El proceso de formar una reserva de personal en condiciones modernas es un procedimiento muy importante, que permite no solo resolver rápidamente el problema de reemplazar a un empleado durante su ausencia, sino también capacitar adecuadamente a uno nuevo, que puede ser adecuado para ocupar un puesto calificado. Consideremos con más detalle el proceso de formación de una reserva de personal.
El concepto
En virtud de la reserva de personal, debe entenderse una lista de personas que pueden realizar las funciones y tareas de especialistas en una determinada posición de un rango superior debido a sus habilidades, conocimientos y habilidades.
Para ingresar a la reserva, el empleado debe tener un alto conocimiento y ambiciones para el avance profesional. Dicha promoción debe entenderse como ocupar puestos directivos, lo que requiere que el candidato de la reserva cumpla con ciertos requisitos y características.
Valor de reserva de personal
El nombramiento de una reserva de personal se establece en la legislación a nivel federal. Entonces, por ejemplo, la orden del Gobierno de la Federación de Rusia "Sobre la aprobación del programa federal" Capacitación y reciclaje de la reserva de personal gerencial "" se refiere a la necesidad de capacitar a gerentes calificados para todas las áreas, especialmente los organismos estatales, lo que está asociado con los cambios socioeconómicos que tienen lugar en el estado. Después de la adopción de este documento, se agregaron algunos proyectos de ley más que determinaron y complementaron el proceso de creación de reservas de personal en estructuras y organismos estatales. Dichas órdenes fueron desarrolladas por muchos ministerios (Ministerio del Interior, Ministerio de Agricultura, Ministerio de Transporte, Roskomnadzor, etc.)
El valor de la reserva de personal también es ambiguo para organizaciones específicas que tienen la intención de trabajar durante mucho tiempo y tienen perspectivas de crecimiento, se encargan de reducir los riesgos de personal, especialmente en puestos gerenciales.
Objetivos de reserva de personal
Los objetivos de crear una reserva son los siguientes:
- pronta solución de problemas asociados con la partida de gerentes clave;
- ahorros significativos en costos financieros y de tiempo para la búsqueda, selección y capacitación de personal;
- crecimiento profesional de empleados;
- aumentar la lealtad de los empleados y la motivación para trabajar (incluida la falta de miedo entre los "reservistas" de la dificultad de cumplir con sus deberes futuros y tareas asignadas repentinamente);
- la formación de empleados que comprendan su propio valor para el empleador;
- capacitar especialistas para futuros cambios en la organización;
- la capacidad de "pulir" a su personal, que cumplirá con los requisitos de su organización;
- reducción en la rotación de personal;
- retención de personal prometedor en la empresa.
El proceso de formar una reserva de personal es bastante complicado. Requiere la participación no solo del jefe de la empresa y del servicio de personal, sino también de otros especialistas (abogados, psicólogos, el sindicato, etc.). A este respecto, los problemas de la reserva de personal se resuelven, por regla general, colectivamente con la ayuda de un organismo (o comisión) especial.
Tareas principales
La formación de una reserva de personal tiene como objetivo resolver los siguientes problemas:
- identificación del potencial existente entre los trabajadores;
- la posibilidad de ocupar vacantes vacantes;
- continuidad del proceso de producción y su efectividad.
Documentos clave
La composición de dicha disposición sobre la formación de una reserva de personal debe incluir las siguientes secciones:
- metas y objetivos de la reserva de personal;
- principios de creación;
- una lista de puestos para los cuales se forma la reserva de personal;
- orden de formación;
- criterios de selección para candidatos;
- programa de entrenamiento;
- criterios para la deducción de la reserva;
- análisis de reserva de eficiencia laboral.
Esta disposición también puede contener información sobre muestras de documentos que deben emitirse en el proceso de trabajo con la reserva.
Tipos de reserva de personal
Los candidatos deben cumplir plenamente con los requisitos para el puesto para el que se ponen en reserva. Sin embargo, esto incluye a aquellos que tienen un alto potencial para un mayor avance profesional, pero que tienen menos experiencia o están insuficientemente preparados. Como regla, se seleccionan 2 candidatos para cada puesto.
Por tipo de actividad, se asignan una reserva de desarrollo y una reserva de funcionamiento. En otras palabras, el reservista puede elegir entre dos direcciones profesionales: profesional y gerencial.
Al momento de la designación, se forma un grupo de candidatos actualmente nominados para un puesto superior y un grupo de candidatos para los próximos uno o tres años en la reserva de personal.
La reserva de personal puede ser interna y externa. Crear uno interno es un proceso más estudiado que requiere menos gastos financieros. Tal reserva se usa más a menudo en la práctica.
La reserva externa implica la participación de candidatos externos.
Principios
La gestión de reservas de personal de la empresa se basa en ciertos principios. Considere los principios básicos de la formación de reserva de personal:
- el principio de relevancia: significa que la necesidad de ocupar un puesto debe ser válida hoy;
- principio de cumplimiento: significa que el candidato debe cumplir con los requisitos para el puesto;
- El principio de prospectividad.
Como se forma
El sistema actual de formación de la reserva de personal es un trabajo minucioso para identificar a los empleados prometedores (o su contratación) como los más adecuados y que cumplen con los requisitos de los puestos de liderazgo.
El sistema tiene ciertas reglas. El orden de formación es el siguiente:
- formar un cuerpo que se ocupe de estos problemas;
- desarrollar regulaciones internas, es decir, un documento en el que sea necesario reflejar todos los procedimientos para crear una reserva;
- crear mecanismos para implementar las reglas desarrolladas.
La creación correcta de dicho sistema es la clave del éxito de optimizar el número de empleados en una empresa.
Esquema de formación por fases
Considere las etapas de formación de la reserva de personal, que sugieren una cierta secuencia de etapas:
- Análisis de la situación actual:
- evaluación de la necesidad de nuevos gerentes o especialistas para los próximos 1-3 años;
- compilar una lista de publicaciones de la nueva reserva;
- determinar la disponibilidad de especialistas existentes para reemplazar;
- especificación de la lista de especialistas;
- análisis del efecto de la reserva que se creó anteriormente.
La selección de los candidatos necesarios para su inclusión en la reserva se realiza en las siguientes etapas:
- análisis de datos de cuestionarios por empleados;
- realizar una entrevista;
- monitorear el comportamiento de los empleados en sus relaciones con otros colegas;
- evaluación de los indicadores de desempeño que caracterizan su actividad laboral, así como los resultados de sus tareas específicas;
- certificación de un empleado;
- identificación del cumplimiento de las cualidades identificadas con los requisitos del puesto;
- comparación de resultados para diferentes candidatos;
- compilar una lista de la nueva reserva con una lista de candidatos para el puesto.
Esta lista tiene sus propias características:
- una persona a la vez puede aparecer en varias secciones: para el futuro cercano y distante, así como para diferentes opciones de puestos;
- recopilar la cantidad máxima de información sobre el candidato, por ejemplo, datos personales, resultados de certificación, evaluación potencial, revisiones de colegas, etc.
- haciendo recomendaciones sobre el programa de educación continua.
La lista así obtenida es aprobada por el jefe de la organización.
El trabajo adicional se estructura de la siguiente manera:
- revisar la lista de candidatos de vez en cuando;
- reposición de la lista si es necesario;
- exclusión de la lista de empleados que han dejado de cumplir los requisitos;
- ajuste de los programas de desarrollo del personal;
- análisis de la efectividad del uso del registro, pronósticos y cambios.
Proceso de evaluación de personal
Los principales tipos de evaluación del personal:
- sistemática, que se lleva a cabo definiendo claramente todos los signos de evaluación (proceso, frecuencia, criterios, métodos de medición);
- no sistemático
Los principales procedimientos de evaluación son los siguientes:
- preparación de la evaluación: implica la recopilación de información preliminar;
- evaluar directamente al empleado mediante la creación de grupos de expertos que evalúan el nivel de conocimiento, habilidades, habilidades y resultados del trabajo del empleado;
- etapa de la evaluación, que incluye una reunión de la comisión en el siguiente orden: invitación del empleado y su líder, consideración de materiales, escucha de interlocutores, discusión de los resultados, formación de una conclusión, elaboración de un protocolo;
- etapa de toma de decisiones, después de la cual se forma una conclusión teniendo en cuenta las conclusiones y propuestas de la comisión; en la misma etapa, se hacen recomendaciones sobre la necesidad de promover a un empleado a un puesto más alto.
¿Cómo se celebra la competencia?
Por separado, deberíamos hablar sobre celebrar una competencia en la reserva de personal. El procedimiento para este procedimiento también está claramente regulado por los documentos internos de la empresa. Para llevar a cabo dicho procedimiento, se forman comisiones especiales de licitación en la organización:
- para llevar a cabo una competencia por ocupar un puesto vacante;
- para realizar un concurso de formación de reserva.
El procedimiento de licitación solo puede iniciarse si hay al menos dos candidatos para la reserva de personal. De lo contrario, la competencia se considera fallida.
Las principales etapas de la competencia:
- presentar una nota del jefe de la unidad al presidente del comité de licitación;
- preparación de todos los documentos necesarios para la competencia;
- 20 días antes de la competencia se publica un anuncio al respecto;
- se reciben documentos de los solicitantes;
- se levanta el acta de la reunión de la comisión competitiva;
- realizar una prueba competitiva probando a los participantes, así como emitir una tarea competitiva;
- evaluación de solicitantes en el concurso;
- se realiza la selección del concursante;
- Todos los documentos necesarios se redactan para su adopción.
Características del servicio civil estatal.
Para facilitar el desarrollo del sistema de servicio civil, así como para mejorar el procedimiento para la formación y el uso efectivo de la reserva de personal directivo, se forma una Comisión bajo el Presidente de la Federación de Rusia sobre temas de servicio público y reserva de personal directivo.
La planificación y la formación de la reserva de personal del servicio civil del estado generalmente toma de uno a tres años. El tiempo dedicado a la reserva de personal de especialistas individuales también es un promedio de tres años, pero con planes a largo plazo para la organización, puede llegar a cinco años.
Independientemente del momento de la implementación del proyecto de "reserva" y las capacidades financieras de la organización, el trabajo con la reserva de personal debe realizarse entre las partes interesadas de forma abierta (la información debe estar disponible para los empleados), este entorno debe ser competitivo (se deben seleccionar varios candidatos para un puesto de liderazgo).
Los resultados de la actividad profesional son un criterio de selección muy importante, ya que no solo puede juzgar la efectividad del candidato, sino también evaluar los beneficios de colocarlo en la reserva. Tal estímulo intangible de un especialista como la inclusión en la reserva de personal servirá como un buen ejemplo para otros empleados y los motivará a obtener altos resultados laborales.
Este conjunto de requisitos no es exhaustivo y puede formarse dependiendo de las necesidades de la organización en el presente y en el futuro, en el nivel de rotación del personal, así como en las características sociales, de edad y otras características del personal. Es importante comprender que la selección de ajuste excesivo puede discriminar a los empleados.
Para gestionar la reserva de personal, generalmente se emiten actos especiales de regulación interna y locales. Por ejemplo, una disposición sobre la formación de una reserva de personal o una disposición sobre el trabajo con una reserva de personal. En una etapa temprana de la implementación de este proyecto, se pretende consolidar un documento similar:
- procedimiento de formación de reserva;
- tareas que se resuelven creando una reserva;
- deberes y responsabilidades de los funcionarios de formación de reservas;
- orden y sistema de trabajo;
- reposición de la reserva y cambios en su composición;
- sistema de informes sobre el trabajo del personal y el procedimiento para mantener estos informes.
Dicho documento enfatizará la importancia del trabajo, la seriedad de las intenciones de la gerencia y la actitud atenta hacia los empleados.
Junto con la regulación sobre la formación de la reserva de personal, se compila una lista de los puestos de la reserva de personal de la administración pública estatal, que, entre otras cosas, determina el número de candidatos para el puesto de reserva. En la mayoría de las organizaciones, existen programas para el desarrollo de una reserva de personal, retención de personal, así como listas de reserva en caso de llenar vacantes. Debe recordarse que los empleados alistados en la reserva de personal no solo deben ser conscientes de esto, sino que también deben presentar claramente sus perspectivas y requisitos que se les presentarán en caso de una promoción real.
La capacitación de "reservistas" puede tomar la forma de capacitación avanzada, obtener una segunda educación superior, tomar cursos o pasantías. Una buena adición son las reuniones de intercambio de experiencias, donde los empleados compartirán sus conocimientos e impresiones.
Al mismo tiempo, es necesario prestar atención al hecho de que la espera de devoluciones de especialistas reservados y capacitados para un determinado puesto no tiene sentido si el trabajo con la reserva de personal no está relacionado con la estrategia de la organización, no está respaldado por toda la cultura corporativa, si las pruebas intermedias y el análisis de rotación del personal no se llevan a cabo entre los empleados baja lealtad, falta de voluntad de aprender. Pero si todo es diferente, la reserva de personal seguramente se convertirá en un buen factor de motivación tanto para los empleados como para la organización misma.
De acuerdo con la legislación actual, se proporciona un trabajo permanente con una reserva, cuyo propósito es preparar un cambio digno para los empleados líderes y garantizar la continuidad de las generaciones. Las formas y los métodos de trabajo con la reserva están determinados por el jefe de la organización o su unidad estructural y los requisitos del puesto.
Conclusión
Por lo tanto, la creación de una reserva de personal en la empresa tiene el objetivo de actualizar el equipo directivo y los especialistas existentes a expensas de nuestros propios empleados y atraídos. Ingresar a esta reserva requiere que el candidato tenga cualidades especiales, conocimiento, experiencia, habilidades, y también presupone la posibilidad de su entrenamiento y entrenamiento adicional al nivel requerido. La lista de publicaciones y requisitos para ellos en la organización se determinan individualmente dentro de ella.