Cada funcionario tiene ciertos derechos y obligaciones relacionados con sus actividades oficiales. Se detallan directamente en la descripción de su trabajo, se indican en el contrato de trabajo. En este artículo analizaremos los derechos y obligaciones del administrador de documentos en este sentido. Considere qué requisitos se presentan a este empleado, para que él sepa qué responsabilidad se le proporciona.
Categorías
¿Qué significa "responsabilidades laborales de un administrador de documentos de categoría 1"? Este puesto está representado por varias categorías, en términos de capacitación, experiencia profesional del trabajador:
- El primero La presencia de una educación superior profesional en el campo de la gestión de documentos, experiencia en el puesto de administrador de documentos de la segunda categoría, al menos 3 años.
- El segundo La presencia de una educación profesional superior en el campo relevante, experiencia laboral como especialista en documentos, al menos 3 años.
- Secretario de documentos. Este empleado debe tener una educación profesional superior en el campo de la gestión de documentos. El empleador no tiene requisitos para su experiencia laboral.
En cuanto a los deberes de un administrador de documentos, su conjunto máximo se proporciona para especialistas de la primera categoría. Mínimo: para los empleados que aún no tienen una categoría.
Conocimiento profesional
Las responsabilidades de un administrador de documentos comienzan con el hecho de que un especialista debe tener un cierto cuerpo de conocimiento necesario para participar en actividades oficiales.
El siguiente conjunto estándar se prescribe en las descripciones de trabajo:
- Actos normativos, legislativos, legales, órdenes, órdenes, otras decisiones de estructuras superiores relacionadas con la documentación de las actividades del empleador.
- Las principales disposiciones del Sistema Unificado de Gestión de Registros del Estado.
- Estándares para una estructura unificada de documentos organizativos y administrativos.
- Métodos de planificación, diseño y posterior desarrollo de sistemas de documentación.
- Técnicas de diseño, planificación, realización de soporte de documentación utilizando equipos informáticos y de cómputo.
- Los procedimientos para el registro, clasificaciones, almacenamiento, examen de la documentación de trabajo.
- El procedimiento para ejercer control sobre la ejecución de la documentación.
- Requisitos para manejar varios documentos: entrantes, internos, salientes.
- Requisitos para la planificación y la documentación de informes sobre los vectores de actividad de las unidades estructurales de una organización.
- Organización de archivo.
- Documentos reglamentarios y desarrollos metodológicos en el diseño y uso de sistemas automatizados de información de gestión.
- Conceptos básicos de la documentación.
- Los fundamentos de la programación.
- Experiencia nacional y extranjera en el campo del soporte de documentación para las actividades del empleador.
Conocimiento general
La responsabilidad del administrador de documentos también será la posesión del conocimiento necesario para cualquier miembro del equipo, un empleado del sector de servicios, que trabaje en la oficina:
- El procedimiento para operar una computadora, otra oficina, equipo informático.
- Fundamentos de sociología, ergonomía, psicología social.
- Fundamentos de economía, así como gestión de personal, gestión, organización laboral.
- Legislación laboral rusa.
- Las reglas del horario de trabajo interno de la empresa empleadora.
- Carta, convenio colectivo de la organización empleadora.
- Las disposiciones de la Constitución rusa.
- Normas y normas vigentes sobre protección laboral.
- Oficina de ética.
- La cultura de la comunicación.
- Fundamentos del derecho administrativo.
- Normativa de seguridad contra incendios.
Liderazgo en actividades
Los deberes de un administrador de documentos en la escuela, en una empresa, en una empresa comercial son también la gestión de los siguientes actos en sus actividades:
- Constitución de la Federación de Rusia.
- Legislación rusa real.
- Carta de la organización empleadora.
- El convenio colectivo del empleador.
- La normativa laboral interna en la organización del empleador.
- Órdenes, decretos, órdenes directas del empleado.
- Descripción del puesto.
Responsabilidades funcionales de un administrador de documentos.
Este es un elemento esencial de todas las descripciones de trabajo. Las responsabilidades de un administrador de documentos en una organización, por supuesto, dependen del vector de su actividad, el número de administradores de documentos y otros factores.
El conjunto estándar es el siguiente:
- Desarrollo e implementación de procesos tecnológicos de trabajo con documentación (datos documentales) basados en el uso de equipos informáticos y de oficina. Esto incluye contabilidad, control, ejecución, emisión de certificados, almacenamiento operativo.
- Participación en la planificación, organización, mejora del departamento de gestión documental de la organización empleadora. Seguimiento del estado general del trabajo de oficina.
- Preparación de propuestas para garantizar un conjunto de medidas para condiciones de trabajo ergonómicas, racionalización de los lugares de trabajo de los trabajadores en el soporte de documentación de la organización.
- Desarrollo de sistemas de documentación unificados, hojas de documentos comerciales para diversos fines, nivel de gestión, clasificadores de datos de documentos.
- Organización e implementación de un sistema de gestión documental.
- Medidas para racionalizar la composición de la documentación, diversos indicadores de información, reducir su número, organizar búsquedas de documentos comerciales.
- Participación en la selección de documentos presentados para almacenamiento estatal, en el examen del valor de los documentos comerciales.
- Participando en el establecimiento de objetivos, planificación, diseño, operación y mejora de sistemas automáticos de información, sistemas de gestión de información.
- Participando en el desarrollo de tecnologías de información innovadoras, que se basan en el uso de microprocesadores y tecnología informática, diseño y actualización de bases de datos.
- El estudio y la síntesis de la experiencia avanzada rusa y extranjera en el campo de las actividades de soporte de documentación.
- Desarrollo de documentación normativa y metodológica en el ámbito de su competencia.
- Participando en la selección, colocación, capacitación y capacitación avanzada del personal del departamento de documentación.
Por supuesto, las responsabilidades de un administrador de documentos en el jardín de infantes pueden ser algo diferentes. La dirección de las actividades de la organización afecta directamente el llenado de esta sección de la descripción del trabajo.
Segunda variación
Si hablamos de las responsabilidades laborales de un administrador de documentos en la escuela, entonces se puede presentar el siguiente conjunto aquí:
- Mantenimiento de registros de acuerdo con la documentación administrativa.
- Garantizar el desempeño completo, de alta calidad y moderno de las tareas oficiales.
- Uso racional de material, recursos técnicos como parte del desempeño de las tareas de trabajo.
- Preservación de la documentación confiada de la divulgación de secretos comerciales y oficiales.
- Registro de correspondencia entrante.
- Seguimiento de la ejecución oportuna de la documentación.
- Preparación y entrega al archivo de documentos ejecutados.
- Monitoreo de seguridad de documentos comerciales confiables.
- Preparación de informes, documentación de planificación.
- Impresión y duplicación de documentos de oficina.
- Preparación de proyectos de órdenes para actividades educativas.
- Emisión de certificados a empleados y estudiantes.
- Mantener y proporcionar hojas de tiempo contables (mensuales).
- Ejecución de otras instrucciones de su liderazgo directo.
Derechos de especialista
Determinamos las responsabilidades laborales de un gerente de documentos en la institución. Ahora mencionamos los derechos de este trabajador:
- Hacer sugerencias para mejorar la organización del soporte de documentación, su racionalización en el marco de los estándares existentes.
- El requisito de los servicios, departamentos, empleados individuales que preparan la documentación en la organización para seguir ciertos estándares y normas.
- Desarrollo e implementación de sistemas de documentación unificados, hojas de tiempo de documentos comerciales, cumplimiento de requisitos y directrices en el campo de la gestión de documentos.
Derechos extendidos
Un empleador puede complementar la lista de derechos de un administrador de documentos con las siguientes disposiciones:
- El derecho a solicitar a los gerentes, empleados de la empresa la documentación necesaria para garantizar el rendimiento.
- El derecho a utilizar una biblioteca común, fondos de información, servicios de unidades sociales, médicas y de hogar de la empresa empleadora.
- El derecho, de la manera prescrita, a apelar las órdenes tanto del jefe del departamento como de la gerencia de la empresa.
Responsabilidad
Las responsabilidades de un administrador de documentos líder, por supuesto, serán más amplias que las responsabilidades funcionales de un especialista ordinario. Pero ambos son responsables de sus actividades. Por defecto, es el siguiente:
- Por no realizar tareas funcionales (indicado en las descripciones de trabajo).
- Para datos de realidad inconsistentes sobre el estado de la ejecución de instrucciones y tareas.
- Por violación de las normas del horario laboral interno en la organización del empleador.
- Por violación de las normas de seguridad en la empresa, normas de seguridad contra incendios.
Examinamos los derechos y obligaciones básicos de un administrador de documentos. Como se puede ver en el artículo, el empleado también debe tener una cierta cantidad de conocimiento al solicitar este trabajo. Por el desempeño indebido de sus funciones, él es responsable.