Los pagos a través de Internet se han convertido en algo común desde hace mucho tiempo, pero el intercambio de documentos, especialmente entre individuos, todavía se realiza en papel. Una firma electrónica calificada está diseñada para resolver este problema y facilitar el intercambio de documentos. Las personas jurídicas han estado trabajando con EDS durante mucho tiempo, los empresarios individuales lo usan para transmitir algunos datos (por ejemplo, el IVA al alquilar locales gubernamentales), mientras que los individuos pueden usar su firma para acceder al sitio web de los Servicios del Estado. ¿Cómo obtener una firma electrónica calificada mejorada y qué beneficios ofrece?
Que es esto
Una firma electrónica calificada son los detalles que confirman la veracidad del documento electrónico, la ausencia de distorsiones desde el momento en que se instaló la firma. También le permite establecer la propiedad del documento. Dichos detalles solo se pueden obtener como resultado de la conversión criptográfica de código, información.
Un certificado de firma electrónica es un documento que confirma el derecho a poseer una clave pública de una firma electrónica. El certificado solo se puede obtener en la CA (centro de certificación) o en la oficina de sus representantes autorizados.
El titular del certificado es una persona que ha recibido un certificado de firma electrónica en su nombre. Cada propietario del certificado cuenta con dos claves: pública y privada. La verificación de las firmas electrónicas se lleva a cabo utilizando la clave pública. A su vez, se asocia con una clave privada, a través de la cual se genera la firma electrónica y se firma el documento.
Clasificación
Una firma electrónica simple, como su nombre lo indica, es la versión más simple de EDS. También utiliza contraseñas, códigos u otros medios que confirman la formación de la firma por parte del propietario.
La firma electrónica no calificada mejorada solo se puede obtener mediante la conversión de información criptográfica. Aquí no puede prescindir de una clave de firma privada. A través de dicha firma electrónica, es posible no solo identificar a la persona que firmó el documento, sino también detectar los cambios realizados después de la firma.
Una firma electrónica calificada mejorada tiene todos los signos de no estar calificado. La única diferencia es que para su verificación y creación se utilizan medios más serios de protección criptográfica, deben estar certificados por el FSB de Rusia. Además, hay una diferencia: un certificado calificado de firma electrónica solo puede emitirse en un centro de certificación que haya aprobado la acreditación. La lista de AC acreditadas se puede ver en el sitio web de los Servicios del Estado.
Equivalencia
La Ley Federal No. 63 reconoce un documento firmado con cualquier firma electrónica, tanto simple como mejorada, igual a un documento en papel firmado manualmente. Sin embargo, hay una característica: entre las partes que realizan el intercambio electrónico de documentos, debe firmarse previamente un acuerdo.
Una firma calificada también es un análogo de una firma hecha con la propia mano, sin embargo, puede reemplazar el sello de la organización. Las autoridades reguladoras reconocen la fuerza legal de los documentos firmados por una firma digital calificada. Se pueden usar en la corte.
Campo de aplicación
En primer lugar, esto, por supuesto, es la gestión electrónica de documentos. Las firmas electrónicas ayudarán a establecer el intercambio externo e interno de documentos en todos los casos en que se requiera una firma manuscrita.
La gestión interna de documentos utiliza firmas electrónicas no calificadas y calificadas para respaldar y aprobar acuerdos y otros documentos que regulan los procesos internos de la organización. Por ejemplo, si un director firma un acuerdo mediante firma electrónica y es transferido a la ejecución.
Factor principal
Con la gestión de documentos externos, la presencia de una firma electrónica calificada es una condición muy importante, ya que es ella quien garantiza la fuerza legal. En otros casos, el documento electrónico no es reconocido por las autoridades reguladoras como el original, lo que significa que no tiene ninguna fuerza legal y no puede usarse en procedimientos legales. Además, un documento firmado por una firma digital calificada mejorada puede almacenarse en un archivo digital, mientras se preserva su legitimidad.
EDS se puede utilizar para informar a las autoridades reguladoras. Muchos ya han apreciado cuán rápida y convenientemente se realizan los informes electrónicos. Además, cada organización puede elegir la forma más conveniente para sí misma, ya sean productos 1C, software separado o el FSS y los sitios del Servicio Federal de Impuestos. Un certificado calificado de una clave de firma electrónica es la base de tales acciones, debe ser emitido por una autoridad de certificación autorizada o acreditada. Pero el método de envío no es crítico.
Recibir servicios públicos
Todos los ciudadanos de la Federación de Rusia pueden obtener una firma electrónica para usarla para recibir servicios públicos, sin embargo, no se requiere un certificado calificado de verificación de una firma electrónica en este caso: el EDS más simple y no calificado será suficiente, es bastante adecuado para las necesidades de un individuo. Con la ayuda de este, cualquier ciudadano puede firmar una solicitud electrónica, que puede enviarse a la autoridad ejecutiva si tal flujo de documentos es posible.
¿Cómo obtener una firma electrónica calificada para un individuo? La forma más fácil de obtener una tarjeta electrónica universal, emitida a partir del 1 de enero de 2013 y tiene una firma electrónica calificada mejorada incorporada. Dicha tarjeta es una herramienta única de identificación de un ciudadano, con la ayuda de ella es posible pagar, ordenar y recibir diversos servicios públicos a través de Internet. Por su concepto, la tarjeta está diseñada para reemplazar muchos documentos, como un certificado de pensión y una política médica, para combinarlos con una billetera electrónica, boleto de viaje y firma electrónica.
Usando ES
La firma electrónica calificada mejorada es adecuada tanto para el flujo de trabajo interno como entre empresas. Se puede obtener en la Autoridad de Certificación acreditada por el Ministerio de Comunicaciones de RF. Protege el documento de cambios, confirma su integridad y autoría.
El ES calificado y mejorado puede ayudar a resolver una amplia gama de problemas. Por ejemplo, se utiliza para informar a las autoridades fiscales y para el intercambio de documentos electrónicos. Esta versión del certificado tiene la mayor cantidad de funciones posibles, pero esto no significa que sea más conveniente para cada organización usarla. En primer lugar, el precio del certificado depende directamente del número de funciones. En segundo lugar, al elegir un certificado menos funcional, debe asegurarse de que las capacidades disponibles satisfagan plenamente las necesidades de la organización.
También hay situaciones en las que el tipo de certificado utilizado lo determina la parte que recibe el documento. Por ejemplo, hay operadores de gestión de documentos que aceptan certificados solo de su centro de certificación, por lo tanto, al elegir un certificado, también debe asegurarse de que no haya restricciones en su uso en el sistema de información necesario.
Beneficios del intercambio electrónico de documentos
Como ahora todas las organizaciones y empresas tienen la oportunidad de organizar el intercambio de documentos electrónicos legalmente vinculantes, vale la pena discutir las ventajas de este proceso.
En primer lugar, esta es la velocidad de entrega de documentos. Independientemente de la dirección de la contraparte, el tiempo de entrega de los documentos será diez veces menor que el habitual en papel. El uso de documentos electrónicos también reduce los costos asociados con la preparación y transferencia de copias en papel.
Hay beneficios económicos más serios, porque la gestión de documentos electrónicos implica una aceleración significativa de los procesos comerciales. El ejemplo más simple de esto es la rápida conclusión y activación de transacciones, debido a lo cual se logra un mayor flujo de caja. Es decir, una vez establecida la gestión de documentos electrónicos, la compañía podrá aumentar las ganancias por unidad de tiempo.
Automatización
Además, el uso de una clave de firma electrónica calificada puede reducir el tiempo de procesamiento, envío de documentos y prácticamente automatizar este proceso. Según la ley, las cartas que requieren fuerza legal, facturas, conocimientos de embarque, facturas, actos de trabajo realizados, actos de prestación de servicios, facturas, actos de conciliación de acuerdos mutuos, notas de consignación pueden participar en un intercambio entre empresas, de acuerdo con la ley.
Debido a la velocidad y fiabilidad del intercambio electrónico de documentos, las empresas no pueden preocuparse por la presentación de informes simples y oportunos a las autoridades fiscales. También le permite ahorrar parte del dinero.
Factores importantes
Un flujo de documentos entre empresas en formato electrónico solo tiene sentido si cada documento tiene fuerza legal y puede usarse en el tribunal u otras instancias. Para dar importancia legal a un documento electrónico, es necesario resolver algunos problemas. En primer lugar, el proceso de firmar y enviar un documento electrónico a los contratistas, y en segundo lugar, la aceptación y verificación de una firma electrónica calificada en los documentos recibidos de los contratistas. En tercer lugar, es necesario organizar el almacenamiento y el procesamiento de documentos ya firmados, el almacenamiento de archivos y la navegación en él. En cuarto lugar, es importante garantizar la preservación de la legitimidad de los documentos almacenados en archivos.
Solución simple
Para resolver los dos primeros problemas, puede utilizar los servicios de intercambio entre empresas, que son gestionados por operadores de gestión de documentos electrónicos. Al elegir dicho servicio, es necesario tener en cuenta algunos factores, como la disponibilidad de las licencias apropiadas para el operador, la capacidad de integrar el servicio de intercambio en el sistema de información corporativo y el cobro de documentos.
Se pueden resolver otras dos tareas utilizando el sistema de gestión electrónica de documentos, que ya tiene todas las funciones necesarias. Si la formación inicial de documentos ocurre en el sistema de contabilidad, puede integrar un sistema de gestión de documentos electrónicos.
En ausencia de dicho sistema, estas tareas pueden asignarse parcialmente al operador del servicio de intercambio.