Antes de compilar un mensaje, debe recordar cómo difiere la etiqueta de una carta comercial y una carta personal. Lo más importante es observar el nivel de confianza en la presentación del tema elegido. Es más probable que el destinatario esté imbuido de este o aquel problema y tratará de involucrarse en la resolución de las preguntas planteadas si siente una comunicación en vivo en las líneas de la carta. Es por eso que aquellos que conocen la etiqueta moderna de la escritura comercial no incluyen en el texto tales anacronismos, tales como "proceder del hecho", "deberías" o aún más olvidado "por la presente te informo".
Características destacadas
Se ha preservado la orientación comercial y la claridad clara de la meta, la consistencia en la declaración de hechos, los detalles de las propuestas y solicitudes y el contenido de información de los mensajes sobre acciones y hechos. Las cartas comerciales comenzaron a compilarse de una manera más relajada, sin embargo, no adquirieron expresiones emocionales abiertas, epítetos y comparaciones de las características de la correspondencia personal; la antigua etiqueta de la escritura comercial todavía prevalece aquí. Y solo porque el propósito de dicho mensaje es, como antes, presentar una propuesta, a la que necesariamente debe seguir una respuesta específica, la influencia del autor de una carta comercial debe ser muy grande, ya que motiva al destinatario a acciones de una naturaleza específica. Además, el texto se compila de tal manera que el punto de vista del autor no representa su propia actitud ante el problema, sino intereses mutuamente beneficiosos en su solución.
La etiqueta de una carta comercial prescribe no usar el pronombre "I", como es habitual en la correspondencia personal, pero el énfasis en otro pronombre - "usted" también es apropiado aquí. Si un mensaje comercial se escribe sin errores, se imprime con precisión, el texto se coloca de acuerdo con todas las reglas y requisitos existentes, y por lo tanto no solo es fácil de leer, sino también con gusto, la correspondencia ciertamente tendrá una continuación. Aunque hoy en día a menudo es necesario descifrar frases caprichosas y retorcidas, buscando el sujeto y el predicado para llegar al fondo de su significado. Las reglas de la escritura comercial están cambiando muy rápidamente ahora. Qué buen tono era escribir a mano. Entonces fue posible estar seguro de que el mensaje no se hizo bajo copia al carbón. Cuánta personalidad se podía ver en este mensaje, y siempre se agregaba respeto a la relación entre el destinatario y el autor. Es una pena que esta costumbre esté completamente desactualizada, y casi todas las cartas se han convertido en electrónicas.
Reglas modernas
Una carta comercial, una muestra de la cual se presentará a continuación, representa la correspondencia con un acto civilizado moderno. Hoy, no hay reglas menos diversas que deben seguirse. Aunque, en comparación con el idioma oficial que existía en el país hace cincuenta años, estas reglas parecen más bien matices o sutilezas especiales. En primer lugar, como lo dictan las reglas de la escritura comercial, debe usar un saludo en la dirección personal de su destinatario antes de que comience el texto. Aunque las corporaciones y cualquier organización no tan pequeña ahora tienen una conexión interna del formato ISQ, donde la respuesta sigue a la pregunta, la pregunta después de la respuesta y en esta correspondencia rápida, el direccionamiento por nombre no es necesario siempre. Sin embargo, la ejecución correcta de una carta comercial implica un enfoque individual y, por lo tanto, es necesaria una apelación personal.
El tema de la carta en la correspondencia moderna generalmente se coloca en un campo separado, y debe completarse adecuadamente, es decir, de acuerdo con el contenido.Formule correctamente el tema de la carta: obtenga la mitad del éxito, porque esto es lo primero que ve el destinatario. La redacción exacta lo ayudará a sintonizar de la manera correcta y a percibir la información recibida de manera rápida y completa. Y definitivamente debe informar al destinatario sobre la recepción de su respuesta: este es un buen tono, que muestra respeto a sus colegas y socios, esto se hizo hace ciento doscientos años, y luego no tenía prisa por vivir y sabía exactamente cómo escribir una carta comercial. Hoy debe responder el mensaje rápidamente, lo que ayuda al correo electrónico: la comunicación se realiza muy rápidamente. Si no puede responder de inmediato, aún necesita enviar un mensaje sobre la recepción de la respuesta, donde indica la hora de la próxima sesión de comunicación.
Hora y lugar
Debe recordarse que psicológicamente, el límite de la respuesta en el tiempo en su valor crítico es cuarenta y ocho horas. Esto es si no hay función de contestador automático. Cuando han pasado dos días, el destinatario ya está seguro de que su carta quedó desatendida o, en el mejor de los casos, se perdió. Las reglas de la carta comercial contienen este punto: nunca demore la respuesta, porque esta es una pérdida indispensable del cliente, y el socio comenzará a preocuparse y pensar en romper todo tipo de relaciones. En cualquier caso, esta es una violación grave de la ética de la correspondencia comercial. Si necesita enviar la misma información, simplemente puede expandir la lista de correo. Poner todas las direcciones en un campo "a" reduce en gran medida el tiempo de entrega, y se mantiene la transparencia en las asociaciones: cada persona que recibe la carta ve la lista formada.
Una gran promesa para continuar las asociaciones es la cortés frase "gracias de antemano". Como está escrito en una carta comercial y en qué parte se coloca, cada uno decide por sí mismo. Por supuesto, el destinatario debería verlo después de que la información ya haya sido adquirida y el impulso de actuar. Al final de la carta, frente al bloque de contactos, se encuentra el mejor lugar para esta frase. Por cierto, sobre la información de contacto: debe estar en cada letra, no solo en la primera. Los números de teléfono, la posición y todo lo demás del autor no pueden verse obligados a mirar. Hacer una carta comercial no depende de la duración de la correspondencia. Las reglas siempre deben seguirse. Y para no adivinar si el destinatario recibió la carta, hay una función de solicitud. Solo en este caso puede estar seguro de que se lee. El historial de correspondencia debe conservarse, no puede escribir una respuesta con un nuevo mensaje. Sin embargo, al enviar toda la cinta de comunicación para resolver un problema en particular, es necesario recordar no solo la subordinación, sino también la confidencialidad. Si la información personal está presente en la correspondencia, debe ser eliminada antes de ser leída por terceros.
La primera opción e introducción.
¿Cómo escribir una carta comercial para que el destinatario se interese de inmediato en este mensaje y su interés no se desvanezca hasta el final de la lectura? Hay tres puntos que son casi mágicos para quienes los usan. En primer lugar, este es un tema que una persona ve antes de abrir un correo electrónico. Depende de ella si esto ocurrirá, si el destinatario quiere familiarizarse con el mensaje. El segundo punto es la primera frase introductoria, que establece la persona para leer. Y, por supuesto, el final es importante. La frase "gracias de antemano" funciona muy bien. Como está escrito en una carta comercial, el final es el momento más importante, hay una gran cantidad de opciones para las frases finales, lo principal es elegir el tono correcto. Del democrático "¿Qué dices?" al funcionario "¿Cuál será su opinión sobre este tema?"
Ahora intentemos analizar en detalle la carta de muestra comercial.
Opcion 1
Asunto: Carta comercial
Fecha: 02 de junio, viernes
De: Ivan Petrov
Para: Anna Sidorova
Hola hola
Te invitamos a una entrevista con los empleadores el 12 de junio a las 14.00. Como habrá otros solicitantes y los empleadores han planeado celebrar una reunión por solo dos horas, es mejor no llegar tarde.
Saludos
Ivan Petrov.
La segunda opción y epílogo
Asunto: carta comercial. Encuentro con empleadores
Fecha: 02 de junio, viernes
De: Ivan Petrov
Para: Anna Sidorova
Hola hola
Revisamos cuidadosamente su currículum vitae y lo invitamos a una entrevista con los empleadores el 12 de junio a las 14.00. Dado que otros solicitantes también serán entrevistados y los empleadores planean celebrar una reunión por solo dos horas, es mejor no llegar tarde. Y por favor, especifique en la respuesta si vendrá, y también avise con anticipación si no puede visitarnos en este momento.
Saludos
Ivan Petrov.
Aquí hay una carta comercial típica sobre una reunión, y de acuerdo con las dos opciones presentadas, inmediatamente queda claro cuál de ellas es más efectiva. En la segunda variante, la atención del destinatario se dirige al tema de la carta, e inmediatamente comprende lo que se discutirá. Además, encontrará fácilmente esta carta en diez días, en el momento de la reunión, simplemente mirando el tema, incluso si recibe entre cincuenta y cien cartas diarias. El sujeto identifica perfectamente el mensaje. Es decir, esta carta es precisamente sobre la reunión, y no sobre documentos, no sobre pagos, no sobre clientes y similares, todo está claramente indicado. La frase introductoria especifica ligeramente la situación, agregando respeto mutuo a los interlocutores: el primero respetó y escribió "cuidadosamente considerado", más el resultado, una entrevista, y el segundo debería estar agradecido por esto. También contiene el motivo de la carta. La última frase obliga al destinatario a escribir una respuesta.
Posición comercial
Las reglas generales para escribir cartas comerciales se aplican a cualquier correspondencia, ya sea una carta en la que se negocia una reunión o esta es una carta de rechazo a un socio fallido. La estructura es casi siempre la misma, simplemente se puede recordar, pero el contenido caracteriza al autor y, en su persona, a la empresa que representa como un interlocutor civilizado, correcto y competente. La correspondencia es a menudo un trabajo emocionalmente costoso y complejo, ya que la comunicación por medios electrónicos se ha convertido en una de las principales y, en principio, parte integral del trabajo de una persona de negocios.
Escriben a colegas sobre el trabajo, escriben a la gerencia, socios comerciales y clientes. Escriben a personas conocidas y a quienes, posiblemente, nunca tendrán que ver algo. Básicamente no hay requisitos para compilar cartas comerciales de acuerdo con un solo modelo, los libros de texto aún no se han escrito, pero la ética de la comunicación comercial ya se ha desarrollado, ya que es precisamente este el motor del negocio exitoso. Una carta comercial es una tarjeta comercial de una empresa que refleja su posición oficial. Depende de la correspondencia si la cooperación será cómoda y productiva, y si se llevará a cabo. Por lo tanto, seguir las reglas de buenos modales en cada mensaje es la clave del éxito.
Correspondencia comercial
Las reglas y normas de la correspondencia comercial electrónicamente son exactamente las mismas que la comunidad empresarial opera en cualquiera de sus interacciones: estas son conversaciones telefónicas, negociaciones y similares. Hay varias características distintivas que ponen la correspondencia electrónica a la par con las formas establecidas desde hace mucho tiempo de comunicación comercial y, sobre todo, este es el imperativo de la época. Sin embargo, los principios siguen siendo los mismos y no dependen en absoluto de cómo se lleva a cabo la correspondencia comercial, ya sea una carta electrónica o en papel.
1. Los opositores deben respetar mutuamente la posición individual y comercial de cada uno.
2. Los opositores siempre están atentos a los intereses comerciales de los demás.
3. La confidencialidad siempre se respeta.
4. El intercambio de información debe ir acompañado de puntualidad.
¿Se observan estos principios si el campo Asunto no está diseñado o no está formateado de forma clara y correcta? No El remitente no aprecia el tiempo del destinatario y no realiza su tarea lo suficientemente rápido. Un cliente o socio en un tema específico apreciará instantáneamente el contenido del mensaje y la prioridad de la lectura. También es importante saber cómo comenzar una carta comercial. Este es un saludo personal. Esto determina la confianza de los interlocutores, da un cierto enfoque personal. Ignorar el nombre del destinatario es inaceptable porque se considera incorrecto.
Direccionamiento
Aquí todo debe pensarse hasta el más mínimo detalle. Los campos "Para", "Copiar" o, lo que es más importante, "Cco" son las herramientas más importantes para la comunicación ética y su eficiencia. El entorno empresarial moderno ya ha desarrollado los principios básicos sobre el uso de estos campos. Si el nombre está directamente en el campo "para", el destinatario debe responder esta carta, el remitente de esta respuesta está esperando, porque la carta probablemente hizo preguntas. Si hay varios nombres en el mismo campo, esto significa que el remitente recibirá respuestas de cada destinatario. Si el nombre está en el campo "Copiar", no es necesario responder, solo el remitente necesita que esté actualizado. Sin embargo, si el material de la carta le interesa y lo hace participar en la correspondencia, entonces necesita una frase especial al principio, que servirá como señal de buen gusto. Ejemplos de frases de una carta comercial, si el nombre del destinatario aparece en el campo "copiar": "Permítanme hablar también sobre este tema ...", "Permítanme unirme a la discusión ..." o, más democráticamente, "Perdón por interferir ...".
La etiqueta indica particularmente la situación cuando el nombre del destinatario está en el campo "CCO". En este caso, la ética empresarial es más vulnerable que nunca, ya que se percibe como un instrumento de información y control secreto. Nadie ve a estos destinatarios. Y ven a todos y todo. Muchas empresas en correspondencia corporativa prohíben esta herramienta porque son escrupulosas sobre la ética empresarial. El único momento en que esto se permite es a través de invitaciones masivas (aniversario, evento corporativo, reunión importante o negociaciones), en cuyo caso los artículos irán a muchas direcciones, pero ningún destinatario verá la dirección de correo electrónico de otra persona. Naturalmente, los destinatarios del campo Cco nunca entran en correspondencia.
Informatividad
Formato, estructura, volumen, idioma: todo esto se refiere al trabajo correcto con la información. La peculiaridad y la naturaleza de su presentación también es una herramienta, un indicador del deseo de correspondencia y la capacidad de componer un texto competente de la carta, de la manera más respetuosa y correcta posible con respecto al destinatario. El texto se percibe mejor en el volumen que cabe en una pantalla, es decir, en formato de hoja A4. Los archivos adjuntos enviados con una carta no deben exceder los tres megabytes, ya que el servidor de correo del destinatario no los puede perder. Los archivos que se envían no causarán problemas al destinatario si se usan codificaciones universales rar o Zip. El texto de la respuesta debe colocarse en la parte superior, y no en la parte inferior, es decir, al comienzo de la carta, lo que ahorrará al destinatario de las búsquedas.
La respuesta, como ya se mencionó anteriormente, no puede escribirse como una nueva carta, debe guardar el historial de correspondencia para que el destinatario no busque el mensaje original. El lenguaje de la escritura comercial debe ser lo más simple y comprensible posible, con un mínimo de uso de vocabulario interno corporativo, profesional, jerga, inglés, siglas y abreviaturas. Sin embargo, es posible aplicar todo esto dentro de la empresa durante la correspondencia, ya que de esta forma aumentan significativamente la eficiencia y la velocidad de comunicación y, por lo tanto, se considera aceptable y completamente ético. La correspondencia interna generalmente consiste en abreviaturas y la jerga consiste casi por completo. Pero en la comunicación con socios externos o clientes comerciales, estos casos casi nunca ocurren.
Un poco sobre términos
A veces es imposible prescindir de la terminología, especialmente en empresas especializadas. Otra pregunta es que las palabras necesarias introducidas en el contexto empresarial deben explicarse, y al interlocutor se le debe enseñar cómo usarlas. Por ejemplo, un cliente quiere anunciar sus productos en Internet, y un gerente que vende estos servicios escribe frases que son completamente incomprensibles para un extraño con giros como "palabras clave", "banner contextual", etc. Sin embargo, no puede prescindir de ellos y, por lo tanto, debe capacitar al cliente.
