En respuesta a la pregunta: "¿Qué es EDI?" Se da una breve excursión a la historia del flujo de trabajo, se determinan los tipos y el propósito de la circulación interna y externa de los documentos de la organización. Se revelan los factores de éxito de la implementación de sistemas EDI en la empresa y el papel de la gestión de documentos electrónicos como un medio para optimizar la adquisición. Las firmas electrónicas, los centros de certificación y los operadores se consideran componentes clave de EDI. La organización del flujo de trabajo con las agencias gubernamentales se presenta como un medio para reducir el tiempo y los costos. El sistema EDM del gobierno de Moscú se presenta como un ejemplo de la implementación del flujo de trabajo sin papel en una escala de megalópolis.
¿Qué es el EDO?
Flujo de documentos: movimiento de documentos de una organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o el envío; un complejo de trabajo con documentos: recepción, registro, envío, control de ejecución, formación de casos, almacenamiento y reutilización de documentación, trabajo de referencia. El concepto de gestión de documentos electrónicos está fijado en el estándar estatal. Da una definición estricta pero estrecha:
La gestión electrónica de documentos (FED) es un mecanismo único para trabajar con documentos presentados en forma electrónica, con la implementación del concepto de "papeleo sin papel".
(GOST R 7.0.8-2013).
Flujo de trabajo: de tabletas de arcilla a Industry 4.0
Los primeros sistemas de gestión de documentos aparecieron con la invención de la escritura, o más bien, la escritura simbólica. El jefe de la familia observó con cortes en una etiqueta de madera la cantidad de bolsas de grano recolectadas y los corderos nacidos. Esto puede considerarse el comienzo del flujo de trabajo interno de la empresa.
Los sacerdotes y funcionarios asirios de los antiguos reinos chinos, después de haber recibido los escritos de los inventores, lo adaptaron de inmediato a la tarea de la administración pública: recaudar impuestos, codificar leyes, enviar órdenes a los gobernadores y la diplomacia. Este flujo de trabajo fue más o menos formalizado.
Ya era un flujo de documentos interestatal e incluso interestatal.
Con el desarrollo de la civilización, las reglas para el intercambio de información registrada en un medio se volvieron más complicadas. La primera revolución en el flujo de trabajo vino con la invención del papel asequible. Los escribas anotaron los rollos de pergamino más importantes multiplicados por el número y formaron las masas de funcionarios de menor rango, no tomadores de decisiones, sino que copiaron los documentos de otras personas, hicieron copias, emitieron certificados, escribieron solicitudes, tomaron en cuenta los documentos que fluyeron a las revistas y entregaron documentos importantes a otro departamento.
Y en ese mismo momento, correos, correos, correos ... ¡se pueden imaginar treinta y cinco mil correos solos!
A. Griboedov
La burocracia, como tecnología de gestión, ha recibido un instrumento de enorme poder. En ocasiones, aplastó al estado, la economía y la sociedad.
La segunda revolución llegó con la invención de las máquinas de escribir. La tecnología de gestión no ha cambiado; la productividad de los burócratas y su poder han aumentado.
El tercero, con la llegada de las computadoras y el correo electrónico. En la primera etapa, que termina hoy, las tecnologías para la producción y entrega de documentos han cambiado. Las tecnologías de gestión se mantuvieron prácticamente sin cambios. La burocracia ha digerido esta revolución. Fue en esta etapa que apareció el concepto de EDI. Al principio, la gestión electrónica de documentos reproducía meticulosamente todos los procesos, procedimientos y rutas de gestión de la circulación tradicional de documentos.
Cuarto: venir y llamar a la puerta. Su esencia es que los programas y dispositivos comienzan a intercambiar datos y tomar decisiones sin intervención humana. El refrigerador ordena la entrega de productos, el sistema de clase RTE (empresa en tiempo real) recibe pedidos, compra materias primas, reconfigura la línea de producción y envía los productos al cliente. En esta etapa, la humanidad tiene la oportunidad de deshacerse de los ejércitos de empleados que no toman decisiones y no producen valor agregado. Las empresas y los estados avanzados ya lo están haciendo.
El lugar de los sistemas EDI entre los sistemas de información.
Dependiendo del grado de madurez del sistema de información en la empresa o institución, el sistema EDI puede ser:
- Un producto de software implementado por separado ocasionalmente intercambia datos con otros subsistemas a través de interfaces o manualmente.
- Software independiente, profundamente integrado con el sistema de gestión empresarial, el intercambio de datos se organiza en línea o cuando se produce un evento determinado.
- El módulo de un gran sistema de gestión empresarial (clase ERP o PLM).
Entre los sistemas presentados en el mercado mundial, los sistemas EDI ocupan un lugar entre los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros.
La implementación directa de la gestión de documentos electrónicos basada en sistemas occidentales en una empresa (organización) rusa rara vez tiene éxito. La cosmovisión y las diferencias éticas entre los modelos de negocio y los modelos de servicio son demasiado grandes. Un obstáculo conmovedor es también el conmovedor amor ruso por la burocracia, no como tecnología y medio, sino como un objetivo autosuficiente de un empleado u oficial.
Gestión electrónica de documentos: tipos y finalidad
La circulación de documentos de una empresa u organización se divide en dos tipos principales: externos e internos. Históricamente, la automatización del flujo de trabajo interno se desarrolló por primera vez.
En un entorno de información bien construido de una empresa u organización, todos los subsistemas de gestión de documentos están interconectados, intercambian datos entre sí y están equipados con un sistema de referencia cruzada. Entonces, por ejemplo, el texto final acordado del contrato está disponible para la logística para la formación de solicitudes de pago, para financieros para el control, para tecnólogos y diseñadores, en términos de términos de referencia, etc.
El objetivo principal del sistema de intercambio electrónico de datos interno es proporcionar a los participantes del sistema la información necesaria para su trabajo y la adopción de decisiones administrativas, técnicas, financieras y de personal. Organizar el control sobre la implementación de las decisiones tomadas es también una de las funciones más importantes del EDI. La gestión electrónica de documentos también es un medio para organizar un archivo electrónico.
El EDI externo tiene funciones adicionales: permite a las organizaciones intercambiar documentos legales y financieramente significativos a través de canales de comunicación. Aquí, la firma electrónica juega un papel importante, lo que permite identificar al remitente aún más confiable que las firmas y sellos habituales en los documentos tradicionales.
Automatización del flujo de trabajo dentro de la empresa.
En el momento de la decisión sobre la automatización, la compañía tiene un sistema de flujo de trabajo en papel. Los empleados crean documentos en varios programas y se los envían entre sí por correo electrónico. Tiene un cierto nivel de madurez y se refleja en los documentos reglamentarios: reglamentos, instrucciones y reglamentos.
El equipo que estará involucrado en la automatización definitivamente debe estudiar el conjunto de estos documentos, comprender cuánto reflejan los procesos comerciales que realmente se han desarrollado en la organización. En el sistema de gestión de documentos electrónicos, cada flujo de información debe reflejar el flujo real:
- material
- financiera
- trabajo
Y servir a un proceso comercial específico.
El modelo de negocio creado sobre la base de dicho análisis no solo debe implementarse en el sistema de información, sino que también debe reflejarse en la documentación reglamentaria actualizada.
Los empleados de la organización crean la mayoría de los documentos en forma electrónica en varios programas y se los envían entre sí por correo electrónico. La forma de los documentos está regulada, sin embargo, las reglas para tales envíos, el momento y el contenido de la reacción no están muy formalizados. Esto ya puede llamarse un sistema EDI a nivel de desarrollo embrionario. Ahora podemos hablar sobre la automatización de la gestión de documentos electrónicos: crear un sistema para crear, llenar, procesar y enrutar documentos electrónicos. Una adición importante al sistema será un subsistema para monitorear el desempeño y la presentación de informes.
Si la madurez de los procesos en la empresa es suficiente, hay muchas posibilidades de que la transición a la gestión de documentos electrónicos sea exitosa. El principal factor de éxito en la implementación son los empleados de la empresa. También constituyen el principal riesgo.
Durante la organización de los sistemas de gestión de documentos electrónicos, el equipo de implementación tiene que ajustar no solo las formas de los documentos y las rutas de aprobación estándar, sino a menudo, la lógica básica del sistema. De lo contrario, es imposible satisfacer los requisitos de un cliente que está convencido de que los procesos comerciales que históricamente se han desarrollado en su organización no pueden mejorarse y no pueden tocarse en ningún caso.
Tal compromiso lleva a un aumento en el precio tanto de la implementación en sí como del soporte del sistema: cada instalación de actualizaciones del proveedor se convierte en una implementación en miniatura. La calidad del sistema se reduce.
Como lo demuestra el Grupo Gartner, los procesos comerciales verdaderamente únicos, como los que le dan a la compañía una ventaja competitiva, son incluso menos del 1-5% en las empresas líderes. Los procesos restantes, sin perjuicio de la organización, pueden (y deben) ser reemplazados por los estándares de la configuración básica del sistema.
En realidad, la configuración básica es la experiencia generalizada de las empresas más exitosas de la industria. La transición a los procesos comerciales estándar conduce a menores costos de transacción y un aumento en la eficiencia general del negocio. La gestión electrónica de documentos será fácil y conveniente. Esto pagará completamente el esfuerzo de una sola vez para el cambio organizacional, el ajuste regulatorio y la capacitación de los empleados. Durante la capacitación, es necesario explicar paciente y consistentemente a los usuarios qué es EDI, cómo cambiará su vida y la vida de toda la empresa para mejor.
EDI entre empresas. Ecosistemas de flujo de trabajo
Los sistemas EDI (Intercambio electrónico de datos) aparecieron en Occidente en los años 70 del siglo XX.
Llevaron a cabo la circulación electrónica de documentos entre organizaciones, permitieron a las empresas realizar y recibir pedidos en el mercado, organizar el envío de productos manufacturados al cliente y generar documentos logísticos y financieros apropiados en forma electrónica.
Si es necesario, los documentos en papel se redactaron al final del mes o trimestre, su formación, entrega, aceptación, devolución no retrasó el proceso comercial y de producción. Al mismo tiempo, se formó el estándar de intercambio de datos EDI, que sobrevivió a la implementación de XML.
La conexión al sistema electrónico de gestión de documentos EDI ha acelerado enormemente las actividades comerciales y de producción de las empresas.
EDI con el gobierno
También se originó en el oeste. Los sujetos de la actividad financiera y económica pudieron presentar una declaración de ingresos en forma electrónica a fines del siglo pasado. En el siglo XX, los actores rusos tuvieron esta oportunidad. En los últimos años, la presentación de información a la inspección fiscal, el fondo de pensiones (Fondo de pensiones), la inspección del trabajo en forma electrónica se ha convertido en obligatorio, primero para grandes, luego para medianas y en las últimas etapas, para pequeñas empresas y organizaciones.
Las empresas deben firmar un acuerdo con la UIF sobre gestión de documentos electrónicos. Los ciudadanos también tuvieron la oportunidad de traducir su comunicación con la oficina de impuestos en formato electrónico. Cada año, la popularidad de tales servicios crece entre la población.
Elementos de sistemas EDI externos
Cliente: una organización o individuo que participa en un EDI y tiene una firma electrónica. El operador EDI ofrece a sus clientes una plataforma para el intercambio de documentos.
Firma electrónica (ES): un conjunto de datos especialmente formado que le permite identificar de forma exclusiva el EDI del participante. Este kit se adjunta a un documento electrónico y confirma su autenticidad.
Firma electrónica: información en formato electrónico que se adjunta a otra información en forma electrónica (información firmada) o que está asociada con dicha información y se utiliza para determinar el firmante de la información (Ley Federal de 6 de abril de 2011 No. 63-FZ "sobre firma electrónica ")
Se aceptan tres clases de firma electrónica en la Federación Rusa. Difieren en el nivel de protección y propósito.
- Firma simple: certifica que el documento ha sido enviado por una persona específica, el propietario de esta firma. Se utiliza para confirmar la identidad del remitente del correo electrónico a la dirección de instituciones oficiales en varios niveles o funcionarios específicos.
- Firma no calificada mejorada: certifica tanto el envío de un documento electrónico por una persona específica como el hecho de que no se realizaron cambios en el documento desde el momento de la firma. Se utiliza al certificar documentos para los cuales la impresión es opcional. Esta firma se genera utilizando herramientas de encriptación, los certificados emitidos por una autoridad de certificación no acreditada están permitidos.
- Firma electrónica calificada mejorada (CEP): se genera utilizando un software de cifrado certificado por el FSB. El CEP utiliza un certificado de una autoridad de certificación acreditada que actúa como garante de la autenticidad de la firma. El ED firmado por CEP tiene los mismos derechos que un documento en papel certificado por firma personal. La protesta CEP solo es posible por orden judicial. El CEP se utiliza para la interacción entre agencias gubernamentales que utilizan sistemas de información estatales.
Autoridad de certificación (CA): una organización estatal u pública que emite firmas electrónicas (certificados).
La reputación de la AC es aceptada por todas las partes involucradas en la circulación de documentos electrónicos. La CA emite certificados para organizaciones e individuos, participantes en la facturación. Durante las transacciones, la CA confirma la autenticidad de una firma electrónica particular.
El centro de certificación acreditado tiene una relación contractual con la entidad emisora de certificados raíz y debe cumplir con todos los requisitos de la legislación del país de ubicación.
Operador EDO - organización comercial que brinda a los participantes una plataforma tecnológica para la implementación de EDI. La provisión se realiza sobre una base comercial con la celebración de un contrato. El operador EDI está sujeto a la certificación obligatoria en los organismos estatales.
La plataforma de comercio electrónico (ETP) es un complejo de canales de comunicación, software y hardware, diseñado para organizar el comercio entre organizaciones comerciales y estatales, así como particulares.
La plataforma de comercio electrónico une a vendedores y compradores de diversos productos y servicios en un solo entorno de información, brindándoles una serie de servicios relacionados. Muchos recursos de la red global ofrecen servicios para reunir a proveedores y consumidores, ayudarlos a concluir un acuerdo y actuar en mayor o menor medida como garante de dicho acuerdo.
Para minimizar sus costos, los compradores pueden organizar licitaciones electrónicas en forma de subastas directas e inversas, adquisiciones competitivas, solicitudes de cotizaciones y ofertas, optimizando costos.Los vendedores obtienen acceso fácil, rápido y conveniente al mercado y una plataforma conveniente para promocionar sus productos.
- Un ETP para realizar un pedido estatal es un ETP seleccionado por el Ministerio de Desarrollo Económico de RF y el FAS para subastas abiertas en formato electrónico.
- ETP para la venta de bienes de deudores (en quiebra). Se convirtieron en todos los sitios electrónicos que realizan compras públicas.
- ETP para hacer pedidos bajo 223-ФЗ.
- ETP para clientes comerciales: las empresas comerciales ofertan aquí de acuerdo con reglas más flexibles.
- ETP comerciales especializados creados para una corporación específica. Por ejemplo: un sitio de Gazprom para la venta de productos derivados del petróleo.
- Plataformas comerciales multidisciplinarias de comercio electrónico con un conjunto universal de productos y servicios.
Los ETP como Aliexpress y E-bay son ampliamente conocidos.
Para ellos, los derechos del consumidor están protegidos tanto por las reglas de las plataformas como por el sistema de calificación: cada comprador evalúa al vendedor.
Servicios gubernamentales
El sitio web de los Servicios del Estado integra los portales de Internet de muchas agencias y servicios gubernamentales en un solo portal consolidado. Fue creado en el desarrollo del concepto estatal de "Ventanilla Única" para simplificar la comunicación con las autoridades estatales para los ciudadanos. Habiendo iniciado sesión una vez usando una firma electrónica calificada, un ciudadano de la Federación Rusa puede recibir información sobre su:
- La propiedad
- Impuestos
- Educación.
- Beneficios de pensión.
- Para transportar.
- A los documentos.
Y muchos otros puntos importantes.
Puede verificar y pagar impuestos, multas y tarifas gubernamentales. Un ciudadano también tiene la oportunidad de solicitar la emisión de cualquier documento oficial, certificado, pasaporte, visa, certificado, etc. Para esto, no necesita ir a la institución en sí, ni siquiera al centro multifuncional: la solicitud se presenta electrónicamente, en la misma forma se proporciona copias de los documentos necesarios.
Después de la preparación del documento solicitado, una visita al MFC es suficiente, donde se verificarán los documentos, un registro de los parámetros biométricos (si es necesario) y la emisión del documento requerido. Este tipo de gestión de documentos electrónicos ahorra mucho tiempo tanto para los ciudadanos como para los empleados de las instituciones: no necesitan dedicar tiempo a la recepción inicial de ciudadanos y documentos, para adiciones y correcciones, tampoco se requiere una presencia personal.
El sistema de gestión de documentos electrónicos del Gobierno de Moscú.
En la capital, se formó el sistema MosEDO y ha estado funcionando con éxito desde 2011. La circulación de documentos electrónicos con su ayuda se lleva a cabo entre ellos por organismos gubernamentales, servicios, organizaciones comerciales y públicas. El sistema está bien establecido y goza de un merecido reconocimiento entre los moscovitas.
El sistema es implementado y mantenido por Electronic Moscow OJSC y une a más de 78,000 usuarios de 3,000 organizaciones. El flujo de trabajo de trabajo de oficina, organización y administración y gestión del gobierno de Moscú se transfiere completamente al sistema MosEDO. La circulación electrónica de documentos del gobierno de la ciudad más grande es una excelente prueba de las perspectivas y la viabilidad de los sistemas EDI en los organismos gubernamentales.
Con el desarrollo de la tecnología, la gestión de documentos electrónicos suplantará a la tradicional en los próximos años. Las principales razones a favor del EDI son las que proporciona:
- Velocidad.
- Bajo costo
- Conveniencia para todos los participantes.
- Alta seguridad
- Control efectivo
Ya, la mayoría de las adquisiciones en el país se llevan a cabo utilizando EDI. La documentación tradicional se elabora después de completar las transacciones. Pronto se emitirán documentos en papel solo en los casos más importantes y excepcionales, y la pregunta "¿Qué es EDI?" Finalmente pierde su relevancia.