Incluso la empresa más rica que posee el producto más rentable, piensa en ahorros razonables. Solo en este caso, tendrá más medios y oportunidades para mantener su propio negocio a flote y un mayor desarrollo.
No es ningún secreto que cuanto mayor es la empresa, mayores son sus costos. Además, las partidas presupuestarias secundarias, que incluyen la impresión de documentos, juntas ocupan la mayor parte. Y dado el tipo de cambio actual en dólares, los archivos impresos pueden ser verdaderamente "dorados".
¿Cuánto dinero se necesita para imprimir documentos?
Según las estadísticas publicadas por Hewelett-Packard, cada empresa que puede clasificarse como empresa mediana y grande gasta alrededor del 6% de sus ganancias en costos de papel. Para algunos, este porcentaje, como porcentaje, puede parecer pequeño, pero no lo es en absoluto.
Si el ingreso mensual promedio de la empresa es de 10 millones de rublos, ¡cuesta alrededor de 600 mil rublos imprimir la documentación! Es muy difícil llamar a esa cifra pequeña o insignificante.
La optimización razonable de los costos de impresión ayudará a un servicio nuevo y aún no muy popular: la subcontratación de impresión.
¿Qué es el outsourcing de impresión y cómo funciona?
Este servicio ayudará a ahorrar dinero solo para empresas medianas, grandes y muy grandes con grandes flujos de trabajo internos y externos. La subcontratación de impresión a veces se denomina "mantenimiento de copia".
Calcular la cifra exacta del costo de impresión a veces no solo es difícil, sino simplemente increíble. Esto sucede porque las compras son realizadas por diferentes departamentos:
- La oficina (papel) es adquirida por el gerente de la oficina, la secretaria y cualquier otro empleado de AXO.
- El departamento de TI es responsable de la compra y reparación oportuna de los equipos de impresión.
- El departamento de compras se encarga de los cartuchos de recarga, como cualquier otro consumible.
En diferentes ciudades y regiones, docenas, cientos e incluso miles de trabajadores duplican el trabajo de los demás día tras día. El equipo de oficina de vez en cuando requiere no solo ajustes o reabastecimiento de combustible, sino también reparación. Los costos aumentan cuando los fondos de la compañía se usan de manera irracional: la impresora se queda sin tinta y el contrato parece desvanecido, hojas de impresión de "prueba", cuando necesita verificar la operatividad del equipo de impresión, etc.
La tercerización de la impresión no es más que un servicio integral de equipos de impresión. Todo su beneficio es que el cliente paga solo por las copias de los documentos realizados.
¿Cómo se mantiene la contabilidad de impresión y cómo eliminar el contador de copias de la impresora?
En todos los nuevos modelos de tecnología de impresión, se proporciona un contador de copias producidas. Es posible tomar lecturas de este contador manualmente, o también es posible en el modo automático.
El método manual, que proporciona la impresión habitual de una página de configuración, no es el más conveniente, sino el más preciso. El uso de varios programas que ayudan a monitorear impresoras (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, etc.) es popular.
Todos los programas enumerados muestran la cantidad de tinta contenida en los cartuchos, la presencia de hojas impresas, el tiempo aproximado hasta que se reemplaza el cartucho, etc.
Una desventaja significativa que tiene el método automático es la integración obligatoria con Internet. No todas las instituciones públicas o privadas se arriesgarán a filtrar datos internos.
Los beneficios obvios de usar
Independientemente del método elegido, la externalización de la impresión puede llamarse un medio más efectivo de contabilizar el proceso de impresión de documentos. Además, le permite colaborar con otro proveedor de servicios de impresión y optimizar las horas de trabajo del departamento de TI, que se dedica no solo al mantenimiento regular de la impresora, sino también a reabastecerla, configurarla y repararla.
En este caso, puede olvidarse por completo de la eficiencia cuantitativa de los cartuchos, sus características técnicas, el reabastecimiento de combustible.
Este formato de servicio permite el pago al finalizar el trabajo, es decir, se paga dinero por documentos impresos de calidad. Al igual que otros acuerdos, el acuerdo de subcontratación establece plazos claros para la prestación de servicios, su costo y tiempo de pago.
Una empresa que ha concluido dicho contrato se libera por completo de muchas pequeñas preocupaciones: comprar papel, equipo y otros consumibles, no se preocupa por reparar el equipo, ahorra electricidad e imprime documentos para las necesidades personales de los empleados.
¿Qué sello no se pagará?
De hecho, el acuerdo solo proporciona una impresión de calidad. Una hoja impresa de calidad no debe incluir:
- varios puntos en papel;
- rayas e impronta;
- varios ruidos extraños;
- atascos de papel y daños mecánicos;
- distorsión de la imagen;
- Partículas de tóner.
¿Cuáles son las formas de pagar por el servicio?
El costo de una copia del documento, que es pagado por el cliente, ya ha incluido todos los gastos de materiales, mantenimiento y reparación de equipos.
La contraparte puede ofrecer varias formas posibles de pagar sus servicios:
- Muy a menudo, las empresas celebran acuerdos tradicionales que incluyen el costo de cada copia.
- Las grandes empresas con un gran flujo de trabajo están interesadas en un contrato de precio único. En otras palabras: por el uso ilimitado de los equipos, la compañía paga una tarifa única mensualmente.
- Los clientes que conocen claramente sus pequeñas necesidades están mejor utilizando un contrato de precio fijo. En este caso, el pago mensual obligatorio incluye un límite de página a un precio especial, y si la empresa imprime más que el estándar especificado, se compra un documento impreso, que se realizó en exceso de la norma, al precio habitual.
Errores y contras ocultos
A pesar de las muchas ventajas del servicio, tiene muchas desventajas ocultas:
- Debido al alto costo del servicio, es recomendable utilizar solo grandes organizaciones. El precio se debe exclusivamente a los cartuchos y repuestos originales para sus equipos.
- Cada proveedor brinda servicio exclusivamente para sus productos, y la transición a impresoras de una marca diferente puede resultar en un centavo. Dada la situación actual en el mercado global de divisas, la dependencia de un productor extranjero difícilmente puede considerarse segura. Ni un solo equipo de oficina y su mantenimiento gratuito cuestan tales riesgos.
- Al instalar equipos, insista en un láser. El hecho es que es mucho más fácil y conveniente mantener un registro claro de las copias impresas.
- Algunas impresoras no tienen contadores de impresión.
- Ningún proveedor considera imprimir en formatos que no sean A4. Si la organización necesita imprimir un documento en formato A3, se contará como 2 hojas A4.
- Cambiar a la subcontratación de impresión de oficina es un proceso largo. La práctica muestra que la coordinación de todas las cláusulas del contrato puede prolongarse hasta dos meses, mientras que la organización tendrá grandes dificultades con la transferencia de sucursales en las regiones. Los expertos señalan que, en promedio, el proceso de introducción de un servicio puede llevar mucho tiempo (de 3 a 6 meses). Los gerentes de sucursales en las regiones pueden entrar en conflicto con la innovación. Puede haber muchas razones, pero la más común entre ellas es un interés personal en trabajar con un proveedor en particular.Para tales funcionarios, la centralización de la prensa solo se puede soñar en sueños terribles, y esto puede convertirse en un problema grave. Antes de tomar una decisión tan seria: la transición a la subcontratación de impresión de oficina, piense detenidamente y analice la situación con el flujo de trabajo en la empresa.
Intente calcular los costos de impresión de la oficina por mes, trimestre y año. ¡La cifra debe ser precisa! Al mismo tiempo, tenga en cuenta todos los costos ocultos (consumo de energía, la cantidad de tiempo dedicado al mantenimiento de las impresoras, la impresión de archivos personales por parte de los empleados, etc.). Consulte las ofertas de outsourcing de impresión de oficina de hoy Nunca elija un proveedor, guiado por un precio excepcionalmente bajo. Tal cooperación está cargada de dolor de cabeza. Importante experiencia y reputación, la cantidad de proyectos exitosos.