Muchos de los que interactúan constantemente con la gestión de documentos electrónicos probablemente se han encontrado con un concepto como la firma electrónica. Sin embargo, para la mayoría de las personas este término sigue siendo desconocido, pero aquellos que lograron probar esta herramienta no quedaron decepcionados. En términos simples, una firma electrónica es un análogo de una firma manuscrita. A menudo, este método se utiliza cuando se trabaja con documentos electrónicos, independientemente del campo de actividad. Echemos un vistazo más de cerca a qué es, para qué se utiliza y cómo obtener una clave de firma electrónica.
¿Para qué sirve una firma electrónica?
Las personas que aún no han tenido tiempo de familiarizarse con esta herramienta tienen preguntas lógicas sobre por qué, en general, necesitan un EDS, cuando simplemente puede imprimir un documento en una impresora, endosarlo y poner la impresión habitual.
Por lo tanto, hay una serie de razones por las cuales una firma electrónica es más valiosa que una real. Consideremos con más detalle:
1. Gestión electrónica de documentos. En el contexto de la informatización moderna, no hay necesidad de guardar documentos en papel, como se hizo antes. Ahora todas las organizaciones estatales reconocen la fuerza legal y la conveniencia de los documentos electrónicos por varias razones:
- no ocupan espacio;
- almacenado de forma segura;
- El proceso de intercambio de información se simplifica enormemente, etc.
En la circulación de documentos entre empresas, la firma electrónica no tiene ningún análogo, ya que resuelve completamente el problema de los viajes con el objetivo de firmar la documentación en las filiales. El acceso desde la computadora a los documentos de las empresas combinadas está garantizado por la firma electrónica, que es una garantía de autenticidad, y también facilita la comunicación de los gerentes.
2. Informes. La documentación, respaldada por una firma electrónica, tiene fuerza legal, lo que significa que no necesita enviar un servicio de mensajería o entregar documentos usted mismo, solo necesita abrir el documento con un informe, corregir el EDS y enviarlo al destinatario por correo electrónico. Todas las acciones tomarán solo unos minutos.
3. Servicios gubernamentales. La principal ventaja es que no necesita pasar tiempo en largas filas. Una persona puede simplemente ingresar una firma electrónica en una tarjeta electrónica universal (UEC), que ya tiene todos los datos importantes.
4. Ofertas en línea. En esta situación, el EDS garantiza que una persona real participa en la subasta, que tiene la obligación material de incumplimiento de los términos del contrato.
5. El tribunal arbitral. Los documentos electrónicos respaldados por documentos electrónicos se reconocen como evidencia completa.
6. Transferencia de documentación. Esta opción es especialmente útil para las personas jurídicas, porque otorga el derecho a:
- Introducir informes electrónicos en la empresa, llevando a cabo el intercambio de documentos entre departamentos, estructuras y otras ciudades.
- Elaborar y firmar acuerdos legales con socios de otras ciudades y países.
- Proporcionar evidencia en procedimientos electrónicos en el juicio, sin presencia personal.
- Enviar informes a organismos gubernamentales sin salir de la oficina.
- Recibir servicios del estado, confirmando el derecho a ellos con un documento electrónico.
Los jefes de las organizaciones con un sistema integrado de gestión de documentos electrónicos eliminarán para siempre las preguntas relacionadas con el procesamiento y la conservación de carpetas con documentos importantes.¿Está pensando en cómo obtener un certificado de clave de firma electrónica ahora? Encontrará la respuesta a esta y muchas otras preguntas relevantes a continuación.
Como funciona
Un tipo calificado de clave electrónica es el más común, ya que el principio de su funcionamiento es extremadamente simple: la firma digital se registra en la Autoridad de Certificación, donde se almacena su copia electrónica.
¿No está seguro de cómo obtener un certificado de clave de verificación de firma digital? Se envía una copia a los socios y la empresa propietaria tiene acceso al certificado de clave original.
Después de recibir la clave electrónica, el propietario instala un programa especial en la computadora que genera una firma, que es un bloque con los siguientes datos:
- Fecha de firma del documento.
- Información sobre la persona que ha firmado.
- Identificador de clave.
Después de recibir la documentación, los socios deben recibir un certificado calificado de una clave de verificación de firma electrónica para el proceso de descifrado, es decir, la autenticación. El certificado de firma digital es válido por un año y almacena la siguiente información:
- Matrícula
- Fecha de caducidad.
- Información sobre el registro en la Autoridad de Certificación (CA).
- Información sobre el usuario y la CA donde se fabricó.
- Lista de industrias donde puede usar.
- Autenticidad garantizada
Es casi imposible falsificar una firma digital, por esta razón no es realista asegurarla contra el fraude. Todos los procesos que utilizan claves se llevan a cabo exclusivamente dentro del programa, cuya interfaz original ayuda en la implementación de la gestión electrónica de documentos.
El procedimiento para obtener EDS. Instrucciones paso a paso
Habiendo estudiado todas las ventajas de EDS, decidió obtenerlo. Genial Pero aquí surge la pregunta, ¿cómo obtener una clave de firma electrónica? La respuesta está en las instrucciones detalladas paso a paso a continuación.
- La elección del tipo de firma digital.
- Selección de una organización certificadora.
- Solicitud de producción de firmas electrónicas.
- Pago mediante factura una vez confirmada la solicitud.
- Preparación de un conjunto de documentos.
- Obtención de una firma digital. Se requiere que venga al centro de certificación con los documentos originales (o fotocopias certificadas por un notario) que se requieren para la firma digital, con un recibo para el pago de la factura, además, las entidades legales y los empresarios individuales deben tener un sello con ellos.
El proceso de obtención por sí solo es muy simple, sin embargo, en algunas situaciones, se puede rechazar la recepción de una firma electrónica, por ejemplo, se indican datos erróneos en la solicitud o se proporciona un paquete de documentos incompleto. En tales casos, se deben corregir los errores y volver a aplicar la aplicación.
A continuación, consideramos cada elemento con más detalle.
Paso 1. Elegir el tipo de EDS
¿No está seguro de cómo obtener una clave de firma electrónica no calificada? En primer lugar, debe comprender los tipos de firmas digitales, que, de acuerdo con la ley federal, son varias:
- Simple Contiene información sobre el titular de la firma para que el destinatario de la documentación pueda entender quién es el remitente. Tal firma no tiene protección contra las falsificaciones.
- Reforzado También se divide en subespecies:
- No calificado: contiene datos no solo sobre el remitente, sino también sobre las modificaciones realizadas después de la firma.
- Calificado: el tipo de firma más confiable. Ella tiene una alta protección, y también posee fuerza legal, el 100% corresponde a la firma a mano. Una firma calificada se emite exclusivamente en organizaciones acreditadas por el FSB.
La mayoría de los clientes completan una solicitud para una firma calificada, lo cual es comprensible, ya que los estafadores de varias categorías buscan firmas electrónicas, así como otras claves que brindan acceso a información personal y transacciones relacionadas con las finanzas.
Paso 2. Autoridad de certificación
¿No está seguro de dónde obtener su clave de firma digital? En el centro de certificación, es una institución dedicada a la fabricación y emisión de firmas digitales electrónicas. Ahora en Rusia hay más de cien centros de este tipo.
Paso 3. Solicitud
Después de elegir el tipo de firma y la organización de certificación, es hora de presentar una solicitud. ¿No está seguro de cómo obtener una clave de firma electrónica? Puede completar una solicitud de diferentes maneras: en persona en la oficina de representación de la compañía o llenándola en el sitio web. Al enviar una solicitud en línea, los documentos se envían a la CA por correo o mensajería, con una visita personal se transmiten junto con la aplicación.
Una aplicación en línea le permitirá ahorrar tiempo personal, además, contiene una cantidad mínima de información: iniciales, número de teléfono para la comunicación y dirección de correo electrónico. Después de enviar dentro de una hora, un empleado del centro de certificación hará una llamada al teléfono para aclarar los datos ingresados. Durante la conversación, podrá responder todas sus preguntas y asesorar sobre los tipos de firmas digitales electrónicas.
Paso 4. Pago
¿No está seguro de cómo obtener una clave de firma electrónica? Primero debe pagar la factura, esto se hace antes de recibir el EDS. Inmediatamente después de confirmar la solicitud y acordar los matices con el cliente, se emite una factura a su nombre. El costo de una firma digital varía, dependiendo de la organización elegida, el área de residencia y el tipo de firma. El costo incluye:
- Generación de un certificado de clave de firma.
- El software que se requiere para generar una firma y enviar documentación.
- Soporte tecnico.
El costo de una firma digital comienza en 1,500 rublos, el promedio varía de 5 a 7 mil rublos. Al ordenar una gran cantidad de firmas, por ejemplo, para toda la organización, el costo mínimo puede ser menor.
Paso 5. Preparación de la documentación.
¿No está seguro de cómo obtener una clave de firma electrónica para una IP? La lista de documentos para diferentes categorías de ciudadanos varía significativamente: un individuo, una entidad legal o un empresario individual, por lo tanto, analizaremos el paquete de documentos necesarios para obtener un EDS por separado para cada grupo.
Personas jurídicas
- Pasaporte original del CEO.
- Fotocopia de 2 y 3 páginas en 1 copia.
- Certificado de OGRN.
- Documentos sobre el establecimiento de la organización (Carta o acuerdo constitutivo).
- INN
- SNILS
- Solicitud de fabricación de firma digital electrónica.
- Extracto del registro estatal unificado de entidades jurídicas (el formulario debe contener necesariamente el sello del Servicio de Impuestos Federales, así como la firma, apellido y cargo del empleado del departamento)
Emprendedores individuales
Para recibir una clave de firma electrónica para un impuesto, un empresario individual debe proporcionar el siguiente conjunto de documentos:
- Pasaporte original
- Una copia de las hojas 2 y 3 en el pasaporte - 1 copia.
- Una fotocopia del documento sobre el registro estatal de un individuo como copia IP - 1.
- SNILS
- Una fotocopia del documento de registro de impuestos - 1 copia.
- Extracto del USRIP certificado por un notario público (el plazo para la emisión no debe exceder los 30 días).
- Solicitud de fabricación de firma digital electrónica.
- Solicitud de adhesión a las Reglas de la Autoridad de Certificación.
- Consentimiento para el procesamiento de la información personal del solicitante.
Si hay un poder notarial y un pasaporte, la firma digital de un empresario individual puede ser tomada por su representante autorizado.
Individuos
¿Cómo obtener una clave de firma electrónica para una persona fiscal? En primer lugar, se deben preparar los siguientes documentos:
- Pasaporte de un ciudadano.
- INN
- SNILS
- Solicitud de producción de firmas electrónicas.
Paso 6. Obtención de una firma digital: etapa final
Y finalmente, llegamos a la última pregunta: ¿dónde obtener la clave de firma electrónica para los servicios públicos y otros servicios? Esto se puede hacer en puntos de distribución especiales ubicados en toda Rusia. La información detallada sobre los centros de certificación se encuentra en el sitio web oficial de la organización, en una sección especial.En general, el período para obtener una firma digital no supera los tres días.
Posible retraso por parte del solicitante, debido al retraso en el pago de la factura o errores en la documentación.
Importante! ¡preste mucha atención al extracto del registro estatal unificado de personas jurídicas e individuos, ya que el proceso de preparación del documento lleva 5 días hábiles!
Ahora ya sabe dónde y cómo obtener la clave de firma electrónica. El proceso de registro es bastante simple, y con la preparación adecuada tomará muy poco tiempo.
