Para evitar robos y pérdidas, las empresas utilizan métodos de control. Entre los principales hay un inventario de inventarios. Como es ella
Información general
Para evaluar la seguridad y la correcta ejecución de las operaciones del movimiento de inventarios, se utiliza un inventario de los inventarios. También es necesario en casos:
- Transformación de una empresa unitaria municipal o estatal, venta, recompra, alquiler de bienes.
- Al cambiar de persona financieramente responsable.
- Antes de preparar los estados financieros anuales.
- En caso de circunstancias imprevistas (inundaciones, incendios, etc.).
- Al reorganizar o liquidar una organización.
- En caso de establecer los hechos de abuso, robo, daño a las existencias.
- En caso de otra necesidad, que está prevista por la ley aplicable (por ejemplo, siguiendo las instrucciones de los organismos encargados de hacer cumplir la ley)
Estos son los casos en los que es obligatorio un inventario de los inventarios. La base para su inicio es una orden del jefe de la organización (u otro documento relevante, por ejemplo, una resolución, orden).
Comisión de inventario
Por lo general, en grandes organizaciones, dicha unidad funciona constantemente. Incluye al jefe (o su adjunto) en el rol de presidente, jefe de especialistas (jefe de contabilidad, jefe de departamento, asesor legal, jefe del servicio de seguridad). Si es necesario hacer un inventario, se forma directamente una comisión de trabajo, en la que se inscriben todas las personas necesarias, cuya jurisdicción es el área de trabajo. Además, a menudo incluye representantes del servicio de auditoría interna o especialistas de empresas independientes.
Si hay una pequeña cantidad de trabajo y hay una comisión de auditoría, a menudo se le asigna un inventario. En el caso de que al menos un miembro del grupo estuviera ausente durante la verificación, esto da razones para creer que los resultados no son válidos.
Momento específico
Cuando se realiza un inventario de los inventarios, entonces una persona responsable debe participar en él. Aunque debe tenerse en cuenta que si evade el cumplimiento de su deber, llevarlo ante la justicia será bastante problemático, ya que esto no está definido por la ley aplicable. En este caso (si no hay una buena razón para esto), el gerente debe designar a una nueva persona financieramente responsable. Cuando se completa la auditoría, debe, en presencia de los miembros restantes de la comisión, aceptar los inventarios realmente confirmados para su custodia, lo que se confirma mediante su firma en la hoja de inventario.
¿Qué pasa en el proceso?
Durante el inventario es necesario resolver una amplia gama de problemas:
- Identifique el stock realmente presente y compare los datos reales con los indicadores de contabilidad contable (financiera, gerencial).
- Verifique las condiciones que contribuyen a la seguridad de los inventarios, la exactitud del registro de sus vacaciones y recepción.
- Verifique que el inventario sea correcto.
- Verifique la facilidad de medición.
Durante el inventario, la persona materialmente responsable debe proporcionar a los miembros de la comisión los documentos más recientes a partir de la fecha de verificación de ingresos y gastos o un informe sobre el movimiento de materiales.Para establecer la exactitud de los saldos y evitar la manipulación, el presidente marca estos documentos con las palabras "Antes de que el inventario comience el [fecha]". Aunque este es un paso simple, pero al mismo tiempo muy importante. A partir de ahí comienza el inventario de MPZ.
Que sigue
Luego se realiza un inventario de los artículos disponibles. Es decir, en realidad se fija en las unidades apropiadas de cantidad y cantidad de valor. A modo de comparación, se toma información de los datos contables. Debajo de cada página es necesario indicar los números de serie de la propiedad y el número total de unidades de materiales, así como su valor monetario. Este enfoque elimina la posibilidad de una mayor entrada de información adicional de una persona financieramente responsable que distorsione el resultado de la auditoría. Después de todo, uno no debe olvidar que los inventarios son recursos valiosos. Y la persona responsable puede usarlos para su propio enriquecimiento, tratando de ocultar sus crímenes al máximo (si se cometieron).
¿Cómo se ve un inventario?
De hecho, los saldos restantes se registran después del cálculo, pesaje, medición. Los actos se adjuntan al inventario. Si hay materiales que se almacenan a granel, entonces su peso o volumen físico se determina mediante medición y cálculo técnico. En el caso de envases intactos, los contenidos se incluyen en base a estos documentos. Pero al mismo tiempo, la verificación selectiva de artículos individuales es obligatoria.
Al realizar estas operaciones, se requieren personas materialmente responsables. Esta situación nos permite excluir en el futuro posibles cuestiones controvertidas. En la última página del inventario, el presidente y los miembros de la comisión deben hacer una entrada de la siguiente manera: "Todos los precios y el cálculo de los resultados para los términos, páginas y, en general, para la lista de inventario de artículos de inventario están verificados". Las firmas se utilizan para la certificación. Si este no es el caso, el inventario y la revaluación de los inventarios se consideran inválidos. Si no hay objeción por parte de la persona materialmente responsable, entonces él también pone su firma.
Momentos burocráticos
El inventario de inventario debe hacerse por duplicado. Uno de ellos es transferido al departamento de contabilidad, donde compilan una declaración de colación. El otro permanece con la persona financieramente responsable. Si el contador no tiene objeciones después de verificar los cálculos y los datos, entonces firma en el inventario. De particular interés son los valores que están en camino. Cuando se realiza un inventario de la planta en la empresa, deben elaborar un acto separado.
¿Qué hacer si un contador ha identificado discrepancias?
Es imposible ignorar esto. Por lo tanto, se elabora una declaración de cotejo (formulario No. INV-19). En su segunda página, se muestran los datos existentes, así como el excedente / escasez, se proporciona información sobre la resolución de discrepancias. Toda esta información debe estar certificada por la firma del contador. La tercera página indica información adicional sobre los excedentes, sus gastos, escasez y su cobertura.
Veamos algunos ejemplos de cómo se vería un inventario de inventarios.
Excedente / escasez identificado
¿Qué hacer en este caso? ¿Cómo relacionarse con esto? En el caso de que se hiciera un inventario de los inventarios y se identificaran los excedentes, deberían considerarse como otros ingresos. ¿Cómo organizar el cableado? En este caso, estamos interesados en el débito 10, así como en el crédito 91 (subcuenta 91-1). El primero nos permite mostrar que estamos tratando con materiales. Es necesario un préstamo para demostrar que se trata de otros ingresos. ¿Y si se detecta una escasez? En este caso, independientemente de su naturaleza, necesitamos usar la cuenta 94. Todas las escaseces y pérdidas por daños a la propiedad se cancelan.
Desventajas
Consideramos un ejemplo más. El inventario de inventarios se está llevando a cabo. Se reveló que hay una escasez de material que se registró al costo real de adquisición. En este caso, es necesario utilizar la cuenta 94 para débito, mientras que crédito - 10. Además, el segundo incluye no solo el costo real de adquisición, sino también el monto de los costos de transporte y adquisición. Pero debe tener en cuenta que se relacionan con el valor del contrato de las existencias faltantes.
Si solo tiene en cuenta el precio contable (contractual) de las acciones, entonces, en este caso, el débito de enlace 94, el crédito 16. ayudará. Si la última cuenta no se usa debido a ciertos problemas organizativos, en lugar de 16 puede usar 10. En este caso, debe acreditar la cantidad costos de transporte y adquisición. Así de fácil se mantiene el inventario. Por supuesto, inicialmente para los inexpertos puede parecer complicado, pero un poco de práctica, y todas las publicaciones se realizarán sin problemas.
Cualquier escasez o daño que surja debe cancelarse dependiendo de los motivos de su ocurrencia. Esto es muy importante Es necesario proporcionar al jefe de la organización toda la información que confirme qué medidas se han tomado para compensar los daños materiales. Los tribunales de arbitraje, los organismos encargados de hacer cumplir la ley y las respuestas de estas estructuras pueden citarse como ejemplo. En este caso, el débito será de interés para las cuentas 20, 23, 25, 26 (quizás algunas más, según la situación) y el crédito - 94.
Conclusión
Por supuesto, los inventarios son importantes para el funcionamiento de las empresas. Y para evitar robos, pérdidas y daños, debe controlar cuidadosamente la situación. Pero no debe ser demasiado celoso y realizar controles constantemente. Es posible prever un inventario planificado de la ZMP para un año y varios exámenes de superficie más por trimestre. Aunque, por supuesto, todo depende de la empresa, la situación y otros puntos.
Y finalmente, quiero considerar otro matiz importante. Cuando se realiza un inventario de los inventarios en el almacén y se identifican los problemas, se compila una hoja de comparación. Al analizar sus datos, es posible identificar un recálculo por nombres individuales. ¿Por qué ocurre esto? La nueva clasificación es el resultado del hecho de que los mismos nombres de materiales tienen precios diferentes. La razón de esta situación puede ser que cuando los materiales se hicieron de varias materias primas, hubo ciertos retrasos.
Para comprender, considere un pequeño ejemplo. El aceite de secado natural cuesta más que él, hecho de material artificial. Otro ejemplo. Se observa una situación similar para los mismos materiales que tienen el mismo propósito de producción. ¿Por qué diferente? Y tienen diferentes características. Por ejemplo, surgió una necesidad de fabricación, y en lugar de clavos de 100 mm, se utilizaron consumibles de 90 mm. ¡Pero son más baratos! En este caso, surge una diferencia de suma positiva.