Una pregunta frecuente: "¿Necesito mantener una caja registradora?" De 2012 a 2014, todos los empresarios individuales que realizan liquidaciones en efectivo debían tener una caja registradora.
Se permitió a los empresarios cambiar a un sistema simplificado de caja registradora. Esto facilitó enormemente el flujo de trabajo para empresarios individuales cuyo negocio tiene un alcance limitado y se lleva a cabo sin empleados o no difiere en la regularidad de la rotación de efectivo. Si el cálculo con efectivo se realiza con la frecuencia suficiente y lo realiza un empleado, no descuide la disciplina del efectivo, ya que la contabilidad bien establecida de las transacciones le permite ahorrar sus recursos financieros.
En este artículo, descubriremos cómo mantener una caja registradora para un empresario individual.
Disciplina de efectivo
Primero, tratemos de lidiar con la terminología. ¿Qué se entiende por "Libro de caja"? ¿Cuál es la diferencia entre "Cajero" y "Caja registradora"? Un diario especial que contiene información sobre todas las transacciones en efectivo se denomina libro de caja. La ley obliga a mantener un libro de todos los empresarios individuales, incluso aquellos que utilizan el sistema de impuestos simplificado (USN). Se llama KO-4. La "caja registradora" (KKM, KKT) es un dispositivo instalado para que pueda recibir efectivo de sus clientes. Estos dispositivos se pueden instalar tantos como sea necesario, pero para cada uno de ellos debe elaborar informes individuales. El impuesto puede preguntar si el IP mantiene una caja registradora?
La "caja de efectivo" de una organización es la comunidad agregada de todas las transacciones monetarias (emisión, almacenamiento, recepción). Incluye la cantidad total de ingresos recibidos, incluidas las cajas registradoras. Desde allí realizan todos los gastos en efectivo necesarios para la implementación de la organización. Entregue dinero a los coleccionistas para su posterior transferencia al banco. La caja puede ser una habitación separada, una caja fuerte en la habitación o incluso un cajón para el escritorio. La lista completa de operaciones de caja registradora va acompañada de la ejecución de documentos en efectivo, que es exactamente lo que significan cuando hablan sobre el cumplimiento de la disciplina de efectivo. Esto se refiere al conjunto de reglas necesarias para la implementación de operaciones que acompañan a la recepción, emisión y preservación de efectivo. Entonces, ¿cómo mantener una caja registradora para emprendedores?
¿Qué es la disciplina de efectivo?
En primer lugar, se refiere a la ejecución de documentos en la caja, que reflejan el movimiento del dinero. Por supuesto, también es importante cumplir con el límite de caja (la cantidad máxima posible de dinero que se permite almacenar al final del día). Siga las reglas para emitir dinero según el informe. Además, la restricción de los acuerdos realizados con dinero en efectivo entre los participantes en la actividad empresarial en virtud de un acuerdo con un monto que no exceda de 100 mil rublos.
Caja
Es importante entender cómo mantener una caja registradora.
La obligación de seguir la disciplina de efectivo no depende de la disponibilidad de una caja registradora o del sistema fiscal que haya elegido. No puede usar la caja registradora en los cálculos, escribir recibos de ventas, pero las reglas de disciplina de efectivo deben observarse estrictamente. En realidad, el orden aquí es este: hay un movimiento de dinero, lo que significa que la disciplina de efectivo debe estar en la cima. Desde mediados de 2014 hasta el presente, existe un procedimiento en el que la gestión de las cajas registradoras se denomina simplificada. En gran medida, estos cambios afectaron a los empresarios individuales y a sus empleados.Ahora, el empresario individual no puede mantener la caja registradora a la par con la LLC y, además, no puede redactar documentos en la caja registradora (PKO, RKO, libro de caja).
Los emprendedores solo necesitan confirmar el pago de los salarios utilizando la nómina y la nómina. Además, según la simplificación, los empresarios individuales y las pequeñas empresas (el número de empleados no supera las cien personas y los ingresos son inferiores a 800 millones de rublos por año), no es necesario establecer un límite de dinero en efectivo. Todas las reglas de administración de efectivo se establecen según las instrucciones del Banco de la Federación de Rusia (Ordenanza No. 3210-U del 11 de marzo de 2014 y No. 3073-U del 7 de octubre de 2013).
¿Cómo mantener la caja y los documentos en él?
Documentos de caja
Todo el conjunto de operaciones de caja es realizado por un empleado autorizado (generalmente un cajero), en su ausencia, estas funciones son realizadas por el jefe. Si hay varios cajeros, se nombra al cajero principal. Los documentos en la caja están formados por el contador principal u otro funcionario designado con el que se ha celebrado un acuerdo contable. Las operaciones de efectivo se ejecutan con los siguientes documentos: orden de recibo de efectivo, que se completa en caso de cada recibo de dinero. Si el dinero se retira con una caja registradora o con la ayuda de una BSO, no está prohibido redactar un pedido de recibo por el monto total de efectivo aceptado por turno. Cuando se emite dinero de la caja registradora, elaboran este procedimiento escribiendo una orden de gastos. Cuando un cajero recibe una orden judicial (por ejemplo, de un empleado que va a comprar papel), debe asegurarse de que la orden de la cuenta tenga una visa para el jefe de contabilidad o gerente, y también verificar la identidad del empleado.
Los datos de todos los recibos y pedidos de gastos se registran en el libro de caja (en forma de KO-4). Al final del día hábil, los datos en el libro de caja se concilian con los datos de las órdenes emitidas y se determina la cantidad de saldo en efectivo en la caja. Este es el deber del cajero. Debe saber cómo mantener la caja registradora correctamente.
Si durante el día laboral no hubo transacciones en efectivo, entonces no hay entradas en el libro de caja. El libro de contabilidad (en forma de KO-5) se completa solo en los casos en que no un cajero trabaja en la organización, sino varios. Las entradas en el libro se realizan durante el trabajo en el momento en que el efectivo se transfiere del cajero senior al cajero, lo que se confirma con su firma. Para la emisión de salarios, becas y otros pagos, se elaboran nóminas y declaraciones de nómina. El llenado de documentos en efectivo es posible en forma documental o en forma electrónica. Los documentos en papel se ejecutan a mano o en una computadora y se firman con firmas personales. Un documento en formato electrónico elaborado con una computadora debe proporcionar protección contra el acceso no autorizado, además, están firmados con firmas electrónicas. Debe recordarse que tipos de documentos contables como: KUDIR, BSO Accounting Book, informes y revistas de cajeros-operarios no están clasificados como disciplina de efectivo.
¿Tiene una caja registradora IP? Esta pregunta interesa a muchos.
Libro de caja
El comienzo del libro de caja corresponde al comienzo del año calendario. Se lleva a cabo en forma de una revista que consta de cincuenta (o cien) páginas, indicando la fecha de vencimiento del título. En una situación en la que el libro termina antes de que finalice el año calendario, se abre otro libro, en el que los registros continúan manteniéndose en orden cronológico. En este caso, también se indican la fecha de inicio de su mantenimiento y la fecha de finalización. Esta organización de referencia permite establecer la secuencia de los libros de caja. Según las instrucciones anteriores, era necesario numerar, flashear todas las hojas y pegar la firma de la persona a cargo y sellar. Los empresarios individuales están obligados a mantener efectivo si tienen una caja registradora.
De acuerdo con las nuevas instrucciones del banco central que están actualmente vigentes, estos requisitos se cancelan. Un empresario individual tiene derecho a no determinar el límite de efectivo.Si un emprendedor elabora un libro de caja, cuando emite recibos y gastos, redacta los ingresos en la caja registradora utilizando una orden de recibo emitida por la cantidad total de documentos elaborados para el día hábil. En una organización, mantener un libro es un deber del cajero; él también toma dinero y hace anotaciones en el diario. Al final de la jornada laboral, el cajero transfiere el saldo de efectivo y todos los documentos primarios al contador, quien firma esta hoja en el diario (el jefe puede hacerlo en ausencia del contador). Un empresario individual generalmente realiza este procedimiento personalmente.
El método de formar un libro de caja en forma electrónica también está permitido. Hay dos posibilidades: un libro de caja se elabora electrónicamente y luego se transfiere al papel. Si utiliza la segunda opción, el libro de caja se mantiene completamente en forma electrónica, utilizando una firma digital electrónica. En el primer caso, este procedimiento no tiene diferencias significativas con respecto al método clásico. ¿Cómo mantener la contabilidad de efectivo? Sobre esto más allá.
La segunda opción para registrar un libro de caja implica las siguientes acciones:
- Para proteger la información del libro de caja del acceso de terceros, se establece una contraseña.
- Asegúrese de utilizar una unidad de respaldo o la información de servicio se almacena en el servidor.
- Se emite una firma electrónica en el libro de caja de acuerdo con la Ley Núm. 63-FZ del 6 de abril de 2011.
Una vez que la persona responsable ha firmado el libro, no se pueden hacer correcciones. Si se cumplen las condiciones anteriores, la caja electrónica es equivalente a la versión en papel y no requiere impresión.
¿Cómo mantener efectivo en 1C 8.3?
Un libro de caja puede mantenerse tanto como en un programa de computadora. En "1C Contabilidad 8.3", el libro de caja se implementó como un informe. Un contador o un cajero no debe hacer entradas separadas para ella, especialmente las dobles. Es suficiente realizar la entrada de documentos primarios para la recepción y emisión de efectivo. Se generará automáticamente un libro de caja basado en ellos.
Límite de efectivo residual
El límite en el saldo de la caja registradora es la cantidad máxima permitida de dinero, cuyo almacenamiento está permitido en la caja de la organización al final del día. Todo el efectivo recibido que exceda cierto límite debe ser transferido al banco. Esta regla puede ser violada en los días en que se emiten salarios y becas, así como los fines de semana (si se realizaron transacciones en efectivo). El procedimiento para establecer un límite de efectivo debe tomarse con mucho cuidado. Si no se establece el límite, se considerará igual a cero, lo que significa que cualquier monto en la caja al final del día hábil se considera que excede el límite de efectivo. Cómo mantener la caja registradora SP, puede especificar en el impuesto.
La existencia de efectivo en la caja por encima del monto establecido es una violación grave de la disciplina de efectivo, por lo cual se impone una multa. El jefe establece el límite de efectivo por orden de su firma. Una orden puede determinar el período durante el cual este límite es válido o no, en este último caso, el monto del límite será válido hasta que se emita una nueva orden. Le recordamos que a partir del 01. 06. 2014, los empresarios individuales y las pequeñas empresas no necesitan establecer un límite de efectivo. Para cancelarlo, basta con imprimir el pedido correspondiente. El pedido se basa en las instrucciones del Banco de la Federación de Rusia de fecha 11.03. 2014 No. 3210-U y debe contener necesariamente la siguiente definición: "Guarde efectivo en la caja sin establecer un límite en el saldo en la caja".
¿Necesito mantener la caja registradora SP?
Retiro de efectivo para informe
Informar sobre el dinero se refiere a los montos que se otorgan a los empleados responsables de los gastos de viaje u hospitalidad y huzhuda. Emitir dinero para el informe solo sobre la base de la solicitud del empleado. La solicitud debe reflejar los siguientes datos: el tamaño de la cantidad, el propósito de la emisión y el período después del cual el empleado debe informar.La solicitud está escrita en cualquier forma y debe ser firmada por el jefe. Si un empleado gastó fondos personales, será compensado por ello, también previa solicitud. Como regla general, el dinero para un informe no se entrega a los empleados que no han informado sobre adelantos anteriores. Un empleado deberá presentar un informe anticipado con el adjunto de un efectivo o recibo de venta a más tardar tres días después. Si esto no se hace, los fondos emitidos al empleado no se acreditarán a los gastos.
Cómo mantener efectivo en 1C pocos lo saben.
Limitaciones de efectivo
Otra regla importante de la disciplina de efectivo es la observancia del límite en el volumen de transacciones en efectivo entre participantes en actividades empresariales (IP y LLC) bajo un acuerdo por un monto de menos de 100 mil rublos. Para los acuerdos con individuos, esta restricción no se aplica. Además, esta disposición no necesita ser observada al pagar los salarios de los empleados, los beneficios sociales y las cantidades responsables (la excepción es cuando el empleado responsable realiza una transacción en nombre del poder notarial). Cuando realice liquidaciones en efectivo, debe prestar atención al siguiente punto: los ingresos en efectivo no pueden utilizarse para pagar préstamos, pagar dividendos y pagar el alquiler.
Necesidades personales
Todo lo que gana la organización le pertenece. En relación con esta disposición, incluso si solo hay un único fundador en una LLC, aún no puede disponer de los fondos de la LLC a voluntad. Está prohibido que los fundadores saquen efectivo de la caja de efectivo de acuerdo con sus necesidades personales. Pero los empresarios individuales, a diferencia de las LLC, no están limitados de esta manera. Pueden administrar su dinero en cualquier momento. Las cantidades que un empresario individual tiene derecho a gastar de acuerdo con sus necesidades personales no están limitadas por la ley (el único requisito es que el empresario debe pagar los impuestos y las contribuciones al seguro a tiempo). A este respecto, debe tenerse en cuenta que si un empresario individual no ha emitido una orden para cancelar el mantenimiento de la documentación de la caja, entonces al recibir efectivo de la caja, debe emitir una orden de gastos con una nota de que los fondos se emitieron para sus propias necesidades.
Inspecciones fiscales
Hasta 2012, los bancos fueron monitoreados para verificar el cumplimiento de las reglas de caja (cómo mantener registros, fácil de entender). Ahora esta función está asignada a los empleados del Servicio de Impuestos Federales. Realizan verificaciones de campo y pueden verificar, por ejemplo, cómo se registra el efectivo. O para controlar el proceso de impresión de informes que contienen memoria fiscal CCP y unidades de memoria fiscal. Además, pueden solicitar todos los documentos utilizados para procesar transacciones en efectivo (PKO y RKO, libro de caja, contabilidad de caja registradora, etc.).
Además, los funcionarios fiscales supervisan cuidadosamente la emisión de recibos de efectivo (formularios de informes estrictos). Por el hecho de que la empresa o empresario individual no cumple con las reglas de caja y viola la secuencia de trabajo con efectivo, se establece una multa en el artículo 15.1 del Código Administrativo de la Federación Rusa: para empresarios individuales y empleados responsables de la organización, de 4000 a 5000 rublos; para personas jurídicas: de 40,000 a 50,000 rublos.
Descubrimos si la IP debería mantener la caja registradora.