Es importante que los jefes de las organizaciones organicen el trabajo de los empleados para que genere el mayor rendimiento y revele plenamente su potencial. Para hacer esto, debe saber cómo delegar prácticamente la autoridad, utilizada para mejorar el rendimiento de la empresa sin dañar el estado actual de las cosas.
Definición
La delegación se manifiesta como una división uniforme de derechos y obligaciones entre los sujetos del sistema. Sus principios fueron formulados a principios del siglo XX por P. M. Kerzhentsev.
Delegar es otorgar autoridad para realizar tareas a una persona responsable con una asignación simultánea a él responsabilidad por el resultado La delegación le permite distribuir correctamente las tareas entre los empleados y se utiliza para lograr los objetivos finales de la organización.
La responsabilidad radica en el compromiso del empleado de hacer el trabajo de manera de calidad y llevarlo a una conclusión satisfactoria. Los empleados son responsables en el campo de sus actividades ante las autoridades superiores.
Los poderes (poderes) actúan como derechos limitados para usar los recursos involucrados para realizar ciertas tareas. Cada puesto en la organización va acompañado de poderes específicos. Un cambio de publicación también conduce a un reemplazo de las competencias del empleado.
Solicitud
La delegación es la transferencia de ciertos poderes y responsabilidades a los empleados de la empresa y la distribución uniforme de varias funciones entre ellos. Se realiza un acto que define las tareas de delegación oficiales como un líder que puede resolver rápidamente todos los problemas actuales y utiliza hábilmente a los empleados que están en mejores condiciones para hacer frente a cada tipo específico de tarea.
Objetivos
La delegación de autoridad se utiliza para lograr ciertos objetivos de la organización, tales como:
- conexión del "factor humano": aumentar la actividad y el interés de los empleados de nivel inferior;
- un aumento en la eficiencia (eficiencia) de los empleados debido a la mejora de sus calificaciones y la adquisición de nuevas habilidades;
- descarga de la alta gerencia con tiempo libre para resolver problemas estratégicos, operativos y gerenciales.
Delegación de tareas
Los siguientes tipos de tareas son adecuados para la delegación:
- rutina
- problemas sin importancia;
- trabajo preparatorio;
- trabajo especializado
Pero no todas las tareas pueden transferirse a empleados comunes. El deber de cada líder es resolver aquellas tareas que pueden afectar las actividades futuras de la organización.
Estas son preguntas de naturaleza confiable, problemas estratégicos no estándar y situaciones inesperadas que requieren una pronta resolución.
Por lo tanto, no delegado:
- establecer metas;
- gestión de subordinados;
- tareas arriesgadas;
- trabajo inusual;
- tomar decisiones estratégicas y gerenciales;
- Tareas confidenciales
- desarrollo de políticas organizacionales.
Requisitos para sujetos de delegación
En el proceso de transferencia de instrucciones, tanto los superiores como los empleados pueden encontrar varias dificultades.La gestión efectiva de la delegación de autoridad solo es posible mediante el análisis de todos los obstáculos existentes y probables que afectan la administración y el monitoreo de las actividades actuales.
Problemas que a veces surgen con el director o jefe de departamento y obstaculizan la delegación:
- miedo a perder la posición actual y el poder asociado;
- dudas sobre la preparación de otros empleados, las bajas características de evaluación de sus actividades;
- autoestima excesiva, ambición excesiva;
- dudas, miedo a que sus acciones sean mal entendidas.
Problemas a veces identificados por los empleados al llevar a cabo las tareas asignadas:
- dudas sobre la exactitud de las decisiones utilizadas;
- falta de experiencia;
- desacuerdos fundamentales con el jefe;
- falta de voluntad para liderar a otros artistas, especialmente con respecto a las sanciones.
En caso de dificultades, el gerente competente primero debe lidiar con los obstáculos personales que impiden la regulación efectiva del trabajo, y luego examinar cuidadosamente los problemas del subordinado. Un análisis de la situación indicará posibles errores de gestión y le permitirá tomar decisiones informadas e informadas, por ejemplo, en términos de reemplazar al ejecutante o aliviarlo de una carga innecesaria, o en términos de resolver dificultades de naturaleza psicológica, tanto la nuestra como la del ejecutante.
Proceso de delegación
Cada líder debe esforzarse por garantizar que, al organizar el proceso de trabajo, planifique de manera uniforme las responsabilidades de trabajo en todo el equipo, utilizando el poder y sin renunciar a la responsabilidad del proceso de completar las tareas.
La delegación en una organización se divide en varias etapas:
Etapa I: transferencia de instrucciones al albacea;
Etapa II: proporcionar al contratista autoridad y recursos;
Etapa III: la redacción de las obligaciones del empleado que indica el resultado necesario de la implementación.
Durante el control sobre las actividades de los subordinados, un punto medio es importante. La custodia excesiva puede provocar el estancamiento y la falta de iniciativa del empleado. Si no controla el proceso, el resultado estará muy lejos del deseado debido al flujo de trabajo descoordinado. Es necesario establecer comentarios de antemano y lograr el respeto y la alta autoridad entre los empleados.
A menudo, los administradores pecan al cambiar el trabajo no deseado y poco interesante de sus subordinados, especialmente si ellos mismos están familiarizados superficialmente con este tema. Pero esto no siempre es correcto, ya que el jefe sigue siendo responsable del flujo de trabajo. Si el jefe mismo no tiene idea de qué resultados deben esperarse en la salida, ¿cómo podrá controlar las actividades del subordinado? La respuesta es obvia.
Los superiores experimentados prefieren confiar a los empleados tareas que son un poco más complicadas de lo que han realizado previamente. Tales tareas ayudan a revelar más plenamente el potencial de los subordinados. Sin embargo, en este caso, es mejor emitir pedidos en papel para aumentar la motivación de los empleados.
Al distribuir competencias en el sistema organizacional, es extremadamente importante considerar los siguientes aspectos:
- los poderes deben cumplir completamente con el plan establecido de la tarea, es el objetivo el que determina el alcance de los poderes, y no al revés;
- los poderes de todos los empleados deben estar vinculados de manera competente en un solo complejo sin inconsistencias y garantizar el equilibrio de toda la estructura;
- Toda autoridad debe ser clara y concreta para que los empleados siempre puedan determinar qué se les exige y qué recursos están disponibles para ellos.
El manejo correcto de la autoridad aumenta la eficiencia de toda la organización. Los empleados obtienen una comprensión clara del trabajo que se les imputa y de los objetivos establecidos para ellos, y así logran los mejores resultados.
Los beneficios
En general, el proceso de delegación se caracteriza por la presencia de dos aspectos positivos:
- El tiempo de la cabeza se libera para resolver problemas que requieren participación personal. Existe la oportunidad de concentrarse en la planificación de las perspectivas de crecimiento de la empresa y la estrategia de administración.
- La delegación es una de las mejores formas de motivar a los empleados creativos y activos que desean crecer y aprender. Se puede usar para entrenar antes de obtener una posición más alta. Ayuda a desarrollar en los empleados nuevos conocimientos, habilidades y capacidades utilizados para actividades más exitosas.
Principios de delegación
Para un enfoque estructurado para delegar autoridad, es aconsejable adherirse a los principios a continuación. De lo contrario, su falla puede conducir a dificultades en la gestión y, en consecuencia, a un funcionamiento insatisfactorio del sistema en su conjunto.
Principio de definición funcional
Se basa en la conciencia plena y clara de cada gerente de la integridad estructural de la organización: qué derechos y obligaciones tiene cada entidad del sistema, qué conexiones de información y servicio se hacen entre ellos, la dirección y los resultados de su trabajo. En otras palabras, un administrador experimentado siempre sabe qué esperar y de quién exactamente.
Principio escalar
Se basa en una clara separación de funciones. Cada contratista debe saber a quién debe informar directamente sobre los resultados de su trabajo y qué actividades debe regular de forma independiente. Este principio indica una cadena de relaciones oficiales entre subordinados y líderes de todo el sistema organizacional. Cuanto más expresiva sea esta línea, más eficaz será la gestión y la comunicación entre los empleados. Cualquier subordinado necesita una comprensión precisa de quién le delega autoridad y a quién transferir asuntos que no están dentro del alcance de su competencia.
Principio de nivel de autoridad
Combina los dos principios anteriores. Cada empleado debe ser claramente consciente de la cantidad de autoridad que se le delega y resolver sus propios problemas con los problemas que corresponden a su nivel de poder, y no referir estos problemas a una alta gerencia.
De lo contrario, puede surgir un punto muerto cuando los gerentes nuevamente se verán obligados a enfrentar problemas que ya han sido delegados a sus subordinados. Cuando se utiliza esta regla, no solo se debe realizar la transferencia de poderes, sino también la delegación de responsabilidad.
Principio basado en resultados esperados
Muestra que todas las actividades de la organización necesitan una planificación cuidadosa. Todas las tareas deben tener objetivos claramente definidos y resultados esperados específicos. De lo contrario, el gerente simplemente no podrá distribuir de manera competente las tareas entre los empleados, sin tener una idea completa de si los subordinados tienen la autoridad suficiente para el trabajo que se les ha delegado.
Principio de unidad de mando
Se basa en la estrecha relación entre el contratista y el gerente. Cuanto más alto es el nivel de cooperación, más fuerte es el sentido de responsabilidad personal de un subordinado y es menos probable que reciba órdenes en conflicto. Es importante que la tarea sea delegada al empleado por un solo jefe para evitar confusiones y una situación en la que "la mano izquierda no sabe lo que está haciendo la mano derecha".
Principio de responsabilidad incondicional.
Aunque al delegar instrucciones a un subordinado, los poderes y la responsabilidad de los resultados del trabajo realizado se transfieren simultáneamente, esta no es una razón para eliminar de la cabeza las obligaciones impuestas a él. Es el jefe quien decide delegar la tarea, por lo que sigue siendo responsable del trabajo de los subordinados y de la ejecución de la tarea. Los artistas son responsables del trabajo realizado y los gerentes son responsables de las acciones de los subordinados.Este principio es de particular importancia cuando se delegan poderes estatales y otros con un alto nivel de poder.
El principio de correlación de autoridad y responsabilidad.
Indica que la autoridad delegada debe cumplir con las obligaciones asignadas al subordinado. Si el alcance de la autoridad es menor que la responsabilidad, entonces el contratista no podrá realizar completamente el trabajo que se le transfiere, pero si es mayor, puede surgir una situación de inutilidad de los poderes impuestos o abuso de la posición oficial.
Cada administrador debe organizar de manera competente la delegación de autoridad y responsabilidad. Los principios discutidos anteriormente lo ayudarán en esto.
Tipos de autoridad
En el sistema de la organización, de acuerdo con los objetivos y requisitos actuales, se pueden distinguir varios tipos de autoridad. Están determinados por las actividades de los departamentos y su funcionalidad general.
Lineal
Estas facultades se transfieren directamente del gerente al contratista y, de acuerdo con el esquema. Un jefe con autoridad lineal puede tomar decisiones dentro de los límites de su competencia sin coordinación previa con otros jefes. El esquema secuencial de estos poderes forma una jerarquía de niveles de administración.
Además, la delegación de autoridad y responsabilidad se produce solo cuando se tiene en cuenta el principio de unidad de mando y, al mismo tiempo, los estándares de manejabilidad. En cuanto al principio de unidad de mando, se consideró anteriormente.
Este principio muestra que cada empleado está dominado por un solo líder, y el empleado reporta solo a su superior inmediato. Y la tasa de capacidad de administración es la cantidad de empleados que informan a un líder en particular.
Sin embargo, con un aumento significativo en el número de circuitos en el esquema de liderazgo, hay una fuerte desaceleración en el intercambio operativo de información. Debido a esto, es necesario introducir otros poderes en la estructura organizacional.
Cuartel general
Para determinar qué categorías de poderes del personal existen, primero debe analizar los tipos de aparatos del personal, de los cuales se distinguen los siguientes:
- El aparato de asesoramiento se utiliza para resolver tareas especializadas. Puede funcionar tanto temporal como continuamente.
- Asistente: se utiliza para realizar servicios específicos (como ejemplo, el departamento de recursos humanos).
- Personal: una subcategoría del dispositivo de servicio. Formado cuando es contratado por el jefe de un asistente o secretario. Todos los miembros aquí tienen alta autoridad formal.
En consecuencia, los poderes que se pueden transferir a cualquiera de los dispositivos se dividen:
- Asesoría: utilizada por la sede de asesoría, cuyos derechos están limitados por recomendaciones profesionales.
- Aprobaciones obligatorias: extender a la consideración de los gerentes de sus decisiones en conjunto con el aparato.
- Paralelo: se usan en casos en los que el dispositivo puede anular las decisiones del liderazgo, se usan para evitar violaciones graves. Por ejemplo, el uso de potencias paralelas se justifica al comprar grandes cantidades, cuando se requieren dos firmas.
- Funcional: están en el nivel más alto, pueden permitir ciertas acciones y cancelar. Su uso está muy extendido, especialmente en áreas como el control del empleo y los métodos contables.
El uso de dispositivos adicionales ayuda a simplificar significativamente la estructura de gestión en empresas con una gran cantidad de empleados. Gracias a la interacción cercana y adecuadamente estructurada de todos los sujetos de la empresa, aumenta la efectividad de la organización en su conjunto. Para un liderazgo efectivo, se deben tener en cuenta otros aspectos: los principios de delegación de autoridad, requisitos, características, tipos, etc.
Usar delegación es importante para cualquier gerente.Ayuda a organizar el proceso de trabajo de manera competente, dividiendo claramente los derechos y deberes de todos los empleados. Los artistas intérpretes o ejecutantes son mucho más fáciles de trabajar cuando saben qué se les exige y qué resultados deben lograr. Además, la delegación es un factor importante que se utiliza para aumentar la eficiencia de cada empleado y liberar tiempo adicional para que el gerente resuelva tareas estratégicamente importantes, lo que, en consecuencia, conduce a un aumento en la productividad y la productividad de todo el sistema.