¿Cómo organizar las cosas en carpetas? ¿Por qué se necesita la nomenclatura y qué se acepta generalmente que significa este término? ¿Cómo almacenar archivos, carpetas y cómo se puede organizar la documentación en la empresa? Actualmente, el trabajo de oficina es un complejo de tareas que requiere un enfoque sistemático y la máxima precisión. Acerca de qué es la nomenclatura de asuntos y para qué está destinada, deben conocer no solo los empleados responsables del flujo de documentos dentro de la empresa, sino también todo el personal administrativo interesado en mantener el control sobre los procesos de trabajo de la organización.
Terminologia general
Teniendo en cuenta cuál es la nomenclatura de los casos, primero es necesario tener en cuenta que este término se usa para denotar un método de sistematización de este tipo, que implica la formación de una lista de casos instituidos dentro de la empresa y la institución. Para cada uno de ellos, los períodos de almacenamiento se prescriben claramente, al tiempo que se centran en las normas que entran en vigor por las leyes actuales de nuestro país.
Teoría y vida cotidiana
¿Cuál es la nomenclatura de casos en la práctica? Este es un esquema de distribución que ayuda a agrupar la documentación ejecutada, creando así casos. Para hacer esto, la compañía aprobó el esquema, la clasificación, y luego se aplicó en la práctica. También se introduce un índice índice para casos, documentos. Debe especificar la duración del almacenamiento y determinar el diseño del índice de la tarjeta, utilizado como material de referencia y utilizado para buscar documentación a partir del número de insatisfechos. Al responder a la pregunta de cuál es la nomenclatura de los casos, debe tenerse en cuenta que el término se utiliza para designar dicho documento contable, que regula el trabajo de los departamentos responsables del trabajo administrativo, los archivos. La nomenclatura explica claramente todos esos casos, la duración del almacenamiento es de una década, es decir, los que pertenecen al número de documentación de almacenamiento temporal.
¿Por qué se necesita esto?
¿Quién necesita saber cuál es la nomenclatura de los casos, cómo ponerla en práctica? En primer lugar, estas son las personas responsables de organizar el flujo de trabajo en la empresa, así como el jefe de la institución, entidad legal. La nomenclatura ayuda a encontrar rápidamente el documento necesario si se conoce la especie o el contenido. La calidad de la formación, la ejecución de la nomenclatura de los casos determina qué tan rápido será posible trabajar con la documentación dentro de los muros de la institución. Actualmente, el hecho de la disponibilidad de nomenclatura se establece como obligatorio para cualquier entidad legal, ya sea una institución u organización, empresa.
A nivel estatal, se adoptó el Servicio Unificado de Seguridad del Estado; este es un sistema que describe las reglas para mantener la documentación. En los anexos, puede encontrar la muestra actualmente relevante de la nomenclatura de casos. Además, una fuente de información sistemática estatal unificada de este tipo ha reunido todas las disposiciones que deben guiarse por el desarrollo y la implementación de la nomenclatura de casos durante un año en una institución o empresa.
Características de la pregunta
Actualmente, en el trabajo de oficina, la nomenclatura es un concepto complejo que incluye varios tipos y grupos de documentación. Es habitual hablar de una nomenclatura típica, aproximada y específica.Los individuos generalmente se presentan a nivel de la institución en su conjunto y de una unidad estructural separada.
Se requiere una nomenclatura típica y ejemplar para combinar documentación similar en naturaleza y composición. El modelo también regula el sistema de indexación específico, que se utiliza dentro de una determinada agencia. Es necesario aplicar dicha lista de nombres de casos. Pero el aproximado es de naturaleza consultiva, aunque en el caso general es razonable y conveniente adherirse a él, ya que ayuda a racionalizar todo el volumen de documentos oficiales que se acumulan en la empresa.
El sistema como base del orden
Cualquier empresa moderna necesita sistematizar la documentación actual, y es la nomenclatura que representa una guía de clasificación que puede resolver los problemas de la organización. Este es un documento donde los nombres de todos los asuntos de la empresa que se pueden iniciar se indican línea por línea. Al mismo tiempo, se explica claramente cuánto tiempo debe almacenarse el papel. La nomenclatura de contabilidad, servicios de personal, la empresa en su conjunto debe ser aprobada por su jefe.
Los principales objetivos de la introducción de la nomenclatura.
Dicho documento oficial simplifica la sistematización del flujo de trabajo interno. De hecho, es un plan de este tipo, que explica claramente qué algoritmos deben usarse para distribuir documentos ejecutados y en qué asuntos deben colocarse. Esto forma el sistema de archivo de la empresa y facilita la orientación entre los recursos de papel acumulados.
Al mismo tiempo, la nomenclatura de asuntos de personal, contabilidad, así como la general para la empresa, contiene una definición clara de los intervalos de tiempo en relación con las diferentes categorías de documentación. El sistema estructurado detalla exactamente cuánto tiempo para almacenar documentos organizados en un caso específico. Al crear un caso utilizando documentos ejecutados, debe asumir de inmediato cuánto durará la vida útil. Esta etapa se llama examen primario, que permite identificar el valor de la documentación.
Índice, sistema e información básica
La nomenclatura de casos declara oficialmente por qué sistema es necesario indexar los casos. Esta información es relevante para el registro, ya que el índice establecido por la nomenclatura es un elemento del número de registro asignado a cada documento individual en la empresa. La nomenclatura es una referencia informativa que le permite analizar rápidamente las características estructurales de una entidad jurídica en particular.
La documentación se utiliza cuando es necesario crear una lista de casos. Esto es relevante para el almacenamiento de valores, que, por ley, tienen un plazo de más de una década, incluido el almacenamiento permanente. Esto hace que la nomenclatura de casos sea el principal documento contable utilizado en los departamentos responsables del trabajo administrativo en la empresa.
Contabilidad y desarrollo posterior
A menudo, la nomenclatura de casos es el documento más conveniente a través del cual se implementa el sistema de contabilidad en la empresa, que le permite controlar los asuntos temporales, es decir, destinados al almacenamiento durante una década.
Otro propósito importante de la nomenclatura de casos es su aplicabilidad en la formación de un archivo de tarjeta de referencia, necesario para mantener información relevante sobre la documentación ejecutada. El sistema de clasificación utilizado en la formación de la nomenclatura se convierte en la base para crear un archivador que proporciona información de referencia sobre el flujo de documentos dentro de la organización.
¿Cómo se ve?
Una muestra de nomenclatura de casos puede tener el siguiente aspecto.
Al preparar la documentación, es necesario indicar los nombres de la empresa, los departamentos para los que se ingresa la nomenclatura, así como las fechas actuales.
Esto es importante!
A veces le parece al emprendedor que con un flujo de trabajo relativamente pequeño, la introducción de la nomenclatura es solo un desorden, un "papeleo" excesivo que no traerá beneficios reales. Este enfoque de la pregunta es categóricamente incorrecto. Es necesario introducir la correcta, adecuada, teniendo en cuenta la nomenclatura de la organización en particular en cualquier empresa moderna. Al desarrollar un documento, es necesario asegurarse de que cubra todo el volumen del flujo de trabajo de la empresa, incluidas las etapas de creación. Es necesario que todos los sectores de las actividades, procesos y actividades de la empresa se reflejen en la nomenclatura.
Puede leer los requisitos generalmente aceptados para la preparación de dicho documento normativo en los actos legales adoptados a nivel estatal. Las reglas de trabajo introducidas para los archivos de las empresas, las instrucciones estándar que rigen la circulación de documentos de las empresas están dedicadas a esto. En 1988, se desarrolló un sistema estatal de soporte de documentación, que todavía es relevante hoy en día. Los documentos adoptados regularmente a nivel estatal se están finalizando teniendo en cuenta las realidades de nuestros días, incluido el uso de computadoras electrónicas, mientras que las teorías básicas de sistematización y clasificación siguen siendo las mismas.
Formularios de artículos
En la versión clásica, este documento se compila como una tabla. Los índices y las clasificaciones se convierten en la base para los procesos de registro de la documentación generada dentro de la empresa, que procede de destinatarios externos y se acepta para su procesamiento desde fuentes externas. Una nomenclatura bien compilada es una herramienta conveniente para la formación de otros clasificadores que necesariamente acompañan el proceso de trabajo de oficina de cualquier empresa moderna. Por lo tanto, una revisión preliminar de la documentación a menudo requiere un clasificador de temas, áreas de discusión. Además, se requieren clasificadores especiales para la documentación ejecutada. Cuando se introduce un sistema electrónico, es necesario desarrollar navegadores, representaciones que reflejen diferentes unidades estructurales e intérpretes. Además, según la nomenclatura de los casos, puede desarrollar un sistema que le permita organizar la documentación sujeta a un control especial, así como otros tipos.
La nomenclatura pertenece a la categoría de documentación de planificación. En él puede encontrar los encabezados de los casos propuestos para la planificación, contabilidad en diferentes direcciones de actividad, actividad económica de la empresa. Las funciones asignadas a la empresa son visibles desde la nomenclatura. El documento está preparado para el próximo año, por lo que es necesario incluir no solo las capacidades y necesidades disponibles del flujo de trabajo, sino también las planificadas para el futuro cercano. Es deseable que, al compilar la nomenclatura, sea posible predecir con bastante precisión las necesidades del sistema de gestión de documentos en la empresa durante los próximos cinco años, aunque esto no siempre es factible en las difíciles condiciones económicas actuales que obligan a las empresas a adaptarse.
Realidad y plan
En la aplicación práctica, con mayor frecuencia la nomenclatura de casos se considera como documentación contable, que se debe a la presencia de un número, un índice para cada encabezado enumerado. El registro final de la nomenclatura que resume los resultados del año nos permite concluir sobre el número y las categorías de casos instituidos en el último período. También puede calcular, sin hacer esfuerzos especiales y sin perder el tiempo en vano, el número de casos, volúmenes, instituidos en el pasado. Esto proporciona una descripción cuantitativa del fondo documental, el sistema de flujo de trabajo. La necesidad de tal análisis surge tanto en el marco de una unidad estructural separada como de la organización en su conjunto.
La nomenclatura que actúa como registros contables se puede utilizar cuando los archivos se transfieren al archivo.Esto es cierto principalmente para aquellos destinados al almacenamiento temporal, no más de una década. La nomenclatura también proporciona una base conveniente para la formación de un inventario, que incluye casos destinados al almacenamiento de forma continua o temporal, si el período excede una década. La nomenclatura es conveniente cuando se forma un inventario de casos que contienen documentación sobre el personal de la empresa, así como actos que arreglan la destrucción de documentos, la asignación de documentos que no necesitan o no pueden almacenarse.
Los detalles de ciertos tipos de organizaciones
Una medida obligatoria será la compilación de una nomenclatura para cualquier institución estatal. Este documento debe estar presente en entidades legales territoriales municipales subordinadas. Dicho procedimiento obligatorio se debe al hecho de la transferencia de documentación generada en organizaciones, instituciones para el almacenamiento en los archivos del municipio o el nivel federal.
Si hablamos de una organización privada, entonces la formación de la nomenclatura también es necesaria, pero los requisitos que se le aplican son mucho menos estrictos. Por un lado, el documento también es multifuncional: no depende de la participación estatal en la empresa. Se recomienda desarrollar una nomenclatura en un momento en que se está creando una entidad legal. Durante la adquisición, la fusión, es necesario volver a formar dicho sistema para la clasificación del flujo de documentos, si al mismo tiempo se forma una nueva entidad jurídica. Según las reglas, el desarrollo de la nomenclatura es una tarea extremadamente prioritaria, y es necesario trabajar en ella incluso antes de la formación de la instrucción que describe las reglas del flujo de trabajo.