La actividad vital de una sola organización, empresa, empresa e incluso el estado es imposible sin un flujo de trabajo racionalizado. Los documentos, así como la necesidad de su movimiento, creación o recibo antes de la devolución, vencimiento o apego al caso, han ingresado firmemente en la vida de una persona desde el momento de la escritura. Conservados desde la antigüedad, confirman la documentación de diversas esferas de la vida de las personas o los asuntos públicos.
Historia del trabajo de oficina en Rusia
Los primeros documentos que registraron la vida del antiguo estado ruso fueron los anales. Narraron sobre los acuerdos que se concluyeron entre Rusia y Bizancio, que reflejan eventos históricos. También las relaciones diplomáticas se observaron en cartas. Además, también hablaron de varios acuerdos, principalmente entre comerciantes. Las cartas, según el propósito, pueden ser judiciales e indicativas.
Todos los documentos fueron escritos en pergamino, que en ese momento se consideraba un material muy costoso. Hasta el final del período de fragmentación feudal de Rusia, era demasiado temprano para hablar sobre el concepto de trabajo de oficina como sistema.
La historia del trabajo de oficina en el estado ruso consta de períodos: prerrevolucionarios, soviéticos y post-soviéticos.
Prerrevolucionario
Papeleo prerrevolucionario desarrollado en los siglos XVI - principios del XX. Esta etapa, a su vez, se divide en varios períodos:
- El trabajo administrativo del orden comenzó a tomar forma después de la formación de un estado ruso centralizado. Se llevó a cabo en cabañas (ordenados, labiales, zemstvo) empleados. El sistema mismo se ha desarrollado en órdenes: instituciones centrales. De ahí el nombre del período. Una característica distintiva del trabajo administrativo administrativo es la aparición de un "personal" separado de personas involucradas en la preparación de proyectos, consultas, organización del almacenamiento de documentos, copia de borradores.
- El flujo de trabajo universitario se desarrolló después de la reforma de la administración central. Las universidades comenzaron a usar libros de registro y archivos organizados. El almacenamiento de documentos de la manera prescrita se organizó primero precisamente durante el período de trabajo de la oficina universitaria.
- Ejecutivo (en el siglo XIX - principios del siglo XX). Fue desarrollado durante la reforma. El nuevo sistema administrativo se basa en los principios de unidad de mando, la ejecución exacta de las órdenes de los ejecutivos, así como la jerarquía, una distribución estricta de las responsabilidades entre los funcionarios de diversos rangos y cargos.
Trabajo clerical soviético
El trabajo de la oficina soviética comenzó a tomar forma a partir de octubre de 1917 y continuó hasta 1991. Durante este período, las autoridades buscaron que este sistema fuera lo más racional posible. Se han realizado intentos para introducir estándares al trabajar con documentos oficiales. Se ha compilado una lista de documentos de gestión típicos en la empresa, que ha establecido el período de almacenamiento para dicha documentación. En los años setenta, se creó especialmente un sistema estatal unificado de trabajo de oficina, que estableció formas uniformes y métodos para trabajar con documentos.
Postsoviético
El trabajo de oficina del período postsoviético se ha desarrollado desde 1991 y se está desarrollando hasta el presente. En los años 90 del siglo XX en la Federación de Rusia comenzó a mejorar el marco legislativo y reglamentario que establece los requisitos de documentación.
Almacenamiento de documentos en la empresa.
En el proceso de actividad de las empresas, instituciones, empresas, hay un gran flujo de documentos, se reciben y crean documentos. Cuando desaparece la necesidad de su uso en las actividades diarias para resolver problemas y problemas actuales, existe la necesidad de la acumulación y preservación de la información. Además, es extremadamente importante garantizar un acceso fácil y rápido a los datos necesarios en cualquier momento, incluso después de unos días, meses o años después de que el papel salga de circulación. Si los archivos no están organizados adecuadamente y no se respetan los plazos, pueden surgir más problemas para encontrar el documento adecuado. Una búsqueda rápida y la aplicación de documentos para su propósito previsto solo es posible con una distribución clara de ellos en grupos, segregación, por ejemplo, en los negocios.
Un libro de referencia de sistematización especial, que determina el procedimiento para la distribución de valores en casos, es la nomenclatura de casos.
Los conceptos de "nomenclatura de asuntos" y "negocios"
La nomenclatura de casos se llama el clasificador más simple de nombres de casos, lo que le permite clasificar rápidamente los documentos para una búsqueda rápida si es necesario, lo que indica la vida útil en la forma prescrita. Tal clasificador es de gran importancia para organizar el buen funcionamiento de una empresa o institución municipal.
Un caso es un documento colocado bajo una cubierta o una combinación de los mismos que se relaciona con un tema específico o tipo de actividad. En los casos, está prohibido duplicar versiones preliminares de valores que se repiten o han perdido importancia, con una vida útil estándar caducada.
Nomenclatura de asuntos: un documento multipropósito que:
- Es la base para colocar documentos en carpetas, buscando los documentos necesarios.
- Indica la indexación de documentos y casos.
- Define la vida útil de los documentos.
- Es un tipo de manual para la primera etapa del examen.
- Es un documento que tiene en cuenta el almacenamiento temporal (hasta diez años).
- Es la base para la formación de inventarios de documentos que se almacenarán de forma permanente y temporal.
- Es un lugar de almacenamiento de actos para la destrucción de los asuntos de una empresa con períodos de almacenamiento vencidos (destrucción de papel).
Tipos de artículos en empresas
Hay tres tipos de nomenclaturas. Una nomenclatura estándar es un documento reglamentario que establece la composición de los casos que se instituyen en el trabajo administrativo de organizaciones del mismo tipo.
La nomenclatura aproximada es de naturaleza consultiva; establece un cierto conjunto de casos (con una indicación de sus índices) que se inician durante el funcionamiento de las organizaciones a las que se aplica la nomenclatura.
El personal de soporte y gestión de documentos de la organización forma una nomenclatura separada de los asuntos de una empresa en particular. El proceso involucra a los jefes de las divisiones estructurales, ya que tienen una idea del desarrollo planificado de la empresa, lo que le permite proporcionar de manera efectiva los tipos de valores que pueden aparecer en la organización en el futuro cercano.
Reglas básicas para almacenar documentación
En el proceso de cualquier empresa se forma una gran cantidad de documentos, varios en términos de valor e importancia representados. Los tipos de valores para los cuales se debe organizar el almacenamiento de documentos en la organización, el procedimiento y los períodos de almacenamiento se reflejan en varios actos legales regulatorios, que pueden relacionarse tanto con la legislación corporativa de una organización individual, la legislación sobre archivo y las leyes contables. Las leyes sobre contabilidad y archivo son igualmente válidas con las regulaciones emitidas por el consejo constituyente o el liderazgo de una organización en particular.
El acto legislativo básico en esta área es la ley "sobre asuntos de archivo en la Federación de Rusia", que entró en vigor en la fecha de publicación - 25 de octubre de 2004.Es este acto legislativo el que regula varios tipos de relaciones en el campo de la gestión de archivos en interés de la población civil del país, la sociedad y el gobierno, así como las relaciones en la organización del almacenamiento de documentos, independientemente de la forma de propiedad de las empresas.
Basado en h.1 Artículo. 17 de la Ley Nº 125-ФЗ, los empresarios, las organizaciones privadas y estatales están obligados a conservar los documentos de archivo durante los períodos de almacenamiento, incluido el papel sobre el personal. Dependiendo del estado de la empresa comercial, se establece el procedimiento para cumplir con la obligación de almacenar valores y el período de almacenamiento de documentos en la organización. Las instituciones comerciales tienen el derecho de terminar el almacenamiento de documentos una vez vencido el tiempo.
Documentos contables
El artículo 17 de la Ley N ° 129-ФЗ establece los períodos generales de almacenamiento de documentos, documentos contables e informes contables. De acuerdo con la ley, la empresa está obligada a garantizar el almacenamiento de documentos contables durante al menos cinco años calendario a partir del primero de enero del año siguiente al de fecha del documento.
Para determinar los términos para tipos específicos de documentos, debe referirse a dicha ley como una lista estándar de períodos de almacenamiento de documentos aprobados por los Archivos Federales el 6 de octubre de 2000. Lo que es importante, las fechas indicadas en la lista no comienzan desde la fecha de la versión final del documento o la publicación oficial del documento, sino desde el primero de enero del próximo año calendario. Sin embargo, si el jefe de la compañía emitió una orden teniendo en cuenta los detalles de la actividad, entonces la vida útil de los documentos se puede aumentar en comparación con el período que establece la lista.
Declaraciones de impuestos y otros documentos de cálculo de impuestos
El período de tiempo durante el cual se requiere que una empresa o una institución municipal mantenga informes de deducción de impuestos se establece en el párrafo 170 de la lista anterior. Entonces, el período de almacenamiento de documentos en la organización, cuando se trata de declaraciones de impuestos para el último año calendario, es de al menos una década, se almacenan trimestralmente durante al menos cinco años calendario posteriores, los períodos mensuales deben almacenarse durante al menos un año calendario; esta información se indica en la lista de períodos de almacenamiento de documentos. En ausencia de informes para el año calendario, otros tipos de declaraciones se mantendrán durante al menos diez años. Por lo tanto, otros tipos de informes deben protegerse durante al menos cinco años calendario. Los informes para un mes calendario en ausencia de informes trimestrales se almacenan de acuerdo con los mismos principios.
Los documentos por los cuales se calculan impuestos y tasas no están definidos en la ley. Sin embargo, el subpárrafo del octavo párrafo del primer artículo 23 del Código Tributario de la Federación Rusa indica que los contribuyentes deben conservar documentos durante cuatro años: registros contables y fiscales, cualquier otro documento que demuestre ganancias, gastos, pagos y retenciones de impuestos y otras tarifas. Lo mismo establece la lista de documentos que indican el período de almacenamiento. Está publicado en los sitios web oficiales del gobierno de la Federación Rusa y Rosarchive.
Duración del almacenamiento de la documentación en la empresa.
La vida útil de los documentos es el período de tiempo definido por la legislación de la Federación de Rusia y los valores seleccionados por el examen, durante el cual deben almacenarse hasta su destrucción.
Como resultado de las actividades de empresas e instituciones, se crean documentos de diferentes significados. Una lista estándar de almacenamiento de documentos permite la destrucción de documentos que ya han completado la tarea. Pero hay quienes no pierden su importancia durante varios años. Y el tercer tipo, contiene información científica o prácticamente significativa. Este tipo tiene una vida útil constante.
Por lo tanto, los períodos de almacenamiento típicos para documentos pueden ser:
- temporal hasta diez años;
- temporal durante diez años;
- permanente
En las divisiones que se dedican al trabajo de referencia, los casos permanecen durante dos años, independientemente del estado del negocio: almacenamiento permanente y temporal (más de diez años). En el archivo de la organización se entregan después de este tiempo.
Independientemente de la forma en que se realice la documentación (en papel o electrónica), los períodos de almacenamiento de documentos no cambian. El valor determinante de la duración de su uso depende de la información contenida en ellos. Este tema es el examen del valor.
Un examen del valor de los documentos es el establecimiento de importancia de la que depende la determinación del período de su ahorro. Se realiza un examen para determinar qué documentos en particular pueden proporcionar mejor al estado, la sociedad, la ciencia y las personas con los datos necesarios. Para los documentos que se han seleccionado para almacenamiento temporal, debe determinar cuánto tiempo en el futuro pueden ser necesarios. También se considera una tarea importante del examen de valores para determinar el período de almacenamiento de la documentación.
Así, se destacaron las siguientes tareas del examen del valor:
- Transfiera para el almacenamiento permanente a los archivos estatales de la Federación Rusa de la documentación que es importante para la política, economía, economía, ciencia, cultura del país, selección preliminar para esto.
- Los documentos que conservan un valor práctico, pero que no representan un valor científico e histórico, se seleccionan para su almacenamiento temporal.
- Aquellos que han perdido su valor y no tienen valor científico son seleccionados para su destrucción.
- Establecimiento de períodos de almacenamiento de documentos, cambiándolos.
Durante el examen, también se verifica la calidad de la organización de la nomenclatura de archivos, archivos y el establecimiento de la vida útil de los documentos.
Formas de organizar el almacenamiento de valores en la empresa
Con el advenimiento de la tecnología electrónica, no hay necesidad de usar todo el edificio para archivos; varias salas serán suficientes si se trata de una gran organización con una historia de diez años. Pero, en cualquier caso, es necesario organizar el almacenamiento de documentos en la organización.
Hay varias opciones para organizar un archivo electrónico:
- Local: una forma de almacenamiento asequible, que consiste en recopilar documentos en una carpeta en una computadora o, si la empresa tiene una red local, crear una carpeta de red especial y configurar los derechos de acceso a la misma. Las desventajas de este método de almacenamiento son la falta de garantías de seguridad, la necesidad de controlar de forma independiente el tiempo de almacenamiento, proporcionar herramientas de visualización (estamos hablando de programas para ver documentos, imágenes, videos, dibujos y otros documentos) y la verificación de firmas electrónicas.
- Archivo electrónico especial: sistemas especializados de gestión de documentos electrónicos o archivos electrónicos. Tales sistemas de almacenamiento no repiten las desventajas anteriores del archivo local. Es decir, el EDMS proporciona visualización, controla el momento del almacenamiento de valores, le permite obtener información sobre la firma electrónica. Menos: el servicio está pagado.
- En la nube, una forma prometedora de almacenar documentos, se pueden almacenar directamente en el servicio en línea y no ocupan espacio en las computadoras de la organización. Los empleados siempre tienen la oportunidad de recurrir a la documentación necesaria, el servicio proporcionará la visualización con las herramientas adecuadas y proporcionará datos en un certificado de seguridad: solo habrá acceso a la red.
La legislación no regula qué método de almacenamiento se debe utilizar. La lista de documentos con las fechas indica sólo el marco de tiempo reglamentario. Solo es importante cumplir con las reglas para la transferencia de documentos, la forma correcta de ejecución y un certificado de firma.