Hay varias razones por las cuales se aplica el pago de salario promedio. Un viaje de negocios se refiere a eso. Los viajes relacionados con el trabajo no son infrecuentes. Por supuesto, la protección de los derechos de un empleado que realiza este tipo de trabajo está regulada por la ley. Y se ha establecido el procedimiento para calcular los gastos de viaje y viáticos. El empleador no tiene derecho a violarlo.
¿Qué es un viaje de negocios?
Un viaje de negocios significa el viaje de un empleado por un cierto período de tiempo fuera del lugar de su trabajo principal. Todo esto para realizar cualquier trabajo de campo. Un ejemplo es un viaje de negocios a otra ciudad para persuadir a un nuevo comprador o realizar una inspección de un punto de venta. Además, un viaje a otro país, por ejemplo, para intercambiar experiencias entre empleados, puede considerarse un viaje de negocios.
Sin embargo, vale la pena recordar que si el trabajo se asoció originalmente con viajar, los viajes a otros lugares no pueden considerarse un viaje de negocios. En consecuencia, el cálculo de los gastos de viaje no es necesario aquí. También vale la pena señalar que la dirección del empleado, adoptada con la ejecución del contrato civil, no se considerará un viaje de negocios.
Viajes de negocios: leyes que los rigen
El empleador y el empleado que están asociados con los viajes de negocios deben saber que los conceptos básicos y las reglas de cálculo están regulados por el Código del Trabajo de la Federación Rusa. Estos incluyen:
- Artículo 166. Aquí se introduce el concepto de viaje oficial de negocios.
- Artículo 167. Esta cláusula estipula las garantías del empleado enviado en un viaje de negocios.
- Artículo 153. Este artículo regula el pago por trabajo los fines de semana y feriados.
Por supuesto, hay otros artículos que afectan directa o indirectamente a muchos temas relacionados con los viajes. En particular, responden la pregunta: “¿Cómo se acumulan los subsidios de viaje y cuáles son las características de su pago?”. Sin embargo, los anteriores se denominan tradicionalmente como los principales.
¿Quién no debe ser enviado en un viaje de negocios?
Antes de comprender cómo se calculan los subsidios de viaje, debe comprender cuáles de los empleados no pueden ser enviados en viajes sin su consentimiento, y quién no debe enviarse incluso con el acuerdo por escrito del empleado.
Las mujeres embarazadas y las personas menores de dieciocho años no pueden ser enviadas en viajes de negocios. También hay reglas para las siguientes categorías de trabajadores:
- Mujeres con hijos menores de tres años.
- Padres solteros que crían a un hijo o hijos que no han cumplido los cinco años.
- Empleados dependientes de niños con discapacidad.
- Trabajadores con un certificado médico de que cuidan a un miembro de la familia.
Las categorías de empleados anteriores se pueden enviar en un viaje de negocios solo con el consentimiento por escrito y después de un examen médico completo.
Documentos requeridos para procesar un viaje de negocios
Para enviar legalmente a un empleado en un viaje de negocios, es necesario redactar correctamente los documentos. Estos incluyen un pedido que se enviará en un viaje de negocios, una asignación de trabajo y documentos que realmente confirman la estadía del empleado en un viaje de negocios.
Vale la pena señalar que no es necesario ejecutar una asignación de trabajo a partir de 2015, esto está permitido por la ley. Sin embargo, en su procedimiento interno para procesar la documentación, el empleador puede adherirse a las viejas reglas. Tal mantenimiento es apropiado para grandes organizaciones.Por ejemplo, este tipo de documento puede ser compilado por el jefe de la unidad estructural indicando la necesidad de un viaje de negocios. En el futuro, esta documentación es revisada por la alta gerencia.
El pedido que se enviará en un viaje de negocios es una parte integral del flujo de documentos cuando se produce un viaje de negocios. La documentación debe indicar los detalles de la organización, los datos de los empleados, los objetivos y las fechas del viaje. Un pedido se completa en un formulario unificado No. T-9. En el caso de una asignación de trabajo, este hecho también se indica en la orden.
Los documentos que confirman la duración de un viaje de negocios se consideran principalmente documentos de viaje, como los boletos de tren. Si el empleado se mueve en transporte personal, se redacta una nota.
¿Qué hacer si necesita extender el viaje?
Hay situaciones en las que es necesario aumentar la duración del viaje de negocios de un empleado. En este caso, debe elaborar un paquete adicional de documentos. Estos incluyen:
- Orden para extender el viaje. Este documento se completa de cualquier forma. Aquí se debe indicar el motivo de la extensión del viaje y la nueva fecha de finalización.
- Permiso por escrito para extender el viaje de las personas indicadas anteriormente.
- Aviso de extensión del empleado. Esto se puede hacer enviando un fax con un pedido.
- Cálculo de viajes y viáticos por un período adicional y la transferencia de fondos.
Pagos adeudados a un empleado en viaje de negocios
Un empleado que ha sido enviado en un viaje de negocios tiene derecho a varios tipos de pagos. Estos incluyen:
- Por día
- Pague directamente los gastos de viaje por cada día atribuible al trabajo a la salida.
- Reembolso de gastos incurridos por un empleado en relación con un viaje de negocios, por ejemplo, montos para boletos o viviendas de alquiler.
Los primeros pasos de la contabilidad: viáticos, viajes y anticipos.
Después de que la orden de dirección esté lista, el empleado debe recibir un pago por adelantado. Incluye viáticos para todo el período del viaje, así como la cantidad estimada de gastos. Vale la pena señalar que la emisión se puede realizar tanto en efectivo como mediante transferencia a la tarjeta del empleado.
¿Cómo se calculan los subsidios de viaje? Se pagan al final del mes junto con el resto del salario. Esto se debe al hecho de que el cálculo de este tipo de pago se lleva a cabo después del cierre del mes, independientemente de cuándo se informó el empleado.
Después de que el empleado regresó, el contador realiza un nuevo cálculo. Los resultados se resumen, resulta qué cantidades se han gastado. En conclusión, al empleado se le paga extra por la cantidad faltante o se retiene el pago excesivo.
Pago de viajes de negocios. Fórmula básica
¿Cómo se calculan los subsidios de viaje? Antes de cobrar fondos al empleado, debe calcularlos. Debe recordarse que el pago se realiza sobre los ingresos promedio. El viaje se paga por las cantidades calculadas de acuerdo con la fórmula. Para el cálculo, se toman los siguientes indicadores:
- Pagos que se tienen en cuenta para calcular los ingresos promedio. Se puede encontrar una lista completa en el Reglamento sobre las características del cálculo de los ingresos promedio. En la mayoría de los casos, se trata de un salario, asignaciones personales, menos bonos únicos y asistencia material.
- El número de días del período de facturación.
- El número de días de viaje de negocios.
Para calcular los gastos de viaje, se toman los pagos descritos en el primer párrafo, divididos por el número de días del período de liquidación. Este indicador indica cuánto recibe el empleado por un día de viaje de negocios. Luego, este indicador se multiplica por el número total de días hábiles a la salida.
Número de días: un factor importante!
Cabe señalar que el primer día de un viaje de negocios es el día en que se envían los boletos. Es decir, si el avión despega el vigésimo día a las diez de la noche, entonces este día se calcula en su totalidad.
Las reglas para acumular los permisos de viaje también implican que si se requiere tiempo para viajar al lugar de partida, también debe pagarse en su totalidad.
Un ejemplo es una situación en la que un empleado necesita volar desde un aeropuerto fuera de la ciudad. Para tomar un avión, un empleado debe partir a las 23 horas y 30 minutos. En este caso, este día también debe pagarse en su totalidad, a pesar de que la salida de la aeronave está prevista solo al día siguiente.
Pago de viajes de negocios. Vacaciones
Cabe señalar que el pago de un plan por día, viáticos, vacaciones, requiere una aclaración especial. Entonces, se paga por día por cada día que una persona pasa en un viaje de negocios. Esto incluye días festivos y fines de semana. A pesar de que el empleado no trabajaba en estos días.
No se puede realizar el pago de viajes de negocios los fines de semana. Si el empleado trabajó en su día libre, entonces el pago se realiza de la misma manera que para el trabajo en días festivos y fines de semana fuera de un viaje de negocios. Es decir, para estos días, el empleado tiene derecho a doble pago o tiempo libre adicional, pero con un solo pago del día.
Ejemplo de cálculo de viaje
Para entender la situación, es mejor usar ejemplos. La acumulación de viáticos puede explicarse en una situación típica.
Un empleado de la empresa fue enviado a Kostroma en un viaje de negocios del 1 de abril de 2017 al 12 de abril de 2017. Al mismo tiempo, durante este período hubo ocho días hábiles, ya que la empresa tenía una semana laboral de cinco días y el empleado descansaba los fines de semana.
Durante el período de facturación, el empleado trabajó durante 230 días, mientras ganaba 360,000 rublos.
Con este cálculo, el pago diario por el viaje de negocios de D. Sergeyev será de 1.565 rublos y 22 kopeks. Es decir, en ocho días, el empleado recibirá 12.521 rublos 76 kopeks de viajeros de negocios.
Devengo de viajes: contabilizaciones
El pago y la acumulación de los gastos de viaje se pueden reflejar en las siguientes transacciones:
- Débito 26 (20, 23, 25) - Crédito 71. Esta entrada refleja la adopción de los gastos de viaje en la fecha en que se presentó el informe anticipado.
- Débito 71 - Crédito 50 (51) - describe el proceso de pago en efectivo en el informe anticipado al empleado.
- Débito 26 (20, 23, 25) - Crédito 70. Empleado de viaje de negocios acumulado.
¿Qué es un viático? Características de acumulación
Per diem es la cantidad que está destinada a reembolsar al empleado los gastos asociados con la vida en otra localidad. Su pago está regulado por la ley. El pago se realiza por cada día que esté en un viaje de negocios, incluidos los días en el camino.
La cantidad de viáticos es determinada por cada empleador de forma independiente. Para las empresas cuyas actividades se llevan a cabo fuera de la Federación de Rusia, es recomendable incluir en los documentos de la empresa e información sobre la cantidad de viáticos para viajes de negocios en el extranjero.
Vale la pena señalar que el viático prescrito para viajes al extranjero se cobra por el día en que el empleado abandona la Federación de Rusia y por el día en que regresa. Es decir, al llegar al país a las nueve de la mañana, todo el día todavía se pagará por la cantidad de subsidio diario de subsistencia para un viaje al extranjero.
Viaje diario por día
Una situación interesante surge si un empleado se ve obligado a realizar un viaje de negocios que dura un día. En este caso, existe una peculiaridad del pago por día. Por ejemplo, un viaje al extranjero se paga por un monto del cincuenta por ciento del monto total de la asignación diaria de subsistencia.
Al mismo tiempo, un viaje de negocios dentro del país es menos rentable. Las dietas para este día no se cobran. Sin embargo, vale la pena recordar que esto es relevante solo cuando el día de salida y llegada coinciden. Si la salida fue a las once de la noche del día anterior, entonces el viaje se considera de dos días.