Los valores deben manejarse con cuidado, ya que el deterioro causa muchas consecuencias adversas. Tomará tiempo recuperarse. Para evitar esto, es necesario garantizar el almacenamiento correcto de los documentos en el hogar. Puede usar varios métodos para esto.
Características de almacenamiento
La organización del almacenamiento de documentos en el hogar tiene sus propias características. La seguridad debe tenerse en cuenta. Los documentos deben estar ocultos a la vista y protegidos de daños. Si los niños viven en la casa, entonces los documentos deben colocarse de manera que no sean accesibles para ellos. Puede elegir cajas fuertes para la casa, así como entrepisos, estantes superiores del gabinete.
Tenga en cuenta que el escritorio no es un lugar seguro. Café estropeado debido a café derramado accidentalmente o barril. Pero si se colocan en cajas con una llave o un fondo secreto, esto protegerá contra daños.
¿Dónde guardar documentos en casa? Hay muchas opciones, pero tenga en cuenta que el lugar debe ser accesible para el propietario. A menudo hay situaciones en las que necesita obtener urgentemente algunos documentos. En una emergencia, cada segundo cuenta. Ahora hay elementos interiores funcionales para esto, incluidos escondites especiales. Son estanterías con cajones, libros, cajas fuertes, enchufes, imitaciones.
Ordenar documentos
Los trabajos se pueden dividir de acuerdo con los siguientes criterios:
- Al departamento Habrá recibos almacenados de agua, gas, electricidad.
- Comunicación Esta sección contendrá contratos y recibos por teléfono, televisión e Internet.
- Préstamos Esto incluye contratos y cheques.
- Servicios sociales Si se utilizan los servicios de estas organizaciones, entonces los documentos de ellos deben colocarse por separado.
- Copias Se recomienda hacer copias de documentos por un monto de 5 unidades. es incluso mejor escanearlos.
- Documentos personales. Esto incluye pasaportes, certificados.
- Medicina Es necesario apilar por separado los documentos relacionados con la salud.
- Fotos Deben colocarse en un sobre.
- Instrucciones y garantías. Si es necesario, siempre puede encontrar el papel correcto;
- Documentos raramente usados.
Los documentos de formato pequeño suelen ser de tapa dura. Si se usan con frecuencia, por ejemplo, pasaportes, certificados, debe almacenarlos en una pequeña carpeta con separadores.
Opciones de almacenamiento de documentación
Si hay muchos valores, surge la pregunta, ¿cómo almacenar documentos en casa? Las ideas pueden ser diferentes, lo principal es que todo se mantiene en orden. De lo contrario, pasará mucho tiempo buscando.
Para el almacenamiento, se utilizan cajas fuertes, carpetas, gabinetes. Los documentos deben colocarse en ellos de acuerdo con los criterios necesarios: propósito, fecha o tipo. Por lo tanto, será mucho más fácil encontrar el papel necesario.
Carpetas
Una carpeta para almacenar documentos en casa se considera una excelente opción. Se ajustará a muchos archivos con papeles. La mayoría de estos productos están en formato A4, por lo que son excelentes para almacenar certificados, certificados y contratos.
Para mayor comodidad, puede marcar documentos con inscripciones, por ejemplo, "trabajo", "banco", "vivienda". Por lo tanto, será mucho más fácil encontrar el documento necesario. Puede adjuntar una lista de todo el contenido al primer archivo. Es aconsejable pegar cheques y recibos en hojas A4. Es mejor arreglar una esquina para no estropear el documento.
Maletín
Los documentos se pueden almacenar en casa utilizando una cartera especial. Suele tener muchas ramas. El artículo se puede comprar en la papelería.Estos dispositivos vienen en diferentes diseños, incluidos los clásicos y los originales. Elegir el correcto será fácil.
Un portafolio para almacenar documentos en casa puede contener varios documentos. La desventaja es la imposibilidad de pasar las páginas y la visualización gratuita. Por lo tanto, por conveniencia, es deseable crear inscripciones y notas.
Álbumes de fotos
El almacenamiento de documentos en el hogar es posible en estos dispositivos. Deben tener láminas magnéticas. Por ejemplo, se pueden colocar recibos de pago en ellos para fijar qué pegamento no se requiere. En cada hoja habrá un lugar para las notas, lo cual es muy conveniente.
Sobres
Los bolsillos de papel son excelentes para almacenar documentación que debe archivarse. Esos documentos rara vez se necesitan, pero es demasiado temprano o no para tirarlos. Después de marcar, puede ponerlo en una caja o en un estante.
Puedes hacer sobres tú mismo. Para ello se utilizan papel fuerte, pegamento y accesorios. Resultará práctico si usas tu imaginación y haces el trabajo de manera eficiente. Con este sobre no te preocupes por la integridad del papel.
Cajas
Se utilizan para almacenar muchas cosas, y los documentos no son una excepción. Puede colocar muchos documentos en ellos, solo necesita colocarlos correctamente para encontrar algo que necesita en cualquier momento. Es aconsejable ordenarlos primero en carpetas.
Para guardar pasaportes, diplomas y otros documentos no estándar en tapas duras, es mejor usar un sobre grueso para esto. Ahora hay muchos otros accesorios a la venta, muchos de los cuales incluso están bloqueados. Una caja para almacenar documentos en el hogar también se considera algo conveniente, ya que protege los documentos de libre acceso.
Cajas fuertes
Las cajas fuertes domésticas se consideran los electrodomésticos más confiables. Allí puede colocar libros de trabajo, dinero, sellos. Algunos diseños tienen varias celdas, lo que le permitirá colocar muchos valores.
Al comprar este dispositivo, se debe considerar lo siguiente:
- Volumen, presencia de estanterías, caja registradora.
- Tamaños, peso.
- Vista del castillo.
Hay cajas fuertes con cerraduras electrónicas o de llave, por lo que guardar documentos en casa será seguro. El código debe ingresarse de forma independiente. El costo de las cajas fuertes que se abren con una llave es ligeramente menor. Si muchas personas tendrán acceso al dispositivo, entonces debe elegir con las teclas.
Las cajas fuertes tienen varios estantes que se pueden arreglar a diferentes alturas para facilitar el almacenamiento de carpetas. Algunos accesorios tienen compartimentos internos para sellos. Debe elegir dispositivos con certificados, ya que esto confirma su conformidad con la calidad.
Los siguientes tipos de cajas fuertes están disponibles:
- Usable Se puede usar para el hogar, así como para varias organizaciones.
- Compacto Se utiliza para almacenar formularios, sellos, sellos, llaves, objetos de valor.
- Resistente al fuego. Se utilizan para documentos secretos, se consideran los más seguros, ya que protegen todo el contenido.
- Capaz Se utilizan en grandes empresas donde trabaja mucha gente.
Antes del lanzamiento, se prueba la resistencia de las cajas fuertes. Por lo general, están hechos de sus materiales, lo que protegerá el papel del estrés mecánico. El precio del dispositivo depende de las características técnicas y el grado de protección.
Duración de almacenamiento
Hay documentos que deben almacenarse durante toda la vida. Y algunos se pueden tirar después de unos meses. Los documentos para bienes inmuebles, transporte y otras compras deben almacenarse durante todo el período de propiedad. Los recibos de compra deben dejarse durante 1 año. Las garantías se conservan mientras su período de validez sea válido.
Los cheques sobre el pago de los servicios de abogados, médicos y maestros deben mantenerse durante 3 años. Luego puede hacer copias de ellos y eliminar los originales. En caso de litigio, el papel puede ser útil. Es necesario mantener acuerdos sobre servicios públicos, en Internet, en televisión.Los recibos de facturas de servicios públicos se guardan durante 3-5 años.
Los registros médicos favorables para la familia deben ser accesibles. Los cheques de clínicas privadas deben conservarse durante al menos 2 años. Pueden ser necesarios en litigios y reclamos de seguros. Todos los documentos deben colocarse en lugares seguros, ordenados periódicamente y eliminar todos los innecesarios. Solo entonces todo estará en orden con los valores.
Recomendaciones
Cada ubicación de almacenamiento de documentos tiene sus ventajas y desventajas. Para garantizar que todos los documentos estén en orden, se deben considerar las siguientes reglas:
- Para no estropear los documentos, deben almacenarse lejos del agua y del sol.
- Es recomendable crear una carpeta con fotocopias de valores y transferirla a familiares u otras personas confiables. También es necesario dejar documentos en formato electrónico en una unidad flash. Esto le permitirá restaurar rápidamente los originales en caso de daños.
- No es necesario guardar una tarjeta para pacientes ambulatorios en casa, ya que esto se considera una violación de la ley de la Federación Rusa. La reconocen como documento legal, la dejan en el registro del hospital.
- Dado que los cheques se desvanecen con el tiempo, es recomendable fotocopiarlos para compras grandes.
- No es deseable mantener anuncios innecesarios, periódicos, tarjetas de visita en casa. Los papeles deben clasificarse de inmediato y colocarse en lugares seguros.
- Para que la documentación esté en orden, deben ser auditados anualmente. Todo lo innecesario debe descartarse, y el resto debe colocarse para su posterior almacenamiento.
Puede almacenar documentos en casa de muchas maneras. De todos los disponibles, sin duda será posible elegir el más adecuado. Es importante recordar no solo la seguridad, sino también la disponibilidad de valores. Si los coloca correctamente, siempre tendrá a mano el documento correcto.