Hoy, el negocio se está desarrollando más rápidamente. El tiempo determina el dinero y viceversa. Cuanto más móviles sean los empleados de la empresa, más fuerte será su posición en el mercado. Por lo tanto, el automóvil se ha convertido no solo en un medio de transporte, sino también en una forma de obtener ganancias y alcanzar el éxito.
Actualmente, el uso de un automóvil personal para fines oficiales se utiliza en muchas empresas donde el personal tiene un trabajo de naturaleza itinerante. Los gerentes también usan vehículos privados para resolver varios problemas de trabajo en el camino.
Formas de registro de las relaciones con el empleado sobre el uso del transporte.
Este artículo descubrirá cómo documentar esto. Las relaciones se establecen con un empleado que usa su automóvil para cumplir con los deberes oficiales de varias maneras.
En primer lugar, puede especificar la cláusula sobre la explotación de bienes en el contrato de trabajo y pagar una indemnización según lo dispuesto por la ley.
En segundo lugar, también puede redactar y firmar un acuerdo con el empleado (que se llama ley civil) que indica el arrendamiento de su propio transporte con la prestación de asistencia administrativa y uso técnico. Al mismo tiempo, observar las normas para usar un automóvil personal con fines oficiales.
Ventajas y desventajas de cada opción.
Cada opción tiene ventajas y desventajas. Consideremos con más detalle.
La diferencia con otros medios para adquirir vehículos para su uso es que, en este caso, el automóvil se opera tanto en los trabajadores como en sus propios asuntos personales. En consecuencia, los pagos por el uso del automóvil de un empleado pueden ser inferiores a un alquiler, lo cual está implícito de acuerdo con un acuerdo de alquiler de automóviles con un conductor. Pero, como muestra la práctica, la operación de su propio automóvil está determinada por el área de su uso: generalmente se trata de viajes de negocios, donde es más fácil llegar a su propio automóvil, o estos son lugares donde el transporte público u otro transporte no va. Varias reuniones de negocios a menudo implican el uso de un automóvil. ¿Dónde más podría ser necesario el transporte personal? Por ejemplo, la actividad de un empleado implica un movimiento constante por la ciudad, de un cliente a otro. Hacer esto a pie no funcionará, ya que se gasta mucho tiempo. Es beneficioso para una empresa contratar a una persona con una máquina. Tendrá tiempo para visitar a los clientes y la compañía lo compensará por los gastos.
Además, la operación del propio automóvil dentro del marco de una relación laboral puede considerarse como el cumplimiento por parte de un empleado de sus deberes oficiales. Y la compensación por el uso de un automóvil personal para fines oficiales, que se debe a un empleado, no debe ser gravada. Pero estas compensaciones, por regla general, tienen sus propios matices en la legislación laboral. El derecho civil proporciona a las partes de una relación una opción. Esto le permite considerar las diversas opciones y montos de pago asociados con la operación del automóvil, de modo que todos los participantes interesados estén satisfechos. Pero esto sugiere que los impuestos y las contribuciones se restarán del monto de la compensación.
Uso personal de un automóvil de la empresa.
No importa qué método se elija, la empresa está mejor si el empleado viaja en su propio transporte.La empresa no tendrá que soportar la carga de grandes gastos en la compra o alquiler de un automóvil, respectivamente, los costos de este período no aumentarán. Los gastos en mantenimiento y uso disminuirán: en parte, la empresa paga, en parte, el empleado (propietario del transporte), que lo utiliza para sus propias necesidades. Además de reducir el desperdicio, la compañía reduce los costos de documentos y mano de obra para contabilizar el uso del automóvil.
Las relaciones entre el empleado y el empleador están reguladas por las normas de la legislación laboral, que establece pagos de compensación por la depreciación del vehículo, su depreciación y malversación de fondos, que están asociados con el uso del propio automóvil del empleado para las necesidades oficiales. Por lo tanto, se debe emitir una orden para el uso de un automóvil de la empresa con fines personales.
Como ya se señaló, las normas para la devolución de los costos al empleado y el monto de la compensación están previstos por la legislación laboral, y en ausencia de tales normas se determinan por acuerdo de las partes en el contrato laboral, que se concluye por escrito. Entonces surge la pregunta ante el contador: ¿cómo elaborar un acto sobre la operación de transporte propio por un empleado correctamente?
Pago por el uso de un automóvil personal para fines oficiales
Como opción, la documentación reglamentaria existente para pagos de compensación por la operación de su propio automóvil se toma como la base, por ejemplo, aprobada por el Gobierno de la Federación de Rusia (se refiere solo a los estándares de pago, pero no a su tamaño):
- El personal de los órganos de asuntos internos.
- Empleados de organizaciones y organismos de los sistemas penitenciarios, servicios federales de bomberos de los servicios estatales de bomberos, autoridades de control de drogas y autoridades aduaneras.
- Empleado del gobierno federal.
A pesar de que la documentación está dirigida a varias subcategorías de personas, los principios de los nombramientos y pagos de compensación son los mismos:
- Se paga una indemnización a los trabajadores que tienen un trabajo de naturaleza itinerante.
- La base para que el empleado use su propio automóvil para necesidades oficiales es el orden de la gerencia.
- Para los empleados que usan vehículos personales para necesidades oficiales por poder de su propietario, los pagos de compensación se acumulan de la misma manera.
- Para pagar una compensación por el uso de un automóvil personal para fines oficiales, un empleado debe presentar una solicitud que indique qué obligaciones laborales se han cumplido y durante cuánto tiempo se ha utilizado su propio automóvil.
Si todo está formalizado correctamente, no habrá problemas para recibir un pago de compensación. Veamos qué paquete de documentos debe recopilar el empleado.
Documentación provista por el empleado
Con una declaración, el empleado proporciona otra documentación necesaria:
- Una copia del certificado de registro de un automóvil personal o un pasaporte para un vehículo (PTS), un poder notarial que otorga el derecho de conducir un automóvil.
- La hoja de ruta, los detalles necesarios y el calendario de entrada que adoptan las autoridades que implementan la política estatal y la regulación reguladora en el campo del transporte.
- Documentación que confirma el desperdicio de usar su propio automóvil para necesidades oficiales (controles de combustible, certificados de mantenimiento).
El contador también debe completar una hoja de ruta, ya que este es el documento principal que confirma el uso del transporte personal por parte de un empleado para fines oficiales. La forma de esta hoja fue aprobada por la Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación Rusa. Otras organizaciones pueden usar una hoja de ruta de su forma u otro documento que confirme el costo de los materiales combustibles. Se deben indicar todos los detalles prescritos por la ley:
- nombre del documento;
- fecha de expedición;
- organización del documento;
- operación comercial y su contenido;
- unidades de medida;
- puestos de personas responsables;
- firmas de las personas especificadas.
Además, debe especificar la ubicación específica del vehículo. De lo contrario, puede ser difícil pagar una indemnización. Cuando se aplica una forma uniforme, hay menos conflictos.
Toda la documentación provista debe confirmar la operación para las necesidades de la empresa y no para las necesidades del empleado. Pero debe tenerse en cuenta que la decisión de pagar por el uso de un automóvil personal para fines oficiales es tomada por el jefe en un cierto período de tiempo, mientras que es necesario tener en cuenta:
- La necesidad de operar el automóvil para cumplir con las obligaciones laborales asociadas con los frecuentes viajes de negocios.
- Tiempo de funcionamiento del vehículo para necesidades oficiales.
- La cantidad de fondos que se han asignado a la empresa para el trabajo.
Recuperación de costos empresariales
El uso de un automóvil personal para fines comerciales conlleva varios costos, pero no todos serán reembolsados por la empresa. De acuerdo con la práctica de utilizar nuestro propio transporte, la malversación de fondos entre el empleado y la empresa se debe distribuir de la siguiente manera: se supone que el empleado debe devolver la malversación de fondos para la compra de combustible y lubricantes al hecho confirmado por la documentación (cheques, recibos, etc.). La compensación se paga por separado con el reembolso de la malversación mencionada.
La compensación no se paga a un empleado en las siguientes situaciones:
- durante las vacaciones
- durante un viaje de negocios;
- durante un período de incapacidad temporal, que se confirma con la baja por enfermedad;
- en otros casos cuando el automóvil no funciona.
Al operar su propio vehículo (después de completar el consentimiento para usar su automóvil personal para fines oficiales según el modelo), el empleado no recibirá un pago separado por asistencia en su administración y mantenimiento. La operación misma de su propio vehículo se lleva a cabo dentro de los límites de los deberes laborales, por los cuales el empleado tiene derecho a una remuneración, que es el salario. El cálculo de los pagos de compensación por el uso de un automóvil es análogo al pago de un alquiler, que incluye la depreciación de un vehículo.
Cuando un contrato de alquiler de vehículos prevé el alquiler, está sujeto al impuesto sobre la renta personal como regla general. El impuesto sobre la renta personal no se cobra solo por la compensación por la operación del automóvil personal de un empleado y los gastos en los que incurrió. Esto se describirá con más detalle a continuación.
Reflexión de gastos en contabilidad
La contabilización de los pagos de compensación por la operación del propio vehículo para las necesidades oficiales y la devolución de la malversación de fondos asociada con el uso de un vehículo personal se mantienen en la cuenta 302 12 "Otros pagos".
En contabilidad, las empresas indican solo dos contabilizaciones cuando usan un automóvil personal para fines oficiales:
- Acreditación del monto de la indemnización y reembolso de gastos sobre el hecho.
- Pago de indemnización al empleado en la cantidad prescrita.
En el departamento de contabilidad de una empresa presupuestaria o autónoma de educación física y deportes, se realizan dichos registros contables del contenido de la operación:
- Reflexión de gastos por pago de indemnización.
- La implementación del tema de compensación de la caja de la institución.
- Hubo una transferencia a una tarjeta bancaria a un empleado.
Pero si el uso del automóvil personal de un empleado para fines oficiales se lleva a cabo bajo un contrato de trabajo, utilice la cuenta 302 24 "Alquiler y liquidaciones en él". En la columna "Crédito" en esta cuenta, se indica el abono de la tarifa de alquiler, y en la columna "Débito": su transferencia a la cuenta del empleado o emisión desde la caja de la empresa.
En el departamento de contabilidad de una empresa presupuestaria o autónoma de educación física y deportes, se realizan dichos registros contables del contenido de la operación:
- Cargo de alquiler de autos.
- El alquiler se pagó en la caja de la institución.
- Transferido a una tarjeta bancaria a un empleado.
Pero vale la pena señalar que no hay registros de obligaciones fiscales para transacciones simplificadas. Debe pagar impuestos y el uso de un automóvil personal para fines oficiales.
¿En qué situaciones se aplica el impuesto sobre la renta personal a la indemnización?
Ahora hablemos de impuestos. Todas las ganancias obtenidas por individuos, incluidos los empleados de empresas, están sujetas a impuestos sobre los ingresos personales. Todos los tipos de compensación previstos por la legislación laboral están exentos de impuestos.
Es decir, el monto no imponible es el indicado en el contrato para el uso de un automóvil personal con fines oficiales. En este caso, debe haber documentación que confirme la propiedad del vehículo en uso por el contribuyente. Además, con la ayuda de documentos, será necesario confirmar el funcionamiento real del vehículo para los intereses de la empresa y la cantidad de residuos asociados con él.
Pero ni la legislación laboral ni la fiscal contienen:
- Una lista de documentación que puede confirmar el funcionamiento de su propio vehículo.
- Disposiciones que prohíben al jefe de la empresa reembolsar a los empleados por malversación incurrida en el cumplimiento de obligaciones laborales.
De ello se deduce que el propio jefe de la empresa puede crear reglas para determinar los pagos de compensación libres de impuestos para los empleados que usan un automóvil personal para fines oficiales, proporcionando su propio tamaño.
Si los empleados usan autos personales para el trabajo, entonces la compensación por esto no está gravada, sino bajo las siguientes condiciones:
- El uso del transporte y la compensación se fijan por escrito (se está redactando un acuerdo por separado o esto se estipula en un contrato de trabajo)
- los empleados presentaron documentos para el automóvil (certificado de registro, título);
- la organización elabora hojas de ruta.
Primas de seguro
Al calcular las primas de seguro, debe recordarse que se aplican a los pagos y premios que se acumulan a un individuo en el marco de una relación laboral y un contrato de derecho civil. El cálculo de los pagos de compensación por usar el vehículo para trabajar dentro del monto establecido por el contrato entre el empleador y el empleado no es remuneración, remuneración por el cumplimiento de obligaciones laborales u otras obligaciones, beneficio material. En consecuencia, dicha compensación no está sujeta a una prima de seguro.
Si un empleado de la organización usa un automóvil oficial, mientras que no hay hojas de ruta y otros documentos de respaldo, dicha persona tendrá un beneficio económico en la cantidad en que se estima. Este tipo de ingresos está sujeto al impuesto sobre la renta personal cuando se utiliza un automóvil de la empresa para fines personales.
Además de las explicaciones de los funcionarios, queda claro que la provisión de un automóvil por poder no tiene una transferencia de propiedad, y este automóvil no puede considerarse propiedad de un administrador. De conformidad con el artículo 185 del Código Civil de la Federación de Rusia, un poder notarial es una asignación escrita que es emitida por una persona a otra para su representación ante un tercero.
El pago de compensación bajo un contrato de trabajo para la operación del propio vehículo, que se proporciona al empleado para su administración por poder, tampoco está sujeto a impuestos. Debe recordarse que el conductor es responsable de usar el automóvil de la empresa para fines personales.
Los acuerdos en virtud de un contrato de alquiler de automóviles con un conductor no pueden tomarse como un pago de compensación a un empleado al que se le ha otorgado un poder para conducir un vehículo.Por lo tanto, el tema de las primas de seguro para fondos extrapresupuestarios está ausente.
¿Cuándo se necesita una hoja de ruta?
Muchos contadores hacen la pregunta: "¿Se requiere una hoja de ruta para pagos de compensación por la operación de mi propio vehículo?". Al mismo tiempo, todo el mundo sabe que dicha hoja lo obliga a completar la "Carta Federal para el Transporte por Carretera y el Transporte Eléctrico de Superficie Urbana", que prohíbe el transporte de equipaje, carga, pasajeros en transporte público (autobuses, trolebuses, tranvías), automóviles y camiones sin una hoja de ruta adecuada transporte, como en el orden de utilizar un automóvil de la empresa para fines personales. La hoja de ruta se incluye en la lista de documentos necesarios para la operación de un automóvil propiedad de una entidad legal.
¿Qué nos dice la ley de transporte sobre esto? Las instituciones y empresas que usan vehículos para transportar pasajeros y mercancías no lo harán sin una hoja de ruta. Si el automóvil es operado por una persona para sus propias necesidades, entonces no hay necesidad de redactar dicha hoja, como se supone en los actos normativos anteriores para entidades legales y empresarios que usan vehículos.
Hoja de ruta al usar el automóvil personal de un empleado
Se forma una opinión similar con respecto al uso por parte de un empleado de un automóvil personal para fines oficiales. Pero aquí la necesidad de su ejecución está dictada no por las normas de la legislación de transporte, sino por las normas de la legislación laboral y fiscal, que obligan a confirmar el funcionamiento oficial del vehículo del empleado. Para confirmar el desperdicio en la compra de combustibles y lubricantes para las necesidades del trabajo de producción general, necesitamos una hoja de ruta preparada correctamente, que indique el consumo real de combustible. La información que no permite verificar los costos de combustibles y lubricantes como producción general puede jugar en manos de los controladores.
En resumen, debe tenerse en cuenta lo siguiente. Para que los pagos por la operación del vehículo del empleado sean compensatorios, es necesario observar el procedimiento para usar un automóvil personal con fines oficiales:
- El funcionamiento del automóvil está relacionado con el cumplimiento de las obligaciones laborales.
- Los pagos de compensación se emitirán sobre la base de una orden del empleador. El monto del reembolso de los costos indicados está obligado a cubrir los gastos económicamente justificados.
Si no se cumplen estas reglas, vale la pena firmar un acuerdo o contrato con el empleado sobre el uso de un automóvil personal para fines oficiales con el conductor y teniendo en cuenta todos los impuestos y tarifas.