En las condiciones de las relaciones comerciales modernas entre el fabricante y el comprador, puede surgir una situación cuando el pago de los bienes o servicios recibidos se recibe en la cuenta de la empresa con retraso. La demora puede ser causada por varios factores. Deudas de los clientes, los clientes pueden acumular. Esto conduce a una desaceleración en el ciclo de rotación, la incapacidad de la empresa para financiar sus actividades.
Para evitar consecuencias negativas, la dirección de la empresa está obligada a control de cuentas por cobrar. Esto le permite tomar las medidas necesarias para reducirlo de manera oportuna. La forma en que ocurre este proceso debe ser conocida por cada gerente financiero.
El concepto de cuentas por cobrar
Control de cuentas por cobrar y por pagar realizado por cualquier empresa, independientemente de su ámbito de actividad. Esto es necesario para garantizar condiciones para el funcionamiento normal de todos los componentes de la empresa.
La deuda de los deudores es parte del capital de trabajo de la organización. Estos son fondos que están temporalmente ausentes de la cuenta empresarial. Son utilizados por algún tiempo por los deudores (deudores) en sus actividades. Estos son los derechos de propiedad de la empresa, que son uno de los objetos de los ciudadanos.
El ejemplo más típico de cuentas por cobrar es la deuda de las contrapartes de una empresa que no pagó inmediatamente después del envío de bienes, el desempeño del trabajo o los servicios, su valor acordado. Con menos frecuencia, una empresa recibe dichos derechos de propiedad en caso de obligaciones no contractuales, por ejemplo, cuando causa daños materiales por parte de personas físicas o jurídicas.
La necesidad de control
Al trabajar con clientes, el problema de controlar sus deudas apareció naturalmente. Requiere un estudio cuidadoso y atento. Contabilidad y control de cuentas por cobrar y por pagar. Se refieren a cuestiones de estabilidad financiera de la organización, su seguridad. Además, dicho procedimiento afecta la recepción de la empresa de ganancias netas, rotación de capital y rentabilidad de la empresa. Por lo tanto, dicho análisis no puede ser descuidado.
El control de las cuentas por cobrar permite a la gerencia de la compañía responder a tiempo a los problemas que surgen en esta área. Si las contrapartes no pagan sus deudas a tiempo, la compañía no puede comprar a tiempo los materiales necesarios para la producción, pagar sus propias deudas por los servicios prestados por otras organizaciones.
El ciclo inverso en este caso se ralentiza. El beneficio neto de la compañía está disminuyendo. Todos los indicadores de estabilidad financiera y estabilidad están disminuyendo. Como resultado, la organización fallará. Para evitar esto, los analistas y la gerencia deberían implementar control de cuentas por cobrar y por pagar.
Las consecuencias de la falta de control.
Análisis y control de cuentas por cobrar. debe realizarse en cada instalación. Si la gerencia no presta la debida atención a este problema, surgen una serie de problemas serios.
La compañía está perdiendo efectivo. Si el comprador recibe un aplazamiento sin una buena razón y la posibilidad de reembolso de la deuda, incluso en un tribunal de justicia, no podrá pagar su deuda. Este es un daño grave para cualquier organización.
Los indicadores de estabilidad financiera también están disminuyendo. La compañía no podrá finalmente pagar sus obligaciones tributarias, pagar salarios al personal, etc. Los indicadores de eficiencia del uso de recursos se reducen.Los fondos que están en circulación, de hecho, temporalmente no participan en actividades de producción. Podrían dirigirse al desarrollo de la empresa, pero en este momento este capital está ausente.
Con el crecimiento de las cuentas por cobrar, la compañía está perdiendo gradualmente su reputación comercial y competitividad de productos.
Objetivos de control
Contabilidad y control de cuentas por cobrar. perseguir ciertos objetivos. La gestión de la deuda de la contraparte es necesaria para limitar su monto a un nivel aceptable. Además, el control le permite elegir los términos de ventas que garantizan la recepción oportuna del pago después de la venta de bienes o servicios.
El análisis de cuentas por cobrar le permite desarrollar un enfoque específico para cada cliente. Para un grupo de compradores, se requiere un sistema de descuentos, y para otro, por el contrario, bonificaciones.
Además, el control le permite exigir rápidamente un retorno de la deuda, reducir la deuda presupuestaria. El gerente podrá evaluar los costos asociados con el manejo de las deudas, las oportunidades perdidas como resultado de la congelación de fondos en circulación.
Clasificación de la deuda
Control contable y de cuentas por cobrar implican la división de las deudas en vencidas y vencidas. La primera categoría incluye las obligaciones de los clientes cuyo período de reembolso especificado en el contrato aún no ha llegado. Además, este grupo incluye deudas cuya vida útil no excede 1 mes. Están asociados con el proceso normal de liquidación (esto se indica en el acuerdo).
La deuda vencida incluye la cantidad de fondos que el comprador ya debería haber depositado en la cuenta del vendedor, pero esto no sucedió. En este caso, la empresa puede demandar a su contraparte.
También existe una deuda dudosa. En este caso, el proveedor de bienes o servicios no está seguro de que el comprador pagará su deuda. Sin embargo, las deudas dudosas y malas no deben confundirse. Las cuentas por cobrar de este último tipo pueden debitarse del balance de la empresa, ya que el período de limitación ya ha pasado. Las deudas dudosas son contabilizadas por la empresa hasta que pierden la esperanza.
Métodos de control
Control de cuentas por cobrar en la empresa. hecho sobre la base de un inventario de acuerdos con compradores y clientes. Este trabajo es necesariamente realizado por analistas antes de la preparación del informe anual.
Sin embargo, un inventario de deudas una vez al año no es suficiente. Los problemas pueden surgir y acumularse durante varios meses. Por lo tanto, las medidas de control deben llevarse a cabo regularmente. Es mejor prestar atención a este problema una vez al mes. Para algunas empresas, se recomienda hacer un inventario de las deudas de las contrapartes dos veces al mes, debido al factor humano.
Los gerentes de ventas deben estar motivados por el principio de recaudar dinero de los clientes. También se requiere control financiero de las cuentas por cobrar. Esto le permite devolver a la circulación una cantidad significativa de fondos.
Eventos
Sistema de control de cuentas por cobrar basado en ciertas actividades. Se dividen condicionalmente en dos grupos. La primera categoría incluye medidas organizativas y la segunda, la evaluación de varios indicadores de la deuda del deudor.
Para llevar a cabo actividades organizativas, se nombra a un empleado responsable de la supervisión. Muy a menudo puede ser un auditor interno o un auditor.
Después de eso, el gerente establece las fechas clave en las que se evaluarán los indicadores relevantes. Se están desarrollando las condiciones para otorgar un aplazamiento, así como su documentación. La regulación es controlada por la persona responsable de la auditoría.
La cantidad de cuentas por cobrar debe considerarse en la motivación de los gerentes de ventas. Para todas las contrapartes, se establecen límites de crédito. Para el estado de las cuentas por cobrar debe ser director comercial responsable.
Soporte técnico
Para realizar control interno de cuentas por cobrar, muchas empresas utilizan programas informáticos especiales. Simplifican enormemente el proceso de procesamiento de datos. El más popular en las empresas de nuestro país es el programa 1C. Con su ayuda, puede crear un registro de deudores, así como controlar el vencimiento de sus obligaciones de deuda.
Si los gerentes mantienen registros de las deudas en dicho programa, podrán rastrear qué compradores han acumulado deudas relativamente recientemente y cuáles ya están significativamente desactualizados.
Para esto, es necesario generar un informe apropiado en el programa. En él, las cuentas por cobrar se ordenarán por la fecha de su ocurrencia. Las contrapartes cuya deuda se formó hace una semana, dos semanas, un mes y un año atrás pueden aparecer en el informe. Dado el tipo de actividad de la empresa, los datos obtenidos se clasifican como deuda antigua o nueva.
Indicadores de puntaje
Control de cuenta por cobrar se basa en ciertos indicadores. Durante su implementación, es necesario preparar un presupuesto de deuda para cada contraparte (utilizando el programa). Al final de cada mes, se calcula la tasa de cobro. Esto nos permitirá estimar la proporción de bienes pagados en el volumen total de bienes enviados.
Con base en los términos de los contratos con las contrapartes, se elabora un plan de pago de la deuda. Se supervisa la dinámica del índice de rotación de la deuda de la contraparte.
En base a los datos obtenidos, también se calcula la duración de la rotación de la deuda de los deudores. Este análisis le permite evaluar la efectividad del control de crédito, para determinar el grado de confiabilidad de las contrapartes.
Problemas internos
Control de cuenta por cobrar debe ser dirigido por un analista experimentado. Al mismo tiempo, es posible encontrar problemas internos que podrían haber causado deudas. Quizás los empleados responsables de las ventas no cumplan con los estándares establecidos para la provisión de pagos diferidos. Los hechos del fraude obvio de los empleados de la compañía también suceden.
Entonces, por ejemplo, para recibir un bono al final del mes, el empleado responsable de las ventas busca incluir más medios de ventas en el informe. Por lo tanto, puede pedirle al cliente que compre el producto de manera ficticia. Es decir, el cliente no transfiere los fondos, sino como si hubiera enviado un envío de bienes. Estos fondos se acreditan al comprador. El gerente recibe su bono y el cliente recibe la oportunidad de recaudar fondos adicionales en circulación. Además, el cliente también puede pagar una cierta prima al gerente de ventas por esto. En este caso, la empresa pierde.
Límite de crédito
Control de cuenta por cobrar puede devolver una cantidad significativa de dinero en circulación. Para evitar posibles daños a las actividades de la empresa, se utiliza un enfoque que implica establecer un límite de crédito. Este es el nivel de cuentas por cobrar que será seguro para la empresa.
Además, el límite de crédito se establece tanto para la organización como un todo y para cada contraparte individualmente. También se puede establecer un límite similar para cada departamento de ventas. Se distinguen por el principio de la industria. El límite de crédito se establece de acuerdo con la cantidad de ingresos del último mes que aporta la unidad. Este indicador es aprobado por el director general de la organización.
Control de cuenta por cobrar necesario para cada empresa. Esto le permite aumentar la rentabilidad y la estabilidad financiera de la organización.