Los viajes de negocios están representados por viajes de negocios durante los cuales los empleados de la empresa resuelven problemas importantes para la organización. Los viajes pueden ser dentro de Rusia o en otros países. Son pagados por el empleador, para lo cual el empleado prepara un informe de gastos en un viaje de negocios. Este documento incluye información sobre cuánto dinero se gastó en el viaje. Según este informe, el contador debe transferir al empleado la cantidad requerida de fondos para cubrir los costos incurridos.
Concepto de documento
Para viajes de negocios, el informe anticipado en 2017 se compiló en forma de AO-1. En 2018, la forma de este documento se mantuvo sin cambios. Este documento es aprobado por las autoridades estadísticas, pero cada compañía tiene la oportunidad de hacer adiciones a este informe.
No solo puede agregar nuevas columnas, sino también excluir algunas líneas que se consideran redundantes. El informe de gastos de un viaje de negocios se presenta en el documento contable primario. Sirve como confirmación de que los fondos emitidos al empleado para el viaje fueron enviados para un propósito u otro.
Compilación matices
Compilar un informe de gastos en un viaje de negocios es bastante simple. Este proceso lo lleva a cabo una persona responsable o un empleado representativo que recibió una cierta cantidad de dinero para el viaje del director de la empresa. Para asegurarse de que estos fondos se utilizaron realmente durante el viaje de negocios, se compila un informe y se transmite al contador de la empresa.
El contador principal verifica el informe y luego lo transfiere al director para su firma. Si el empleado ha gastado más de lo que recibió antes del viaje en forma de anticipo, entonces puede recibir una compensación. Se emite en efectivo desde la caja de la organización. Para esto, un ciudadano primero recibe una orden de gastos en efectivo, que indica para qué se gastaron los fondos.
¿Qué formas puedo usar?
Al preparar un informe de gastos, los empleados de las empresas pueden usar los siguientes documentos:
- Formulario AO-1 aprobado por estadísticos;
- un formulario especialmente desarrollado por una empresa en particular sobre la base del formulario AO-1;
- documento electrónico, si la empresa utiliza la gestión de documentos electrónicos.
Si la compañía decide desarrollar su propio formulario, entonces es importante ingresar algunos detalles requeridos. Si están ausentes, esto puede causar ciertos problemas con los inspectores de impuestos.
¿Cómo se hace?
Todos los empleados de la empresa que realizan viajes de negocios deben comprender cómo completar un informe de gastos en un viaje de negocios. Es con la ayuda de este documento que podrán confirmar la validez y legalidad de los costos incurridos. Las reglas de diseño incluyen:
- un experto en el departamento de contabilidad emite un formulario de informe al empleado;
- Puede completar la documentación usted mismo o con la ayuda de un contador;
- los datos se ingresan inmediatamente después del viaje;
- cierta información se ajusta a los contadores de la empresa.
El empleado debe adjuntar otros documentos a dicho informe, que sirven como confirmación de ciertos gastos. Se presentan mediante diferentes cheques, recibos u otros documentos de pago.
Un ejemplo de informe de gastos de viaje se puede encontrar a continuación.
¿Qué información se incluye?
La cumplimentación de este documento se realiza sobre la base de documentos oficiales disponibles para el empleado de la empresa, que llegó de un viaje de negocios.Si los cálculos se realizaron en efectivo, se adjuntan al informe diferentes documentos de pago. Si se utilizaron gastos no monetarios, se requerirá un extracto del banco.
La siguiente información se incluye en la documentación:
- información sobre el ciudadano viajado;
- datos sobre el contador que completa varios párrafos de este informe;
- el nombre de la organización en la que trabaja el ciudadano;
- número de personal;
- propósito del anticipo, representado por gastos de hogar o entretenimiento;
- información sobre sobrecostos o saldos de efectivo;
- enumera documentos que confirman los costos del ciudadano durante un viaje de negocios;
- La cantidad total gastada por un empleado de la empresa durante un viaje de negocios.
- firma ciudadana
Después de estudiar este informe, el contador pone su firma en él. Además, indican el número y la fecha del informe. Se dan los gastos a contabilizar, así como el número de cuentas contables. Un documento correctamente redactado y verificado se transfiere al director de la empresa para su estudio y firma.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo completar un informe de gastos en un viaje de negocios.
¿Qué documentos se adjuntan?
Un empleado de la empresa durante un viaje de negocios debe guardar todos los documentos de pago que confirman ciertos gastos. Se registran en el informe durante su finalización. Esta documentación puede presentarse en diferentes formas. Por lo tanto, los siguientes documentos se adjuntan al informe:
- los cheques de caja se consideran la documentación más común;
- formularios de informes estrictos;
- warrants en efectivo;
- recibos;
- hojas de ruta;
- Otros documentos de pago.
Todos estos documentos deben ser cuidadosamente revisados y almacenados en condiciones óptimas. Si se pierden, el empleado no podrá probar que realmente gastó los fondos recibidos del empleador para los fines necesarios. En este caso, la contabilidad puede negarse a reembolsar los gastos.
Si los fondos se gastan en organizaciones y tiendas en las que no se emite un cheque de caja, deberá solicitar cheques de productos.
¿Cuáles son las dificultades?
En el proceso de completar un informe de gastos en un viaje de negocios, pueden surgir varias dificultades. Estos incluyen:
- si una persona es enviada a otro país, debe confirmar los gastos con los documentos de pago recibidos de los extranjeros, pero si no tiene conocimiento de un idioma extranjero, es posible que no tenga diferentes recibos y cheques;
- a menudo, inmediatamente después de tal viaje, un ciudadano se va de vacaciones, por lo que no tiene tiempo para elaborar un informe inmediatamente después de su llegada, pero también puede tener que formular la documentación inmediatamente después de un período de descanso;
- Todos los documentos recibidos de extranjeros deberán ser traducidos al ruso.
Depende de la exactitud de completar el informe y de preparar otros documentos si los gastos se reembolsarán correctamente al ciudadano.
Características al viajar al extranjero
Los viajes de negocios se pueden llevar a cabo no solo dentro de Rusia, ya que a menudo se requiere visitar socios extranjeros, por lo tanto, se requiere un viaje de negocios al extranjero. ¿Cómo emitir un informe de gastos en este caso? Para esto, se tienen en cuenta las características:
- Al regresar de un viaje, el empleado debe elaborar un informe dentro de los tres días hábiles;
- si el dinero se emitió en moneda extranjera, entonces esto ciertamente se indica en la documentación;
- la información sobre el gasto en moneda extranjera debe ingresarse sin transferencia al tipo de cambio del rublo;
- si los documentos que confirman ciertos gastos están redactados en un idioma extranjero, tendrá que ocuparse de su traducción línea por línea al ruso;
- el proceso de traducción puede ser realizado por un empleado directo de la empresa o por empleados de empresas especializadas;
- Si las entradas para diferentes vehículos se crean en un idioma extranjero, entonces se requiere la transferencia de detalles, a los que se refiere el nombre completo.pasajero, lugar de llegada, vuelo, fecha de salida y llegada, así como el precio del boleto;
- no es necesario traducir información que no tiene importancia, por ejemplo, esto incluye reglas de vuelo o características del transporte de equipaje;
- no hay necesidad de una transferencia si un ciudadano tiene un boleto electrónico, ya que toda la información se completa de acuerdo con los requisitos del Codificador Internacional Unificado;
- se requiere una transferencia para todos los demás documentos de respaldo, que incluyen una factura de hotel o un cheque para alquiler de automóviles.
Solo cuando se tengan en cuenta todos los requisitos anteriores, un empleado de la empresa podrá confirmar el gasto objetivo del dinero recibido del empleador. Si los empleados de empresas especializadas participan en la transferencia, los costos de dichos servicios se incluyen en otros gastos de la empresa.
¿Puede un empleado irse de vacaciones después de un viaje?
A menudo, los viajes de negocios duran lo suficiente, por lo que inmediatamente después de tal viaje, el empleado necesita descansar. Se permite tomar vacaciones inmediatamente después de dicho viaje. Para esto, no es necesario que venga a trabajar y transfiera de inmediato un informe anticipado sobre un viaje de negocios.
Se permite redactar documentación inmediatamente después de salir de las vacaciones, y no dentro de los tres días posteriores al regreso del viaje.
Plazos de entrega
El documento se alquila dentro de los tres días. La cuenta regresiva comienza con los siguientes puntos:
- regreso de un viaje de negocios;
- salir de vacaciones;
- regreso de baja por enfermedad.
Por lo tanto, la cuenta regresiva en tres días comienza desde el momento en que el ciudadano vuelve a trabajar para continuar su carrera. Si se violan los plazos para la transferencia del informe anticipado en un viaje de negocios, esto lleva al hecho de que el empleado no recibe dinero de la compañía para cubrir los gastos incurridos por él. Además, esta situación puede convertirse en la base para responsabilizar a la empresa si los inspectores fiscales identifican las infracciones.
¿Qué cableado se usa?
Para aprobar un formulario completado correctamente de un informe anticipado sobre un viaje de negocios, es necesario ingresar los datos relevantes en los registros contables. Para hacer esto, el contador utiliza contabilizaciones para reflejar las transacciones de ingresos o gastos. Los gastos se contabilizan en la cuenta 71.
Si un ciudadano gasta más en un viaje de lo que recibió del empleador, puede contar con una compensación por dichos gastos. Para hacer esto, debe confirmarlos con documentos oficiales. Solo en este caso la información necesaria es ingresada por el contador en la contabilidad de la empresa.
Conclusión
Los viajes de negocios pueden ser requeridos por cualquier compañía por varias razones. Se pueden llevar a cabo en Rusia o en otros países. Los trabajadores en viajes de negocios pueden esperar recibir una compensación por sus gastos. Para hacer esto, deben guardar los documentos de pago que confirman los gastos incurridos.
Después de un viaje de negocios, el empleado de la compañía prepara un informe anticipado. Contiene información sobre todos los gastos durante el viaje. Otros documentos adjuntos son estudiados por el contador y el director de la empresa. Según este informe, los datos necesarios se ingresan en la contabilidad de la empresa.