la organización. La característica principal del flujo de trabajo es la ruta de movimiento, que cubre todas las situaciones en la ruta de movimiento del documento desde el momento de su creación (o desde la recepción) hasta el momento de la aplicación. Es muy importante pasar el tiempo pasando documentos en este camino. De ahí la regla principal de mantener el flujo de trabajo de la organización: su transferencia real a lo largo del camino más corto y directo con el menor gasto de tiempo.
Otras reglas
Al organizar el trabajo, debe seguir las siguientes reglas básicas para organizar el flujo de trabajo:
- la mayor reducción en casos innecesarios e irracionales de transferencia de documentos (debido a la exclusión de operaciones tecnológicas para procesar papel y unidades de gestión que no son consecuencia de las necesidades comerciales de la propia empresa);
- exclusión o limitación de la mayor devolución de documentos (durante el procesamiento - ejecución y emisión, durante su preparación - verificación y aprobación, etc.);
- la mayor coherencia de enfoque y procesamiento de las principales categorías de documentos, siempre que se determine cada movimiento de los mismos.
La implementación de estos principios le permite incorporar el principal mecanismo organizativo de la empresa: la especialización, la capacidad de realizar operaciones tecnológicas homogéneas de forma centralizada.
El cumplimiento de las reglas generales del flujo de trabajo le permite realizar un mejor procesamiento de los documentos del aparato de gestión mediante:
- flujo de trabajo ordinario, la eliminación de operaciones cíclicas asociadas con la preparación y procesamiento de documentos;
- el flujo de documentos, asegurando su movimiento uniforme y promoviendo la carga de trabajo proporcional.
Regla No. 1 - Recepción centralizada y despacho
Entre las reglas de papeleo y flujo de trabajo, la más importante es la necesidad de centralización. En otras palabras, cualquier documento de la organización, tanto entrante (independientemente del método de entrega) como saliente (excepto los recibidos o enviados por fax y correo electrónico y conectados a artistas específicos), debe procesarse en un servicio responsable: la secretaría o la administración Unidad (oficina). Como resultado, puede resolver varios problemas a la vez:
- liberar a los servicios y departamentos restantes de la organización de acciones técnicas (verificación de documentos entrantes, apertura o sellado de sobres, marcado de correos o faxes)
- para aumentar la productividad del uso de equipos de oficina en la oficina (copiadora, fax, marcado y otras máquinas utilizadas para procesar documentos).
En una forma centralizada de trabajo de oficina, el procesamiento de papel se concentra en el servicio de oficina, y los departamentos estructurales están exentos de las funciones de oficina (registro y contabilidad, almacenamiento de archivos, etc.).
Una forma descentralizada de flujo de trabajo implica que en las unidades estructurales de la organización hay trabajo de oficina con ellas. Por lo general, esta forma se justifica en caso de fragmentación territorial de la organización.
En forma mixta, parte del papeleo es realizado por el servicio administrativo y parte por unidades. En la mayoría de los casos, en forma mixta, algunos documentos son registrados, monitoreados, reunidos en el negocio y almacenados por el servicio de oficina. Estos son principalmente valores adquiridos por la administración y que proceden de ella. Los documentos sobre asuntos que son competencia de los departamentos se registran, controlan, ejecutan y almacenan en las divisiones estructurales de la empresa.
Regla No. 2 - Excluir devoluciones irrazonables
El flujo de documentos debe organizarse de tal manera que no vuelvan al servicio (departamento), que ya ha pasado. Las únicas excepciones son situaciones que se justifican por la necesidad comercial. Por ejemplo, un documento para la firma de un gerente pasa inevitablemente por su secretario dos veces, ya que él es específicamente un intermediario entre el gerente y los jefes.
Regla de flujo de trabajo n. ° 3: estudio preliminar de la entrada
En la masa total de documentos entrantes, debe elegir los más fundamentales e importantes para la organización y estudiarlos primero. Si la información contenida en ellos puede ser considerada por un diputado u otro empleado competente, es mejor enviarle un documento directamente, sin pasar por el gerente. Para que el método de transferencia se encuentre con precisión, debe ser examinado por un empleado de oficina competente que tenga conocimiento de la estructura organizativa, las funciones de las unidades y las competencias de los gerentes y empleados.
Regla número 4: el registro de documentos se produce una vez
Si ingresó al departamento de administración de empresas (secretaría), se registró y, después de estudiar que el gerente (o suplente) estaba en uno de los departamentos, no necesita registrarse nuevamente. Si el documento, sin pasar por la administración, ingresó al departamento, también se registra una vez específicamente en el departamento. En otras palabras, cualquier documento puede tener solo un número de registro asignado en el servicio de contabilidad o en la unidad directamente.
Regla n. ° 5: la resolución del documento indica con precisión las fechas, los artistas y las personas responsables
A pesar de que las decisiones son tomadas por los gerentes de la compañía, el secretario debe mantener este proceso bajo control y puede influirlo en cierta medida.En otras palabras, debe asegurarse de que el texto de la decisión se presente de la manera más correcta posible, excluyendo las preguntas probables del intérprete.
Regla No. 6. Separación de flujos de documentos
Un flujo de documentos es una colección de un tipo o destino que tiene la misma ruta. Por lo general, se dividen tres flujos: entrantes, salientes e internos (no creados para ir más allá de los límites de la organización). Cada secuencia de documentos generalmente tiene subniveles (flujos de segundo nivel). Por ejemplo, la secuencia de "Documentos entrantes" incluye tres tipos: documentos de la empresa matriz, de las divisiones y oficinas de representación, así como de las empresas asociadas, las apelaciones de las personas, etc.
En el flujo de trabajo de los documentos salientes e internos, los subniveles se distribuyen de la misma manera. Los documentos restringidos (secreto comercial, secreto, etc.) generalmente se encuentran por separado. El servicio de seguridad de la organización controla su trabajo.
Procesos contables
Considere las reglas básicas del flujo de trabajo contable.
Su tamaño se expresa por el número total de valores que fueron recibidos por la organización y ejecutados por un período determinado. El tamaño del flujo de trabajo se refiere a la cantidad de copias válidas de documentos internos que llegan. Al calcular el tamaño del flujo de trabajo, también se tienen en cuenta las copias de los documentos realizados con la introducción de diversos medios técnicos.
Los indicadores contables se elaboran en forma de resumen, datos de referencia sobre el tamaño de los documentos. Su forma está siendo desarrollada por la organización. Por ejemplo, una organización puede establecer cualquier frecuencia para contar documentos: cada mes, una vez a la semana, una vez al año, cada trimestre. Se pueden adoptar estudios cualitativos y cuantitativos del proceso de trabajo.
Los indicadores obtenidos al calcular el tamaño del flujo de trabajo se utilizan para determinar el número de empleados y la estructura del servicio de gestión de documentos. Y también para estudiar la carga de trabajo de algunas organizaciones contratantes y divisiones estructurales.
Por lo tanto, en el marco de este artículo, se consideraron las reglas básicas para organizar el flujo de trabajo que aplican las empresas.